合同起草与审查的结构与方法

1、中国移动江苏公司2010年4月合同起草与审查的结构与方法(一)合同起草与审查概述目录录合同审查查定义0102合同起草和审查关注点03合同起草和审查原则04合同起草和审查方法05合同审查分类06合同起草审查流程07 合同起草审查主体及分工08常见问题分析及处理01 合同起草和审查定义 合同起草草的定义义定义合同起草草是指根根据公司司各方面面工作的的需要,与其他民民事法律律主体签签订合同同前,将双方的的权利和和义务表表诸于文文字的过过程合同审查查的定义义公司各部部门，从从公司合合同管理理工作要要求，对对合同相相关内容容进行全全面审核核。狭义定义义法律部门门从法律律角度对对合同文文本内容容的合法法性

2、等进进行的审审核。广义狭义在合同签签订之前前，公司司各部门门依据法法律法规规及公司司规章制制度的要要求，就就合同中中存在的的法律问问题及其其他缺陷陷提出修修改、增增删、调调整等意意见建议议的专业业活动。目录录0101合同起草和审查定义03合同起草和审查原则04合同起草和审查方法05合同审查分类06合同起草审查流程07 合同起草审查主体及分工08常见问题分析及处理02 合同起草和审查关注点合同起草草和审查查关注点点3、实现公公司利益益最大化化平衡双方方的权利利义务，避免合合同陷阱阱或不合合理的合合同义务务根据公司司业务需需求定制制最符合合公司利利益的合合同条款款1、保证合同同的合法法有效防止合同

3、同违反合同法等国家法法律法规规的规定定防止合同同存在无无效或效效力待定定等情况况2、保证合同同符合公公司内部部管理要要求符合公司司内部规规章制度度的规定定符合公司司内部管管理流程程4、保障合合同顺利利履行通过专门门拟定的的法律条条款如设设置较高高的违约约代价避避免对方方违约通过设置置较为合合理的争争议解决决条款保保障合同同的顺利利履行目录录合同审查查定义0102合同起草和审查关注点01合同起草和审查定义 04合同起草和审查方法05合同审查分类06合同起草审查流程07合同起草审查主体及分工08常见问题分析及处理03 合同起草和审查原则合同起草草基本原原则3、全面周周到原则则起草合同同前，要要全面

4、考考虑合同同签订、履行等等全过程程可能发发生的各各种情况况1、缔约责任任全面审审查原则则防止合同同违反合同法等国家法法律法规规的规定定防止合同同存在无无效或效效力待定定等情况况2、意义明确确原则合同条文文必须清清晰明了了，没有有歧义，能够准准确的反反映双方方权利义义务，具具有可操操作性4、区别对对待原则则要根据对对方情况况、合同同需求内内容、双双方既有有合作情情况，对对合同内内容进行行相应的的调整。如对信信用较好好，双方方长期合合作的企企业，在在主要权权利义务务明确的的前提下下，其他他内容可可以相对对简略；而对一一些首次次合作的的企业，则需要要更加详详尽。依法合规规审查公平利益益兼顾与缔约过过

5、程结合合风险控制制促成交交易结合合全面审查查与专项项审查结结合合同审查查基本原原则目录录合同审查查定义0102 合同起草和审查目的03合同起草和审查原则01合同起草和审查定义05合同审查分类06合同起草审查流程07合同起草审查主体及分工08常见问题分析及处理04 合同起草和审查方法合同起草草及审查查方法利益分析法法律分析法征求意见法范本对比比法专家确认法以在法律前提提下，争争取利益益最大化化为原则。对合同的的内容进进行综合合分析，考虑公公司利益益、法律律后果及及风险成成本之间间的关系系，采取取相应的的处理方方法。对照合同法及其司法法解释对照民法通则则、担保法等法律法法规在了解合合同的背背景、目

6、目的的基基础上，就合同同有关内内容的修修改征求求经办人人员的意意见通过座谈谈会、研研讨会或或书面咨咨询等方方式，征征求专家家、学者者、律师师、国家家有关主主管部门门或专业业权威机机构的意意见对照国家家、行业业及公司司的范本本合同目录录合同审查查定义0102合同起草和审查目的03合同起草和审查原则04合同起草和审查方法01合同起草和审查定义 06合同起草审查流程07合同起草审查主体及分工08常见问题分析及处理05 合同审查分类合同审查查基本分分类（一一）形式审查查实质审查查对合同审审查内容容中非法法律问题题部分的的审查。主要包括括对合同同资料的的完整性性、文字字表述的的准确性性、格式式的规范范性

