2019年内部控制手册-档案管理 - 副本制度

1、档案管理概述XX（XX（参股或控股）或托管或由上海XX）司档案管理工作，更好地为集团的生产、技术、经营管理提供服务。适用范围适用于 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司。相关制度档案管理制度商业秘密保护规则。职责分工部门兼职档案员：负责文件材料的形成、积淀、收集、整理、归档及有效利用工作；本部门档案的收集、整理，按规则向档案室归档，做好档案的登记和统计工作；以及负责本部门档案安全、保密工作。档案室：负责关于档案进行统一编号，分类保管；负责建立维持档案登记簿；负责执行档案借阅制度；负责履行档案销毁程序。流程图18.1档案管理18.1档案管理各业务部门档案室开始R1-2经营管理及各项工作中形成的

2、档案R3/R5文件妥善保存定期归档至档案室R6-15/R22-23/R25编号分级分类保管R16-17建立档案室管理制度R18-21建立档案借阅程序建立档案借鉴定销毁程序R24销毁过期档案控制目标序内控手册唯一具体控制目标控制目标目标类别号编号118.1-CT1确保拥有明确的归档资料管理制度经营效率目标218.1-CT2确保一切重要档案即时归档资产保全目标318.1-CT3确保档案保管安全有序资产保全目标418.1-CT4确保公司重要秘密资料不被泄露资产保全目标控制矩阵未关于各部门应归档资料予以应当明确需要归档的文件范围迹会计报表认定1/权限与义务；4价或分摊；5和披露1 2 3 4 5会计报

3、表项目18.1-R118.1-R218.1-R3门未将重要的资料归档影响CT1 归档的重要性影响公司经营效率目标“三会会议”后应当由战略与董事会“三会会议”后应当由战略与董事会时保存、归档， 18.1-18.1-证券管理部指定专人将会议决预防档案管会议资不利于事后归CT2CA2议、会议记录即时保存，并且按型理制度料存档公司经营效率年度提交档案室归档保存清单目标各部门未在规定期限内将资料即时进行归18.1-18.1-应当明确需要归档的文件范围以及归档频率。预防档案管档案管档，导致重要资CT2CA1各部门应当指派专员在归档期型理制度理制度料无法即时得限前将档案归档至公司档案室到有效管理，影18.1

4、-以及归档频率。CA1预防档案管档案型理制度理制响公司经营效率目标迹会计报表认定1/权限与义务；4价或分摊；5和披露1 2 3 4 5会计报表项目18.1-R418.1-R518.1-R6没有统一的档案归口管理部门容易造成公司信息分散机CT1 密信息丢失或可以保存相关资料的备份件。归档文件材料必需保持成套性可以保存相关资料的备份件。归档文件材料必需保持成套性归档档18.1-18.1-和完整性，重要资料应复印保预防档案管案原件CT3CA4管，原件交档案室保管，复印型理制度及复印件由部门自己保管件经营效率目标各部门未保管致归档的资料因原件遗失而响资料的后期公司经营效率目标未关于资料归类和编码规则予

5、以明确导致资CT3 料归类编码不18.1- CA318.1- CA5预防档案管档案型理制度记簿预防档案管档案型理制度号方18.1-R7的归集和查阅， 从而影响公司经营效率目标未关于一切文件进行编号管理， 档案管理制度中也未关于档案编号规则进行规则可能不利于资料的查询18.1- CT318.1- CA5应明确归档资料编号方法，档案管理员依照统一的资料编号方法关于归档资料进行编号保存迹预防档案管档案型理制度号方会计报表认定1/权限与义务；4价或分摊；5和披露1 2 3 4 5会计报表项目与保管，容易导致文件资料丢营效率目标商业秘密分类18.1的信息没有保18.1-18.1-公司应当明确商业密级的划

6、分， 保密期限以及知悉范围，预防商业秘商业秘密保护密管理-R8密，导致公司的CT4CA6并且关于不同密级的文件制定不同型规则规则信息保密工作不到位的保存及保密办法18.1尚未有一个牵18.1-18.1-公司层面关于一切文档密级成立预防档案管各密级-R9头部门关于公司CT4CA7指导文件，各部门参照实施型理制度的文件18.1-R10界定进行规矩公司关于机密文响公司经营效率目标已归档资料部分卷内无资料资料的保管和影响公司经营效率目标档案标识不明18.1后期管理和借资料的保管和影响公司经营效率目标档案标识不明18.1后期管理和借18.1-18.1-R11阅，从而影响公CT3CA9司经营效率目标18.

