哈佛经理信息处理能力30

1、 哈佛管理技能培训教程：第三单元 哈佛经理的能力 第六章 哈佛经理信息处理能力 第六章 哈哈佛经理理信息处处理能力力 一、信息收收集 信息收收集的基基本原则则 信息或资料料这两个个词因应应用领域域不同，而而有不同同的定义义。综合合一般说说法和英英文解释释，信息息应包含含下列内内容： (1)事实实、真实实(FAACT)：指还还未经“加工”的事件件所拥有有的原始始面貌。 (2)消息息、通知知(INNFORRMATTIONN)：指指由传达达而来，已已经过某某种程度度整理的的事实。 (3)知性性、智慧慧(INNTELLLIGGENCCE)：指由经经验或理理性推理理而创造造的事实实或思考考方法。 (4)

2、知识识(KNNOWLLEDGGE)：指由发发现及思思考而产产生的系系统化概概念。 (5)报告告(REEPORRT)：指经过过事实调调查后，所所做出的的记录结结果和结结论。 (6)资料料、记录录(DAATA)：指汇汇集事实实后记录录下来的的所有文文字。 (7)报道道、传闻闻(NEEWS)：指最最新、有有新闻价价值的事事实，和和对这事事实的传传达。 收集动动机 在管理者开开始收集集资料前前，要先先回答以以下几个个问题： (1)你想想得到哪哪些具体体资料? (2)哪种种资料一一定要有有? (3)哪些些意想不不到的地地方可能能藏有目目标资料料? 不分主次、漫漫无目的的永远是是收集资资料的人人最易犯犯的

3、毛病病。就象象你曾经经不知道道需要哪哪些信息息，却连连续收集集一个月月结果仍仍似懂非非懂一样样，总以以为只要要坚持收收集，就就能分清清目标；事实上上这种好好运气出出现的机机会微乎乎其微。最最后的结结果是，你你面对一一堆“都有用用”的资料料，却不不知该用用什么。 系统整整理 收集动机中中的例子子可能并并不适用用于每位位管理者者，不过过如果仔仔细推敲敲进行的的步骤，其其实可以以归纳出出五个原原则： (1)发现现不寻常常的事物物。不用用心观察察、见怪怪不怪是是许多人人丧失机机会的原原因。以以日本人人来说，在在八十年年代前期期，常有有许多情情侣在传传统咖啡啡店里相相对而坐坐，他们们既不交交谈，更更不“

4、眉目传传情”，根本本就是漠漠然冷对对。为什什么浓情情蜜意的的人进了了咖啡店店就变样样了?如如果有人人能进一一步了解解，极可可能发现现另一个个消费市市场。 (2)亲身身体验。119888年，日日本推出出高级国国产车SSIMAA，每部部卖价高高达5000万日日元，却却离奇地地畅销，成成为当年年最热门门车种。许许多人都都在思索索其中的的原因，而而各媒体体的从业业人员却却拚命地地绕着车车子的名名字、配配件、性性能打转转，起码码有一半半的记者者连车子子是什么么样子都都不知道道，就编编出了各各式各样样的理由由来说服服读者。其其实这部部车最大大的优点点是它有有略似女女性身体体轮廓的的“性感曲曲线”，吻合合强

5、调BBodyy Coonciiouss的时代代潮流，证证明“女性化化”的机械械产品有有市场。自自诩“秀才不不出门，能能知天下下事”的你，有有时也该该活动筋筋骨出门门看看，免免得被二二手资料料所蒙蔽蔽。 (3)追溯溯既往。任任何事物物都有它它的时间间流程，就就象每个个小孩都都有父母母、祖父父母、曾曾祖父母母一样，没没有人会会凭空空冒出来来的，管管理者要要追究他他的生活活背景、亲亲人，才才能了解解儿童的的行为模模式。其其它事理理亦然。 (4)扩大大空间。在在狭窄的的环境里里，许多多思考被被挤压的的结果，造造成其本本质逐渐渐泯灭，思思考的敏敏捷性荡荡然消失失。与其其在自己己的部门门里苦思思，倒不不如

6、看看看别的部部门的流流程?与与其困在在本行业业，倒不不如看看看其它行行业?看看看其它它的国家家?闭门门造车是是会永远远失败的的。 (5)用图图解方式式联想。当当管理者者感觉思思维混乱乱时，最最好拿出出纸笔来来，写下下关键字字或画些些图形，借借有形的的图文思思考，用用自己的的想法来来启发自自己。其其实从现现在个人人电脑的的普及来来看，很很可能将将个人的的原始想想法输入入电脑，等等累积一一定程度度时，再再利用电电脑的移移动功能能审视、分分类这些些构想。用用电脑整整理构想想时，不不妨在每每一行的的起头订订一个代代号，英英文字母母、注音音符号都都可以，以以方便检检索和归归类。 当然，如果果觉得使使用电

7、脑脑不方便便，用卡卡片处理理也是一一种方法法，只是是每一张张卡片只只能写一一件事情情，才不不会混淆淆。 收集计计划 任何一种工工作都有有开头和和结尾，尤尤其在专专题式收收集资料料的情况况下，更更要有“截稿”的意识识， 才能有效率率地赶上上工作进进度。一一般地，收收集资料料时应制制定合理理的计划划，不管管是专题题式资料料或长期期的收集集，都要要有阶段段性的处处理，大大概分三三个步骤骤： 1. 设定定“产品”类型 如果是长期期的资料料收集工工作，管管理者要要确定未未来资料料建档的的内容和和形式；如果是是专题式式的资料料收集，更更要考虑虑将来要要使用这这些资料料的方法法，即要要先决定定最终“产品”的

8、面貌貌： (1)是以以口头说说明还是是书面报报告报出出结果? (2)报告告书用手手写就可可以； (3)报告告书必须须打字处处理吗? (4)是否否要将报报告书交交付印刷刷厂印成成册子? (5)有无无附加照照片、幻幻灯片、录录像带等等影像资资料的必必要? 2. 合理理调配时时间、人人才和经经费 最简单的资资料收集集方法，就就是打电电话向有有关人士士请教，而而到图书书馆带资资料、到到书店买买书则是是可以立立刻行动动的方式式。也有有人投入入大笔财财力和人人力，在在海内外外各地大大量地收收集信息息。要采采用什么么方式，单单凭个人人或团体体的需要要和财力力而定，没没有任何何硬性的的规定。 3. 进行行“工

