某房产公司文件管理制度

1、公司文件管理制度10 总则为减少发文文数量，提提高办文文速度和和发文质质量，充充分发挥挥文件在在各项工工作中的的指导作作用，特特制订本本制度。20 文文件管理理内容主主要包括括：上级级函、电电、来文文，同级级函、电电、来文文，本公公司上报报下发的的各种文文件、资资料。按按照分工工的原则则，全公公司各类类文件由由办公室室归口管管理。30 收收文的管管理31 公公文的签签收3111 凡来来公司公公启文件件（除公公司领导导订启的的外）均均由收发发员登记记签收（由由上级或或邮电局局机要通通讯员直直送机要要室的机机要文件件除外）后后分别交交办公室室机要秘秘书拆封封。在签签收和拆拆封时，收收发员和和机要秘

2、秘书均要要注意检检查封口口和邮戳戳。对于于口和邮邮票撕毁毁函件应应查明原原因，对对密件开开口和国国外信函函邮票被被撕应拒拒绝签收收。3122 对上上级机要要部门发发来的文文件，要要进行信信封、文文件、文文号、机机要编号号的“四对口口”核定，如如果其中中一项不不对口，应应立即报报告上级级机要部部门，并并登记差差错文件件的文号号。32 公公文的编编号保管管3211 办公公室文书书对上级级来文拆拆封后应应及时附附上“文件处处理传阅阅单”，并分分类登记记编号、保保管。须须由公司司承办或或归档的的公司领领导亲启启文件，公公司领导导启封后后，也应应交办公公室办理理正常手手续。3222 本公公司外出出人员开

3、开会带回回的文件件及资料料应及时时分别送送交办公公室文书书进行登登记编号号保管，不不得个人人保存。33 公公文的阅阅批与分分转3311 凡正正式文件件均需分分别由办办公室主主任（或或副主任任）根据据文件内内容和性性质阅签签后，由由机要秘秘书分送送承办部部门阅办办，重要要文件应应呈送公公司领导导（或分分管领导导）亲自自阅批后后分送承承办部门门阅办。为为避免文文件积压压误事，一一般应在在当天阅阅签完，紧紧急文件件要月即即办。3322 一般般函、电电、单据据等，分分别由办办公室机机要秘书书直接分分转处理理。如涉涉及几个个单位会会办的文文件，应应同主办办单位联联系后再再分转处处理。3333 为加加速文

4、件件运转，机机要秘书书应在当当天或第第二天将将文件送送到公司司领导和和承办部部门，如如关系到到两个以以上业务务部门，应应按批示示次序依依次传阅阅，最迟迟不得超超过2天天（特殊殊情况例例外）。34 文文件的传传阅与催催办3411 传阅阅文件应应严格遵遵守传阅阅范围和和保密规规定，不不得将有有密级的的文件带带回家、宿宿舍或公公共场所所，也不不得将文文件转借借其他人人阅看。对对尚未传传达的文文件不得得向外泄泄露内容容。3422 阅读读文件应应抓紧时时间，当当天阅完完后应在在下班前前将文件件交机要要室，阅阅批文件件一般不不得超过过2天，阅阅后应签签名以示示负责。如如有领导导“批示”、“拟办意意见”，办

5、公公室应责责成有关关部门和和人员按按文件所所提要求求和领导导批示办办理有关关事宜。3433 阅文文时不得得抄录全全文，不不得任意意取走文文件夹内内任何文文件及附附件，如如确系工工作需要要，要办办理借阅阅手续，以以防止丢丢失泄密密。3444 文件件阅完后后，应送送交办公公室机要要秘书，切切忌横传传。3455 办公公室机要要秘书对对文件负负有催办办检查督督促的责责任，承承办部门门接到文文件、函函电应立立即指定定专人办办理。不不得将文文件压放放分散，如如需备查查，应按按照有关关保密规规定，并并征得办办公室同同意后，予予以复印印或摘抄抄，原件件应及时时归档周周转。3466 按照照阅文范范围，离离、退休

6、休干部，一一般由有有关部门门定期组组织学习习有关文文件，或或由办公公室机要要室通知知到机要要室阅文文。收文检查编号阅批传阅归档收文检查编号阅批传阅归档公启文件上级文件信封文件文号编号文件处理传阅单主管领导审阅承办部门阅办批 示拟办意见签 名收回保管40 发发文的管管理41 发发文的规规定4111 全公公司上报报下发正正式文件件的权力力集中于于公司，各各群众团团体和部部门一律律不得自自行向上上、向下下发送正正式文件件。4122 各群群众团体体、部门门需要向向上反映映汇报重重要情况况或向下下安排布布置重要要工作要要求发文文应向公公司提出出发文申申请，并并将文件件底稿交交厂办审审核。公公司同意意发文

