法定公文与事务文件写作课件

法定公文和事务文件写作教学目的

熟悉最新的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定；对法定的公文文种有大致的了解；熟悉公文格式，并能指出各项内容在格式中的恰当位置；熟悉公文常用语言，培养公文语言的语感；学会借鉴公文的写作方法撰写一般常用文件

行政公文的分类按照行文方向分类:上行文下行文平行文按照秘密程度分类：一般秘密机密绝密按照紧急程度分类:平件急件特急件按照使用目的分类:13种命令(令)决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要法定公文种类及其主要用途

（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大行政强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。法定公文种类及其主要用途（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。法定公文种类及其主要用途（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。法定公文种类及其主要用途（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。法定公文种类及其主要用途（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要适用于记载、传达会议情况和认定事项。公文格式（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。公文格式（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范性简称、统称。（八）公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。（九）除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。公文格式（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化的简称、统称。上行文下行文格式见张中伟白波主编<应用文写作>(北京理工大学出版社2008年8月第2版)光盘示例发文机关标识如：北京交通大学文件（而不是“北交大文件”）中共中央文件常见错误：××市人民政府（请示）××省人事厅发文字号

包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。如：校办发〔2000〕1号常见错误：（85）校办函字第4号批转和转发性公文标题的写法如：《××市人民政府办公厅转发〈××省人民政府办公厅转发〈国务院办公厅关于贯彻执行〈国务院关于解决企业社会负担过重的若干规定〉中有关问题的通知〉的通知〉的通知》两种改写方法:1.”转发”后直接采用第一发文机关的标题名称:《××市人民政府办公厅转发国务院关于解决企业社会负担过重的若干规定的通知》2.”转发”后直接概括原始文件的主旨:《××市人民政府办公厅转发国务院关于解决企业社会负担过重问题文件的通知》批转和转发性公文标题

改写练习《天河区人民政府关于转发〈广州市人民政府关于转发〈广东省人民政府关于做好今年征兵工作的通知〉的通知〉的通知》怎样简写可使其更清晰明确?可简写为《天河区人民政府转发广东省人民政府关于做好今年征兵工作文件的通知》公文标题常见错误1、一篇公文两个文种：“×县人民政府关于要求拨款改善宁波至姜山公路的请示报告”；2、文种使用不当：“房屋拆迁公告”；主题词的标注要求准确、规范，原则上3到5个。应当使用《国务院主题词表》（1994年颁发，共15大类57小类1000个主题词）；选择从类别到类属，从内容到形式能反映公文主题内容的词语。例如：“关于颁发广东省人民政府任免工作人员的暂行规定的通知”——人事任免规定通知；内容词有的需要通过对文件的分析才能提炼出来，如：“关于成立××市××经济开发区司法局的批复”，其主题词为：司法机构批复公文格式练习（1）××市人民政府文件（1）急（2）（88）×府发21号（3）××市人民政府严厉打击非法出版活动的通知（4）公文格式练习（2）各县、区人民政府、市属各部门、各单位：（5）当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，一些不法分子大量印刷、录制、传播有害书刊和音像制品。这类出版物内容腐朽，大多宣扬凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心健康危害极大，严重影响了社会主义精神文明的建设，破坏社会安定，已成为社会一大公害。公文格式练习（3）对此，各级政府应立即采取有力措施，严厉打击非法出版活动。现将有关事项通知如下：1、……；2、……；（以下略）（6）公文语感训练

公文语言表达特点：清晰、准确、得体、简洁。在表达方式上，主要运用叙述、说明和议论，很少抒情和描写；叙述中，不求巧妙复杂，只求清楚明白；说明时力求准确简单，不求生动形象，为此尽量使用大众化术语；议论时只求公允得体，平实客观，不求情绪激昂，文采华美；整体的语言风格是平实质朴、庄重典雅。公文语言手段

运用书面词汇；运用语言简化形式；运用一些文言词汇；运用一些套语；运用书面词汇都安排了。——（均已安排妥当）你们递上来的报告我们已经看了。——协商会是在你们那里开，还是在我们这里来，请快点决定。——运用语言简化形式你局×月×日的来函，我们已经收到了。——（你局×月×日来函已悉。）现在我们将拟好的方案上报给你们，请给予审查。——扩建仓库用房所要花费的钱，只能由你们自己想办法去解决了。——运用一些文言词汇如兹因，顷接，承蒙，奉，悉、届时等，可以达到“文约而事丰”的简洁而丰富的艺术性效果。见张中伟白波主编<应用文写作>(北京理工大学出版社2008年8月第2版)第98页“应用文常用术语”下面的主席特赦令中，有没有什么地方你觉得应稍作修改？

