哈佛经理时间管理通则

1、哈佛管理技能培训教程：第八单元 哈佛经理时间管理 第二章 哈佛经理时间管理通则 第二二章 哈哈佛经理理时间管管理通则则 办公促效法法 促效法 1将公司司报表文文件原稿稿与资料料的纸张张统一起起来 最近的的办公自自动化设设备，大大多具备备便捷的的功能，复复印机自自动送稿稿(ADDF)，即即为功能能之 因此，不必必再费事事地一张张张换稿稿，一次次次按键键。即使使不在一一旁看着着，也无无所谓，可可以大大大 的节省人力力与时间间。 可是，这种种精心设设计出来来的功能能，却出出人意料料的并未未受到广广泛的应应用。其其原因之之一在于于原稿的的纸张大大小不一一。例如如，在公公司内部部报表文文件上经经常可以以

2、发现，文文章是用用文书处处理机打打在A44的纸上上，而图图表资料料纸是BB4大小小。即使使只有一一张大小小不一，自自动送稿稿功能(ADFF)的威威力，也也要大大大减小了了，因此此必须首首先统一一资料等等所有文文件的纸纸张大小小，不只只是复印印上，在在各方面面都将大大大提高高效率。 2单面使使用活页页纸 从学生时代代起，我我们就偏偏爱以活活页纸来来做笔记记。当然然，有时时也会使使用一般般的笔记记本。不不过，从从讲究效效率的观观点来说说，活页页纸是最最佳选择择，而且且最好只只使用活活页纸的的单面。 或许，这样样会令人人觉得太太浪费，但但是以单单面使用用每一张张只记一一个项目目，即使使随着思思路起伏

3、伏随手记记下，事事后还是是能分门门别类自自由地调调整页码码，使笔笔记更加加清楚易易读。也也就是说说，必要要的时候候活页纸纸可以插插换。此此外复印印时只单单面使用用，可以以免去一一张张翻翻页的麻麻烦，得得以顺利利的进行行作业。 3把书架架上大套套书籍书书背向下下排置 百科全书类类的大套套书籍，可可以称之之为知识识的宝库库，平常常应经常常翻阅利利用才是是。事实实上，这这类书籍籍往往被被束之高高阁，无无人问津津。 把大套书籍籍排上书书架时，都都要书背背向下排排置。大大套书籍籍所以被被人敬而而远之的的原因之之一，在在于难以以放在普普通的书书架上。只只要向下下排置，就就可以解解决这个个困扰。把把书背向向

4、下排置置时，令令书底朝朝外并在在上面写写上书名名，这么么一来就就可以随随手抽取取查阅，不不会再有有笨重、不不便的感感觉了。 4利用百百科全书书的硬纸纸盒来收收藏，可可收一举举两得之之效 把百科全书书排上书书架时，应应该一定定先把硬硬纸盒取取下来，让让它“赤裸裸裸”地排在在书架上上，其理理由是，事事先取下下硬纸盒盒，需要要时，即即可迅速速的抽取取查阅所所需资料料。而且且取下的的硬纸盒盒另有妙妙用。 百科全书或或全集之之类的大大套书，一一套都有有数十册册之多，利利用这些些硬纸盒盒做“整理盒盒”，分门门别类地地收藏明明信片、书书信等信信件资料料，实在在非常方方便，盒盒子的容容量又多多，大小小又适合合

5、放置书书信、明明信片，所所以，按按类别或或用途分分别收藏藏是最理理想不过过了。以以后检索索找寻，自自是“手到擒擒来”。 5将经常常使用的的工作用用语记号号化、简简略化 在处理的事事务过程程中，只只要在访访客的名名片上，简简单地写写上“人、住住、印、档档”，然后后交给秘秘书，她她就知道道该登记记客户的的姓名、住住址、复复印名片片、夹入入名片簿簿存档。像像这样将将经济使使用的工工作用语语记号化化、简略略化，在在交待工工作的时时候，可可以不必必在口头头上一一一指示或或写字条条提醒要要点，得得以省去去不少麻麻烦。 不只是一般般的事务务工作，连连书信中中经常使使用的客客套话也也可加以以简略化化。例如如“

6、悉”表示“来函敬敬悉”，“祺”表示“敬祝商商祺!”等等，如如此即可可大大的的提高拟拟稿的速速度，很很快就可可以交给给秘书去去打字。 6将重要要的剪贴贴资料印印成B55大小 很多人都有有剪贴报报纸、杂杂志的习习惯，不不过，如如果以此此来整理理应用资资料，未未必是提提高效率率的方法法。 例如，把资资料贴在在剪贴簿簿上或收收集在信信封中，在在检索的的阶段上上，这种种办法相相当不便便。 在管管理者办办公室中中，剪下下的报纸纸、杂志志文章一一律要复复印，而而且利用用复印机机放大缩缩小的功功能，全全部统一一成B55大小，这这么一来来，不但但日后容容易整理理，而且且检索工工作也会会更为轻轻松愉快快。 7在活

7、页页纸的两两侧打孔孔 我们习惯在在活页纸纸的两侧侧打上二二十六个个孔，因因为想同同时对照照两种资资料时，可可随意夹夹左夹右右，资料料自然一一览无遗遗。单面面使用法法的优点点是，在在这种情情况下，将将性能发发挥到极极点。 如果有两侧侧打孔的的活页纸纸，在装装订归档档之时，就就更加方方便，何何乐而不不为呢? 8参考书书籍在复复印出所所需资料料后，要要立刻归归位 书架乱七八八糟，找找一本急急需要的的书都得得花上大大半天，当当然会导导致工作作效率降降低。书书架要以以自己的的方式随随时整理理得有条条不紊，如如此工作作才能顺顺利的进进行下去去。整理理的要诀诀在于尽快快将使用用过的书书籍归位位。 通常，工作

