外贸船务操作流程

外贸船务操作流程外贸船务操作流程外贸船务操作流程xxx公司外贸船务操作流程文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度外贸船务流程预计预计租船订仓了解了解生产情况补料（InformationofBillofLading）补料（InformationofBillofLading）安排安排拖柜装货商业发票商业发票（CommerialofInvoice）制作制作单证文件装箱单（PackingList）装箱单（PackingList）产地证（CertificateofOrigin）付款产地证（CertificateofOrigin）付款领取提单寄文件/电放寄文件/电放1.预计租船订仓：先明确合同里的交货条款是FOB条款还是CIF条款。如果跟客人签定的合同是FOB条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。收到业务员PI后应向业务员要货代/船公司资料，尽早与货代/船公司联系，确认资料，了解船期等情况，确认工厂的装货最少要在截关期三天以前。应在交货期两周之前要货运公司提供订舱单，填好后邮件或传真发给货代/船公司，通常在开船一周前可拿到定仓纸（ShippingOrder）；如果跟客人签定的合同是CIF条款，则要业务员提供目的港。联系多几家货代/船公司，提供柜型柜量、起运港目的港向货代/船公司询价海运费与LocalCharge，经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，通常情况下得到的海运费报给业务员通告给客人时应尽可能加上LocalCharge和我司合理的利润。与货代/船公司联系时，务必要货代/船公司提供营业执照、税务登记证、组织机构代码，审核船公司资质。然后订舱时与货代/船公司书面确认以下几点：①确认按我司的要求出海运船东提单给我司。（除非已收齐客户全部货款，否则不接受货代单。）②确认目的港客户凭且仅凭正本海运提单或我司的书面电放指令方可提货。③确认我司的付款必须要凭正本海运税务发票。④确认我司仅需要支付的LocalCharge费用:DOC+ORC/THC（我司不承担任何的HandlingCharge；若其他非正常的费用，则要向上级领导申请审批）⑤在订舱单上盖章回传我司确认我司的订舱。拿到订舱单后要仔细审核内容，柜型、目的港是否正确，查看截柜截关上船时间。因商检需要，请在订舱单上写上合同号复印一份给报关员。2.了解生产情况安排拖柜前要与工厂联系货物是否完成，能否如期装柜，以免产生不必要的压夜费等。另外，要制作《出货通知单》，按要求填写正确详细，并要求总经理、出口部经理、厂长、采购经理等签字后一式五份，一份存底，一份给报关员、一份给采购经理，一份给财务，一份给包装主管、一份给仓库。3.安排拖柜装货拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司邮件或传真订舱单，注明到厂时间。得到拖车公司回复后要求拖车公司提供柜号、封条号、车牌号、司机资料及联系电话等。货柜来到工厂，应要向司机提供还柜纸、身份证、委托书，并核对柜号封条号。把委托书复印一份给予仓管，并查看装柜情况（详见附件《出货装柜要求》）。装完货后，把货物的实际重量告知司机。并追踪柜子是否已还柜码头、是否已报关等。4.制作运输文件：在补料截止期限前，要将提单补料内容邮件/传真给船运公司或货运代理。提单因付款方式L/C或T/T而有所不同：若付款方式为L/C，则补料内容即提单内容根据信用证要求来制作，做到单证相符；若付款方式为T/T,补料一般按客人的要求来做，并给出正确的货物数量（按出库调拨单上显示的数量），以及一些特殊要求等，但提货人一栏，在未收齐客户余款前只能显示“TOORDER”。若发给货代/船公司的补料是一次性的，要注意。补料最终要发给业务员给予客户确认。5.付款领取提单（BillofLading）与货代/船公司核对提单Draft正确后，要求货代/船公司开出税务发票，一般为《国际货物运输代理业专用发票》以美元/人民币付款，并要求在收费内容项下写上“文件费、操作费”或“海运费”。收到的发票，若以美元付款，则有两联：第二联发票联附上出柜费用表，若有额外的费用则一并附上单据证明；第三类购付汇联附上销售合同与提单；另外，还要附上此月份的费用汇总表。若以人民币付款，则只有发票联。然后这些单据给出口部经理、财务部签字审核，交予财务部付款。交财务部前要登记此发票。付款后，一般发水单给货代/船公司，并及时取得提单，以免柜子到港后客户还未收到提单而产生不必要的费用。收到提单后，登记此提单并转交采购部劳经理签字确认。6.寄文件/电放寄文件/电放的前提是：收齐货款。一般收到提单COPY件后发给业务员要求客户付款并告知业务员柜子大概到港时间。客户付款后待取得银行水单，一式三份，给予出口部经理签字后再给予老板签字确认，一份留底，其余三份给予财务部。然后做《收汇一览表》，附上出库调拨单、合同、水单（务必正本）等文件，待出口部经理、财务签