7、等形形式方面面的内容容进行的的审查，目的是是保证合合同的规规范性、严谨性性。合同的形形式审查查主要由由合同起起草部门门负责把把关，但但其他环环节的审审批人发发现问题题时，均均可提出出修改意意见。即狭义上上的合同同法律审审查，主主要是对对合同文文本内容容的合法法性、完完整性等等进行的的审查，是合同同审查的的核心内内容，对对于法律律风险的的控制、合同目目的的实实现具有有关键性性作用。合同的实实质问题题主要由由法律人人员及相相关专业业人员负负责提出出相应的的修改意意见。专项审查查全面审查查是指审查查部门从从专业角角度对合合同的部部分事项项进行的的审查，审查范范围仅限限于部分分条款或或问题。如业务部部

8、门对合合同商务务条款的的审查，财务部部门对合合同财税税条款的的审核，技术部部门对技技术条款款的审查查等。是指对与与合同审审查有关关的所有有程序及及事项全全面审查查。严格的全全面审查查：部门门或个人人独立负负责的全全面审查查，对合合同的所所有内容容和程序序承担严严格的审审查责任任。有限的全全面审查查：职能能部门分分工协作作的全面面审查，合同管管理部门门从公司司整体角角度对合合同进行行全面把把控。职职能部门门根据职职责对不不同的事事项进行行审查。合同审查查的基本本分类（二）范本合同同审查非范本合合同审查查范本合同同条款规规定相对对成熟，同时兼兼顾了双双方利益益，具有有一定的的规范性性、权威威性和稳

9、稳定性。范本合同同审查相相对简便便，但有有自身的的特点和和规律，忽略范范本合同同的审查查有一定定法律风风险。是指除范范本合同同以外的的其他合合同，根根据项目目具体情情况专门门拟定，其内容容、形式式没有固固定模式式。非范本合合同审查查起来相相对复杂杂，需要要结合法法律分析析法、利利益风险险分析法法、范本本比对法法及征求求意见法法等方法法综合分分析。合同审查查的基本本分类（三）目录录0102合同起草和审查目的03合同起草和审查原则04合同起草和审查方法05合同审查分类01合同起草和审查定义 07合同起草审查主体及分工08常见问题分析及处理06 合同起草审查流程合同审查查流程的的结构设设计串行结构构

10、并行结构构参与合同同审查的的各环节节按照各各自职责责依次进进行合同同审查基本流程程为：经经办部门门-需求部门门或执行行部门-项目主管管部门-财务计划划部门-法律部门门-公司领导导参与合同同审查的的部分环环节按照照各自职职责同时时进行合合同审查查基本流程程为：经经办部门门-需求部门门或执行行部门、项目主主管部门门、财务务计划部部门、法法律部门门-公司领导导并行结构构由于各各审查部部门同时时开展工工作，各各自独立立出具意意见，不不利于审审查部门门的综合合判断，但是在在前期沟沟通比较较充分的的情况下下，能够够比较大大幅度缩缩短审查查时间，提高审审查效率率。串行结构构有利于于审查部部门对合合同作出出全

11、面分分析，包包括其他他部门的的分析意意见，能能够保证证合同审审查质量量。但在在该种结结构设计计下，一一旦前置置环节作作出否定定评价后后，合同同审查流流程即告告中止，退回经经办部门门修改，对于前前期沟通通不够充充分，需需要进行行多次审审查的合合同，审审查效率率不高；公司领导导法律部门门财务/计划部门门合同审查查的流程程串行结构构项目主管管部门需求/执行部门门经办部门门经办人起起草合同同负责填写写合同审审批表，提交合合同审查资料料，并就就相关信信息予以以说明负责就合合同内容容及背景景文件的的真实性及及完整性性出具意意见负责就合合同内容容涉及本部门工工作部分分出具意意见负责就合合同项目目的合规规性出