8、作前所需需的资料料，在一一本书中中顶多占占两、三三页左右右，因此此，不管管搬出多多少本书书，应都都应只把把必要的的章节印印下来，随随即把书书籍放回回书架上上，这么么一来，书书架才能能保持有有条不紊紊，过后后也不必必为了找找寻书籍籍，而浪浪费许多多不必要要的时间间。在整整理与检检索上，都都是非常常有效率率的，实实在是一一举两得得。 9编制派派得上用用场的“专属用用书”HT55”，5SSS每每个月都都要写相相当多的的稿件。写写一、两两张稿件件，往往往就需要要查阅好好几本参参考书，在在这种情情况下，一一本本翻翻阅查寻寻，就是是有再多多的时间间也不够够用。一一般来说说，专门门书籍大大都是厚厚重一大大本

9、，要要在这么么厚重的的书中找找出一小小段参考考资料，真真如大海海捞针，要要浪费不不少心力力。 因此，从必必用的参参考文献献中，事事先印下下认为需需要的资资料，编编成一本本“专属用用书”。先将将资料整整理成一一册，高高效率地地进行工工作。 10采用用高尔夫夫球记分分法，随随时随地地记下备备忘录 喜欢打高尔尔夫球的的人大概概都知道道，高尔尔夫球的的记分卡卡上附有有铅笔，大大小正好好可放在在上衣口口袋，在在球赛进进行中，无无论打到到哪，都都可立即即记下分分数。 除了一般的的笔记外外，也应应备有可可放在上上衣口袋袋且附铅铅笔的备备忘录，这这么一来来，即使使身边没没带公事事包，也也能立即即记下备备忘录。

10、很很多业务务员也都都应这样样，随身身携带笔笔记簿。如如果采用用这种方方法，随随时随地地都可迅迅速地记记下备忘忘录。 11善用用铅笔型型橡皮擦擦 我们在写稿稿的时候候，都使使用一种种改良式式的橡皮皮擦。普普通橡皮皮擦，都都是长方方体，不不过这种种橡皮擦擦却是圆圆筒状，并并包在笔笔型的塑塑胶管内内，可像像铅笔一一样一点点一点的的推出来来使用。它它和一般般橡皮擦擦最大的的不同点点在于，它它可以不不必再用用另外一一双手按按住纸张张，能够够像铅笔笔一般单单手使用用。 一旦习惯了了，就可可右手写写左手擦擦双管齐齐下，大大大的提提高工作作效率。无无论插在在口袋中中或是和和铅笔一一起随身身携带使使用，都都是十

11、分分方便。 12在抽抽屉中放放置空名名片盒，以以收藏小小东西 大部分的办办公桌，都都会在抽抽屉中附附上整理理小东西西用的塑塑胶，不不过这种种塑胶盘盘却不实实用，尤尤其是塑塑胶盘把把抽屉分分成上下下两部分分，下面面的空间间有时都都浪费掉掉了。 所以就利用用空名片片盒，来来装抽屉屉里的小小东西，由由于名片片盒的盒盒盖与盒盒体大致致是同样样的规格格，纵横横排列在在一起，形形成了井井然有序序的小格格子，分分门别类类用来放放置邮票票、大小小回纹针针、零钱钱等小东东西，移移动很方方便。 13经常常备有文文具目录录 经常在办公公室中备备有文具具目录，对对自己来来说，能能够提高高工作效效率的才才是真正正便于使

12、使用的文文具，不不过由于于文具的的种类实实在太多多了，即即使到大大型的文文具专卖卖店，也也不见得得能够找找到自己己想要的的东西，这这时候如如果手头头上有一一本目录录，就能能够马上上找到自自己想要要的东西西，并且且知道正正确的商商品名称称。 想要目录，只只要向厂厂商索取取，他们们就会寄寄来，或或是向附附近的文文具店索索取一、两两年前的的旧目录录也可以以，包括括中小型型厂商，备备有两、三三家以上上的目录录，当然然能有效效迅速找找到适用用的文具具制品。 14事先先决定文文具的“购买库库存量” 要提高工作作效率，从从笔记簿簿到邮票票，复印印用纸等等的文具具用品，永永远都不不能缺少少，必须须源源不不断的

13、供供给，所所以彻底底地实施施文具库库存管理理，是非非常重要要的。因因此，事事先决定定“购买库库存量”，再根根据这个个标准加加以补充充。 15记下下常用文文具的商商品号码码 前面讲过，利利用目录录来选购购文具的的方便。此此外，管管理者还还将目录录上常用用文具的的商品号号码预先先记录下下来，这这样就不不必一张张张的翻翻目录，只只要一通通电话就就可完成成订货工工作。所所谓的商商品号码码，就是是商品的的正式名名称。只只要告诉诉厂商这这个号码码，就能能够正确确且迅速速的让对对方了解解到所需需哪一类类文具。 例如，如果果指名要要“牌牌三一夹”，即指指一般的的轻便夹夹，可以以需要的的数量和和颜色来来订购，就

14、就不会有有送错东东西的情情形发生生。比起起在店里里对老板板费劲的的描述了了老半天天：“我要那那种方方方的，差差不多这这么大”这这些繁琐琐的话，却却不必能能说清情情况。 16期数数完整的的杂志须须编制索索引 通常将杂志志上必要要部分印印下来之之后，加加以舍弃弃即可，然然而，有有关自己己的专业业杂志却却是例外外，全部部一期不不漏完完完整整的的保存下下来。 可是有些杂杂志自从从创刊以以来，已已达几百百期，过过期杂志志已有相相当数量量。这就就要求将将每一百百期发行行一次的的“索引”存档，以以备必要要时加以以检索。一一般说来来，即使使收藏完完整无缺缺的杂志志，大概概也很少少有人会会特地编编制一本本“索引

15、”。其实实把目录录印下稍稍加整理理就成了了一本“索引”，日后后检索时时，能节节省不少少时间。 17在书书架上为为手头正正在进行行的工作作保留一一个“专用区区” 整理书架时时，大概概很多人人都是根根据书籍籍的内容容，而分分门别类类的排列列，有关关法律书书籍，就就应根据据内容，例例如，“债权法法”、“民法”区分分成不同同的范围围。不过过，在书书架上为为手头正正在进行行的工作作保留一一个“专用区区”，为特特殊书籍籍提供随随时可用用的空间间。 刚刚开始着着手一项项新工作作时，资资料不会会太多，但但是随着着工作的的进行，有有时资料料会一直直增加，或或是内容容发生变变化。预预先为此此保留应应用的空空间，纵

