高交会参展方案详细实施版

第七届高交会参展活动方案深圳市XX科技股份有限公司第七届高交会参展活动方案目录基本情况介绍活动目的及宗旨组织架构图现场定人定岗及通讯录职能分工现场组织流程招商要点着装要求安全及防范当天总结意向客户的公关展会效果评估及信息收集物资清单费用预算附：展览会筹备工作安排表XX企划部制2014年8月1日基本情况展会名称：第届中国国际高新技术成果交易会参展日期：2014年月12日—17日参展场地：深圳会议展览中心6号馆“商务部”展区XX保健易康养生会所展位面积：8.4X12(M)=100.8㎡展馆状况：“商务部”展区6号馆，为中华人民共和国商务部组办，以推动高新技术产业发展为主题，突出“科技兴贸”、“民族品牌”、“大国精神”战略；为促进高新技术成果转化为生产力，扩大技术进出口贸易搭建成果转化为交易的舞台，是列届国家领导人：吴仪、薄熙来等同志重点考察的展区。人流方面：其展馆位置更靠近开幕式区域，是开幕式后人流主要流向馆及重要领导嘉宾参观的主要场所，该展区影响之重将更甚于去年我公司展位所在生物馆的3号馆。据专业调查数据显示，去年高交会总人流为45万人次，仅我公司展位所在生物馆的专业人流量约3.5万人次，即5000人次/日。今年预计要超过去年，日均人数保守估计8000人次/日展位设计：（1）深圳会议展览中心展位设计定位：“生命科技的结晶美好生活的体现”整体形象：展示高科技结晶的形式美感，合理规划功能分区，体现科技造福人类幸福生活氛围，在展示XX过去、现在、未来的宏伟蓝图的同时，彰显XX强劲的、可持续发展的巨大潜能，为XX广大盟友撑起一片广大的信心蓝天！设计构想：空间扩大的考虑设计两层，底层100.8m²，二层50m²。（暂定）功能分区明显，上层为重点洽谈招商区，接洽国际性及国内省级招商业务；下层分产品展示区、QRS检测体验区、血细胞检测及XX治疗体验区、电针灸火罐体验区、“易睡宝”健身床体验区、“XX”连锁展示招商区、XX之窗（历史长廊）展示区、初级招商洽谈区等。（2）XX保健易康养生会所特别展场设于易康会所多功能会议厅分为二级加盟洽谈区及特许加盟易康休闲中心洽谈区活动目标及宗旨发布XX最新产品深化XX产品产业结构，推动XX产品的二、三级市场代理运作推出XX养生会所--绿色人体健康保养站连锁加盟项目招商目标二亿人民币提升XX在全国范围内的品牌知名度，使之响誉全国；借此契机，吹响XX向国际化进军的号角，加大拓展海外市场的步伐；配合招商月活动，加大国内招商力度，使主导产品的招商范围同时向深度与广度延伸，启动XX易康连锁品牌的招商推广，为公司向集团化发展推波助澜；坚固现有加盟经销商及全体员工的创业信心，增强公司荣誉感与归属感；培养管理层第二、第三梯队，使公司新、老员工得以锻炼，在策划、组织、协调、服务及专业技能上都有较大提高。第X届高交会参展活动组织架构图团长：团长：XXX副团长：XXX、XX、XXX秘书长：秘书长：XXX常务副秘书长：李XX副秘书长：XXX、彭XX、汪XX、XXX、XXX、张XX万XX夏XX工程技术组XXX王XX万XX夏XX工程技术组XXX王XX行政后勤组XX检测体验组XX保卫组专家组XXX黄XXX刘XX财务组XX秘书处XX李XX招商洽谈组XXX前台迎宾：汤XX公关接待组XXXXX专家组XXX黄XXX刘XX财务组XX秘书处XX李XX招商洽谈组XXX前台迎宾：汤XX公关接待组XXXXX企划宣传组XXXXX邹XXX邹XXX刘XXX四、现场人员编制鉴于高交会参展证件配备名额仅限40位（预计），活动现场参与人员定编定岗如下：1、证件办理：证件类别职务姓名联系电话备注嘉宾证团长副团长专家副团长招商参展商证秘书长常务副秘书长副秘书长企划宣传/现场总指挥秘书处检测一楼、二楼专家财务后勤策划宣传公关工程师保卫翻译前台迎宾正面XX背面无证人员入场能够方式待定2、定员定岗：一楼：招商洽谈组：组长XX：组员：XX、检测体验组：组长：XXQRS体验区：主管：XX；检测：XXXXX体验区：主管：XX；检测治疗：XX；易康经络通体验区：主管：XX治疗：XX；“易睡宝”体验区：主管：XX；操作：XX专家组：XXX宣传推广组：组长：；推广：XX；摄影摄像：XXX公关接待组：组长：XX；迎宾：XXX；二楼：招商洽谈组：组长：XX副组长：XXQRS、XXX、易康经络通检测体验组：组长：XX组员：XX、XX、XX、XX专家：XX五、职能分工秘书处确定主要邀请来宾、分公司人员、参展人员及意向接洽媒体；参展会的总体策划、执行、协调及监督现场组织与协调展会进展与其他重要活动间各事务的协调嘉宾证、参展证及门票的申领进馆物品的申报所有与会人员的着装要求与统一口径