HCCN运营辅助系统建设项目高阶方案0503

日立咨询内部项目执行管理系统建设项目高阶方案BetterWeMakeitHappen.Better.WeMakeitHappen.Better.March，2017项目背景介绍日立咨询运营现状（痛点及诉求）资源管理资源使用情况不透明，闲置资源无法合理利用；实现人员信息内部稽查（华为项目）；项目入场面试重复安排，易产生冲突；缺少供应商资源管理；无法根据BD或项目需求快速匹配资源，无法查看之前的项目反馈；项目执行管理项目执行情况（验收、付款、开票等）各项目经理独自管理，且项目管理标准不一致；待申付金额及账期的时间不可控；缺少必要的预警机制及防范管理措施，需要记录项目经理自发的；采购执行管理缺少预算管控；对供应商采购管理缺少执行情况（验收、付款等）的跟踪；工时管理供应商考勤记录作为供应商付款重要依据，缺少完备的考勤说明及变更记录；内外部资源的考勤需要项目经理的确认；UTForecasthccn及cdc所有资源均需统计UTforecast，目前数据源来自三部分，人工方式统计不够便捷；项目1项目经理1资源入场资源离场项目执行管理……考勤管理采购执行管理项目2项目经理3资源入场资源离场项目执行管理……考勤管理采购执行管理项目N项目经理N资源入场资源离场项目执行管理……考勤管理采购执行管理……各项目经理独自为营，各项目运营情况对高层不透明项目目标及总体建设节奏阶段一：华为项目试点阶段阶段二：全公司项目推广阶段阶段三：全公司运营完善阶段目标功能以华为项目（占公司70%营收比例）为试点内外部资源管理统一协同项目执行管理与采购执行管理透明化、智能化工时管理可追溯，文档管理UTforecast建设网页前端，实现多维度权限控制（不同角色不同操作，同角色不同数据范围）业务功能包括资源管理、项目执行管理、采购执行管理、工时管理、UT预测管理构建三层技术架构（数据层、服务层、交互层）实现云部署，按需扩容实现与公司内现有系统（OA等）的应用集成，减少人工录入环节公司所有项目范围全面推广全公司资源纳入资源管理完善UT预测管理模块完善采购执行管理模块优化现有管理系统实现与其他内外系统间的对接（华为考勤、其他等）报表功能及多维视图开发融入日立咨询其他运营部门（hr、admin及财务）日常工作内容，不断完善项目执行管理系统实现平台化运营，提升内部管理水平实现企业内hr、admin、财务及Operation工作信息化及自动化，提升工作效率对IT架构优化阶段一项目范围项目范围理解业务范围：（以系统总体蓝图为准）资源管理：在职管理，内部员工入场/离场管理，稽查管理；项目执行管理：创建项目，项目执行及使用情况跟踪，里程碑管理，健康评测，关键点预警；采购执行管理：创建采购订单，采购执行情况跟踪，供应商资源管理；工时管理：导入考勤数据，工时调整，调整记录查询；UT预测管理：数据导入，人工调整，调整记录查询；报表管理：待补充用户范围：日立咨询管理层及各项目经理公司运营团队：项目执行管理员（Vicky）、团队助理（各个Domain助理）、资源管理员（Lynn）、UT预测管理员（Lynn）、采购执行管理员（haibin）项目运营团队：资源信息维护员（项目级别，华为统一为一人）、项目信息维护人员（项目级别，华为各pmo）、采购信息维护人员（项目级别）、UT预测录入人员（Domain或项目级别）、工时维护人员（项目级别，华为各pmo）组织范围：日立咨询管理层，公司运营团队及华为项目运营团队，华为各项目经理项目执行管理系统总体蓝图日立咨询项目执行管理系统资源管理资源基本信息管理报表查询内部资源在职管理资源入场离场管理简历模板下载/导入项目反馈/评价/履历管理技能管理稽查管理EBS外部系统华为WA考勤系统日立咨询内部系统OA系统(第一版实现)Oracle系统……待实现采购执行管理创建采购预算采购预算绑定项目Code创建采购订单（产品&服务）采购外包人员价格明细采购订单执行情况跟踪供应商主数据维护开票管理付款管理项目采购预算控制采购服务详情管理验收管理报表查询工时管理项目工时导入/修改有效性校验失效数据工时调整记录查询UT预测管理原始数据导入/修改数据调整记录查询核对实际与预测差异报表查询计算/修正预测数据其他辅助管理用户管理权限管理一期项目内容二期项目内容项目执行管理创建项目绑定项目Code统计项目使用情况申付管理收款管理项目健康度评价项目执行情况跟踪维护项目子项目开票管理里程碑进度管理剩余人天预警申付预警收款预警客户主数据管理报表查询高阶业务流程——资源管理（内部非华为员工入职及离职）维护人员技能新员工入职N对外招聘