担保公司档案管理办法

1、担保公司档案管理办法第一章 总 则第一条 为了建立健全公司档案管理制度，使档案更有效地为公司管理、经营、研究等各项工作服务，根据中华人民共和国档案法等有关法律法规，结合公司实际制定本办法。第二条 公司档案主要是指公司在各种活动中形成的具有保存和使用价值的文字、法律文书、数据、图片、录音、录像、图纸等资料。第三条 公司档案工作实行统一领导与分级管理相结合的原则。第四条 本办法适用于公司全体员工。第二章 档案管理部门与职责第五条 公司档案管理部门为综合管理部。第六条 综合管理部设立档案室，负责公司档案的集中统一管理，并对各部门的档案工作进行指导、监督和检查。第七条 公司各部门根据实际情况设置专(兼

2、)职档案工作人员，该工作人员负责本部门归档材料的收集、整理工作。第八条 日常管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、整理，并移交给综合管理部档案工作人员。第九条 项目担保、投资等工作中形成的技术文件材料由具体项目承办人(或指定专人)负责确认并根据流程运转进行积累，在本部门工作完成后交综合管理部整理归档。第十条 公司各部门经理负责督促具体承办人员和专(兼)职档案工作人员做好对本部门档案资料的归档和管理工作。第三章 档案材料的归档第十一条 归档范围。公司档案由文书档案、项目档案、会计档案和声像档案等种类组成。其中文书档案由以下部分组成：(一)综合类：公司组建、变更涉及资产产权变动等方面的材

3、料；股东会、董事会、经理办公会形成的会议决定及其它材料；上级下达的有关批复、规定等材料。(二)劳动人事类：公司人员聘任、解聘、工资、福利、劳保、退养、奖励、惩处、考核、培训等文件材料。(三)财务类：公司资金管理、成本管理、投资管理、经济核算材料，年度预决算及各类财务统计赁证、财簿及报表。(四)业务经营类：业务计划及执行情况材料，担保、投资原始材料和评估、评审、监管的各类操作管理文件、各类合同、协议，抵押、质押的各类法律文件和文书及有关商务纠纷的重要文电等。(五)基本建设类：包括规划、勘察、工程设计、建筑施工、竣工验收阶段的材料和公司房地产方面文件。(六)固定资产管理类：设备购置报批文件和验收调

4、试使用、维修、转让、报废、损毁、更新改造过程中形成的材料。(七)外事类：公司与国外进行业务合作、业务交流等文件材料。(八)审计监察类：上级有关规定和公司在监察审计过程中形成的材料。(九)党群类：党务、工会、共青团、妇女活动中形成的重要文件材料。第十二条 归档时间(一)本年度公司各项管理工作中形成的文件材料应在第二年3月底之前移交归档或由综合管理部自行立卷、归档。(二)担保、投资业务中形成的项目材料，应在各有关部门工作完结后立即整理归档，归档材料的规范性与完整性由各部门经理负责。(三)会计档案在财政年度结束后，暂时由财务部门保管三年，待期满后移交档案部门。第十三条 归档要求(一)归档的文件材料应

5、完整、准确地反映公司(或部门)在各项活动中的真实过程，必须是定稿后由公司负责人签发的原件。(二)归档的文件材料应由档案工作人员加以系统整理，按归档范围分类组成保管单位(卷、册、盒)，并填写卷内文件目录。(三)归档的案卷应由档案管理人员统一编制案卷目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理人员存档，另一份由归档部门留存，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第四章 档案管理第十四条 档案的分类与编目(一)档案的分类是以公司全部档案为对象，根据担保公司档案分类大纲的规定进行统一编号分类管理。(二)档案管理人员对接收的各类归档材料及档案要及时地进行登记，并编制案卷目录。第十五条 档案的保管(一)档案室必须有专

6、门档案库房，配备专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。(二)档案管理人员要定期对档案进行检查、清点，发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。第十六条 归档材料及档案的移交(一)档案管理人员接收归档材料及档案时要认真验收，严格履行交接手续。管理人员调动工作时，必须办理完移交手续后方可离岗。(二)公司各部门发生变动、撤销时，应将原部门档案移交公司档案室保管。第十七条 档案的鉴定(一)档案管理人员应依据担保公司文件材料归档范围与保管期限表划定归档案卷的保管期限。档案保管期限分永久、长期(16-50年)、短期(15年以下)三种，凡介于两种保管期

7、限之间的档案一律从长。(二)公司要定期对档案的密级、时限进行鉴定，鉴定工作由公司主管领导、部门业务人员和档案管理人员参加的鉴定小组负责。(三)对归档文件必须在每页文件的右上角注明“归档”字样，有密级的还应注明“密级”。(四)凡是已超过保管期限又确无保存价值的档案应在档案销毁清册上登记，报送公司领导审批后由专人监销，档案销毁清册应立卷永久保存。第十八条 档案室应建立档案统计制度，对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计，并制作档案工作情况统计表。第十九条 档案的利用(一)档案管理人员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确地提供利用档案信息。(二)档案的借阅1、公司各部门查阅档案要在档案室进

8、行。公司员工查阅档案应填写档案查阅单，根据所查阅档案密级，由部门经理、副总或总经理确认后，经档案管理人员审核后方可查阅。2、具有密级的档案文件原则上不得复印，若特殊情况秘密级文件由分管副总批准后复印，机密级文件由总经理批准后复印，复印人应在复印件用完后自觉销毁，以防泄密。3、公司档案文件一般不外借，如有特殊情况需要外借，必须经总经理批准，并严格归还期限；档案管理人员在核对无误后方可收回。4、公司各部门查阅其他部门的档案必须经归档部门同意并由本部门经理及档案所属部门经理签字批准后，再根据查阅手续进行查阅。5、外单位人员查阅或利用公司各部门的档案，需持单位介绍信，并经总经理批准。6、档案利用者，在借阅档案时必须爱护档案，不得涂改、抽拆档案文件，未经审批程序，不得擅自传阅、转借、复制档案材料。(三)开发利用档案信息应遵守国家有关保密和知识产