9、作过过程管理理” 一个单位如如何制定定合适的的时间表表来进行行进度管管理是让让管理者者头痛的的难题。根根据工作作经验，设设定期限限是进度度管理的的首要之之务。 (1)要判判断准备备收集的的资料是是否充足足； (2)要专专人负责责，明确确分工； (3)要清清楚显示示每个人人的工作作进度，并并考核其其是否已已经完成成。把这这张表输输入电脑脑，然后后打印出出来，利利用各种种符号注注明不同同的工作作进度，有有变化时时，再用用电脑修修正进度度情况。有有了这张张一览表表，每个个人的工工作量就就一目了了然，可可做为核核算工资资的参考考。 收集原原则 收集资料时时，即使使是个人人的工作作，也应应该有一一套工作

10、作规则。一一旦开始始收集，就就会发现现大量繁繁杂的、各各式各样样的和规规格不一一的资料料有如潮潮水般地地四处涌涌现，尤尤其以小小组形式式进行工工作时，到到手的资资料更是是混淆不不清。这这时，工工作规则则是能处处理这种种混乱状状况的唯唯一工具具。 统一格式是是制定工工作规则则的主要要内容，在在分工越越来越细细的现代代工作中中，只有有统一格格式，才才能同时时发挥专专业分工工和综合合表现这这两种优优势。一一般地，统统一格式式可从下下列四个个方面着着手： 1. 统一一内容规规格 根据经验，内内容规格格的设定定最好能能用文字字逐条描描述和记记录，空空口说明明的效力力是会逐逐渐消失失的，白白纸黑字字才能存

11、存证。 2. 统一一用纸规规格 任何资料收收集工作作到最后后都要以以纸面处处理收场场，不管管处理资资料的机机会再多多、再进进步，没没有纸面面资料协协助，还还是很难难进行处处理。在在八十年年代办公公自动化化热潮刚刚起的时时候，很很多人都都宣告纸纸类将从从此在办办公室消消失，自自动化机机器将取取代纸类类成为办办公室的的新宠。事事实上，文文字处理理机和个个人电脑脑果然成成为新宠宠。但这这些机器器吞吐的的纸量，却却如洪水水一般淹淹没办公公室。 要混合处理理A、BB两型纸纸规格是是很麻烦烦的，就就算放在在同一尺尺寸的档档案夹或或书柜里里，也会会参差不不齐，所所以保存存性的书书面资料料还是统统一用AA型纸

12、比比较容易易处理。总总之，开开始工作作前，一一定要先先决定用用纸尺寸寸的统一一，最理理想的规规格当然然是A?4，不不过，还还是要根根依工作作需要而而定。无无论如何何，统一一用纸规规格一定定要以提提高工作作效率为为原则，不不能反客客为主。 3. 统一一机器制制造资料料的规格格 不管资料的的形式有有多少种种，在进进行收集集时总要要选用一一种媒体体来记录录。“听人讲讲话”也是一一种方法法，但是是“脑”这种媒媒体的正正确度和和记录长长度不但但有限而而且可疑疑，所以以人们才才发明文文字笔 记的方式；而最近近几年打打破传统统文字媒媒体形式式的工具具是电子子信息记记录媒体体。最先先成为电电子信息息记录机机的

13、明星星分别是是录音机机、个人人电脑、文文字处理理机、录录像机等等。虽然然各种不不同功能能、机型型的新记记录器陆陆续上场场，但这这些正在在发展中中的媒体体还无法法转换互互用，在在规格上上更不统统一，所所以在开开始收集集资料时时，也要要选择电电子媒体体的规格格。此外外，因为为各媒体体优劣各各异、各各有长处处，所以以一旦决决定了某某一种电电子媒体体，就要要有一用用到底的的决心，不不要在中中途任意意转换。譬譬如说现现在有人人用VHHS尺寸寸的带子子作取材材工具，也也有人用用8cmm录像带带记录资资料，如如果两者者混用，在在整体上上会出现现大的混混乱。 同样地，如如果资料料收集是是由工作作小组共共同完成

14、成，那么么大家使使用不同同的电脑脑规格处处理信息息、存入入碟片，以以致最后后转存资资料库时时，一定定会发生生极大困困难。所所以收集集前的规规格统一一整理，恐恐怕要多多花一些些时间考考虑和设设计。 4. 收集集到的资资料最好好是原始始文件 资料和任何何传闻、谣谣言一样样，只要要经过人人手，一一定多少少会变质质，产生生“以讹传传讹”的效果果。 即使是处理理同一件件事情的的不同报报道，文文章中理理应相同同的关键键处也会会出现差差异，这这也是管管理者每每天要看看好几份份报纸的的原因。因因此，在在收集、引引用文献献和参考考资料时时，一定定要调出出原始文文件，千千万不要要引用“别人的的引用文文”。虽然然这

15、样会会很麻烦烦，但却却是收集集和使用用资料的的重要原原则误用用二手资资料的后后果都相相当的严严重。因因此，在在收集资资料时，一一定要找找到最原原始的来来源，即即使找不不到原件件，也要要了解情情况，确确认事实实。 二、信息收收集要术术 信息收收集的目目的 1.整理的的目的在在于缩短短“检索时时间” 简单地说，“整理”是以缩短“检索时间”为宗旨，以提高效率为目的。“检索时间”是什么意思呢?其实它原来是电脑的专用名词，指：从查询、搜索直到获得资料的整个过程中所花费的时间。比如当你在写稿时，遇到不会写的字时，从离开书桌拿字典、到翻开字典找到你要的词汇，其间所花费的时间，便可用“检索时间”来称呼。如果仅