16、纵然资料料一点一一点的增增加，也也能加以以集中整整理。 18把经经常使用用的文字字、数字字刻成橡橡皮印HT55”，5SSS在在现代的的办公室室中，OOA机器器已经成成了不可可或缺的的必需品品，不过过除了利利用这些些机器之之外，只只要稍稍稍动点脑脑筋，还还是有很很多提高高工作效效率的方方法，比比如说，利利用橡皮皮印。(年月日日印、裁裁决印、住住址姓名名印等等等各种不不同的印印章，一一应俱全全)。 在需要反复复书写同同样的文文字与数数字的情情况下，如如果一一一手写，那那会耗费费许多时时间，所所以若能能将其刻刻成橡皮皮印，在在处理事事务上，便便能够省省下相当当多的时时间。即即使要多多花点钱钱，但是是

17、由于节节省手写写作业的的时间而而，提高高了工作作效率，所所以成本本反而降降低。 19夜晚晚在枕边边放一支支附灯光光的园珠珠笔，灵灵感一来来可马上上记下 躺在床上时时，突然然灵感一一闪，大大概很多多人都有有过这种种经验。的的确，有有许多绝绝妙的灵灵感都是是产生于于枕边，不不过，要要是不立立刻记下下来，到到了第二二天早上上就会忘忘得一干干二净，这这种情况况经常可可见。 在枕边备有有附有灯灯光的园园珠笔与与备忘录录，灵感感突现时时，就可可立刻随随手记下下。这种种园珠笔笔在柄部部装有小小灯泡，能能够照亮亮笔尖范范围，所所以不必必特地打打开电灯灯，就可可以记录录。 20深度度太高的的书架，只只会造成成空

18、间与与时间的的浪费HT55”，5SSS以以排列AA4大小小的书籍籍来说，书书架的深深度只要要二十一一英寸，就就绰绰有有余了，可可是市面面上所出出售的书书架，深深度大都都高达三三十英寸寸，就这这是导致致工作效效率降低低的原因因之一。 在这种书架架上，BB5大小小的书籍籍只占一一半的位位置，AA5大小小的书籍籍两列直直排也还还占不满满。把书书排得太太深入，不不但拿出出不方便便，而且且也浪费费空间，所所以为了了讲求效效率，应应测量书书架的旋旋转空间间，尽可可能的选选购尺寸寸合适的的制品。 21将剪剪贴资料料的印本本直接存存档 前面谈过，利利用印机机放大缩缩小的功功能，把把剪贴资资料一律律印成BB5大

19、小小，这样样不仅能能够统一一纸张的的大小，而而且可以以直接夹夹在二十十六孔活活页夹上上，方便便存档。 如此，不但但省去粘粘贴的麻麻烦，也也不会有有日久剥剥落的现现象发生生，尤其其是资料料夹成一一册，整整齐而不不占空间间，好像像一本书书一样。 22将处处理完毕毕的笔记记页要即即刻抽出出HT55”，5SSS经经常使用用便于插插换的活活页笔记记，随意意把第二二天的预预定工作作和一定定要处理理的事项项记在笔笔记本之之后，将将已处理理完毕的的事项用用红笔划划掉，而而且，在在全部事事项完成成之后，即即将这一一页从笔笔记本中中抽出移移至保存存档案。 由于每天反反复这个个流程，有有时候在在管理者者的笔记记本上

20、，还还留有一一、两年年前的笔笔记页，当当然上面面记载的的全是些些悬而未未决的问问题。这这么一来来，即使使是成年年累月未未解决的的事项，也也可在笔笔记本上上一目了了然，想想到的时时候，就就可对其其深思一一番，以以谋求解解决之道道。 23日后后还会使使用的资资料要收收到“暂时档档案”里 从笔记本抽抽出已处处理完毕毕的活页页纸，或或许不会会马上用用，不过过偶而也也会有再再度派上上用场的的可能，像像这样的的资料，要要都交给给秘书，像像平日一一样加以以复印，自自行判断断分类归归档。但但是，并并不是马马上收到到最后分分类的活活页夹档档案中，而而是收到到“暂时档档案”里。 然后，每隔隔一定时时间，就就翻阅检

21、检查一下下秘书的的分类有有无错误误，同时时也考证证一下当当初未判判断定夺夺的资料料内容，再再将认定定有保存存必要的的资料转转移到最最后分类类的档案案中。 24以不不同颜色色的活页页夹来区区别不同同内容的的档案 保存资料的的活页夹夹有红、蓝蓝、绿、咖咖啡等等等不同的的颜色。多多年以来来我们就就使用这这种活页页夹，到到它有各各种不同同的颜色色，因此此应想出出一套使使用方法法充分利利用。 比如塑胶面面的活页页夹，专专门保存存内部业业务手册册与呈送送法院表表格文件件等等，并并按颜色色加以区区别；而而布面的的活页夹夹，则专专门保存存各种信信息资料料，同样样的也是是以颜色色加以区区分。这这么一来来，不管管

22、活页夹夹放在哪哪里，一一眼就可可看出档档案的内内容种类类。 25经常常备有新新的活页页纸HT55”，5SSS为为新书写写稿的时时候，要要以活页页纸做备备忘录，一一有新点点子，马马上提笔笔写下，然然后将其其保存在在专用的的活页夹夹中。 存档时，如如果发觉觉新点子子比旧点点子更好好，就将将新的存存档，旧旧的作废废。久而而久之，活活页夹中中的资料料就会越越来越丰丰富。当当然，一一个活页页夹只能能为一本本书一个个主题所所专用，为为了能够够随时使使用新的的活页夹夹，常备备有大量量的活页页纸。 26使用用白色活活页纸，日日后的整整理工作作将更方方便 有的人认为为，根据据大项目目或主题题不同，使使用不同同颜