会场前台接待工作人员的安排人力资源调配董事长讲演稿准备企划宣传小组展位施工的设计、布展跟踪及监督现场总体的规划布置、气氛营造的设计广告宣传、赠品的设计或选定物料确定：见附表意向客户的邀请及代理商的邀请现场拍照及摄像现场宣传资料、礼品派发及推介名片盒、名片的设计和制作新闻媒体稿件的准备新闻媒体接待费用预算公关接待小组重要客户、嘉宾的邀请与接待企业宣传渠道的开发保证展会所需的无证人员入场费用预算招商洽谈小组确定现场谈判方式、谈判权限、谈判内容及谈判小组人员及负责人；负责重点客户资料的收集与联系跟踪现场推广、介绍及宣传客商分组洽谈及沟通进行重要客商的谈判意向客户协议的签署费用预算工程技术组展馆设备、仪器、产品的准备、安装、调试及电源事务的维系现场仪器的维护及监督撤展时的仪器检修与安全回收费用预算专家组现场检测客户的问题咨询；重要洽谈客户及专业人士的学术沟通与解答；费用预算检测小组检测、演示仪器的准备（与工程技术组协调）讲师讲解，演示现场的配合场外（易康中心）检测师、讲师人数及名单的确定检测现场免费体验、检测3-5项，视人流而定示范人员的安排与前期培训费用预算行政后勤小组负责请柬的发送、跟踪及回执负责参展人员及嘉宾的邀请和酒店的预定及接送安排负责客商来往会馆及参与其他活动的接送及工作人员的往返、交通运输、饮食住宿等负责展会所需展品、资料、桌椅、名片、及其它物件的准备、租借及运输负责礼仪小姐的确定或租借现场保卫工作负责现场撤离及清场费用预算财务小组负责各项款额的审定与调度现场购买的开单及收银总体费用核算保卫小组布展后期协助仪器输送及安全保管展位现场秩序维护与安全保障突发事件的安全维护撤展期设备安全的保障费用预算支援小组深圳市场部（30人）易康休闲中心（20人）六、展会现场流程项目具体流程备注招商洽谈迎宾接待及所有人员引导——确认加盟意向—一一楼招商处填写加盟表，初步洽谈——随表格引荐至二楼加盟洽谈（小客户推荐到一级代理商处洽谈）楼上组为：释XX、张XX、伊XX、黄XX（驻总部为主）楼下组为：XX现场观众接待前台、迎宾（所有人员）引导——客户填写QRS检测单或采血登记表——QRS体检（免费三项，视人流增减）、血细胞检测及XXX治疗——检测师讲解并宣传——专家咨询并宣传X负责，人流维护与分流由前台、迎宾、保卫、武警负责，现场人员协助领导与嘉宾参观接待迎宾接待及所有人员引导——释延虎接待参观及体验——重要领导及嘉宾引荐至二楼与董事长、张总见面XX负责重要领导及嘉宾由XX负责新闻媒体接待迎宾接待——张来兴总经理接待——参观展位或体验——派发新闻通稿——跟踪新闻发布时间XX负责，XX发放新闻通稿及红包，记录名单并跟踪发布情况签约仪式秘书组准备合同与笔等——新闻发布会开始——介绍签约双方及嘉宾——董事长讲话——签约XX负责，秘书组协助突发事件处理按突性事件的对口部门分类，第一时间上报活动功能组负责人并处理招商类突发事件报：伊兵、张来兴、释延豹现场体验类事件报：罗贵琼新闻接待类事件报：张来兴嘉宾接待类事件报：释延虎、张来兴发现突发事件的任何人员均必须在第一时间及时上报，不得延误物资派发普通客户：派XXX、QRS简介、电针灸简介、易睡宝简介、易康简介、购买仪器或意向加盟商：派送套装资料一套（以上资料加上：电针灸简介、易睡宝简介、白皮书、集团简介、加盟计划、综合产品服务手册）准加盟商：派送套装加盟资料（以上资料另加：三周年画册、招商方案）记者：以上增加新闻通稿及红包XX负责定时班车穿梭高交会与易康中心XX负责易康展场易康中心加盟体验二级加盟洽谈区七、招商要点招商洽谈权限：总公司与其他加盟代理商的招商范围区分：招商与谈判培训：八、着装要求检测师与专家着检测师工服及佩参展证；招商组着行政工服，佩胸章与参展证；余一律着公司T恤衫。九、安全及防范现场物品及设备的完好使用由工程技术人员负责现场物品的看管全员有责，治疗用XX由血细胞检测区人员负责保管，展示区产品由前台负责保管防止火灾的发生，定时检查电源现场不允许抽烟或携带易燃易爆物品人流多时，保卫负责好分流，保卫人员安全，预防挤伤、跌伤控制上层人流十、当天总结在每天展会结束后，由主要负责人进行一次讲评，总结当天经验，及时整改不足；将当日签约量及时上报高交会组委会；把现场的洽谈表，名片，客户资料整理统计好交总经理；做好第二天的准备工作；十一、意向客户的公关针对意向加盟客户，招商组统一邀请参加公司奋战80天招商月的其他活动及邀请至总公司、易康中心观摩，促成签约；十二、展会效果评估，信息收集通过与客户，新闻媒体，政府关系的了解，确定公司这次展会的效果通过与会期间的客流量、签约客户数量通过大众消费者对公司产品的认知度和接受度新闻媒