录入人员信息，在职NHR办理员工离职手续通知运营小组人员离职注销人员信息，离职NN项目执行管理系统图例：是否入职后面试Y员工面试及定级N输入1输入1：RM资源管理（详见模板_人员基本信息.xlsx）资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理资源管理员SS高阶业务流程——资源管理（内部华为项目员工入职及离职）维护人员技能新员工入职通知华为运营小组人员入职N对外招聘录入人员信息，在职NHR办理员工离职手续通知运营小组人员离职注销人员信息，离职NN项目执行管理系统图例：是否入职后面试Y员工面试及定级N下载简历模板，上传简历N输入1输出1输入1：华为项目资源管理_人员基本信息.xlsx)输出1：简历模板（详见模板_人员简历.pptx)资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理SS资源信息维护员（项目级别）高阶业务流程——资源管理（内部非华为项目资源入场离场）资源池筛选人员获取岗位诉求确认符合人员更新人员项目状态为charge，关联项目更新资源池人员项目状态为bookingNNN项目经理更新资源池人员项目状态为benchN资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理N项目执行管理系统图例：是否有面试NY面试是否通过YN确认人员离场更新资源池人员项目状态为benchN更新技能N添加项目反馈/评价NSS资源信息维护员（项目级别）N高阶业务流程——资源管理（华为项目内部人员入场）资源池筛选人员获取岗位诉求是否符合面试跟进确认符合人员人员录入华为资源池办理入场流程更新人员状态为charge，关联项目及维护定级（仅华为）更新资源池人员状态为bookingNEresourceNN定级电子流NY员工入职项目经理Eresource是否通过Y更新资源池人员状态为benchNN图例：Eresource华为Eresource系统N项目执行管理系统输入1输入1资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理华为系统操作员资源信息维护员（项目级别）NPMO高阶业务流程——资源管理（华为项目内部人员离场）华为系统操作员项目经理确认人员离场与客户确认离场时间通知运营小组人员离场员工简历更新/增加人员技能标签，项目评价反馈录入N更新资源池人员状态为benchN图例：Eresource华为Eresource系统N项目执行管理系统账号注销、工时审核、退场申请Eresource华为现场管理员现场接口人审核电子流Eresource审核电子流（关闭）Eresource更新离场list资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理资源信息维护员（项目级别）PMO资源入场离场状态流转图开始benchbooking内部资源入职后登记charge面试是否通过Y则上项目N下项目结束安排面试资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理高阶业务流程——资源管理（华为项目稽查管理）图例：Eresource华为Eresource系统N项目执行管理系统每月定期检查本月入职人员信息相关人员进行处罚是否一致每月汇总稽查报告定期向华为汇报NY每月抽查人员信息EresourceNEresourceN华为现场管理员资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理维护稽查结果N资源管理内容概览资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理预期目标内容描述难点稽查管理内部资源在职管理资源入场离场管理入职：离职：注销人员信息入场：录入人员信息基本个人信息：员工编号、姓名、性别、学历、招聘渠道、Base地点、邮箱、电话、工作年限等员工类型及等级：员工类型（内部/Subcon/Intern、员工所在部门、员工职位、员工内部等级、经理信息员工技能：技术技能、业务技能、各技能等级在职状态更新（采购资源在职状态为空）下载建立模板上传简历：上传内部华为项目组人员简历信息，非华为项目的内部人员简历信息无需上传从业背景行业经验资源池筛选人员信息资源项目状态更新：有面试：更新符合项目需求的人员状态为Booking面试未通过：更新人员项目状态为Bench面试通过：更新人员项目状态为Charge无面