7、1- CA8档案管理员应根据各部门归档时提交的归档资料清单制作档案资料目录附在档案盒内，档案资料目录内容需与归档资料一一关于应迹预防档案管档案型理制度录会计报表认定1/权限与义务；4价或分摊；5和披露1 2 3 4 5会计报表项目资料归档人员在档案盒上应清晰明确地记录归档资料名称、档案资料编号、档案资料保密级别、归档期限等主要信息， 经档案管理员核关于后保存预防档案管档案型理制度签18.1-R12归档资料的资料材质和标识致归档资料标识不鲜明影响CT3 档案资料的完公司经营效率目标未统一使用档案盒存放归档18.1- CA10归档的文件材料必需契合文件铅笔起草和批改文件应明确规则一切纸质归档资料迹

8、预防档案管档案型理制度签会计报表认定1/权限与义务；4价或分摊；5和披露1 2 3 4 5会计报表项目18.1-R13形式不规矩导致档案资料容CT3 易损坏保管期18.1-应装订成册，装入档案盒内CA11一归档。光盘及其他电子归限降低，影响公司经营效率目限降低，影响公司经营效率目标未具体明确各种归档资料的应明确各种归档资料的保存期18.1保管期限，导致18.1-18.1-限，关于于国家有相关规则的档预防档案管档案管-R14档案管理人员不清楚档案应CT3CA12案存档期限应当严格依照国家规则执行型理制度理制度该保存多久或预防档案管型理制度18.1-R15何时应销毁哪司经营效率目标未在档案盒上注明

9、档案保管或重要资料被提前销毁，影响公司经营效率目标未定期关于档案室进行清洁整18.1或重要资料被提前销毁，影响公司经营效率目标未定期关于档案室进行清洁整18.118.1-18.1-R16成档案资料保CT3CA14管环境不契合经营效率目标18.1- CA13在归档时应明确在档案盒上标注归档期限并且经档案管理员核关于确认后归档处理预防档案管型理制度迹会计报表认定1/权限与义务；4价或分摊；5和披露1 2 3 4 5会计报表项目档案管理员负责档案室的安全、保密工作。做好防火、防 盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠工作，进行温湿度的测定 与控制，做好记录档案室发现 档案管 温度湿型 理制度 度记录表18

10、.1-R17未制定档案库房人员出入制CT3 度导致无关人18.1- CA15应明确档案室人员进出规则， 公司内部人员进入档案库房需持有部门负责人或领导的许可申请/预审批型档案管理制度出入档案室申请单18.1-R1818.1-R19员随意进出档成档案资料丢公司经营效率目标没有根据文件密级规则相关的借阅权限不利于公司关于机CT4 密文件的管理，影响公司经营效率目标公司会计档案借阅没有明确的借阅办法或计档案的保管和公司信息数CT4 据的保密影响公司经营效率和信息保密目标或批示；外部人员进入档案室时需有相关领导审批单应当根据资料文件的密级程18.1-度设定不同层级的借阅权限CA16只有在经过授权人员审

11、批后方可办理文件借阅18.1-公司设置会计档案借阅登CA17簿，关于于公司员工借阅财务档案进行登记迹预防档案管档案型理制度阅权预防档案管档案型理制度阅登簿会计报表认定1/权限与义务；4价或分摊；5和披露1 2 3 4 5会计报表项目18.1-R20档案借阅登记表信息填写不案管理人员无法有效跟踪被借阅的档案资迹档案资料借阅时必需在档案资料登记簿上详细记录借阅信档案资料借阅时必需在档案资料登记簿上详细记录借阅信18.1-18.1-息，囊括借阅人签字、归还时预防档案管CT4CA18间、借阅原因及档案管理员签字确认，借阅信息未填写完整型理制度的不得将档案资料外借使用会计报表认定1/权限与义务；4价或分

12、摊；5和披露1 2 3 4 5会计报表项目档案借预防档案管档案借预防档案管阅登记簿、档型理制度档案借阅审批单营效率目标档案管理员没有关于档案资料18.1等进行管理，导18.1-18.1-R21致公司机密资CT3CA19公司经营效率目标未明确电子资料保管制度，导18.1-R22致电子资料归档缺少有效分CT3 类和管理查阅经营效率目标18.1-应当在档案管理制度中明确CA20电子档案的管理要求预防档案管型理制度电子档案保管规则没有关于电子档案的安全性进没有关于电子档案的安全性进18.1行规则，造成公18.1-18.1-R23司财产损失，影CT3CA21响公司资产保全目标档案室未将已超过保管期限、18.1已无利用价值的档案予以销18.1-18.1-R24档案的存放管CT3CA22理，影响公司经营效率目标档案保管不善，18.1导致档案损毁，18.1-18.1-R25影响公司的经CT3CA23营效率目标保管/发检查型迹档案管检查理制度录会计报表认定