《建设项目档案管理规范》解读-项目电子文件归档与电子档案管理课件

《项目档案管理规范》解读——项目电子文件归档与电子档案管理国家档案局经科司项目处

刘畅然1ppt课件《项目档案管理规范》解读——项目电子文件归档与电子档案管理1目录一 项目电子文件的归档（9.1）二 项目电子档案管理（9.2）三 项目档案数字化（9.3）四 项目档案移交（第10章）2ppt课件目录一 项目电子文件的归档（9.1）二 项目电子档案管理（93ppt课件3ppt课件• 2016年7月，两办印发的《国家信息化发展战略纲要》指出，‚当今世界，信息技术创新日新月异，以数字化、网络化、智能化为特征的信息化浪潮蓬勃兴起。没有信息化就没有现代化。适应和引领经济发展新常态，增强发展新动力，需要将信息化贯穿我国现代化进程始终，加快释放信息化发展的巨大潜能。以信息化驱动现代化，建设网络强国，是落实‘四个全面’战略布局的重要举措，是实现‘两个一百年’奋斗目标和中华民族伟大复兴中国梦的必然选择。‛4ppt课件• 2016年7月，两办印发的《国家信息化发展战略纲要》指• 2015年，全国档案事业发展‚十三五‛规划纲要提出，‚要全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。•

项目是我国经济建设的重要支撑，其档案管理信息化工作既是项目信息化的必然要求，也是全国档案信息化建设的重要组成部分。5ppt课件• 2015年，全国档案事业发展‚十三五‛规划纲要提出，5p•

随着信息技术的飞速发展，项目建设信息技术应用从先前的计算机辅助设计（CAD）的单一内容，逐步发展到项目申报、招标投标、3D建模、物资采购、施工管理、工程监理、工程监测等涵盖工程建设全流程的信息化管理，产生了大量的原生电子文件。6ppt课件•随着信息技术的飞速发展，项目建设信息技术应用从先前的•

本次修订依据《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》，对工程管理信息系统产生的电子文件的形成和收集、整理、检测、归档等环节，电子档案保管、利用、安全、销毁等工作，以及电子文件和电子档案信息管理系统的功能提出了要求。•

强化项目电子文件归档与电子档案管理是本标准与02版最大的区别之一，也是为了适应当前信息化快速发展的需要。• 02版只在5．5．5中规定长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。并未对电子文件管理做出具体规定。7ppt课件•本次修订依据《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行• 在标准修订过程中，电子文件归档和电子档案管理章节是讨论的焦点之一，在总共收到的379条征求意见中，有关这一章节的意见就有55条，其中采纳了39条。8ppt课件• 在标准修订过程中，电子文件归档和电子档案管理章节是讨论• 《电子文件管理暂行办法》 厅发[2009]39号• 《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》档发〔2016〕11号• 《重大建设项目档案验收办法》

档发[2006]2号• 《科学技术档案案卷构成的一般要求》

GB/T

11822—2008• 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》

GB/T

17678.1~2－1999• 《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》GB/T

17679－1999• 《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T

18894-2016• 《信息与文献

文件管理过程

文件元数据

第1部分：原则》

GB/T

26163.1—2010（ISO

23081-1）• 《电子文件管理系统通用功能要求》

GB/T

29194—2012有关规范性文件和标准（一）9ppt课件• 《电子文件管理暂行办法》 厅发[2009]39号有关规范• 《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T

15-1995• 《建设项目档案管理规范》

DA/T

28-2018• 《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T

32-2005• 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T

38-2008• 《文书类电子文件元数据标准》DA/T

46—2009• 《电子文件长期保存格式需求》DA/T

47—2009• 《基于XML的电子文件封装格式》DA/T

48—2009• 《数码照片归档与管理规范》DA/T

50—2014• 《信息与文献文件管理》ISO

15489-1有关规范性文件和标准（二）10ppt课件• 《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-1995有• 项目电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。•

项目电子档案：建设项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信

息的集合。归档• 电子文件————电子档案概念11ppt课件• 项目电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于• 非人工识读性。指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直

接阅读理解的，必须借助于特定的工具来识别。• 生成环境依赖性。非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、利用必须依靠计算机软、硬件工具来实现• 信息与载体的可分离性。电子文件中的信息与其存储载体之间