12、具具意见负责就合合同中的的财务相相关内容容出具审审批意见见负责就合合同内容容的合法法性、相相关资料料的完整整性及其他部门门负责部部分内容容的形式式审查结结果出具具意见在综合上上述各环环节意见见的基础上上，出具具最终意意见公司领导导法律部门门财务/计划部门门合同审查查的流程程并行结构构项目主管管部门需求/执行部门门经办部门门经办人起起草合同同目录录0102合同起草和审查目的03合同起草和审查原则04合同起草和审查方法05合同审查分类06合同起草审查流程01合同起草和审查定义 08常见问题分析及处理07合同起草草审查主主体及分分工合同起草草审查的的主体及及分工主办部门门主办部门门协办部门门各部门进

13、进行合同同审查工工作的主主要依据据是公司合同同管理办办法以及部门门职责的的设置。原则上由由法律部部门重点点负责合合同合法法有效性性的全面面审查及及法律风风险防范范，其他他部门负负责各自自职能涉涉及的审审查事项项 。分工合同起草草审查的的主体及及分工主办部门门职责（一）1、审查主体体合法性性资质证明明文件是是否有效效，是否否符合项项目要求求，如营业执照照、事业单位位法人证证书等涉及特殊殊经营许许可、特特殊资质质或授权权的，对对方是否否具备相相应证书书，如施施工资质质证书、系统集集成资质质证书、工程咨咨询资质质证书、产品入入网许可可证书、产品代代理/授权证书书等2、考察合同同履约能能力支付能力力：

14、注册册资本、资金来来源、银银行存款款、偿付付能力等等生产经营营能力：生产能能力、生生产规模模、技术术水平、产品质质量、交交货能力力等在招投标标及商务务谈判的的过程中中，应仔仔细审查查对方的的履约能能力，必必要时，可以考考虑通过过工商登登记机关关查询对对方的相相关信息息5、对异议进行解释说明负责对其他审查人员有疑义的内容部分予以解释说明，对其他审查人员提出的修改意见根据情况合理取舍并协商完善应按照审查人员的要求补充相关材料。合同起草草审查的的主体及及分工主办部门门职责（二）3、真实性合规性审查对合同项目内容、前置性审批文件及背景资料进行真实性、合规性审查从商务角度，审查条款的周密性、有利性；从形

15、式角度，审查流程的合规性、文字的准确性、格式的规范性等。（详细的形式审查要点参照合同审查通用指引“形式审查”相关内容）4、全面性审查合同起草草审查的的主体及及分工协办部门门职责（一）1、需求部门门或执行行部门需求部门门对合同同文本与与其需求求是否一一致进行行审核，如提出出采购需需求的部部门应对对采购合合同中有有关采购购的标的的物、数数量、规规格、质质量等内内容进行行审核、确认。合同执行行部门对对合同中中有关执执行的部部分有审审核责任任，如对对合同内内容是否否具有可可操作性性，是否否能及时时履行等等进行确确认、审审核。2、财务部门门支付能力力：注册册资本、资金来来源、银银行存款款、偿付付能力等等

16、生产经营营能力：生产能能力、生生产规模模、技术术水平、产品质质量、交交货能力力等在招投标标及商务务谈判的的过程中中，应仔仔细审查查对方的的履约能能力，必必要时，可以考考虑通过过工商登登记机关关查询对对方的相相关信息息合同起草草审查的的主体及及分工协办部门门职责（二）公司的法法律部门门为合同同的归口口管理部部门，是是合同审审查必经经的部门门，实际际中一般般由公司司内部法法律顾问问及/或外聘律律师等法法律人员员负责具具体审查查工作。通过法法律人员员对合同同内容的的合法性性、有效效性进行行分析审审核，实实现对合合同风险险的事前前控制。1对合同形式方面内容进行补充审查。当法律部门审查发现合同资料不全、

17、合同文本的形式存在较大错误纰漏等问题时，可退回合同经办部门进行补充、修改，对于简单、明显的问题、错误，也可以直接修改。23在经办部门负责对合同合规性进行实质把关的原则下，进行合规性的辅助审查如合同的审批权限问题、采购管理办法对采购合同的特殊要求等对合同文本及其附件内容的实质审查审查合同内容的合法性等内容，详细请见合同审查通用指引3、法律部门门目录录0102合同起草和审查目的03合同起草和审查原则04合同起草和审查方法05合同审查分类06合同起草审查流程07 合同审查主体及分工01合同起草和审查定义 08 常见问题分析及处理商务、技技术、法法律三类类条款区区分与审审查分工工问题法律条款严格约束当