中华人民共和国主席特赦令根据第二届全国人民代表大会常务委员会第91次会议的决定，对于确实改恶从善的蒋介石集团、伪满洲国和伪蒙疆自治政府的战争罪犯，实行特赦。一、蒋介石集团、伪满洲国和伪蒙疆自治政府的战争罪犯，关押已满十年，确实改恶从善的，予以释放。二、判决死刑、缓期两年执行的战争罪犯，缓刑时间已满一年，确实有改恶从善表现的，可以减为无期徒刑或十五年以上有期徒刑。三、判处无期徒刑的战争罪犯，服刑时间已满七年，确实有改恶从善表现的，可以减为十年以上有期徒刑。这个命令，由最高人民法院和高级人民法院执行。中华人们共和国主席刘少奇一九六三年三月三十日运用套词套语包括起首语、衔接语和结束语，以及引文程式用语、附件程式用语、介绍程式用语、数量表示程式术语。引文程式用语：你局×年×月×日××[2002]×号“关于……函”收悉。你局×年×月×日关于……的请示已悉。附件程式用语

现随文附发，兹随文下发，现将此文附后；现在将这份文件发给你们——介绍程式用语

兹介绍我单位××先生前往贵处办理此事，请予接洽为盼。（请予协助为荷。）数量表示程式用语我处急需购置复印机一台（而通常不说：我处急需购置一台复印机）下面的一则通知存在哪些问题×县工商行政管理局×县公安局(０７)××字第05号(０７)×××字第2号全县旅店业：根据上级指示精神，对全县旅店业进行一次整顿，我们研究召开旅店业负责人会议，现将有关事项通知如下：一．会议时间：二００七年三月十二日在××招待所报到，会期两天．二．参加会议人员：全县国营集体个体旅店业来一名负责人，不得缺席，否则按停业处理或取缔．三．旅店费自理．特此通知二００七年三月八日存在的问题1.公文格式问题:文眉中:发文机关标识?发文字号?正文中:标题?收文机关名称?2.词句中的问题:3.通知事项?4.行文作风?修改:关于调人的请示王厂长：李主任：上周我们班有一名大学生调走了，下半年更会闹人荒，班里的人无法休年假，可能还会影响生产，情况很严重，希望厂里尽快为我们班增加人员，以保证生产正常进行。另外，我们班的赵洪刚在前天当班时，成功地避免一次意外停车，为厂里避免重大损失，希望厂里给予奖励。非常感谢!催化二班常鹏2004年5月28日这份请示写作方法方面有什么问题吗?1、抬头部分。(1)抬头一般写单位，不写个人。这里可以写“车间领导”。(2)抬头只能写一个单位，不能多头请示，以免上级批复意见不一致，班组难以执行。(3)抬头一般写直接上级单位，不经授权，不能越级请示。2、正文主体部分。(1)一份请示里不能同时写两件事，只能“一文一事”。如果有两件不同的事，应分开写两个请示。(2)请示的理由应该准确、清楚。3、正文结尾部分。一般习惯写上“特此请示”、“专此请示”，“盼示复”，“妥否，请批示”等。4、落款部分，写“催化二班”即可，不要写班长姓名。5、标题，应写得再明确、具体一点。修改以后的请示催化二班关于增加三名操作人员的请示车间领导：我们班急需增加三名操作人员。(先说明请示的目的要求，再接着说明理由)上周我班杨宏宇调走，10月份有一名女工要歇产假，12月份还有一名老职工要离岗休养。考虑到新来的职工需要一段时间才能熟悉操作，希望车间领导及时为我们班增加三名技能操作人员。(如果有合适人选的话，可以提出建议)特此请示催化二班2004年5月28日写请示“三要”1、理由要真实、具体、充分；2、标题要简明、准确，一目了然；3、抬头要单一；修改一则请示××关于增拨技术改造资金的请示××主管局：由于我单位技术改造资金严重不足，致使技术改造无法进行，生产受到严重影响，利润指标不能完成，特请上级拨款××万元用于技术改造，否则本单位不能承担其后果。以上请示当否，请批示。××单位（公章）××××年×月×日××关于增拨技术改造资金的请示(1)××主管局：正当我单位技术改造处于关键阶段，资金告罄。前次所拨资金原本缺口较大，加之改造过程中出现了新的技术难题，需增添新设备，以致资金使用超出预算。由于该项技术是我局所属大部分企业所用的核心技术，如改造不能按期完成，势必拖延全局技术更新的进程，进而影响各单位实现全年预定生产指标和利润。××关于增拨技术改造资金的请示（2）目前我单位全体技术人员已充分认识到市场经济的机遇，正齐心合力，刻苦攻关。缺口资金如能及时到位，我们保证该项技术改造如期完成。现请求增拨技术改造资金××万元。特此报请审核。××单位（公章）××××年×月×日