试：更新人员项目状态为Charge记录资源进场时间项目经验：将状态为Charge的员工关联到具体项目code维护员工定级（华为项目）项目经验更新：项目类型、项目code、项目内容、员工职位离场：简历更新（华为项目人员简历更新）员工技能更新：添加员工技能及技能等级添加项目反馈评价：项目结束后，由PMO添加记录资源离场时间按照部门来分配各个小模块的负责人以及使用人在系统中选择需要稽查的人员名单进行稽查有定期稽查和抽查两种方式统一管理公司外部资源信息便于根据项目需求筛选合适人员透明化资源使用状态便于根据资源状态合理利用资源便于合理安排资源入场面试实现人员信息内部稽查高阶业务流程——项目执行管理（创建项目）创建项目Code运营人员Joyce预录入项目订单信息NJoanN项目执行管理系统Oracle日立Oracle系统图例：资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理Oracle输入1：项目信息表

输入2：项目里程碑信息表输入3：项目订单信息表

输入4：项目申付信息表（以上四表详见项目执行表头文件夹）新建项目，开设项目code，输入相关项目信息N将项目初始状态设定为“活动”，与对应客户建立映射关系N绑定项目经理，赋予项目经理权限N补充项目订单信息N录入项目申付信息N录入项目里程碑信息N输入2输入3输入4项目经理绑定项目维护人员，赋予权限公司新项目审批流程N输入1输入3高阶业务流程——项目执行管理（项目申付跟踪）资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理项目经理客户项目信息维护人员（项目级别）N项目执行管理系统图例：通知日立财务开票走内部申付流程准备材料通知客户验收确认并走内部流程盖章后的申付报告扫描发送给客户客户付款提交申付申请，上传验收文件，更新申付记录状态N更新该申付已收款，华为项目30天后自动更改为“已收款”N发票邮寄至客户财务，并通知项目信息维护人员盖章描版本发给项目经理，上传系统N财务人员验收申付预警更新该申付已开票，记录快递信息N收款预警收款预警项目执行状态流转图资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理开始到达申付日期申付中已开票已收款是否收到款项结束阶段验收通过项目经理进行申付项目经理提醒财务部门开票YN提醒客户发款收款预警是否有申付环节YN项目经理提醒财务部门开票申付预警已申付已驳回修改申付后重新进行申付审核是否通过YN开票预警高阶业务流程——项目执行管理（项目里程碑跟踪）资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理项目信息维护人员（项目级别）N项目执行管理系统图例：项目达到里程碑节点输入本里程碑节点实际结束日期，更新本节点状态为“已验收”N更新下一个里程碑节点的实际开始日期N继续进行下一个里程碑工作通过备注标明本里程碑周期内的订单，申付以及工作情况等（选填）N是否需要调整或增删里程碑信息根据本里程碑的实际情况调整其他里程碑的信息或增加/删除里程碑节点NNY项目执行管理内容概览资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理预期目标内容描述难点新建项目时，由运营人员负责录入项目的基本信息和预录入一些项目的订单信息。之后，由项目信息维护人员负责补充项目基本信息，录入项目里程碑和申付信息。信息包括：项目基本信息：项目名称，项目code，项目类别，项目开始日期，项目完成日期，项目预期人天，项目总金额，项目交付内容，客户名称，项目经理等。项目订单信息：订单名称，订单类别，订单开始日期，订单预期人天，等。项目里程碑信息：里程碑名称，里程碑预期完成日期，里程碑描述等。项目申付信息：申付名称，申付预期日期，申付预期金额，申付实际金额等。一个项目对应多个订单，多个里程碑，多个申付。订单，里程碑，申付之间可能有潜在的关系，但难以表达。从灵活性考虑，之间如果确实存在关系，可以通过备注的方式标记。项目类别的不同（FixedPrice或TM）可能会对项目的预警造成影响，比如在FP下，人天与申付金额并无直接关联。提供灵活，全面的项目构建方案增强项目的可追踪性和可预测性实现项目完成进度和申付进度的跟踪管理和预警展现项目预期和实际的差异创建项目项目跟踪项目订单管理：在订单进行中时，项目信息维护人员需随时维护正在进行中的订单信息，包括实际人天，实际开始结束日期，实际结束日期等。