18、事人的权利义务并提供明确有效的纠纷解决及救济方式的合同条款，包括但不限于知识产权、适用法律、争议解决、违约责任、不可抗力等条款。法律条款主要由法律部门负责审核。 技术条款对合同标的物的物理化学性能、技术等级和规范、质量、规格等特征加以规定，使得合同标的物能够与种类物相区别和特定化的合同条款，包括但不限于商品的技术标准、质量标准、检验标准、包装、工艺、使用、验收、维护等条款。技术条款主要由经办部门、相关部门及主管部门负责审查。商务条款对双方当事人之间相关合同交易的具体商务安排作出约定的条款，包括但不限于标的内容、交付时间与方式、价格、支付或结算方式、期限、运输、保险等条款。商务条款主要由经办部门

19、、相关部门及主管部门负责审核。合同审查查分工存存在的问问题存在的问问题条款审查查分工不不明确，导致部部分人员员片面认认为所有有条款都都属于法法律条款款，都应应由法律律人员负负责。过于强调调条款的的审查分分工，而而忽略对对商务或或技术条条款的合合法性审审查。应坚持依依条款分分工负责责的原则则，由熟熟悉技术术规范并并参与商商务谈判判的业务务人员负负责技术术、商务务条款的的基础审审查，由由法律人人员负责责法律条条款的审审查。存在商务务、技术术条款与与法律条条款性质质重叠的的情况下下，由法法律人员员从风险险控制的的角度对对技术或或商务条条款进行行合法性性审查合同总体体上的合合法性、严谨性性和逻辑辑一致

20、性性应由法法务部门门总体负负责。每条专线线的租金金问题合同审查查绿色通通道问题题特殊审批批流程相相对普通通审批流流程具有有以下特特点：减少合同同审查环环节调整审查查流程结结构降低合同同审批级级别缩短合同同审查时时限适用特殊殊审批流流程的合合同主要要包括适用范本本的合同同紧急的合合同面向特殊殊对象的的合同应该以缩缩短审核核时限为为主，除除非进入入绿色通通道合同同类别要要求十分分明确，可以减减少关联联性不大大的部门门，一般情况况下不宜宜减少审审查环节节，特别别是法律律审查环环节审查原则定义合同补签签问题合同补签签，是指指在合同同签订生生效之前前双方已已经开始始实际履履行合同同，而在在合同履履行过程

21、程中或在在合同履履行完毕毕后补签签合同的的现象。业务紧急急、时间间紧迫，来不及及签合同同。如在在特定时时间点开开展某项项活动等等业务操作作中的特特殊情况况。纯粹因管管理方面面问题，导致签签订迟延延。如不不及时送送审、审审批迟延延等。时间原因管理原因特殊情况合同补签签的风险险对于合同同补签前前的履行行过程，由于存存在较大大的不确确定因素素，一旦旦发生纠纠纷或争争议而又又无据可可查，则则存在较较大的法法律风险险。如补签合合同使合合同的生生效时间间迟于合合同履行行，但其其他内容容与正常常签订合合同一致致，这使使得合同同的生效效日期、履行期期限及有有效期等等有关期期限规定定产生了了逻辑上上的冲突突与混

22、乱乱同时也也可能使使合同出出现前后后矛盾的的情况。公司审计计严格控控制合同同补签，这是合合同补签签面临的的最直接接、最普普遍的一一大风险险。法律内控SOX管理风险范本合同同的审查查问题范本审查查角度是否适用用所用范范本，对对于不全全适用的的，建议议修改范范本的内内容或者者使用其其他更适适用的范范本是否适用用空白填写项目的内容是否符合法律规定填写规范空白填写写项的商商务条款款与范本本固有条条款内容容是否相相协调，保证合合同内容容在逻辑辑上的一一致整体一致不同层级级审查人人员的审审查重点点问题法律人员员部门领导导公司领导导审查重点点审查责任任合同审查查相关的的所有问问题重点问题题的审查查，对基层审审查人员员的意见见进行核核实确认认对明显的的程序性性问题及及其他存存在重大大问题的的条款核实关键键问题明显重大大的程序序性问题题重要条款款遗漏问问题不负责合合同的实实体问题题，对于业务务部门提提出的问问题、重重大法律律问题或或明显的的程序性性问题（如重大大合同没没有进行行招投标标等）负