电算化会计档案管理之管见

1、电算化会计档案管理之管见电算化会计档案管理之管见会计档案是一个单位经济往来的真实历史记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。电算化会计档案作为会计档案的一部分，与传统纸质载体形式的会计档案相比，有其自身的形成特点和管理要求。电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据以磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表包括报表格式和计算公式等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。随着社会的开展和科学技术的进步，我国相当多机构已经开场使用会计软件进展账务处理，会计电算化进步了工作效率，为整个管理工作现代化奠定

2、了基矗会计实行电算化后，会计档案的管理呈现出新的特点。随着会计电算化的普及，计算机处理经济业务的比重越来越大，会计电算化使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来，减轻了财会人员的工作强度，进步了工作效率，为实现管理工作现代化奠定了基矗会计电算化后，会计档案的内容、生成、传输、保管呈现出新的特点，也对会计档案的管理提出了新要求，这就需要我们不断深化研究与总结，以进步电算化会计档案的管理程度。电算化会计档案治理的主要任务是：监视和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的平安与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并平安保存。一、电算化会计档案的内容1.纸质会计档案。指从会计电算化系统打印出来的

3、书面形式的会计档案，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报表、财务分析报告等，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。2.非纸质会计档案。指包括计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。3.计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户效劳卡以及用户手册等全套文档资料。二、电算化会计档案的生成与管理1.纸制会计档案生成与管理。会

4、计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前，首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目使用正确，数字准确无误。审核记账员由复核人员兼任应在计算机屏幕上直接对系统内的记账凭证一张一张进展审核，不能等到期末使用成批审核功能集中审核；同时，复核机制记账凭证并签章。二者同步完成后，系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿。而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外，还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管兼任会计电算化主管签章，收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，必须连续。编号连续时，应在断号后第一张凭证上

5、说明断号原因，并由有关人员签章。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后，由出纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章，按月连续编页码并装订成册，以防账页的散失或被抽换。年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，银行存款日记账也应每天登账并打印输出，绝不能等到期末集中登账和打印，其审核签章、装订、保管与现金日记账一样。此外，出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后，与银行

6、对账单一起保管。总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封樱一般可根据企业实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年月末应全部完成此项工作。当然，也要根据税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿。2.非纸质会计档案生成与管理。存储计算机中的会计数据以磁性介质或光盘存储的会计数据，是在会计电算化情况下新的会计档案形式。这种会计档案只能以电子数据状态保存，而通过会计数据备份的方式生成。目前，大多数会计电算化软件均支持计算机硬盘、软盘及挪动存储设备挪动硬盘、光盘、磁带机备份。备份次数

7、应视单位的会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。数据资料备份要有专人负责，建立相应的责任制。数据资料备份包括对计算机内的会计信息的日备份、月备份和年备份。对于计算机内的凭证及总分类账、明细分类账、报表等重要数据最好采用备份法进展数据备份，杀毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火灾等意外情况而造成计算机故障和存储设备损坏而丢失数据。各种备份光盘设备均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找。对于归档保存的会计数据备份时最好以只读形式保存，这样可以防止无意或人为的改动，保证会计档案的真实性以及日后会计数据恢复时会计信息的正确性。3.计算机系统档案的管理。会计电

8、算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。保管期限截止至该系统停顿使用或有重大更改之后的5年。三、电算化会计档案管理应注意的问题鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点，在电算化会计档案的管理工作中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应特别注意以下几个问题：1.要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进展会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可防止地会产生一些问题，假如没有保存完好的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。2.电算化会计档案受质量、温度湿度、磁

9、场等因素的影响较大，易受破坏。在管理时应注意如下问题：一是在选用保存会计档案的存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存储介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果；二是对存放在存储介质上的会计档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所；三是对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点，各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找；四是对使用时间较长的存储介质应定期进展交换；五是对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份；六是需

10、要对备份磁盘进展操作而又可能危及该磁盘的完好性时，应制作复制件，使用复制件进展操作。四、电算化会计档案保管的几项措施1.完善制度，标准管理。建立健全法规和制度是管理电算化会计档案的保障。在?会计档案管理方法?的根底上，不断完善本单位会计电算化档案管理制度，如制定细化的?电算化会计档案岗位责任制?、?平安保密制度?、?计算机硬软件和数据管理制度?等，在实际工作中以制度约束行为，以制度标准管理。2.建立受权操作制度，实行岗位专人专职制度。实行会计电算化后，会计岗位的设置也要发生相应的改变，根据责、权、利、效相结合的原那么，对不同的岗位赋予不同的权限。采取不相容职责相别离的措施，严格岗位责任制。在单

11、位中应设置会计电算化档案管理员，专门负责会计档案的整理归档，且该管理员不能由出纳人员兼任。电算化档案管理员的岗位职责有：在规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；按规定保管存档的各种会计电算化档案；负责会计档案的平安保密，不能擅自借出。经会计电算化主管和单位负责人批准允许借阅、复制的会计档案应办理登记手续；定期对磁或光介质的会计档案进展检查、杀毒工作。3.加强防范，确保档案平安。单位的会计档案是单位的重要资料，不得随意观看。因此应用会计系统的计算机不应直接连接互联网，假如单位实行会计网络化管理，一定做好内部网与互联网的物理隔离，确保会计数据不受外部的影响，保证会计档案的平安。对此，可采取的措施包括：在单位内部设置防火墙；安装信息网关和平安路由器；设计受权和身份认证系统；进展信息加密；加强平安监测预警系统的实时监控等。4.进步会计档案管理人员的业务素质。会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求，会