23、色的的活页纸纸，分类类时将更更为简便便。 但是是，最好好一律使使用白色色活页纸纸，因为为本来可可以随心心所欲大大肆使用用的活页页纸，一一旦区别别颜色，不不但日后后分类非非常麻烦烦，而且且一一区区分颜色色也很累累人。另另外，在在复印时时，除了了彩色复复印以外外，资料料会有不不清楚等等麻烦。 基于上述的的理由，应应一律使使用白色色活页纸纸。 27使用用二十六六孔的活活页纸 应一直使用用活页式式笔记本本，而且且一律使使用二十十六孔的的活页纸纸。孔数数太少，纸纸张撕破破的危险险性高，而而且二十十六孔是是使用率率最高的的纸张，基基于上述述的考虑虑，应选选择二十十六孔的的活页纸纸。此外外，二十十六孔的的活

24、页纸纸归档时时也非常常简便。 当然不只是是笔记，连连收集杂杂志、报报纸等资资料复印印本时，也也要打上上二十六六个孔，然然后再夹夹到活页页夹上。在活页纸的左右两侧打孔，严格说来，应该是五十二孔才对。 28使用用电动打打孔机比比较方便便 除了活页式式笔记本本之外，报报纸、杂杂志的剪剪贴资料料也一律律复印成成B5大大小，然然后打上上二十六六个孔，再再夹到活活页夹上上。 以前使用手手动式打打孔机，但但是在数数量增多多的情况况下，打打孔实在在是件既既麻烦又又费时的的工作。由由于经常常需要在在相当多多的资料料上打孔孔，手动动式打孔孔机已经经不合用用了，一一改用电电动式打打孔机之之后，即即可节省省很多时时间

25、。如如果必须须经常使使用打孔孔机，还还是电动动式的比比较方便便省时。 299. 在在活页纸纸上写上上大标题题 活页式笔记记本都划划有标线线，其使使用方法法是，在在最上面面写上大大标题，比比如“效率法法”之类的的大标题题，其下下写上“收集资资料”之类的的中标题题，接着着按照标标题分别别列出小小标或实实行中的的点子。 如果记载事事项无法法全部写写在一张张纸上，则则在另一一张活页页纸上同同样的写写上大标标题、中中标题并并且按顺顺序编上上号码，这这么一来来，即使使笔记散散乱无序序，只要要看到标标题就可可以了解解其内容容。 300. 在在加上新新活页纸纸的同时时，顺便便做整理理淘汰的的工作 使用活页式式

26、笔记，其其最大优优点在于于能够自自由地插插换页数数，必要要时可以以重新插插入，不不要的可可以丢弃弃。这样样活页夹夹中的资资料，其其正确性性与精密密度都会会增加，并并且越来来越充实实、丰富富，这种种自由伸伸缩的优优点，正正是活页页纸的魅魅力所在在。 所以，在活活页夹上上加上新新的活页页纸同时时，除了了插换的的页数之之外，也也顺便浏浏览一下下前后的的内容，一一发觉有有不要的的东西即即撕下丢丢弃，借借此笔记记得以保保持精简简、易读读，而且且也可以以大幅度度地缩短短检索时时间。 31呈送送出去的的书类文文件也要要做标题题和目录录 除了时间太太过仓促促的情况况外，在在对订约约的公司司客户提提出报告告时，

27、一一定要在在上面附附标题和和目录，同同时也要要求部属属，在呈呈送任何何书类文文件时，都都必须规规规矩矩矩地标上上标题与与目录。 因为标题和和目录能能够使人人在阅读读内容之之前，对对文件的的整体观观点与主主题方向向，有一一个概括括性的了了解。 乍听之下，似似乎令人人觉得很很麻烦，不不过只要要想到这这项工作作不但能能缩短他他人的工工作时间间，也能能够缩短短自己的的工作时时间，其其效果绝绝对是很很好的。 32写报报告时，先先将问题题列在纸纸上，事事后再一一并查阅阅 在写报告时时，即使使中途有有疑问或或不了解解之处，只只要它不不是个影影响巨大大的问题题，可都都不致马马上去翻翻查资料料或文献献，因为为或

28、许因因此解决决了问题题，可是是却因思思考中断断浪费时时间，反反而耽误误了工作作进度。 所以一旦有有必须查查阅的事事项，可可先将其其列在纸纸上，最最后再一一并去查查资料。此此外，列列在纸上上的问题题也可以以交待他他人去查查，自己己也不必必停下手手上的工工作。 33写报报告或书书信时，根根据思路路先打草草稿，然然后再加加以修改改 在工作之中中，为杂杂志写稿稿、写书书信占了了相当大大的份量量，不过过毕竟是是本行以以外的副副业，如如果不讲讲求工作作效率的的话，一一定会影影响到业业务的进进度。 要提高写稿稿的工作作效率，必必须放松松心情，不不要战战战兢兢地地“写千古古文章”。如果果一开始始就想写写出完美

29、美无缺的的作品，终终究只会会写一字字涂一字字，写一一张撕一一张，所所以不如如随着思思路先打打个草稿稿，然后后再加以以修改。 34利用用业余时时间构思思文稿 在写稿工作作上，构构思要费费很大的的功夫，毫毫无准备备就提笔笔，往往往文思闭闭塞难以以成行，所所以在写写稿之前前，最好好在不同同的场合合，进行行构思与与草稿的的写作。 下了班在公公车上，完完全不受受电话干干扰地专专心思索索，是最最适合构构思的时时段。而而且，刚刚从繁重重的工作作中解放放出来，心心情为之之一松，往往往会产产生许多多绝妙的的灵感。想想好了整整个结构构大纲之之后，再再用口述述录音机机和文书书处理机机，就可可以迅速速地完成成草稿工工

30、作。 35利用用文书处处理机来来输入文文稿HT55”，5SSS商商业文件件也和法法律文件件一样，有有很多都都是相同同的格式式。文书书处理机机不但能能保存已已打好的的文章，而而且还能能自由地地加以删删除、修修改。最最初虽然然不得不不多花一一点时间间来输入入，不过过为了日日后的方方便，还还是用文文书处理理机来输输入文稿稿比较理理想。 36. 文文书处理理机的磁磁碟片以以一张一一个为原原则 使用文书处处理机时时，必须须特别注注意磁碟碟片的整整理方法法。举例例来说，原原则上一一张磁碟碟片中，只只储存一一个资料料。 磁碟片的容容量，因因机种而而有所不不同，不不过一张张大约可可储存多多达一本本书的资资料，