怎样改写这份请示?见张中伟白波主编<应用文写作>(北京理工大学出版社2008年8月第2版)第138页制作一份请示.见张中伟白波主编<应用文写作>(北京理工大学出版社2008年8月第2版)第142页公文中的叙述方法

×市××仓库506库房保管员李××于1999年6月6日晚上值班时，违反仓库规定，带了五岁的女儿私自燃火烧煮食品，9点多钟又抱着女儿外出采购食品。一小时后，当他匆匆赶回仓库时，只见506库房被吞没于滚滚浓烟之中，火舌还频频上窜，他顿时手足失措，呆立一旁。当总值班室的人闻讯赶来时，立即打电话呼救，大火才得以扑灭，但仓库已经化为灰烬，造成损失近10万余元人民币。通报中对于事实的叙述策略

要突出责任人的责任；事件的经过要采用概括叙述的方式，不要描写，要简练而清晰。下面的两种改写怎么样？

（1999年）6月6日晚×市××仓库发生火灾事故，损失近10万余元人民币。经查明，这起火灾系由506库房保管员李××值班时，违反仓库规定私自燃火烧煮食品所引起。1999年6月6日晚×市××仓库发生火灾，经消防队的大力抢救，火灾终于得以扑灭。经查，这次火灾事故的发生，责任在506库房保管员李××。李××值班时，违反仓库规定，私自燃火烧煮食品，又在期间外出采购食品，火灾造成损失近10万余元人民币。批评通报型改写1999年6月6日，市××仓库保管员李××，在506库房值夜班时，违反规定，私自燃火烧煮食品，又私离岗位，以致酿成火灾。事发后，在慌乱中未能及时报警，失去抢救时机，给国家造成10万余元的重大经济损失。通告写作练习

某市某路段要进行地下管线改造，过往行人及车辆只能在规定的时间内通行。试代表某市政管理局拟定一份通告，向有关人员说明情况。关于公文中的叙述策略的练习见张中伟白波主编<应用文写作>(北京理工大学出版社2008年8月第2版)第106页要求:对决定中的事件叙述进行改写注意事项:1.以主人公为主要叙述对象2.对事件过程进行概述;但事情的发生、发展和结果要写清楚;注意概括中有具体事实的支撑,才能不致于虚化.对原通告进行讨论你觉得下面的正文的内容写得怎样？为什么？因市政建设需要，经市政府批准，要对某路段的地下管线进行改造。为了保证工程的正常施工及过往人员和车辆的安全，将对该路段实行限时通行。特通告如下：每天XX点到XX点为通行时间，其他时间过往行人及车辆请绕行，一律不得行经施工现场；通过时，必须按照路标指示缓慢而行或听从现场交通管理人员指挥。对违反本通告的人员，除进行批评教育外，有关交通管理部门应依据《某市道路交通管理处罚条例》视情节轻重给与罚款处罚。本通告自某年某月某日至某年某月某日执行。需要考虑如下的问题

1、标题怎么拟？(练习拟写标题）2、通告的正文应包括哪些内容？3、过渡语如何写？关于标题请你判断一下，下面的哪个标题更合适？标题1、XX市政管理局关于XX路段限时通行的通告标题2、XX市政管理局关于XX路段要进行地下管线改造过往行人只能在规定的时间内通行的通告标题3、XX市政管理局关于XX路段只能在X点到X点通行行人和车辆的通告关于过渡语如果使用过渡语的话，你觉得哪一个过渡语好一点？特通告如下特通知如下特说明如下公文内容写法的练习怎样改写这份通知?见张中伟白波主编<应用文写作>(北京理工大学出版社2008年8月第2版)第119页怎样改写这份通报?见张中伟白波主编<应用文写作>(北京理工大学出版社2008年8月第2版)第123页行政事务文件工作计划的写法班组工作计划一、班组的任务：如何提高成品率二、时间安排：一个月三、人员:6人四、所需部门：原材料仓库、动力部、质量部五、奖惩制度：颁发证书、奖金这份计划存在什么问题？1、计划的题目不明确。2、任务不明确。(也没有制定计划的背景情况)3、没有提出具体目标。4、没有提出具体措施、步骤。5、没有落款。修改后的计划XX制药厂XX车间丙班参加全厂2004年劳动竞赛工作计划