16、仅为了书架外观的整洁漂亮，而在整理时，以书的大小来分类，外表上看起来也许很美观，可是当你想要找到所需要的资料时，却要颇费一番周折。反之，不以大小为分类标准，而以种类来编排的书架，虽然外表看起来凹凸不平，十分凌乱；但以“检索目的”的观点来看，却能发挥书架的真正效用，达到事半功倍的效果。 2. 信息息整理要要以“个人需需求”为中心心 为“个人”而作的的信息整整理，不不必考虑虑他人的的立场，只只要自己己方便使使用，不不管别人人的看法法如何，这这样就是是最好的的整理方方法。例例如：百百科全书书的封面面，原本本是为了了美观和和收藏而而设计的的，如果果你把它它全部去去掉，做做为自己己的枕头头，而且且将整套

17、套书放在在容易看看见的地地方，甚甚至在书书架上划划上每一一本书的的固定位位置，这这是很好好的做法法。当然然，在客客厅的书书架或壁壁炉上放放套百科科全书，是是再好不不过的装装饰品了了。实在在不该这这样地对对待百科科全书，但但是，如如果站在在百科全全书的本本意上，你你的作法法才真的的是“物尽其其用”。毕竟竟，需要要百科全全书时，总总能以最最短的时时间取得得想要的的资料。 在信息整理理上，一一旦顾虑虑太多，就就无法发发挥功效效。在整整理时，必必须以“自我需需求”为原则则， 并且以缩短短检索时时间为目目的，如如此才能能设计出出一套适适合自己己的整理理方法。但但是，费费心所设设计出的的整理方方法，即即使

18、未参参杂其它它的因素素，实行行后，却却发现所所需的检检索时间间要比整整理前更更长。因因此，这这一套整整理方法法就要重重新再研研究了。 3. 开始始收集信信息时，不不要希望望有“完美品品”的出现现 信息整理力力求简化化是最好好的方法法。剪报报时，看看到认为为需要的的部分，就就立刻撕撕下来，然然后把剪剪报贴在在活页纸纸上，等等累积到到某种程程度后，再再考虑重重新分类类整理。刚刚开始，应应先考虑虑“什么样样的信息息比较适适合自己己?”等因素素，然后后订出收收集的标标准，还还要腾出出宝贵的的时间去去完成它它。可是是，如果果最后发发现离“完美品品”还有一一大段距距离时，就就会十分分泄气。 奉劝各位管管理

19、者，先先经过一一段时间间的收集集，再整整理这些些信息，千千万不要要以为“这是完完美的信信息”。毕竟竟，在信信息整理理中，“完美”是无法法达到的的境界。事事实上，如如果有“为了获获得周详详 的信息整理理而投入入过多的的时间的的人，简简直是傻傻瓜”的认同同心理，再再做信息息整理时时，大多多能得 心应手，事事半功倍倍。而且且熟能生生巧，渐渐渐地也也更能有有效率地地整理信信息了。不不断地改改进之后后， 必能设计出出最佳的的整理方方法，在在不同情情况下加加以应用用，发挥挥它的功功效。例例如，为为了能高高效地整整理繁杂杂业务，你你绞尽脑脑汁，设设计出一一位得力力助手“信信息检索索秘书”，它使使你在工工作时

20、能能迅速获获得你所所需要的的信息。 4. 信息息收集以以“完成目目的”为出发发点 “信息检索索秘书”是根据据实际需需要设计计的。在在收集各各类信息息时，要要有严谨谨认真的的态度。信信息收集集也要讲讲求“轻重缓缓急”，没有有完成目目的的意意识，收收集的信信息就不不具有任任何意义义。 5. 信息息收集的的标准 “宁短毋缺缺”的收集集方法能能使你获获得一大大堆的资资料。但但是，这这是相当当不明智智的方法法。为什什么呢?这种象象脱缰的的野马似似地收集集信息，光光整理就就得花费费很长的的时间，别别说“使用”了。“请 勿不停地贮贮存信息息，断然然决定资资料的取取舍，更更是一种种智慧。”相信很多经验丰富的人

21、都会强 调这项原则则。取舍舍的标准准是一门门大学问问。收集集信息时时，“取舍标标准”是一件件十分困困难的事事，往往往会在收收集信息息时造成成心理阻阻碍。所所以建议议管理者者不要实实行“去舍标标准”，而实实行“采用标标准”。一般般人都有有“获得容容易丢弃弃难”的心理理障碍，实实行“采用标标准”，就更更能符合合一般人人的心理理状态。不不过，“采用标标准”的重点点，并非非一开始始就使用用，而是是资料收收集到某某一程度度后，再再根据“为何这这样做”而实行行“采用标标准”，这时时资料收收集就具具有实用用性了。 信息收集和和整理，都都以“自我目目的”为前提提。每隔隔一段时时间，就就得做这这种“目的意意识”

22、的分 类，然后再再以“采用标标准”整理所所需的资资料，如如此绝不不会产生生资料取取舍的困困扰。完完成资料料的 收集，由于于取舍标标准不一一，不能能及时利利用“采用标标准”，这只只是具有有收集意意识，尚尚称不上上有 效率地整理理资料。 信息收收集的特特征 信息有如生生物，随随时随地地衍生和和扩大；尤其对对现代人人来说，信信息的无无边，就就如巨大大的海洋洋。管理理者每天天拿到的的早、晚晚报，加加起来的的字数那那么多；坐在汽汽车里看看到的是是广告；公司里里公文、电电话、商商业资料料如潮水水般流过过双手；休息时时看到听听到的尽尽是书本本、杂志志、电视视节目、广广播录像像带厖连连一本新新的电脑脑手册都都

23、是信息息家族的的一员。这这些数之之不尽的的资料似似乎足以以将人淹淹没，但但实际上上，一直直认为与与工作无无关的资资料大都都能可以以过眼即即丢，想想要在信信息社会会里过健健康生活活，除了了大胆取取舍外实实无他法法。 不管是何等等重要的的资料，如如果仅保保持刚拿拿到手的的形式，一一定会因因表现方方式和媒媒体的不不同，而而无法归归纳和应应用。未未经整理理的资料料是无法法提高工工作效率率的。 1. 工作作效率化化 许多人在初初尝资料料整理术术的甜头头时，不不禁喜上上眉梢，而而这种快快感逐渐渐使很多多人将资资料 整理视为嗜嗜好而乐乐此不疲疲。当然然人人有有不同的的嗜好，但但是不能能错将嗜嗜好当工工作，否

