采购流程分析及采购业务流程界定

采购计划1、公司安排分析2、各部提出办公用品使用申请3、生产状况分析4、采购状况分析5、财务状况分析6、安全库存分析7、汇总编制采购计划（包含全面预算）8、提交采购计划书供决策层审批9、制订非正常采购计划调整主要活动：主要产出：办公用品（总务科）采购流程分析采购任务安排1、采购任务分工2、月度计划细化3、下达采购任务计划8、非正常采购任务计划调整主要活动：采购任务计划书采购任务计划调整书主要产出：采购作业各部使用申请单采购计划申请书采购计划调整书采购前期工作1、供应商信息收集调研2、供应商初步选择3、产品试用评价4、意向洽谈5、供应商确定6、合同谈判7、合同签定主要活动：供应商评价分析报告采购合同主要产出：到货验收主要活动：1、按照采购计划采购2、保存好采购单据主要产出：物资请购单1、通知质量检验检验质量2、与供应方共同验货主要产出：货物到货验收单主要活动：付款主要产出：付款凭证主要活动：1、牵头货物验收单送达提交财务部采购计划划1、公司司员工药药品使用用情况分分析2、采购购状况分分析3、安全全库存分分析4、汇总总编制采采购计划划（包含含全面预预算）4、提交交采购计计划书供供决策层层审批6、制订订非正常常采购计计划调整整主要活动：主要产出出：药品（总总务科））采购流流程分析析采购任务务安排1、采购购任务分分工2、月度度计划细细化3、下达达采购任任务计划划4、非正正常采购购任务计计划调整整主要活动：采购任务务计划书书采购任务务计划调调整书主要产出出：采购作业业采购计划划申请书书采购计划划调整书书采购前期期工作1、供应应商信息息收集调调研2、供应应商初步步选择3、意向向洽谈4、供应应商确定定5、合同同谈判6、合同同签定主要活动：供应商评评价分析析报告采购合同同主要产出出：到货验收收主要活动：1、按照照采购计计划采购购2、保存存好采购购单据主要产出出：1、与供供应方共共同验货货主要产出出：主要活动：付款主要产出出：主要活动：1、牵头头货物验验收单送送达提交交财务部部药品请购购单药品到货货验收单单付款凭证证采购计划划1、公司司安排分分析2、采购购状况分分析3、财务务状况分分析4、安全全库存分分析5、汇总总编制采采购计划划（包含含全面预预算）6、提交交采购计计划书供供决策层层审批7、制订订非正常常采购计计划调整整主要活动：主要产出出：福利品（（总务科科）采购购流程分分析采购任务务安排1、采购购任务分分工2、月度度计划细细化3、下达达采购任任务计划划8、非正正常采购购任务计计划调整整主要活动：采购任务务计划书书采购任务务计划调调整书主要产出出：采购作业业采购计划划申请书书采购计划划调整书书采购前期期工作1、供应应商信息息收集调调研2、供应应商初步步选择3、福利利品试用用评价4、意向向洽谈5、供应应商确定定6、合同同谈判7、合同同签定主要活动：供应商评评价分析析报告采购合同同主要产出出：到货验收收主要活动：1、按照照采购计计划采购购2、保存存好采购购单据物资请购购单1、通知知质量检检验检验验质量2、与供供应方共共同验货货货物到货货验收单单主要活动：付款付款凭证证主要活动：1、牵头头货物验验收单送送达提交交财务部部主要产出出：主要产出出：主要产出出：采购业务务流程界界定（办办公用品品）货物到货货验收单付款总经理党委工作作部营销部财务部技术发展展部生产部采购任务务书或调整书书供应商评评估报告告采购合同同经理办公公室采购计划划申请单单采购计划划调整书书物资请购购单提出申请请提出申请请提出申请请提出申请请提出申请请总务科汇总申请请提出计划划审批提出申请请审核编制编制编制签定验收付款采购业务务流程界界定（福福利用品品）货物到货货验收单付款总经理党委工作作部营销部财务部技术发展展部生产部采购任务务书或调整书书供应商评评估报告告采购合同同经理办公公室采购计划划申请单单采购计划划调整书书物资请购购单提出年度度计划总务科提出计划划编制编制编制签定验收采购业务务流程界界定（药药品）货物到货货验收单付款总经理党委工作作部营销部财务部技术发展展部医务室采购任务务书或调整书书供应商评评估报告告采购合同同经理办公公室采购计划划申请单单采购计划划调整书书物资请购购单提出申请请总务科提出计划划编制编制编制签定验收采购计划划1、销售计划划及其状状况分析析2、生生产计划划及其状状况分析析3、采采购状况况分析4、财财务状况况分析5、安安全库存存分析6、汇汇总编制制采购计计划（包包含全面面预算））7、提提交采购购计划书书供决策策层审批批8、下下达采购购计划9、非非正常采采购计划划调整主要活动：主要产出出：供应商评评价分析析报告采购合同同采购业务务（供应应科）流流程分析析供应计划划书供应计划划调整书书供应商筛筛选1、供供应商信信用、价价格、质质量等信信息的收收集调研研2、供供应商初初步选择择和评价价3、意意向洽谈谈4、供供应商确确定5、年年度合同同谈判（（意向性性）6、年年度合同同签定（（意向性性）主要活动：主要产出出：付款采购作业业到货验收收货款结算算主要活动：1、按按照采购购计划下下达订单单2、按按照采购购计划采采购3、保存存好采购购单据主要产出出：物资请购购单1、通通知质检检科检验验质量2、牵头头货物验验收主要产出出：货物到货货验收单单货物质量量检验单单主要活动：主要产出出：付款凭证证主要活动：1、将将货物验验收单、、质量检检验单、、供应方方发票等等单据提提交财务务部主要产出出：主要活动：采购业务务（供应应科）流流程界定定验收入库库供应科营销部质检科生产科副总经理办公公会财务采购计划划组织和编编制供应商评评价及合合同签定定付款凭证证营销部采购作业业运输组织执行行提供数据据提供现有有成本价价格及目目标成本本结构审核审批批准批准