7、，则则由公司司按机构构设置与与业务分分工统一一归口以以公司字发文文。4133 对全全公司影影响较大大，涉及及两个以以上公司司领导分分管范围围的文件件，须由由经理批批准签发发。其余余文件均均由分管管公司领领导批准准签发。42 发发文的范范围4211 凡是是以公司司名义发发出的文文件、通通知、决决定、决决议、请请示、报报告、编编写的会会议纪要要和会议议简报，均均属发文文范围。4222 公司司下发文文件主要要用于： 公布公公司规章章制度； 转发上上级文件件或根据据上级文文件精神神制订的的公司文文件； 公布公公司体制制机构变变动或干干部任免免事项； 公布公公司性的的重大开开发、项项目、经经营管理理、政

8、治治工作、生生活福利利等工作作的决定定； 发布有有关奖惩惩决定和和通报； 其他有有关公司司的重大大事项。4233 公司司上行文文、外发发文主要要用于： 对上级级机关呈呈报工作作计划、请请示报告告、处理理决定； 同兄弟弟单位联联系有关关公司重重大开发发项目、人人事劳资资、物资资供应、科科研、基基建、经经营管理理等事宜宜。4244 在公公司日常常项目开开发和经经营管理理中，有有关图纸纸、技术术文件、工工艺修改改、审批批工作、安安排部署署、传达达上级指指示等事事项，应应按有关关制度办办理，经经分管公公司领导导批准后后，由主主管业务务部门书书面或口口头通知知执行，一一般不用用公司文文件发布布。4255

9、 凡各各业务部部门如开开专题会会议所作作的决定定，一般般都不应应发文，不不备查考考，可以以简写名名义用工工作简讯讯发会会议纪要要。4266 各业业务部门门与外单单位发生生的一般般业务联联系，可可用各简简写的名名义对外外发函（应应各自编编号备查查），不不用公司司名义发发文。50 文文件的立立卷与归归档51 文文件的归归档范围围5111 凡下下列文件件统一分分别由两两办负责责归档： 上级机机关来文文，包括括上级对对公司报报告、申申请的批批复； 公司发发出的报报告、指指示、决决定、决决议、通通报、纪纪要、重重要通知知、工作作总结、领领导发言言和生产产经营工工作的种种类计划划统计、季季度、年年度报表表

10、等； 经理办办公室、总总务会、公公司管理理委员会会、中层层干部会会以及各各种专业业例会记记录； 公司一一级组织织召开的的代表大大会所形形成的报报告、总总结、决决议、发发言、简简报、会会议记录录等； 有保存存价值的的人民来来信，来来访记录录及处理理结果； 参加上上级召开开的各种种会议带带回的文文件、资资料及本本公司在在会上汇汇报发言言材料等等； 上级机机关领导导同志来来公司检检查视察察工作的的报告、指指示记录录，以及及公司向向上级进进行汇报报的提纲纲和材料料； 反映公公司生产产、经营营活动、先先进人物物事迹及及公司领领导工作作等的音音像摄制制品； 公司日日志和大大事记； 公司向向上级请请求批复复

11、的文件件及上报报的有关关材料。5122 业务务部门、各各群众团团体日常常工作中中形成的的活动资资料，由由各业务务科室、群群众团体体负责立立卷归档档。52 立立卷要求求5211 文件件立卷应应按照内内容、名名称、作作者、时时间顺序序，分门门别类地地进行整整理归档档。5222 立卷卷时，要要求把文文件的批批复、正正本、底底稿、主主件、附附件收集集齐全，保保持文件件、材料料的完整整性。5233 要坚坚持平时时立卷与与年终立立卷归档档相结合合的原则则。重要要工作、重重要会议议形成的的文件材材料，要要及时立立卷归档档。5244 上年年度形成成的文件件材料，要要求在下下年度55月份以以前整理理完。66月份正正式向档档案馆（室室）移交交，清单单一式两两份（接接交单位位各留存存一份备备查）。60 文文件的销销毁61 对对于多余余、重复复、过时时和无保保存价值值的文件件，公司司机要室室应定期期清理造造册，并并按上级级有关规规定，办办理申请请销毁手手续。6