24、否则很容容易又回回到浪费费精力和和无意义义的原点点上。 有很多人无无限制地地剪报、贴贴报、建建档，这这完全是是嗜好。对对工作来来说，资资料整理理只要能能够做到到需要时时就能找找到必要要的资料料就行。也也许你觉觉得，如如果费时时费钱去去剪存一一些不必必要的报报纸，还还不如去去做些对对自己生生活更有有建设性性的事。资资料整理理并不是是信息工工作的目目的。它它是整理理各种不不同规格格的第一一手资料料，然后后加以运运用在工工作上，以以发挥整整体的功功能；资资料整理理的最终终目的是是“工作”，而不不是“整理”。所以以管理者者一定要要在收集集来的资资料中，找找出一些些法则，以以此为武武器，或或创造畅畅销产

25、品品，或找找到更有有利的商商机。创创造利益益绝对是是信息工工作的最最终目的的。 2. 整理理和保管管 资料整理可可分为“整理”和“保管”两部分分。“资料整整理”是通过过归档、剪剪报和索索引等方方法，来来从事“整理保保管技术术”。不过过这种整整理保管管技术大大都是善善后的工工作。通通过处理理，使以以后有必必要时能能迅速方方便地获获得必要要资料。这这个技术术虽然重重要，但但更重要要的却是是如何将将汇集到到的资料料加以活活用。市市面上有有很多关关于“资料整整理”的书籍籍，但却却过分强强调整理理保管的的技术，容容易失之之偏颇。因因此，兼兼顾活用用资料和和取用时时迅速便便利的资资料整理理术，可可以说是是

26、资料整整理和保保管工作作的两大大动力。 信息整整理的技技术 在追求信息息整理技技术完善善的过程程中，管管理者脑脑中常会会留下不不愉快的的感觉，这这会影响响工作的的进度。这这些感觉觉包括被被丢掉的的资料是是不是真真的不需需要?明明明记得得一些有有用的资资料，但但临到用用时却记记不起来来、说不不出口。它它容易使使思考混混乱、使使工作出出错，以以致浪费费时间，更更严重的的是增加加工作的的成本。因因此，理理想的资资料整理理方法，能能让人保保持平静静、愉快快的心情情，并有有效率地地进行工工作，即即要符合合“资料生生理”。 1. 资料料生理学学 任何人在工工作时，大大脑都在在运转，大大脑工作作的状况况就是

27、它它的生理理状况；资料整整理的目目的就在在维持大大脑清晰晰和明朗朗。为了了整理大大脑的思思考，必必须找出出资料生生理的规规律。可可是，人人类的思思绪总是是随机而而片断的的，并没没有系统统化的管管理，尤尤其是在在令人意意外的时时刻经常常产生新新构想，紧紧接着又又忘记。这这些新构构想未必必马上可可用，但但如果能能使用一一套方法法加以利利用，很很可能整整理出一一套完整整的计划划。 要把这些杂杂乱无章章、毫无无次序的的想法转转变成有有意义、有有条理、有有层次的的思想体体系，最最重要的的工具是是语言，而而表现的的最主要要手段则则是文字字篇章。所所以，资资料工作作也可以以说是用用“语言”道具来来处理问问题

28、的工工作。不不论是文文件、书书籍或报报纸，全全都是语语言的信信息源。用用系统化化的方法法整理资资料，设设法转化化成社会会通用的的法则，这这就是“资料工工作”。而资资料整理理法则须须根据大大脑的思思考方式式来设计计，即创创造整理理的资料料生理系系统。这这是效率率化工作作的成功功的匙钥钥。人都都有惰性性，都不不愿意处处理麻烦烦的事。因因此，在在设计资资料整理理法时，一一定要考考虑这种种特点。 2. 实现现低成本本高效率率 “低成本”和“高效率率”是管理理者随时时要牢记记的两个个基本概概念。商商业行为为的基础础就是以以最小投投资创造造最大的的利益，信信息工作作亦然。以以整理文文件为例例，一般般市面上

29、上卖的纸纸制档案案夹约110元，如如果有5500项项资料，要要花5000元，有有20000项就就要花220000元，再再加上存存放档案案的柜子子， 仅是这些硬硬件就要要大约几几千元，对对私人资资料整理理来说很很浪费，而而收效如如何却仍仍不得而而知；有有很多人人放弃整整理资料料就是因因为这个个因素。 至于效率，除除了检索索和取用用资料要要快外，整整理、保保存资料料的速度度更要考考虑。使使用从市市面上购购的档案案夹时，还还得把文文件用打打洞机打打洞，再再贴上一一份目录录，填上上资料的的内容。此此外还得得把不同同规格的的资料做做统一处处理，每每一道手手续都繁繁琐而费费时，每每次整理理资料时时的不快快

30、，真让让人觉得得在浪费费人生。一一次又一一次这样样的费事事耗时后后，许多多人都无无法持久久地整理理资料，因因此，一一定得找找出低成成本而又又不浪费费时间的的资料整整理保管管系统。 3. 统一一规格的的意义 圣经上说：“为了不不让人互互相沟通通，共同同建造这这座高塔塔，免得得减损神神的权威威，神让让所有的的人开始始说不同同的语言言，不再再互通声声息，且且争吵起起来”。这这个有名名的巴别别塔的故故事，说说明了在在现代社社会中，如如果信息息规格不不统一，人人们就容容易犯错错且无法法沟通。这这种愚蠢蠢的例子子到处都都有，以以录放影影机和VVHS系系统来说说，一直直到最近近才有统统一成VVHS的的趋势，