组织执行行组织提供安全全库存数数据提供数据据参与评估估供应商商财务状状况：参参与合同同的签定定或审核核参与评估估供应商商质量状状况提供安全全库存数数据组织验收收采购计划划1、销售计划划及其状状况分析析2、生生产计划划及其状状况分析析3、采采购状况况分析4、财财务状况况分析5、安安全库存存分析6、汇汇总编制制采购计计划（包包含全面面预算））7、提提交采购购计划书书供决策策层审批批8、下下达采购购计划9、非非正常采采购计划划调整主要活动：主要产出出：非标设备备（设备备科）采采购流程程分析采购任务务安排1、采采购任务务分工2、月月度计划划细化3、下下达采购购任务计计划4、非非正常采采购任务务计划调调整主要活动：供应任务务计划书书供应任务务计划调调整书主要产出出：采购作业业供应计划划书供应计划划调整书书采购前期期工作1、供供应商信信息收集集调研2、供供应商初初步选择择和评价价3、意意向洽谈谈4、供供应商确确定5、年年度合同同谈判（（意向性性）6、年年度合同同签定（（意向性性）主要活动：供应商评评价分析析报告采购合同同主要产出出：到货验收收主要活动：1、按按照采购购计划下下达订单单2、按按照采购购计划采采购3、保存存好采购购单据主要产出出：物资请购购单1、通通知质量量检验检检验质量量2、牵头头货物验验收主要产出出：货物到货货验收单单货物质量量检验单单主要活动：付款主要产出出：付款凭证证主要活动：1、将将货物验验收单、、质量检检验单、、供应方方发票等等单据提提交财务务部主要产出出：主要活动：非标设备备（设备备科）采采购流程程界定货物到货货验收单董事会生产部生产科营销部营销综合合办设备科技术发展展部质量检验验科总经理财务部供应科任务计划划书计划调整整书供应商评评价分析析报告采购合同同付款凭证证生产车间间采购计划划书计划调整整书物资请购购单全年计划划审批全年计划划审核审核主持制订订参与提供数据据审批审批参与非计划审审批审核审核参与审核审批审批审批参与主持制订订组织和编编制主持签订订主持拟订订审阅参与参与审阅审阅审阅照单付款款参与检验提供数据据提供数据据提供数据据提供数据据提供数据据提供数据据提供数据据提供数据据审批提供数据据提供数据据组织参与提供数据据提供数据据采购管管理理流程程--最佳佳实实务付款给供应商