31、因因而容易易在一张张磁碟片片中，同同时存入入各种不不同的资资料，但但是检索索时，就就非常的的麻烦，不不太合乎乎效率原原则。 按种类准备备不同的的磁碟片片，不会会花太多多的钱，就就能以易易于检索索的方式式，将存存入磁碟碟片的资资料分门门别类。 37. 以以不同颜颜色的标标签来区区分不同同内容的的磁碟片片HT55”，5SSS虽虽然将不不同的资资料分别别存在不不同的磁磁碟之中中，不过过如果不不一一显显示屏幕幕，还是是无法了了解其内内容，这这样就失失去了分分类的意意义。为为了解决决这个缺缺点，一一般应该该采用的的方法是是在磁磁碟片上上贴彩色色标签。 举例来说，会计事务所中所采用的分类法是，绿色标签表示

32、“个别专题”，蓝色标签表示“一般专题”，黄色标签表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，为了使检索资料的使用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。 38. 保保存旧磁磁碟片中中的资料料，不断断使用新新磁碟片片 和录像带一一样，文文书处理理机的磁磁碟片可可反复使使用，因因此一张张磁碟片片往往被被使用好好几次。且且大家都都认为，再再买新的的磁碟片片是一种种无谓的的浪费。 输入资料要要花费相相当的工工夫，如如果将其其时间成成本列入入考虑，则则长久不不用的资资料有朝朝一日也也会派上上用场，如如将其消消除反而而是一种种浪费，所所以要在在一张磁磁碟片中中存入相相关的资资料，至至于新的的资料，就就

33、毫不吝吝惜地输输入新的的磁碟片片中。 39.活活页式手手册既能能插换页页数，又又能缩短短找寻资资料的时时间 不论到哪里里，随身身携带一一本活页页式手册册。在下下班回家家的公车车上、就就寝之前前，突然然想到第第二天应应该继续续进行哪哪些工作作，就马马上记在在手册上上。而且且，活页页式手册册可随时时增加页页数，不不要的页页数也可可任意抽抽出作废废。 40.备备忘录上上要标明明“主题”、“日期”、“出处” 在看书或看看电视时时，一旦旦看到想想记下的的文句，可可立刻提提笔在BB5的活活页纸上上，记下下备忘录录。备忘忘录是分分项写下下来的，以以一页一一个项目目为原则则，至少少标明“主题”“日期期”、“出

34、处”。如果果备忘录录上标明明主题与与日期，事事后重读读时，即即使记得得不太完完整，但但只要回回想一下下当时的的状况，就就可以清清楚地了了解其内内容，而而出处则则需要详详细调查查。可供供参考之之用，备备忘录上上如果标标明这三三项，则则资料就就会越来来越有份份量。 41.在在“单纯作作业”时间，利利用耳机机充实自自己 在刚进入机机关工作作时，在在“单纯作作业”时间里里，最适适合利用用耳机来来充实自自己。工工作中有有复印之之类的单单纯作业业，在复复印时间间内，可可趁机学学习语言言或准备备某项考考试，因因此可随随身携带带小型录录音机。经经由耳朵朵的刺激激，更可可提高学学习的成成效，当当然复印印的工作作

35、也可以以不受妨妨碍地顺顺利进行行。在办公公时间就就比较不不适合了了，但在在离开座座位去做做某种单单纯作业业时，推推广这个个一举两两得的点点子是科科学的统统筹方法法。 42.增增强工作作意念的的妙法 将平常该做做的事情情列成一一张表，做做好之后后就用红红笔划掉掉，因为为这么一一来，每每划掉一一项就可可确认“这项工工作已经经完成”，当时时心中的的成就感感与满足足感，即即成为下下回工作作意念的的来源。 如此看来似似乎没什什么意义义，不过过在工作作无甚进进展的情情况下，多多半原因因都在于于工作流流于单调调、冗长长。大部部分的工工作都是是由小作作业累积积而成的的，由于于这样很很容易造造成繁琐琐，所以以可

36、以列列表方式式来处理理。此外外，采用用这个方方式还可可免于遗遗漏某项项工作。 43.防防止厌倦倦单调工工作的“成功画画面思考考法” 撰写一本书书着实需需要有强强烈的意意志力，但但多达数数百页的的稿纸，虽虽说用口口述录音音机或文文书处理理机之类类的文明明工具，可可达到很很高的工工作效率率，不过过，有时时候也是是一件非非常痛苦苦的事。 在这种情况况下，只只要想到到这是完完成一本本书的必必经过程程，就会会再次提提起干劲劲。重要要的是，如如果一心心只想到到眼前单单调的工工作，不不但会心心生厌烦烦，而且且工作效效率也会会一落千千丈。试试用成功功画面思思考法，想想像计划划成功或或完成工工作时的的成就感感，

37、是防防止这些些弊端的的方法之之一。 44.“悦音音”卡带以以回转式式为佳 很多人在做做单调工工作时，都都习惯听听轻音乐乐(BGGM)，以以集中精精神。单单调的工工作尽可可能的交交给机器器或属下下去做，当当四周吵吵得令人人无法专专心做事事时，就就可放点点轻音乐乐，听听听小河的的流水声声和小鸟鸟的歌声声。也就就是说，以以“悦音”来对抗抗噪音，同同时，这这种卡带带最好采采用回转转式的，这这样就可可以不必必为换卡卡带而中中断手头头上的工工作。 45.以以上的方方法处理理问题 经常有人发发牢骚说说，就是是因为工工作太无无聊，所所以才无无法提高高工作效效率。一一成不变变的奉行行上司的的指示，工工作的确确不