体报道的跟踪十三：物资清单宣传类三周年画册2000份公司简介1000份XXX简介6000份XXX白皮书（临床）3000份纸袋1000个QRS简介6000份公司证书4套董事长、总经理名片放洽谈桌、前台其他人员名片（随身携带）企业宣传片（共六类）3套相机2台DV摄像机1台易康中心简介10000份大手提袋2000个招商月活动表服装董事长、总经理：西服、便服（根据需要）专家及检测师：医生工作服工作人员：三周年T恤招商类易康招商加盟表5000份易康加盟方案5000份申请加盟表5000张招商手册5000份QRS、XXX光盘各1000招商资料套装500套易康中心光盘1000新闻稿新闻稿100套寻找健康的故事征稿启事及申请表礼品：优盘记者稿酬QRS检测类QRS检测仪5台检测单张10000份打印报告纸10000张工作服：检测师自带按每台每天150人次计血细胞检测类XXX体验装15台鼻塞2箱（1500个）血细胞仪3台笔记本电脑3台显微镜转换器3个小酒精空瓶4个托盘3个棉签4000个采血针2000个载玻片2000个采血枪6支酒精1瓶盖玻片2000个打印机3台血细胞打印纸10000张墨盒：6个按每天检测140人次计算展出产品QRS健康检测仪1台QRS毒品检测仪1台QRS爱滋病检测仪1台XXX（第一、二代）各10台（含包装盒）血细胞检测仪二代2台健康大板椅1张电子拔火罐2台音乐治疗1张现场销售产品XXX每日限50台易康VIP卡运输类车2辆杂类插排6个（租凭）纸篓7个（租凭）瓶装水600瓶十四、费用预算费用项目明细内容数量单价（元）总价（元）余额共计（元）展位费72平方米107568（已付全额）107,5680展位设计及装修费用含租赁电视等145570（已付50%）145,57072,785展位装饰30003,0003,000印刷资料费用QRS简介60001.37,8007,800XXX简介60000.855,1005,100白皮书30003.009,0009,000大手袋10006.006,0006,000招商简介50002.0010,00010,000产品手册20000.851,7001,700服务手册60005.0030,00030,000创业加盟计划书5005.002,5002,500黄金周日程表20000.25500500打印报告纸100000.22,0002,000检测单张100000.07700700小手袋10002.202,2002,200加盟意向申请表50000.31,5001,500招商方案50000.84,0004,000加盟合同8X501.5600600三周年画册50010.005,0005,000XXX新包装设计30003,0003,000易康简介50000.804,0004,000集团简介卡包装50004.4022,00022,000贵宾卡其他3,0003,000新闻发布会媒体接待会场文具礼品赠送费用不可预见性费用媒体接待、客户接送等合计2014年第届高交会参展工作安排表阶段工作内容负责小组责任人截止时间准备期1、进馆物品的申报，证件办理，展位设计跟踪秘书处10．22、各种设计稿、各项费用的审批、赠品的确定3、确定嘉宾人数、参展人员及意向接洽媒体4、各项工作的分配协调及与其它活动的协调5、定人定编1、确定展位设计图，协助通过相关手续办理宣传推广小组10．32、广告宣传、赠品的设计或选定3、宣传资料设计、更新和印刷4、媒体稿件、新闻通稿、广告设计与刊登的准备5、费用预算明细1、完成物料、人员运输及饮食住宿相关事宜的准备后勤小组10．32、参展人员及嘉宾的邀请和酒店的预定及接送安排3、礼仪小姐的确定4、作好签约事宜的早期准备5、费用预算明细1、高交会需要的设备进行统计，筹备并初检包括：体验用5台QRS，2台血细胞仪（配笔记本电脑），10台体验装XX；展示用病毒检测仪、艾滋病检测仪、血细胞仪二代、XXX一、二代、QRS数量待布展完成时再定工程小组10．32、费用预明细1、确定检测师、讲师名单，定人定岗检测小组9．282、耗材费用预算明细1、收集、熟悉所有相关招商资料，培训招商技巧、谈判方法招商洽谈小组10．32、确定现场谈判权限及细节要求3、费用预算及总体核算1、保卫组人员联络确定保卫组10．32、费用预算阶段工作内容负责小组责任人截止时间布展期1、总体协调，确定各工作间的紧密及可行性统筹小组10．102、嘉宾证、参展证及门票的申领3、召开动员大会，统一口径及服装1、现场物品租赁，现场规划布置、气氛营造公关宣传推广小组10．102、各类宣传资料的整理与清点1、人员、车务的安排后勤小组10．102、重要嘉宾发函联系3、协助展会布展相关物料的准备