31、显显然BEETA系系统已经经落伍，但但在市面面上还可可以买到到BETTA系统统的产品品。这种种厂商缺缺乏相容容性，几几乎就等等于现代代的“巴别塔塔”。不过过VHSS的音质质的确没没有BEETA的的好，日日本电视视公司就就爱用BBETAA带，但但是： 信息规格的的统一与与否，并并不在于于比较各各种规格格的好坏坏，而是是重视规规格间的的互换性性；缺乏乏互换性性的规格格，会阻阻碍多数数人自由由地使用用信息。 在个人电脑脑的键盘盘设计上上也出现现同样的的问题。现现在最普普及的JJIS键键盘并不不符合生生理学，因因此有人人发明出出频繁动动用拇指指的键盘盘。而一一旦熟悉悉了这种种设计，使使用人几几乎就不不

32、会使用用国际通通用的电电脑或打打字机了了。这就就好象不不管英文文是不是是最优秀秀的语言言，只要要它一天天是国际际语言，学学习英语语就是现现代商业业人的基基本要求求。选用用电脑键键盘也一一样，不不管性能能好坏，都都得使用用大多数数人通用用且兼容容的机种种。 选用大多数数人使用用的规格格，是资资料整理理的基本本条件。整整理工作作的第一一步是统统一规格格，不同同尺寸的的纸张、文文件是很很难处理理的；至至少自己己公司和和部门使使用的电电脑、文文字处理理机，应应该统一一文件和和报告的的格式、尺尺寸。规规格统一一是信息息工作最最重要的的原则，但但实际收收集来的的资料却却不免有有大小、长长短、方方圆不一一，

33、因此此必须事事先统一一规格。 三、信息收收集技巧巧 人事资资料收集集技巧 要从“人”身上取取得信息息，最有有效的方方法是面面对面沟沟通；通通过这个个方式，可可以接触触和证实实沟通对对象的所所言所行行，这个个“人”就成为为获得信信息的最最有利来来源。 要与人面对对面沟通通须注意意五个基基本技巧巧： 1. 决定定会面对对象 找到合适的的咨询人人选，其其实并不不容易。不不管是纯纯粹访问问还是想想请对方方配合，都都要预先先做准备备，把有有关资料料备齐，制制定自己己的拜访访目的，并并写下若若干要点点提醒自自己。然然后再分分析搜集集来的名名单，找找到合适适人选。这这个准备备工作关关系到以以后面对对面沟通通

34、的成败败，不可可轻视。 2. 订约约 订约是面对对面沟通通方式中中最大的的一个难难关。就就对方而而言，这这是一个个他可以以不做的的工作、可可以不见见的约会会。无端端打电话话与人订订约，成成功的机机会并不不大，尤尤其对一一个素不不相识的的人，想想要在几几分钟内内把自己己复杂的的动机解解释清楚楚，实在在很困难难。许多多担任营营销业务务工作的的人，一一定都有有这种体体验。冒冒味打电电话联络络不相识识的人，有有时会给给对方无无礼的感感觉，有有时不妨妨考虑先先以信函函告知。 3. 准备备工作 在会面之前前，要先先把沟通通对象的的背景和和专业调调查清楚楚，要收收集有关关的资料料；如果果对方曾曾有著作作出版

35、，要要大略浏浏览，假假如对方方的著作作很多，就就要记得得翻阅第第一本和和最近出出版的那那本书刊刊。 4. 拟好好问题备备忘录 因为沟通时时间不能能太长，所所以要有有在最短短时间内内完成会会面的打打算。出出发之前前，记住住在笔记记本的第第一页上上，写下下最急于于解答的的基本问问题，做做为备忘忘录。 5.实际的的会面沟沟通 假如会面的的时间是是一个小小时，在在前300分钟之之内，一一定要问问完所有有准备好好的问题题，并且且把要点点记在笔笔记本上上。当然然在谈话话过程中中，如果果对方允允许，也也可以使使用录音音机，但但是一定定要记笔笔记。 杂志资资料收集集技巧 1. 收集集资料的的程序 对资料工作作

36、者来说说，在媒媒体报道道各事件件时，事事件本身身已经变变成过去去式了；知道这这些过去去的细节节没有任任何用处处，重要要的是工工作者要要能从这这些纪事事当中，培培养出能能发现更更新事物物的敏锐锐感和判判断力。 杂志文章的的确有宣宣传时代代趋势的的功能，许许多报纸纸或公车车广告的的大标题题也隐含含有这类类信息，尤尤其是针针对年轻轻人、主主妇或职职业女性性的广告告更不能能忽略，时时代的新新动向总总是奇妙妙地显现现在这些些人身上上。阅读读杂志时时，碰到到自己喜喜欢的文文章，就就要把出出处和标标题记下下来，以以后要使使用时再再找出来来。除了了专业人人士外，一一般人要要买学术术性的杂杂志，恐恐怕都要要付出

37、一一些资金金和时间间成本；最好先先读自己己喜欢的的杂志，其其它特别别专业的的资料则则要等用用时再彻彻底地寻寻找。应应付杂志志信息膨膨胀最好好的办法法就是赶赶快读，许许多人总总是买了了一堆杂杂志放在在书桌上上，一天天、两天天没读，到到了最后后只有丢丢弃；所所以阅读读杂志应应抱着“现在不不读，以以后没机机会”的态度度，挤出出时间来来处理，不不要眼睁睁睁地看看着新杂杂志不断断进门，读读书压力力不断增增大。 2. 杂志志资料的的取舍方方法 杂志资料的的取舍和和报纸的的方法有有些相通通，基本本原则都都是少取取不必要要的，并并大胆舍舍去。否否则收集集了一堆堆无法整整理的资资料，发发挥不了了辅助工工作的作作

38、用。每每一个主主题所能能对应到到的资料料已经满满满当当当，有关关的每篇篇文章未未必都得得保存，一一定要遵遵守这个个原则：在必要要时，才才彻底寻寻找非要要不可的的资料。 收集资料时时，只选选择和主主题、资资料题目目有关的的文章。这这样收集集的资料料才真正正有使用用价值；以自己己的兴趣趣、专业业和经验验来收集集资料，才才不致过过分空泛泛。坚持持这种取取舍原则则，专攻攻自己的的专业，一一定能找找到无数数资料。从从杂志上上撕下来来的资料料，要立立刻用钉钉书机钉钉好，记记下杂志志名称和和出版日日期等，最最后再放放进袋状状资料袋袋里。如如此积存存一段时时间后，每每个资料料袋都如如一本书书，在等等人、等等车