应付帐款管理接收商品/服务

采购商品/服务提出采购申请目的技术手段段标杆做法法保证申请请的真实实性和适适当性，，申请应应有适当当的审批批手续保证采购购物品与与请购物物品一致致保证应付付帐款的的真实性性和合理理性在确保企企业财务务状况安安全的前前提下，，及时支支付防止采购购过程中中的舞弊弊行为采购申请请相应生生成采购购定单设定审批批的权限限和途径径将“采购购卡”应应用于用用料单位位低值易易耗品的的采购与供应商商建立战战略联盟盟大宗物资资采购宜宜集中，，一般性性采购宜宜分散产地分散散的通用用物资采采购适用用统一的的购销合合同建立企业业统一的的验收制制度将推动供供应商的的品质保保证流程程的建设设作为企企业与供供应商合合作关系系的一部部分内容容使用条码码技术，，缩短验验收时间间并自动动更新库库存对一定金金额以下下的采购购定单，，自动批批准/付付款应付帐款款管理与与采购过过程紧密密衔接按供应商商、经办办人、申申请人追追踪/报报告采购购定单的的进展对一般性性的重复复采购物物品，自自动支付付依据重要要性原则则合理授授权，简简化费用用报销程程序对往来频频繁的供供应商的的付款采采用电子子支付手手段电子数据据交换集成化的的业务处处理系统统(如SAP，，Lawson等)接收货物物的条码码管理统一银行行帐户电汇划转转采购管管理理流程程--问题题与与建议议((一))

组织方面采购执行主体分散，造成采购信息在各主体间的传递时间长，易产生失真调整建议优化后的影响将各分散主体执行的采购功能集成，可以提高效率，缩短时间，降低采购成本，实现资源共享。采购管管理理流程程--问题题与与建议议((二))环节方面采购流程的各环节的衔接不够顺畅，时常脱节对供应商的管理比较薄弱，没有一个完整的供应商管理系统采购的资金计划和应付帐款管理缺乏前瞻性和计划性完善各环节的功能，搞好衔接开发会计电算化系统的功能，完善采购付款的动态管理，实现应付帐款的逐笔核销减少流程的参与主体，集成功能，“合并同类项”明确供应商管理政策，建立供应商管理系统优化后的影响明确责任，有效控制质量和时间，提高资金周转率；及时掌握/追踪采购业务的状态，降低采购成本；加强了资金的计划性，降低了资金风险及资金管理成本。

建立有效的监控系统对采购定单分类管理，抓大放小。严格合同审批程序。以监控过程为主，财务部参与计划制定、资金审核、应付帐款管理及支付的全过程；对重大合同的法律条款进行审核；构筑安全的监控体系。采购管管理理流程程--问题题与与建议议((三))监控方面不能分别管理不同类型的采购，所有采购均采用大致相同的的审批程序和权限设置，结果是“大的没管住，小的管不好”。是否有采购合同评审制度？？是否起到应有的控制作用？？是否存在合同先生效后评审的现象？？优化后的影响强调对过程的监控，降低经营风险和营运成本明确职责，提高管理效率，降低管理费用采购管管理理流程程--问题题与与建议议((四))建立完整的采购信息系统建立统一完整的采购信息处理系统，实现采购信息的即时处理和传递，逐步替代手工处理通过对公司的采购活动进行分类分析，合理授权，明确职责，减少不必要的审批手续效率方面物资管理尚需手工处理，占用时间长，信息共享差。审批手续繁杂重复，浪费大量的人力物力公司财务部优化后的影响通过信息共享，实现实时监控，降低数据处理成本和人力、资金、物资的占用减少不必要的审批环节，提高流程运行效率通过对公司各类数据的分析研究，为领导决策提供有用的信息，提高决策效率