公司资料档案方案

1、XX公司数据文件整理方案为了使公司信息便于查找，不丢失，特制定本方案。一.分类档案分为六类，即：文件档案、人事档案、会计档案、业务档 案、工程档案和综合档案。根据职能活动和文件形成的特点，每个大类下设若干个二级 大类，不设三级大类（详见附表）。录音、录像、照片、计算机软盘等非纸质载体形式的档案， 其所形成和反映的内容和功能与纸质载体的档案有着千丝万缕的联系, 不单独设置类别，纸质档案根据其内容特点确定相应的分类号。二、分类和鉴定方法文件识别符号用于按英文字母顺序识别一级类别（大类）；采 用阿拉伯数字两位数系统”来标识二级类别（属类）。档案的排架和编号应体现六个基本类别，从实际出发，科学 合理，

2、经济实用，确保档案的系统有效利用。档案类别（A）:分为外部档案类别和内部档案类别两类，每 年在一个总类中排列一次，不区分保管期限的特点（但在同一总类中， 按永久、长期、短期的顺序排列）。文件的序号按总类编号。当序号编 译为“999”时，将从“1”开始重新编号，并通过文件目录进行区分。2.2人事档案类（B）:分为人事管理类、考试类、培训类三类。 每年安排一类，不区分储存期的特点（但在同一类中，按永久、长期、短期的顺序安排）。文件的序号按总类别进行编号。当序号编译为 “999”时，将与“1”分开编号，并使用文件目录。会计档案类别（C）:原则上由财务部保管。如有资料需放入 资料室，应按年度类别排列。

3、商务档案（D）:分为招标文件、投标文件、合同协议、相关 影像四类。它们每年排列在一个类别中，不区分储存期的特点（但在同 一类别中按永久、长期、短期的顺序排列）。文件的序号是根据序号的 主要类别进行编号的。当序列号编译为“999”时，将再次从“1”更 改。工程档案类别（e）:工程竣工验收资料类别，按工程类别归 档。一个项目的所有数据都归入一个类别，不能拆分。它的编制编码 规则是:取类别拼音的第一个字进行编号。所有的档案都永久保存。案 卷编号应按流水的主要类别进行编号。序号编制为“999”时，应与 “1”分开编号，并以案卷目录区分。2.6综合档案类（F）:统计报告类、审计报告类、资质相关信息 类、

4、重合同守信用类、其他类。它们每年被安排在一个类别中，不区 分储存期的特点（但在同一类别中，它们按永久、长期、短期的顺序排 列）。档案的序号按大类进行编号，当序号编制到“999”时，将进行 续编。三、归档文件的质量要求一般质量要求:遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。具体来说，应做到以下几点。.归档文件必须完整。凡在职能活动中形成的，对今后有参考和 利用价值的文件材料，均应收集归档。每份文件的种类、份数和页数 应完整。.遵循文件的形成规律和特点，层次分明。归档的文件材料中， 每份文件的原件和附件、打印件和定稿、请示和批准、转发件和原件, 以及用

5、多种文字形成的同一文件，应当归组在一起，不得分离；一个 项目的材料，从项目开始到结束都要分组在一起，能准确反映公司各 方面活动的真实内容和历史过程，尽量做到一件事一件事。.卷内文件的排列:卷内文件要保持文件之间的有机联系，根据不 同情况进行排列。不可分的文件要按顺序排列在一起，即；前有回复, 后有请示；小品在前面，附件在后面；前面印刷，后面定稿；会议记 录按会议时间顺序排列，会议文件按重要程序顺序排列，最重要的放 在最前面；一般工作形成的材料，结论性文件在前，基础性文件在后; 投标文件和合同文件按时间顺序排列；工程竣工验收资料按工程类别 排列。.区分不同的价值:各类文献根据其内容的不同，有不同

6、的保存价 值。在卷分组的过程中，尽量按照不同的存储周期对卷进行分组。如 果文档很少或者有一样东西是分不开的，就不用因为数值不同而拆开 试卷了。.跨年度材料的处理：以付款日期为准。.长期保存的档案，在卷内档案首页右上角标明“永久保存”字样，复印件一份与原件一同归档。.卷内文件编号:每个案卷卷内文件的编号应设置自己的序号。如 果每份文件都有页码，就按原页码用铅笔写页码；如果没有页码，请 在目录中记录页码。.装订装箱:文书档案、人事档案、会计档案、业务档案、综合档 案等卷内文件。都是按“年”装订成册；工程档案以“每个工程项目” 为单位装订成册。管理档案类中的中标项目的招标文件、投标文件、 中标通知书

7、、合同协议等只是简单地放在管理档案类中，项目开工后 才会归入工程档案类。.卷内目录的填写:所有案卷都应填写在卷内目录中，卷内目录的 所有项目都应填写完整。(1)序号:各卷的序号。(2)文号:填写发文机关的文号，合同号可以填写在合同中。(3)责任人:填写文件形成的部门或盖章为准。(4)标题:填写文件的标题，一般应如实抄录。不要随意改动或简 化；没有标题或者标题不能说明文件内容的，要根据文件内容自己做 标题，加上口；会议纪要应在卷内目录的文件标题下注明会议的主要 内容。合同和协议:在此栏填写合同内容和对方单位。(5)日期:单据填写的时间。填写时，“年、月、日”可以省略， 用”表示。没有责任人，年月

8、日的文件要核实清楚。(6)填写备考表:每份案卷必须附有备考表。卷内文件的描述应填 写在参考表格中。如果没有什么需要说明的，也要填写申报人的姓名。案卷封面的准备:每个案卷的封面应根据卷内文件的内容进行准备，主要包括案卷的主题(文件中心的内容)和文件的年代。(8)归档的照片、录像、录音带应明确注明载体的拍摄时间、地点、 所反映事物的内容、制作者。照片应该和底片一起归档。(9)归档的电子文件应贴有标签，标签上应填写编号、套数、名称、 密级、保存期限、软硬件平台等内容。.填写档案箱：明确填写类别号、年份、内容等。，并用铅笔标注保质期。附件:文件分类号表第一类 类别名 称次要类别名称基本范围(工程项目除

9、外，每年备案)保存期限文件类 别(a)外部文件类(A01)水利局、住建局、巾政府、工商局、统计局、 工程、招投标的文件。永久的内部文件类别(A02)机密文件、工作总结、会议纪要、报告、通 知、信函、图像和磁盘数据。永久的人事档 案类别 (b)人事管理(B01)人事任免通知、内部人员任免通知、员工人事 档案、劳动合同、社保、医保、公积金、招 聘、录用、聘任、职称评定、奖惩、退休管 理、企业对外活动等相关信息。永久的考试类别(B02)各类考试文件和报名材料十年了培训班(B03)与外出培训和内部培训相关的各种资料和文 件。十年了会计类 别(c)账簿、帐簿、原始凭证等。永久的招标文件(D01)分为各种年度招标文件。5年操作档 案(d)招标文件(D02)分为各种年度招标文件。5年合同(D03)年度合同和协议永久的相关图像数据(D04)把各种影像资料和磁盘按年份分。永久的工程档 案(c)