39、时，不不妨取出出资料审审查一遍遍，再一一次决定定这些文文章是否否有保存存的必要要。 3. 收集集学术性性杂志资资料 除了报纸、杂杂志外，还还有不少少资料源源可利用用，象证证券交易易所、私私人收藏藏文库等等都是可可以使用用的资料料源。至至于学术术方面的的最新信信息，则则要从学学术杂志志上着手手；尤其其是最先先进的科科学技术术，各国国研究者者都争分分夺秒竞竞相争取取，有些些人会想想尽方法法争取同同一主题题的研究究优先权权，因为为这不仅仅和科学学家个人人名誉有有关，而而且与现现代科学学和工业业技术密密切相关关，获取取优先权权才能取取得发明明权，也也才能得得到财富富。目前前科学家家争取优优先权，都都以

40、在权权威性学学术杂志志发表论论文的时时间为准准；查最最新科技技信息是是唯一的的方法。这这类杂志志中具有有代表性性者有：“Natturee”、“Sciiencce”、“Prooceeedinngs of Nattionnal Acaademmy SScieencee”等。订订阅这类类杂志，要要和代理理书商联联络，平平时很难难买到，不不然就得得到政府府大型图图书馆或或特定的的研究机机构图书书馆去寻寻找。 书籍资资料收集集技巧 1. 先找找到购买买书籍的的方法 一般地，购购买书籍籍的方法法有八点点： (1)选择择特定书书店。在在众多书书店中，选选定几家家较符合合自己需需要者，然然后定期期去“巡店”。

41、要花花点时间间去熟悉悉书店书书架的摆摆设方式式，以后后找书时时会方便便许多。 (2)选择择专业书书店。有有些书店店虽然小小，但会会营销特特别的书书种，书书目甚至至比大型型书店还还齐全。如如能找到到和自己己的研究究主题相相应的书书店，则则会创造造出许多多利益。 (3)利用用电话确确认。从从广告或或其它渠渠道发现现自己需需要的书书籍时，最最好先利利用电话话向书店店询问，免免得徒劳劳而返。 (4)向出出版社查查询。以以订书来来说，一一、两星星期后收收到书是是常事，一一个月后后拿到也也屡见不不鲜。如如果碰上上迫切需需要书的的情况，真真会教人人心急如如焚；如如果情况况特别紧紧急时，不不妨直接接打电话话和

42、出版版社联系系，了解解市场的的情况后后，再亲亲自到书书店去买买。 (5)邮购购。如果果在书店店没法子子找到自自己所需需的书，可可以直接接向出版版社购买买；不妨妨事先约约定将快快递或限限时专送送的邮费费一并寄寄入，这这样短期期之内即即可拿到到书。一一般来说说，这样样成功的的比例大大约是770%，订订书时一一定要向向对方传传达自己己迫切需需要的意意图，这这样出版版社才会会感到时时间的压压力，快快速地为为你处理理。 (6)直接接购入。如如果连邮邮购时间间都想省省下来的的话，只只要确定定出版社社有书，可可以自己己跑一趟趟去买。对对住在都都市内的的人来说说，这反反而最节节省时间间。 (7)查图图书目录录

43、。每年年国内都都会发行行一本图图书年表表，将前前一年全全国所有有出版书书籍的书书名、作作者、出出版社、时时间等记记录下来来，找书书时不妨妨多利用用这种工工具。许许多书店店也会准准备这些些书籍供供一般读读者参考考。 (8)也可可向出版版社查询询旧版书书。在图图书馆找找资料时时，常会会找到二二、三十十年前的的极有价价值的旧旧书资料料，想买买这种书书似乎只只能去旧旧书摊找找找看，能能否找得得到还是是个未知知数。其其实除此此外，还还可以试试着问出出版社是是否有库库存，如如果幸运运找到，常常能用很很低的代代价买到到这种来来之不易易的参考考书，而而这些书书如在旧旧书摊，很很可能是是身价不不菲的。 2. 选

44、择择利用地地区图书书馆 公共图书馆馆可以帮帮助收集集资料，并并且大大大地发挥挥作用。在在第一线线的工商商界人士士虽然利利用图书书馆的机机会很少少，但如如果图书书馆仅限限于借阅阅畅销小小说或当当期杂志志的话，实实在很可可惜。现现在公共共图书馆馆的阅览览室，几几乎已经经变成“不读书书的看书书学生”的专用用空间，这这些学生生拿这个个公共空空间写作作业、背背教科书书，实在在很浪费费，不论论如何，图图书馆还还是以服服务读者者为宗旨旨。 要找出一家家收藏丰丰富、使使用方便便的图书书馆并不不是一件件容易的的事，真真正有用用的图书书馆并不不多。如如何选择择图书馆馆呢?应应着重考考虑七个个条件： (1)历史史悠

45、久。图图书馆设设立的时时间愈久久，收藏藏古版书书、绝版版书的可可能性愈愈大，尤尤其连出出版社都都已经没没有库存存的书，很很可能老老图书馆馆都有。 (2)藏书书丰富。一一个图书书馆的藏藏书量如如果没有有712万万册的话话，可利利用率会会很低。信信 息工作，就就是要在在许多好好资料中中找到自自己的目目标信息息。如果果原资料料量不够够，就谈谈不上筛筛选了。 (3)封架架书表示示贵重图图书很多多。图书书馆特别别封架处处理的一一定是贵贵重图书书，这是是市面上上找不到到的。 (4)拥有有良好环环境的参参考室。参参考室中中存放的的大多是是统计、年年鉴、缩缩版、人人名录、年年报、地地图等书书籍、资资料，这这些