38、怎么么愉快。 同样地，不不妨不要要理睬别别人怎么么说，以以自己的的方式来来处理例例行公事事。 在动脑筋想想如何以以自己的的方式工工作的当当儿，会会发现前前所未有有的乐趣趣，这样样才能提提高效率率。 46.办办公桌最最理想的的状态 对某些人而而言，只只是外观观的整齐齐，不见见得是最最方便、顺顺手的工工作环境境。主要要是，最最合乎自自己方便便的状态态，就是是“整齐有有序的状状态。” 47.自自己整理理办公桌桌 自己的办公公桌一定定要自己己动手整整理，以以保持自自己最方方便使用用的状态态。如果果任由他他人多事事“收东收收西”，等到到自己开开始工作作时，很很容易找找不到自自己所要要的东西西。 为了保持

39、随随手取来来，工作作顺畅迅迅速的状状况，办办公桌上上的一切切，最好好能亲自自处理。从从这个意意义上来来说，就就是保持持在合乎乎自己使使用习惯惯的状况况下。 如果任由他他人随便便动自己己办公桌桌上的东东西，工工作效率率就会显显著下降降。 48.过过暗或过过亮的工工作场所所都会导导致效率率低落 当因出差必必须投宿宿旅馆时时，可随随身携带带折叠式式的台灯灯，因为为一般旅旅馆的照照明大部部分都过过暗。光光线不足足，眼睛睛容易疲疲劳，根根本没有有办法看看书；但但光线太太强，也也会造成成同样的的效果。 过暗或或过亮的的光线都都会降低低工作与与学习的的效率。 虽然大家都都知道光光线所造造成的影影响，但但是真

40、正正注意关关心的人人，实在在是太少少了。经经常把工工作带回回家做的的人，最最好注意意一下家家里的照照明设备备，在过过暗的工工作场所所中工作作，往往往会事倍倍功半。 49.台台灯要放放在左侧侧 前面提过，办办公桌上上的摆设设，以最最合乎自自己方便便使用的的状况为为最佳。不不过桌上上的照明明设备却却是例外外，对惯惯用右手手的人来来说，台台灯如果果不放在在左侧，是是非常不不方便的的，因为为如果台台灯放在在右侧，写写字时就就会受到到手影的的干扰，无无形中降降低了工工作效率率。 而且，这样样对眼睛睛也不好好。这虽虽然是最最普通的的常识，不不过如果果桌子左左侧靠墙墙，往往往就把台台灯移置置右侧，请请务必遵

41、遵守“台灯左左放”原则。 50.将将内容固固定的文文章格式式化 能够统一某某种格式式的内容容，尽可可能准备备专用的的表格，这这样一来来，即可可减少处处理的时时间与精精力。这也可可以应用用于一般般商业业业务工作作，比如如对象不不同内容容却大同同小异的的文书，可可分别准准备不同同的基本本表格，然然后再视视情况的的需要稍稍加修改改，即可可应用，如如此可大大幅度地地缩短工工作时间间。 51.抽抽屉整理理尽可能能细分化化 当然，如果果不注意意整理的的话，抽抽屉越多多麻烦也也会越多多。 抽屉如果不不整理得得有条不不紊的话话，实在在很难搞搞清楚那那个抽屉屉中装的的是什么么东西，所所以抽屉屉的整理理尽可能能细

42、分化化。回纹纹针、铅铅笔等等等文具用用品，自自是当然然的事，连连文件书书类也得得分门别别类地收收在不同同位置，这这样开抽抽屉找东东西时，就就可一下下子找到到。 52.圆圆珠笔之之类的文文具，要要经常保保持在三三支以上上 一般而言，随随身所携携带的圆圆珠笔最最好经常常保持在在三支以以上。 这固然是为为油墨用用完、遗遗失等临临时状况况而准备备的，不不过另有有其他用用意，比比如写字字写到一一半，就就外出办办事，把把笔忘在在桌上，即即使如此此，也不不会有所所不便。而而回来之之后，在在中断的的状态下下，只要要有纸有有笔，就就能马上上集中精精神继续续工作。就就连这么么一点点点小事，也也会影响响到工作作效率

43、。 53.文具用用品要放放在伸手手可及的的范围内内HT55”，5SSS依依各人个个性的不不同，办办公桌上上也呈现现不同的的风貌，有有的人不不加整理理杂乱无无章，也也有人一一丝不苟苟整理得得有条有有理，究究竟哪一一种好，不不可一概概而论。不不过，平平常使用用的文具具用笔虽虽不一定定要放在在桌上，但但最好尽尽可能放放在手边边上。 比如处理文文件时，要要伸手拿拿支笔就就得特地地移动身身子或站站起来，这这样会影影响工作作的专注注。基于于此，文文具用笔笔最好放放在伸手手可及的的范围之之内，避避免些无无谓的时时间浪费费。 54.文文具用笔笔备有三三套，分分成“家里用用”、“办公室室用”、“随身用用” 备有

44、“家里里用”、“办公室室用”、“随身用用”三套不不同的用用笔，以以便在不不同的场场所使用用。如此此一来，随随时随地地都不会会缺少必必要的文文具用笔笔。 在家里或上上下班的的车上看看书时，想想要在书书中重要要字句下下划线，或或想要记记下突来来的灵感感，如果果手上随随时有笔笔的话，效效率会非非常的高高。从效效率投资资的观点点来看，三三套用笔笔的花费费并不算算贵。 55.有有玻璃窗窗的书架架效率不不佳 如果书籍不不能迅速速拿出放放入，那那么书架架的价值值就会减减半，假假如能缩缩短书籍籍的出入入时间，就就可能加加速工作作的进行行。从这这个观点点来看，经经常可见见的附玻玻璃窗的的书架，就就稍有问问题了。

45、 书架若附有玻璃窗，在拿放书籍之际，就非得开来关去不可。这么短短的空档，累积起来也相当浪费，尤其是经常阅读使用的书籍，拿出放入的次数也多，开开关关的时间更是不容忽视。对提高效率而言，玻璃窗可以说是无用的废物。 56.即即使价钱钱贵一点点，也要要选用高高及天花花板的书书架 一般来说，在在规划房房间的空空间上，尽尽可能完完全利用用地板到到天花板板之间的的空间，可可收到很很好的空空间效率率。在选选购书架架之际，即即使多花花一点钱钱，还是是可选用用高及天天花板的的尺寸。 在购进新书书架之前前，要精精确地测测量放置置书架的的空间大大小，以以随时备备用的卷卷尺，量量出上、下下、左、右右、深的的尺寸，然然后