我厂将于2004年8月份开展劳动竞赛。我们班决心在总结去年竞赛经验的基础上，加强培训，提高整体技术水平，争取在这次劳动竞赛中取得好成绩。一、计划任务：品种：XX药品；完成总量：10000瓶；规格：50丸/瓶二、工作目标：提高成品率，达到99.9％；成品瓶9990以上，残瓶10瓶以下。力争取得全厂劳动竞赛一等奖。三、竞赛时间:2004年8月1日至8月31日四、参赛人员：丙班全体成员五、原材料：半成品瓶、PVC、铝箔六、协作部门：原材料仓库、动力部、质量部七、采取措施：1、加强培训。2004年6月1日至7月31日，请我班技师XXX辅导全班人员提高操作技能。6月18日、7月9日两天听车间技术员XX讲课。2、加强质量检验。在厂里质量检验的基础上，班内加强检验力量，增加抽查次数。八、应急预案：……九、奖励方案：使用厂里的奖励方案。(如果有条件的话，也可提出班组自己的奖励方案。)2004年5月10日工作计划的讨论和写作练习见张中伟白波主编<应用文写作>(北京理工大学出版社2008年8月第2版)第162页“XX财政学会2000年工作计划”,分析其结构安排,有无需要修改的部分。结合自己的工作实际，制定一个年度工作计划工作总结的写法工作总结是检查工作计划完成情况、分析问题、积累经验、推动班组工作进步的手段。一份班组工作总结

XX班2004年上半年工作总结2004年上半年，在公司的关怀下，在我们厂正确领导下，在车间的指导帮助下，我们班团结一致、克服困难，圆满完成各项任务，取得了好成绩。成绩是主要的，缺点和不足也不能忽视。一、我们班的杨明诚在夜班当班期间，正确判断，果断操作，避免一起停车事故，为企业挽回巨大损失，受到领导嘉奖。二、职工家属生病住院期间，车间组织职工前往医院探视，使职工深受感动，工作干劲更大了。三、有一名职工评为技师。四、完成了车间下达的生产任务。五、劳动纪律存在问题。六、全班人员团结一致，克服困难，保证生产正常进行。七、积极提合理化建议，为安全生产献计献策。八、加强班组学习，提高技能水平。成绩是全班共同努力的结果，下半年要再接再厉，争取更大成绩。2004年7月4日这份总结存在什么问题?1、标题。写明了总结的主体和时限，很明确，没有问题。2、正文第一自然段显得罗嗦。第一段是对全文的概括，应简明写出班组面临的形势、主要成绩和不足，不要写许多客套话。3、正文主体部分。思路不清晰，内容散乱。总结应先写主要成绩，最有特色的工作，再写次要成绩、一般性工作，最后写存在的问题与解决办法。要有分析比较，成绩、问题都要说得明确，充分。应把相关的内容放在一起写，第三条和第八条都与学习技术有关，第四条和第六条都与完成生产任务有关，应合在一起写。4、正文最后自然段。写得虚而笼统，应该写得再实一些，避免放在哪里都可以的文字。最后一段一般是在回顾过去的基础上，对下一步工作进行展望。5、结尾部分。注明写总结的时间，没有问题。修改后的总结XX班2004年上半年工作总结2004年上半年，由于接近装置大修时间，设备故障比较多，我们班团结一致、克服困难，及时正确处理各类事故，比较圆满地完成了班组工作计划中的各项任务.虽然班组劳动纪律方面出现一些问题,但总的来说取得了不错的成绩。一、今年上半年，由于装置处于安全运行末期，设备问题较多，当班人员劳动强度大，但全班人员与兄弟班组互相配合，齐心协力，正确处理了各类事故，避免了损失扩大，保证了生产的正常进行，全面完成了车间下达的安全生产指标。我们班的产量、质量指标在车间四个班中排名第一，接近历史最好水平。二、加强班组学习，提高技能水平。根据年初计划安排，我们在班组互帮互学