46、是个个人难以以负担或或买回收收藏的书书，所以以好的图图书馆一一定要有有好的参参考环境境，尤其其要有称称职的图图书管理理员提供供咨询。 (5)聘用用优良的的图书管管理员。一一个好的的管理员员，其实实就是找找书专家家，他总总是用正正经、重重视的态态度来看看待读者者不经意意、不明明确提到到的问题题。一个个好的管管理员就就象一座座图书馆馆，他不不但拥有有丰富的的书籍知知识，而而且一定定要有绝绝佳的耐耐性。 (6)能让让读者大大量借书书的图书书馆。一一个好的的图书馆馆，起码码一次能能让读者者借五本本书。 (7)开馆馆时间。理理想的开开馆时间间至少要要到晚上上八时以以后，而而且假日日一定要要开放，这这对上

47、班班族或个个人来说说，都是是福音。 大学附设的的图书馆馆也是一一个重要要的信息息源。有有些图书书馆只对对校友、在在校生开开放，有有些则会会对社区区开放；会利用用大学图图书馆的的人，大大多都是是精于资资料收集集的人。如如果要收收集特定定行业的的资料，不不妨向社社会团体体的图书书馆和资资料中心心寻找；有些企企业甚至至有自己己的小图图书馆，也也是一个个方便的的资料来来源。专专门的博博物馆也也具有图图书馆的的功能，博博物馆的的工作人人员和图图书管理理员一样样，都有有释疑的的能力，是是不可忽忽视的信信息源。 3. 有效效利用图图书馆的的方法 为了在最短短时间里里从图书书馆取得得最多的的信息，管管理者应应

48、在行前前做好准准备工作作。现在在一般图图书馆都都使用很很传统的的分类法法，并不不能全部部囊括增增加的新新领域的的书种，许许多人在在图书馆馆里找不不到书，有有时候不不是个人人的错，而而是图书书馆分类类的问题题。 一般图书馆馆的书卡卡形式大大约是： (1)依图图书分类类； (2)作者者名(笔笔划序)； (3)书名名(笔划划序)。 4. 收集集资料的的注意事事项 在图书馆里里找资料料，大多多数能让让读者复复印，不不过要大大量复印印，尤其其是碰到到很难在在市面上上买到的的书时，总总要花上上一大段段等待和和复印的的时间。图图书馆通通常会把把复印机机固定在在某个规规格以便便统一收收费；如如果复印印规格和和

49、收集资资料的规规格不同同，会增增加整理理上的难难度；如如果需要要大量复复印时，不不妨把书书借出来来自己动动手复印印后再还还书，可可以省掉掉一些麻麻烦。同同时要注注意自己己的复印印尺寸，比比规定尺尺寸小还还好整理理，要是是尺寸太太大，就就得折叠叠，以后后翻阅起起来很不不方便。 四、信息整整理技巧巧 袋式挡案整整理技巧巧 资料整理系系统一定定要简单单到连最最怕麻烦烦的人都都能持续续使用，不不能耗费费时间、手手续繁琐琐。 许许多人都都很可能能有这样样的经验验，书桌桌上资料料堆积如如山，抽抽屉里则则沉甸甸甸，自己己要的文文件却怎怎么也找找不到，经经过一段段时间，资资料越集集越多，许许多人越越不愿去去处

50、理，就就这样抱抱着资料料日复一一日；即即使好不不容易买买了档案案柜，杂杂乱无章章的文件件也跟垃垃圾一样样，不好好存放。 大约在200年前，王先生尚未整理的资料中，单单文件、文稿一项，就叠成了一座高60 公分、长22公尺、宽宽40公公分的“纸山”。这座座“山”有他的的采访笔笔记、有有关资料料、收据据、纳税税证明、小小手册等等，没有有一样是是能丢的的。结果果他每次次找资料料都会造造成一次次“山崩”，每崩崩一次山山，崩就就更痛苦苦一次。日日复一日日，终于于有一天天，王先生下下定决心心，心想想一定有有办法来来有效处处理这些些资料。 他首先要思思考的是是制订出出整理“纸山”的规则则；即在在什么条条件下，

51、可可以轻松松处理资资料。这这些条件件主要有有五项： (1)能存存放资料料的空间间不大。必必须达到到“使用最最小空间间”的目的的； (2)低成成本地完完成整理理系统，最最好不要要超过110000元，以以免影响响自己的的“私房钱钱”； (3)这个个系统要要能立刻刻将各类类资料的的尺寸统统一； (4)这个个系统要要能让自自己快速速找到需需要的资资料； (5)这个个系统能能容纳以以后再设设的档案案，是开开放的，不不能封闭闭。 脑海里想着着这五个个条件，眼眼望着纸纸堆，他他心想，如如果用公公文信封封袋装起起来，按按类排列列，只要要把资料料丢进去去就行，这这不是最最简单的的办法吗吗?“袋式档档案系统统”就

52、这样样诞生了了。其实实这种办办法的思思考方式式和其它它建档方方法并没没有太大大差异，只只是不需需要花很很多钱买买很多档档案夹，可可以低成成本地完完成建档档；同时时任何资资料都可可“原始”地丢进进纸袋即即可，不不需要加加贴任何何多余纸纸张。而而纸袋则则可使用用目前最最普遍的的“角型22号”袋，这这种纸袋袋到处都都能买到到，连AA4型的的资料都都放得进进去。这这是一种种复杂而而吃力的的处理方方法，方方便、省省时又不不浪费财财力。 袋式档案最最基本的的使用方方法是先先把信封封袋反面面部分的的封口切切去两公公分，然然后在封封袋正面面左方写写上目录录，再把把资料放放进袋中中即可。虽虽然方法法简易，但但袋