46、选购购大小适适合的书书架。这这么一来来，空间间有限的的办公室室就得以以彻底利利用，达达到最高高的使用用效率。 57.书书架上的的书籍按按内容主主题来排排列整理理 藏书不多的的人，根根据法律律、经济济、语言言等等一一般的书书别来整整理，大大概没有有什么问问题。可可是，一一旦各类类藏书多多达数百百册，如如果不以以一个主主题，比比如“继承法法”之类，来来排列整整理的话话，那么么检索就就要浪费费很多时时间，效效率实在在太低。 58.有有计算功功能的手手表，随随时随地地都可验验算数字字 在公车上突突然想要要计算数数字，计计算机手手表十分分方便，不不必专门门从公文文包中，拿拿出计算算机，且且对口算算心算没

47、没有把握握时，这这种“计算机机手表”更能发发挥特有有的功能能。虽然然，按键键太小不不容易操操作，但但是在这这些功能能之下，这这个缺点点不足挂挂齿。 59.即即使贵一一点，对对电脑处处理的投投资也要要在所不不惜 最近市面上上电脑的的价格急急速降低低，有不不少人除除了文书书处理机机外，还还在家里里自备传传真机、电电脑等家家庭办公公设备，以以期提高高工作与与学习的的效率。 只要能够运运用自如如，对电电脑设备备的投资资，绝对对是值得得的。 沟通促效法法 1.站着着开会也也能提高高开会效效率 一般说来，大大家似乎乎都认定定开会一一定要坐坐着开，其其实，偶偶而站着着开会也也是个很很好的方方法。站站着说话话

48、，会产产生要尽尽快把话话说完的的心理作作用，令令精神集集中，很很快就可可以获得得结论，问问题一下下子就决决定了。所所以相对对而言，那那种又臭臭又长的的会议，只只是浪费费时间而而已。目目前也有有相当多多的企业业采用这这种方法法。 2.除了了通讯录录之外，也也要编制制“人才录录” 任何人都有有通讯录录，不过过除了通通讯录之之外，最最好还编编制一本本“人才录录”，专门门记载详详细的个个人资料料。 在人才录上上，包括括姓名栏栏全部有有十二个个项目，详详细记录录个人的的专长、特特征、学学历背景景等等，所所以在求求才的时时候，非非常方便便。 “人才录”可用硬硬纸板做做成，并并用钉针针外皮装装订成册册。 3

49、.与人人会面选选在书店店最适合合 与人会面时时，如果果对方没没有不便便之处，你你可以利利用书店店做为会会面的地地点，并并且特别别指定大大书店中中你所喜喜欢的专专柜为会会面处。在在等人的的时间中中，也可可以用来来收集信信息，一一点也不不浪费时时间。 如果比约定定的时间间早到，就就可以看看看杂志志或自己己喜欢的的书，以以吸取信信息，即即使对方方迟到，也也可有意意义地打打发时间间。只要要稍加用用心，等等人时间间就可以以变成充充实、有有意义的的时间，而而且大书书店目标标很容易易找，可可以说是是最适当当的会面面场所。 4.名片片的整理理 在整理通讯讯录时，可可采用一一般的方方法，按按照姓氏氏来排列列。不

50、过过名片方方面，就就不用要要这个方方法，而而是要分分成工作作、公司司等几个个项目来来整理。 如此，即使使一下子子想不起起对方的的姓名，只只要知道道对方是是“A公司司的职员员”，仔细细找找AA公司那那一份就就可以，此此起按姓姓氏排列列，这个个方法更更容易检检索。 此外，整理理名片时时，不要要把名片片放在名名片盒里里，要放放在名片片簿中，这这样较容容易翻阅阅找寻。 5.在“工作手手册”上详细细记录零零散信息息 出门办点小小事，却却不巧赶赶上拥挤挤时间，结结果白白白等了半半个多钟钟头，这这种情况况经常会会发生，只只是平常常不太会会感觉到到，其实实这些浪浪费掉的的时间，一一累积起起来，也也是相当当可观

51、的的。 所以，为了了防止这这种无谓谓的浪费费，连乍乍看之下下很可笑笑的琐碎碎信息，最最好也记记在“工作手手册”上，比比如邮局局在哪一一天哪个个时间人人最少，或或是哪个个窗口办办事速度度最快，将将这些具具体的信信息记在在手册上上，办起起事来将将更为方方便、迅迅速。 6开会时时间要加加上尾数数，以防防止迟到到 召集会议时时，如果果把时间间订在“一点”、“两点”，一定定会有人人迟到。这这种几点点“整”的时刻刻，大都都会令人人感觉这这只是个个概括性性的标准准，很容容易漫不不经心的的珊珊来来迟。 所以，你你尽可能能在开会会时间加加上尾数数，如“一点十十五分”，这样样一来，会会令人心心生疑惑惑：“这个时时

52、间是不不是具有有什么特特别意义义?”因而产产生极高高的兴致致，如此此会议就就能准时时开始。 7立刻在在收到的的名片上上写“当事人人”的资料料 对商界人士士而言，交交换名片片似乎是是不可缺缺少的“仪式”。从初初次见到到的人手手中所收收到的名名片，不不要随便便乱放，应应整理得得有条不不紊，日日后将成成为宝贵贵的个人人资料来来源。 当与人交换换名片后后，你可可以马上上在对方方的名片片上书写写他的专专长、兴兴趣、资资历等等等，这么么一来，要要找人才才就轻松松多了。主主要的是是，为方方便日后后利用，先先在名片片上多加加几个字字，这一一点是非非常重要要的。 8与没有有时间观观念的人人约会时时，可接接着安排

53、排另一个个约会 约会老是迟迟到，没没有时间间观念的的人，大大多在事事情已告告一段落落之后，仍仍喋喋不不休地说说个没完完，即使使是事情情已谈完完，他们们也无意意离开，仍仍兴致勃勃勃地准准备畅谈谈一番。在在与这种种没有时时间观念念的人约约会时，你你可接着着又安排排另一个个约会，并并且事前前声明：“我两点点十五分分有约会会，我早早一点在在一点四四十分见见面吧”! 这么一来，几几乎所有有的人都都会准时时赴约，由由于时间间有限，会会面得以以快速地地进行。从从第二个个意义上上来说，又又可防止止时间的的浪费。 9与公司司主管会会面时，在在对方名名片上书书写秘书书小姐的的芳名 当你与公司司董事高高级主管管交换

