档案管理培训课件

档案管理培训2016年6月档案管理培训公文的稿本——公文的文稿和文本的统称。（一）公文的文稿：1、草稿。一般公文草稿不需要保存，重要文件尤其是有领导人批示和亲笔修改的草稿则需要归档。2、定稿。又称原稿、底稿，是经领导人签发或会议讨论通过的最后稿本。其中，定稿必须与正本一同归档。（二）公文的文本：按照定稿制发的各种版本的正式公文。

从档案的角度讲，公文的文本包括正本、副本、存本。

其中，发文机关应将正本与定稿一并整理归档，公文内容与收文机关职能有联系的收文机关也应将正本整理归档；副本仅用于传阅、参考、备查。

存本仅限于发文机关使用，主要用于制作文件汇集存档备查，不作为开展工作的依据和处理事务的凭证。公文的稿本——公文的文稿和文本的统称。公文整理一、公文整理的几个含义：（一）公文整理的含义：公文整理也称归档文件整理，是将文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。（二）归档文件的含义：是指立档单位在职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（三）件的含义：件是归档文件的整理单位。一般1份文件或若干份文件可为1件。公文整理一、公文整理的几个含义：（四）办理完毕的含义：有三种情况——实际办理完成、开始贯彻执行、传阅知晓。（五）有序化的含义：是指公文经整理后，形式上排列有序，具有逻辑层次；内容上保持公文之间的有机联系，达到形式和内容的有序化。（六）具有查考利用价值的鉴定：主要以归档与不归档范围作为判断标准。二、公文整理的原则：遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区别文件的不同价值，便于保管和利用。（四）办理完毕的含义：有三种情况——实际办理完成、开始贯彻执三、公文整理工作的组织实施（一）建立文书部门公文整理制度：即由机关承办和处理公文的部门负责公文整理。（二）选择公文整理地点和人员：有集中式、分散式、集中与分散结合式3种方法。（三）确定公文整理的范围：即确定归档范围，基本依据是2006年国家档案局“8号令”。

在确定整理范围时要把握好三点：①本机关形成的文件材料是整理重点；②必须是办理完毕的文件材料；③要特别注意收集整理非正常渠道传入的文件材料，如会议文件等，保证文件材料的完整与齐全。（四）确定文件材料的保管期限，基本依据是2006年国家档案局“8号令”。（五）公文整理的分工。原则上是：谁承办谁整理，谁主办谁整理。三、公文整理工作的组织实施四、公文整理方法

公文整理有文书立卷、归档文件整理两种方法。（一）文书立卷整理方法：是依据公文的特征或文件类型进行整理。1.公文的特征：即每份公文结构中共同具有的特性。公文的特征有问题、作者、时间、文种、地区、通讯者6个，其中，前4个为基本特征。2.文件类型：常见的有会议文件、案件文件、信访文件材料、刊物性文件材料等。会议文件组卷时，一般是一会1卷或多卷，也可几会1卷。

案件文件组卷时，一般是一案1卷或多卷。

信访文件材料可按反映的问题、信访者、处理形式等组卷。

刊物性文件材料一般按年度组卷，一年1卷或多卷。四、公文整理方法3、立卷操作规程编制类目编号排列调整分类编目填写备考表拟写案卷题名填写案卷封面装订3、立卷操作规程编制编号编目填写拟写案卷题名填写案卷封面装订排列原则：结果性文件在前，依据性文件在后，如正件在前附件在后、正本在前定稿在后、批复在前请示在后。排列方法有：按成文时间先后顺序排列；按重要程度排列，如方针政策性文件在前业务性文件在后，上级文件在前下级文件在后；按问题、作者、文种结合成文时间排列。会议文件按形成顺序或重要程度排列拟写案卷题名：题名构成：作者+问题（事由）+名称（文种）填写案卷封面时，档号含全宗号、目录号、案卷号，进档案馆时编制填写。排列原则：结果性文件在前，依据性文件在后，如正件在前附件在后（二）归档文件整理方法1.装订。按文件排列原则将每件文件中的每份文件排列好后装订在一起。2.分类。可采用年度——机构（问题）——保管期限，或保管期限——年度——机构（问题）原则对归档文件进行分类。3.排列。在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（二）归档文件整理方法4.编号。用加盖归档章的办法固定归档文件的物理位置。

8㎜×2

15㎜×3

（归档章样式）

归档章加盖在文件首页上端的空白处。归档章中，除“※”标志的项目是选择项目外，其余均为必备项目。室编件号在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注，无论那一级类目发生变化，必须从“1”开始标注。（全宗号）（年度）（室编件号）※（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）4.编号。用加盖归档章的办法固定归档文件的物理位置。※5.编目。归档文件应逐件编目。项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。目录要加封面装订成册。不同的保管期限各自装订成册。