53、式系系统有与与其它系系统不能能相比的的优点。 文件资资料整理理技巧 1. 当机机立断的的勇气 各式各样的的文件资资料、电电话留言言、企划划表、进进度书、复复印本、备备忘录等等，正一一步步淹淹没管理理者的工工作环境境。在信信息泛滥滥的时代代，任何何文件都都要经过过两种选选择： (1)是否否有保存存整理的的必要； (2)是否否应该舍舍弃。考考虑这两两点后，就就要马上上决定处处理。 取舍的时效效非常重重要，很很多人都都觉得无无所谓，可可以待会会儿再做做，但一一旦有了了下次、明明天、月月底的念念头后，人人就不会会处理它它了；永永远不要要存着“暂时保保留”的想法法，现在在不处理理，以后后每过一一天，处处

54、理的功功夫就得得增加一一倍。 2. “边边读边丢丢”法 “无法处理理”有时候候就等于于“不知如如何处理理”，心中中毫无取取舍的标标准。整整理者应应该掌握握一项基基本原则则： 将来能再度度取得的的资料，当当下就要要丢掉。 对商界人士士来说，报报纸、杂杂志上已已经公开开的一般般资料，使使用率并并不高，反反而是一一些不成成文章的的数字、描描述才是是真正有有用的信信息。现现在电脑脑和电话话传真的的通讯功功能愈来来愈普及及，一通通电话或或电脑连连线就能能得到的的资料就就可以丢丢弃。或或者退一一步想，只只要把非非常必要要的资料料剪存下下来，其其它的叙叙述不看看也行。报报纸和杂杂志是很很占空间间的，最最好是

55、一一边读就就一边撕撕、剪、割割，读完完了，该该留的已已经处理理完，其其它就送送进垃圾圾筒了事事。 拿到资料时时，就应应鼓起割割舍的勇勇气，做做到眼、脑脑、手并并用。唯唯有如此此，才不不会在“垃圾”中工作作。 3. 舍弃弃多余的的复印资资料 复印机愈来来愈普及及，功能能愈多样样化，其其后果之之一就是是“垃圾资资料”愈多。人人们常说说的“信息洪洪流”并不是是多样信信息满溢溢，而是是同样信信息重复复出现。这这种“重复信信息”的盛况况因为复复印机的的普及而而更上一一层楼。 不得不复印印时，尽尽量利用用缩小功功能或双双面复印印，以尽尽量节省省资源。 4. 注明明出处 任何要保存存的资料料，在放放进资料料

56、袋前，都都必须注注明出处处。注明明出处就就是要在在资料上上标示：何人、何何时、何何处。除除了性能能优异的的电脑或或智慧型型文字处处理机附附有记忆忆出处的的功能外外，一般般还是要要靠手写写来记录录资料来来源，尤尤其在复复印书籍籍的部分分资料时时，这道道手续更更不可缺缺少。在在复印部部分书籍籍时，一一定要将将封面及及版权页页复印下下来；报报纸、杂杂志资料料则一定定要标明明报纸、杂杂志名、日日期、作作者或发发行单位位。其它它的商业业文件在在保存前前至少要要记下日日期，日日后只要要翻看日日志就可可以查出出与会人人。 5复印文文件的原原始名称称 一般来说，许许多公司司的便条条纸都印印有自己己公司的的名称

57、或或标识，复复印资料料时也可可把原始始拥有者者的名字字复印出出来。可可以利用用电脑或或文字处处理机打打出一条条1公分分宽的名名条，用用透明胶胶带贴在在复印机机的上方方或下方方，这样样任何复复印出来来的文件件都会印印上名条条，文件件就自动动有了身身份证明明。现在在利用电电脑或文文字处理理机来写写书信、文文件的人人愈来愈愈多，反反而缺少少特色，不不妨利用用复印，印印上自己己的名条条。 6. 制作作规格化化的表格格 使用规格化化的表格格，会让让资料处处理工作作进行得得更顺利利。在办办公室里里常会用用旅费申申报表、工工资明细细表、估估价表等等固定表表格，但但在个人人方面上上却几乎乎没有类类似的表表格。

58、一一般的文文具供应应商或印印刷厂很很难个别别为不同同的个人人设计并并供应种种种不同同的表格格；而一一般个人人想要求求印刷厂厂承制极极少量却却多样的的表格时时，也必必须付出出极高的的代价。事事实上如如果能灵灵活运用用文字处处理机或或复印机机，同样样可以为为自己设设计专用用表格。 7 “文文件资料料的整理理”注意事事项? 文件资料的的整理有有七个注注意事项项： (1)信息息化的社社会几乎乎等同于于“文件社社会”，因此此跨入商商业社会会的第一一步就是是要善于于运用文文件资料料； (2)文件件资料无无时无刻刻都处于于重复、泛泛滥的境境地，为为了不让让无价值值的资料料阻碍工工作效率率，当取取得资料料时，

59、要要立刻判判断、决决定取舍舍； (3)统一一规格是是资料整整理的基基础，任任何资料料规格都都要遵守守既定的的格式，并并持续使使用，不不得变更更； (4)要统统一不同同规格的的资料时时，可借借重复印印机，但但要节省省纸资源源； (5)在任任何文件件资料上上，都要要注明出出处，以以便日后后引用时时，能追追究资料料的来源源、背景景； (6)不妨妨将同样样主题的的有关资资料编定定成册，并并加以编编号，用用于检索索； (7)复印印机是个个人工作作上最重重要的辅辅助工具具，能负负担很大大的工作作量，但但要慎防防滥用。 电子资资料整理理技巧 文字处理机机、录音音机、录录像机、电电脑等媒媒介储存存的电子子资料

60、，与与过去的的纸资料料相比，各各有优缺缺点。 1. 电子子资料的的特征 电子资料的的优点包包括四项项： (1)小型型记录媒媒体却能能收集大大量资料料； (2)易于于资料的的加工与与重复利利用； (3)能迅迅速而简简单地查查询、分分类、整整理资料料内容； (4)使用用电话即即能快捷捷传递资资料。 不过，电子子资料也也有逊于于纸资料料的多项项缺点，包包括五点点： (1)资料料的输入入及处理理，必须须通过专专用机器器和熟练练的操作作技巧，否否则无法法阅读； (2)无法法从外表表查知资资料内容容； (3)资料料的互换换性比一一般文件件低； (4)保存存性不稳稳定，易易有瞬间间损失大大量资料料的危险险；