54、名名片时，你你可以请请教对方方专任秘秘书的芳芳名，趁趁着记忆忆犹新，马马上写在在收到的的名片上上。 因为在与这这种高阶阶层人物物联络时时，他们们不可能能会亲自自接电话话，通常常都经过过秘书转转接，如如果事先先晓得秘秘书的芳芳名，联联络起来来自然会会顺利多多了，而而且，借借此博得得秘书小小姐的好好印象，对对日后的的工作自自是大有有益处。 10名片片上除“个人资资料外”，另记记录其他他资料以以加深印印象 除了“个人人资料”之外，你你还可在在收到的的名片上上，书写写种种资资料，比比如一般般的“见面日日期”、“见面场场所”、“介绍人人”、“会谈要要事”等等，此此外出身身地和外外表特征征，也都都尽可能能

55、地写下下来。当当然，这这些都是是人才录录上的珍珍贵资料料，同时时借此加加深对他他人的印印象，即即使是很很久不见见的人，只只要看看看名片，脑脑海中就就能够浮浮现鲜明明的印象象。 最好在交换换名片的的当天，就就把这些些资料全全写上去去，以免免日久忘忘怀。 11牢记记女职员员的生日日 整体工工作能不不能顺利利进行，关关键多半半在于女女性职员员，似乎乎每家公公司都是是如此。即即使复印印一张文文件，小小姐们肯肯不肯尽尽心帮忙忙，都会会影响到到工作效效率与工工作成果果，因此此很多人人对女性性职员都都特别用用心。基基于此点点最好的的方法是是记住小小姐们的的生日，在在当天送送她们一一张生日日卡。以以小小一一张

56、卡片片，向她她们表示示感谢，就就算她们们平日对对你有什什么不满满，也会会一笔勾勾销。 12. 通讯讯录要采采用活页页卡片，以以便插换换追加 通讯录最好好是采用用活页式式卡片，这这种活页页式通讯讯录，一一张卡片片上只登登记一个个人，所所以不管管对方搬搬了几次次家，改改来改去去都不怕怕没地方方可写，换换新卡片片也是很很简单。 此外，还可可根据情情况的需需要，随随意插换换追加。举举例来说说，如果果“陈大”的后面面是“林二”，有一一天又认认识一个个姓“陈三”的人，旧旧式通讯讯录一定定追加在在最后一一页，但但是这种种活页式式的通讯讯录，就就可干净净利落地地把“陈三”插在“陈大”与“林二”之间。 13.贺

57、贺年卡上上的“最新动动态”，要马马上转记记到人才才录上 最近贺年卡卡上的贺贺辞大部部分都是是印刷的的，顶多多在最后后一、两两行自己己再添上上几句话话，有时时候，也也会顺便便写上个个人的最最新动态态，比如如换工作作、买房房子搬家家、通知知结婚、添添丁报喜喜等等。 对这些贺年年卡上的的新信息息，你必必须仔细细筛选，将将必要的的转记到到“人才录录”中当事事人的卡卡片上。这这些都是是人才信信息的基基础资料料，如果果遗漏对对方搬家家的通知知，以致致于失去去联络，于于公于私私，都无无法再发发展下去去。 14.个个人动态态的原始始资料，要要保存一一定期间间 只要一收到到告知搬搬家、结结婚、添添丁、死死亡等等

58、等有关生生活变化化的书信信或明信信片，你你可将其其转记到到“人才录录”的卡片片上。 至于那些信信件，则则收到盒盒子里保保存一定定期间，因因为如果果马上将将原始资资料丢弃弃，就无无法对比比“人才录录”上的记记录有无无错误，以以致于经经常发生生阴错阳阳差的现现象。为为了防止止误认或或笔误，最最好将原原始资料料保存一一定的期期间。 15.借借着人才才录的帮帮助，即即使多年年不见的的人，也也能谈得得很融洽洽 “人才录”是人际际关系网网中个人人资料的的档案，其其中设有有种种项项目，比比如“姓名栏栏”、“姓氏索索引”、“性别栏栏”、“出生年年月日栏栏”、“会面栏栏”、“学历栏栏”、“职业栏栏”、“籍贯栏栏

59、”、“服务地地点栏”、“现在通通讯处栏栏”、“家庭栏栏”、“备考栏栏”等等 因此，即使使与多年年不见的的人会面面，只要要事先查查看一下下人才录录上的资资料，就就可知道道对方现现在在哪哪家公司司哪个单单位担任任什么职职务、家家里有几几个人、结结婚纪念念日是哪哪一天，借借此彼此此不会感感到陌生生，能很很快地熟熟识起来来，相谈谈甚欢。 16采用用名片大大小的卡卡片做通通讯录，十十分方便便 采用名片大大小的卡卡片做活活页式的的通讯录录的方法法是，将将卡片从从上到下下分成四四行，第第一行写写家庭的的邮递区区号、地地址、电电话号码码，第二二行写公公司的邮邮递区号号、地址址、电话话号码、传传真机号号码，第第

60、三行写写公司名名称、单单位名称称、职衔衔，第四四行写人人名或是是团体名名。 这些资料一一目了然然，可以以说是效效率很高高的通讯讯录。市市售的通通讯录大大部分都都太小，不不像这种种自制的的通讯录录具有充充分的填填写空位位。 17.人人才录要要以拼音音字母加加以细致致分类字字母区分分 活页卡片人人才录上上的索引引栏，并并不是按按现成格格式大略略地以姓姓氏分类类，而是是取其人人姓名的的前三个个字音，填填入索引引栏。以以“林达新新”来说，你你可在卡卡片的右右上角，写写上“L、DD、X”三个字字，如此此一来，在在L区之之中，还还可按11、2、33、4的的顺序，加加以细分分化。(或者，亦亦可在LL之后以以