文件和记录管理程序

目

文件和记录管理程都得到所需文件的有效版本,防止使用作废文件,记录与实施同步、准确齐全有适用范适用于总部、及项目部对在用质量、环境、职业健康安全管理相关文GB/T19001-2008idtISO9001：2008质量管理体系 GB/T24001-2004idtISO14001:2004环境管理体系 《中民法》1996年版《中民科学技术构成一般要求(GBT11822/89)(1996.7.5定文件包括的、软盘、光盘、硬盘等职业健康安全管理体系运行的有效性提供客观的文件、资料、各种记录、软盘等。包括：国家和地方有关质量、环境、职业健康安全的以及各部委规章,质量、环境、职业健康安全的 管理方针和目标指标,质量、环境、职境因素信息、重大信息、过程控制信息，第三层次操作性文件、记录。工作程企业，包括质量、环境、职业健康安全管理体系文件，企业、项目各一定途径得到的外来文件，包括、及业主、监理等相关单位来文，业公开性外来文件，是指从公开途径包括报及各种得到的外来文件，包括、、工艺规程等;MS.02.001-收集向国家和所在地方建设、质量技术监督及质监站、环保、规划、安全生产中国安全网、筑龙网、厦门环境监测中心站等工程建设标准化期报纸其它报电视等，局法律事务室负责收集、识别国家、行业、市（局质量安全部、局等部门配合），或主管部门负责收集、识别当地，识别后编制有效适用的报局法律事务室,局法律事务室汇总编制有效适用局有关部门、公司，公司发至其有关部门及项目部,格式见MS.02.01-085.7-5.10，识别确定适 要求后，局质量安全部 工程技术部门和安全求，人力资源部门组织的培训，并作为与相关方进行信息交流的重要内局科技部负责识别、收集、规范；行业和市,其它由技术部门收集、识别，并报局科技部，科技部汇总后编制有效国家、行业和，经部门审核，局总工程师批准后，发至总部有关部门、公司，公司发至其有关部门及项目, 格式见MS.02.01-09， 的控制按本程序5.7-5.10要求实施;d)项目涉及的、等文件按《项目管理手册》有关规定进行收一定得来的外来文件的处MS.02.01-01）、贴公文处理卡，提出拟办意见后报主管签阅决定、转发、承办;承办部门按主管批示意见办理，并记录承办结果;收文登记格式见MS.02.01-01MS.02.01-03。《项目管理手册》由局工程项目管理部组织编制，主管副批准安排编写，局质量安全部审核，局主管或局管理者代表批准发布。安全部门/工程技术部门安排编写，部门审核，主管或管理者代其它管理制度类文件（红头文件）分别由主管部门安排编写，部门 由工程技术部门负责编制的大型工程施工组织设计/特殊施工技术方案,由总工程师审核，局总工程师批准发布;其它编的施工组织设计/施工技术方案由总工程师批准发布。和记录的管理体系文件的2b.文件注：质量、环境、职业健康安全管理体系文件在2b后加简称;文件中“01”表示第1个管理程序。例：“文件和记录管理程序”的是：2b.MS.02.01-2010施工组织设计/施工技术方案的红头文件的④以建二请加(年号)加文件顺序号组成分公文件在建二后加简称,其它构成与局总部文件相同项目文件的按《项目管理手册》有关规定执行a)、各单位使用管理体系文件的记录必须使用程序文件和第三层次文件规质量、环境、职业健康安全整合型管理体系运行记录通过记录名称、等容进行标识。一般的方法如下MS.××.如“收文登记簿”为MS.02.01-01。MS.02.01-01MS.02.01-02。5.7.1资料员件时,要根据主管的,要在簿中登记文件名称、、单位或部门、收文：局和负责红头文件的,局质量安全部/质量部门负责质量、环境、职业健康安全管理体系文件的;局采用网络传输方式局总部红头文件项目按《项目管理手册》规定执行局和资料员在收到文件后，及时记录。