（归档文件目录式样）6.装盒。档案盒上的项目除盒号待进馆时再填写外，其余各项按规定填写。备考表置于盒内文件之后。序号责任人文号题名日期页数备注5.编目。归档文件应逐件编目。项目有：件号、责任者、文号、题公文归档制度一、公文归档的含义：机关在工作活动中产生的文件，处理完毕后，由文件办理人员整理，定期向档案室移交集中保存的工作。二、公文归档制度公文归档在我国已经成为一项制度，称为公文归档制度，它包含：（一）归档范围；（二）归档时间，次年的6月30日；（三）归档要求。主要是对公文整理的质量要求，具体为：1.归档文件齐全完整；2.整理结果与分类方案一致；3.保管期限划分正确；4.案卷、案盒各部分完整、项目填写齐全、准确、规范；5.整理使用的书写材料、纸张规格、装订材料符合国家标准；6.案卷、案盒排列正确；7.目录完备、标准。公文归档制度档案管理培训2016年6月档案管理培训公文的稿本——公文的文稿和文本的统称。（一）公文的文稿：1、草稿。一般公文草稿不需要保存，重要文件尤其是有领导人批示和亲笔修改的草稿则需要归档。2、定稿。又称原稿、底稿，是经领导人签发或会议讨论通过的最后稿本。其中，定稿必须与正本一同归档。（二）公文的文本：按照定稿制发的各种版本的正式公文。

从档案的角度讲，公文的文本包括正本、副本、存本。

其中，发文机关应将正本与定稿一并整理归档，公文内容与收文机关职能有联系的收文机关也应将正本整理归档；副本仅用于传阅、参考、备查。

存本仅限于发文机关使用，主要用于制作文件汇集存档备查，不作为开展工作的依据和处理事务的凭证。公文的稿本——公文的文稿和文本的统称。公文整理一、公文整理的几个含义：（一）公文整理的含义：公文整理也称归档文件整理，是将文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。（二）归档文件的含义：是指立档单位在职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（三）件的含义：件是归档文件的整理单位。一般1份文件或若干份文件可为1件。公文整理一、公文整理的几个含义：（四）办理完毕的含义：有三种情况——实际办理完成、开始贯彻执行、传阅知晓。（五）有序化的含义：是指公文经整理后，形式上排列有序，具有逻辑层次；内容上保持公文之间的有机联系，达到形式和内容的有序化。（六）具有查考利用价值的鉴定：主要以归档与不归档范围作为判断标准。二、公文整理的原则：遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区别文件的不同价值，便于保管和利用。（四）办理完毕的含义：有三种情况——实际办理完成、开始贯彻执三、公文整理工作的组织实施（一）建立文书部门公文整理制度：即由机关承办和处理公文的部门负责公文整理。（二）选择公文整理地点和人员：有集中式、分散式、集中与分散结合式3种方法。（三）确定公文整理的范围：即确定归档范围，基本依据是2006年国家档案局“8号令”。

在确定整理范围时要把握好三点：①本机关形成的文件材料是整理重点；②必须是办理完毕的文件材料；③要特别注意收集整理非正常渠道传入的文件材料，如会议文件等，保证文件材料的完整与齐全。（四）确定文件材料的保管期限，基本依据是2006年国家档案局“8号令”。（五）公文整理的分工。原则上是：谁承办谁整理，谁主办谁整理。三、公文整理工作的组织实施四、公文整理方法

公文整理有文书立卷、归档文件整理两种方法。（一）文书立卷整理方法：是依据公文的特征或文件类型进行整理。1.公文的特征：即每份公文结构中共同具有的特性。公文的特征有问题、作者、时间、文种、地区、通讯者6个，其中，前4个为基本特征。2.文件类型：常见的有会议文件、案件文件、信访文件材料、刊物性文件材料等。会议文件组卷时，一般是一会1卷或多卷，也可几会1卷。

案件文件组卷时，一般是一案1卷或多卷。

信访文件材料可按反映的问题、信访者、处理形式等组卷。

刊物性文件材料一般按年度组卷，一年1卷或多卷。四、公文整理方法3、立卷操作规程编制类目编号排列调整分类编目填写备考表拟写案卷题名填写案卷封面装订3、立卷操作规程编制编号编目填写拟写案卷题名填写案卷封面装订排列原则：结果性文件在前，依据性文件在后，如正件在前附件在后、正本在前定稿在后、批复在前请示在后。排列方法有：按成文时间先后顺序排列；按重要程度排列，如方针政策性文件在前业务性文件在后，上级文件在前下级文件在后；按问题、作者、文种结合成文时间排列。会议文件按形成顺序或重要程度排列拟写案卷题名：题名构成：作者+问题（事由）+名称（文种）填写案卷封面时，档号含全宗号、目录号、案卷号，进档案馆时编制填写。排列原则：结果性文件在前，依据性文件在后，如正件在前附件在后（二）归档文件整理方法1.装订。按文件排列原则将每件文件中的每份文件排列好后装订在一起。2.分类。可采用年度——机构（问题）——保管期限，或保管期限——年度——机构（问题）原则对归档文件进行分类。3.排列。在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（二）归档文件整理方法4.编号。用加盖归档章的办法固定归档文件的物理位置。

8㎜×2

15㎜×3

（归档章样式）

归档章加盖在文件首页上端的空白处。归档章中