运营人员根据实际情况，也可以修改一些项目信息。项目里程碑管理：里程碑是项目完成到一定进度的节点，PMO需随时维护里程碑的实际完成日期等。项目申付管理：项目信息维护人员需随时维护项目的申付节点，当申付进行时，项目信息维护人员需更新项目实际申付金额，实际人天等，同时需上传验收文件。申付/收款/开票预警：当申付/收款/开票日期超过预期日期时，系统将自动对相关人员提出预警。高阶业务流程——采购执行管理（创建采购订单）资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理项目经理采购订单信息维护人员（项目级别）N项目执行管理系统OAHCCNOA系统图例：输入1：采购订单信息（详见模板_采购订单信息.xlsx)输入2：采购价格明细（详见模板_采购价格明细.xlsx)输入3：申付节点信息（详见模板_申付节点信息.xlsx)关联采购预算与项目code创建项目采购预算添加采购订单和价格明细添加申付节点信息是否超出采购预算Y允许采购订单通过输入1、2NNNN输入3Ｎ上传采购合同NN系统第一期不实现是否调整采购预算调整采购预算NY修改采购订单和价格明细NN维护供应商信息高阶业务流程——采购执行管理（采购订单执行跟踪）资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理项目经理与供应商确认付款金额及对账单提交供应商付款申请N上传付款依据（付款单、对账单、采购合同等）N验收确认N是否验收通过NDomainLeader/财务/运营部审批付款申请Y通知供应商开具发票N项目执行管理系统图例：为供应商提供修改意见采购订单信息维护人员（项目级别）申付金额是否大于合同金额（或上限）N上传客户确认凭证，并备注追加ChangeOrderY是否通过Y根据驳回意见修改申请NN采购管理员（公司级别）NN采购执行管理内容概览资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理创建采购订单采购订单执行跟踪预期目标内容描述难点完整录入每一笔采购订单信息实现采购预算的管控实现对供应商采购管理执行情况（验收、付款等）的跟踪对采购执行情况进行预警提示将采购信息与项目进行关联：项目code创建后，将之与采购预算关联。一个项目code对应多个采购订单供应商基础信息：从OA系统集成添加采购订单信息：由采购订单信息维护人员完成，包括项目code、项目名称、采购单号、采购类型、合同金额、订单开始时间、订单预计结束时间、交付方法、到货地点、验收标准等添加采购价格明细：由采购订单信息维护人员完成，包括项目名称、项目code、负责人、采购类型（人/产品）、供应商、采购认证单号、资源名称、资源等级、单价、数量、订单总额等订单申付信息：申付节点，预计申付日期，预计申付金额，实际申付日期，实际申付金额，申付状态等。提交申付时需要上传验收凭证以及相关付款凭证。上传采购合同文件采购订单申付：根据申付节点，由项目经理评价供应商交付情况，上传验收凭证（主要是客户的验收凭证）项目经理新建付款申请并备注申付金额计算方法、上传付款依据（对账单、采购合同等）申付管理：DomainLeader、财务、运营审批（暂时采用系统外邮件审批的方式）.关闭采购订单：人工关闭，允许人工reopen；人工可在任何状态手动关闭订单并备注关闭理由，reopen也需要备注理由。一个项目对应多个采购订单一个采购订单对应多个申付节点输入1：输入人员工时模板（详见输入人员工时模板.xls）高阶业务流程——工时管理（非华为项目T&M项目外包人员工时导入）项目执行管理系统项目经理资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理N项目执行管理系统图例：与供应商确认外包人员工时工时维护人员每月上传外包人员工时N审批确认通过外包人员的人天单价计算外包人员使用情况对项目经理结算金额提出参考价格输入1判断ProjectCode是否是活动状态，姓名+采购订单+供应商+Date是否唯一，出现异常则标为无效N是否有无效工时查看无效工时并重新导入需要修改的工时NYN高阶业务流程——工时管理（华为项目工时导入）项目执行管理系统工时维护人员图例：Eresource华为Eresource系统N项目执行管理系统每周审批工时（含hccn及cdc两部分）每两周导入工时根据华为项目人员工时与项目管理中的单个项目订单的工时损耗相对应，自动计算工时损耗，给出预警N与员工确认工时EresourceN输入1资源管理项目执行管理采购执行管理工时管理UT预测管理