记录格式见MS.02.01-及有关阅办;资料员或文件接收在收到主管部门以文件或光盘形式的后,应在簿上签名,并建立文件 ;5.8的评当文件依据的、行政规章、、企业组织结构、管理模式等MS.02.01-10;评审后原文件是适宜有效的继续使用,如发现原文件不适宜或无效按5.9改,以保持文件的适宜性、有效性。a)审核后,由局质量安全部组织评审,并做好评审记录,发现需更改的文件,b)文件所依据的要求、质量管理体系标准、环境管理体系标准、职业健5.9项目使用的的评审按《项目管理手册》有关规定执行5.9的更部门提出,填写文件单,由主管或原文件人批准；管理体系文件的更改由局质量安全部提出,局管理者代表批准,由局质量安全MS.02.01-05；管理体系文件换版时,由局质量安全部组织有 重新编写,按要求重新a）管理体系文件采用手写更改或换页或更换光盘,并在文件修改状态栏上填“１主管部门将《文件更改通知单》或换版文件或新版文件按5.7.1的要求文5.10存放。如作资料保存，由资料员负责盖“资料保存”标识并保存。具有时效性的红头文件到期后自动失效,可不“作废标识,次年初由回收,5.10.3MS.02.01-报主管批准后，由主管部门组织后交废品回收单位回收或送造纸厂销毁在外地的作废文件由局主管部门有关或部门，以为单位统一收回销毁，报主管批准后，由主管部门组织或销毁和记录;销毁应交造纸厂实施并派人监销，主管部门应保留销毁文件 和记录原记录未使用完，可对其或格式作修改后，继续使用记录与当管部门要求有时，以当管部门表格为准管理体系文件的复印分别由局质量安全部或质量部门人后再复印，MS.02.001-06。红头文件的复印，由各级人后再复印，并填写复印记录a)的受控文件必须由资料员登记，应编号b)审核记录由局质量安全部或质量部门统一其它管理体系运行记录由使用部门或单位自行交工资料涉及的记录由或项目部统一或所有在用文件。并在文薄备注栏中注明。收到的文件，应妥善保管，并编目便于检索；需长期保存的文件，由局/分公司室负责回收归档。借阅MS.02.001-07。借阅不得在记录上任意画线或做其它标记;不得擅自涂改、污损、拆散、转借 记录的局各级的记录均属信息，人批准，任何单位和个人不得外借，不得让外单位查看;业主代表要求查看某些记录时，经主管批准后可以查看。原记录人采用单杠划去原数据，在其上方写上更正后的数据,并签上更正人的和日总部与形成的记录，由资料员分类，按日期顺序收集整理、总部、质量、环境、职业健康安全管理体系运行记录中除工程合同管理评审计划和报告等记录交室归档外其余记录由各单位自行归档、①交付给业主和地方馆记录按工程所在地建设行政主管部门有关规定执行②局特大型签约项目的工程资料由局工程管理部和质量安全部审定合格后，按本程序5.15.3c③款归档时间，及时交局室，各交局室归档的工程项目交工资料按局重点工程归档计划执行；③小型工程的成套交工资料交付业主时间在工程交付后不超过20天,中型工程成套交工资料交付业主时间在工程交付后45天内完成,大型以上工程的成套交工资料付业主时间在工程交付后120天内完成,重点工程的成套交工资料交各 室间在工程交付后180天完成，并按局归档计划要求，将相关资料报局室归档记录由管理员按管理规定，确定检索方法，便于查找GB/T50325-2001司室，并办理交接手续。记录的、保记录的保管要防止丢失和损坏a)室应有防潮、防虫、防火、防盗设施b)室要建立健全各项管理制度，并按制度实施c)应有专人保管好本部门所形成的记录d)有关部门和在与分包方签订合同时，在分包合同中要规定对分包工程记项目部按分包合同确定的工程交竣工记录的移交期限,及时收集分包方相关的作废和过期失效的记录，由部门提出，经主管批准后，由主管部门负责按本程5.10MS.02.001-05。设计、设计文件和记录管理和归档由中建唐山建筑设计院负责控制总部和主管部门按《过程监测管理程序》实施过程监视,并填写相应记项目按《项目管理手册》