不具有固定关系，也不再对特定记录载体“从一而终”。• 信息的易变性。表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。电子文件/电子档案特点12ppt课件• 非人工识读性。指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直• 多种媒体的集成性。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体。•

信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，而且随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。13ppt课件• 多种媒体的集成性。电子文件可以将文字、图片、动画13pp• 维护电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存。目标14ppt课件• 维护电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理• 目标一：真实性15ppt课件• 目标一：真实性15ppt课件• 目标二：完整性•16ppt课件• 目标二：完整性16ppt课件• 目标三：可用性17ppt课件• 目标三：可用性17ppt课件• 目标四：安全性18ppt课件• 目标四：安全性18ppt课件• 项目电子文件归档和电子档案管理应当遵循项目建设和信息系统运行的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的管理原则。• 统一管理：• 全程管理：• 规范标准：原则19ppt课件• 项目电子文件归档和电子档案管理应当遵循项目建设和信息系统• 便于利用：• 安全保密：20ppt课件• 便于利用：20ppt课件•

政府投资主管部门、行业主管部门应当将电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和竣工验收要求，协调相关部门为电子文件归档和电子档案管理的计划安排、人力组织、资金保障、质量监督提供支持。•

电子文件管理部门统筹领导项目电子文件管理工作，建立统筹协调机制，推进项目电子文件管理工作有效开展。•

档案行政管理部门负责对项目电子文件归档及电子档案的保管、利用和移交工作进行监督、指导，将电子档案管理工作纳入档案专项验收内容。•

项目主管部门负责对项目电子文件归档和电子档案管理进行业务指导。项目电子文件和电子档案管理要求21ppt课件•政府投资主管部门、行业主管部门应当将电子文件归档和电子•

总体要求：将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议，纳入验收要求。• 建立机构：明确机构,配备人员，具体负责本单位项目电子文件归档和电子档案的保管、利用和移交等工作，并对各参建单位的项目电子文件归档和电子档案管理工作进行检查、指导。22ppt课件•总体要求：将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项

健全制度：根据项目建设管理实际，制定项目电子文件归档和电子档案管理各项制度、规范、程序，包括但不限于：电子档案管理办法（组织、机构、职责、管控措施等），项目电子文件归档要求、项目电子文件归档范围、分类体系、保管期限表、电子档案整理细则等。并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。23ppt课件健全制度：根据项目建设管理实际，制定项目电子文件归档和•

合同管理：建设单位在编制招标文件，并与参建单位签订合同或协议时应设立专门条款，明确项目电子文件归档和电子档案管理责任。包括质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、储存介质、文件格式、相关费用及违约责任等内容。监理合同还应明确监理单位对所监理项目的电子文件和电子档案的审核责任。24ppt课件•合同管理：建设单位在编制招标文件，并与参建单位签订合目录一 项目电子文件的归档（9.1）25ppt课件目录一 项目电子文件的归档（9.1）25ppt课件• 9.1.1项目管理信息系统应当具备电子文件管理及归档功能，并能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制，保障其真实、完整和安全；能够在形成、流转过程中及时跟踪、检查和补充与项目设计、设备、材料、施工等变更相关的项目电子文件及其元数据。• 档案部门要主动跟信息部门沟通，在项目信息系统开发和建设过程中提出相关需求，设置有关模块，满足相关要求。• 应注意，新标准中特别将信息系统开发文件纳入归档范围，在项目建设过程总开发的各信息系统文件应注意收集归档。• 两种情况9.1

项目电子文件的归档26ppt课件• 9.1.1项目管理信息系统应当具备电子文件管理及归档功能27ppt课件27ppt课件• 9.1.2

建设单位应当根据纸质文件归档范围，结合项目实际情况，确定项目电子文件归档范围。• 第一种情况：有纸质载体的情况；归档参照纸质档案归档范围，与纸质档案相同• 第二种情况：形成时没纸质的但可输出纸质载体• 第三种情况：不能输出纸质载体的电子文件归档范围的确定归档范围28ppt课件• 9.1.2建设单位应当根据纸质文件归档范围，结合项目实• 确定归档范围要注意以下内容：• 1.记录项目建设的重要音视频文件。• 2.建设单位各职能部门和参建单位业务系统产生的有归档价值的文件及确保其可读的软件。• 3.项目建设过程中形成的有归档价值的电子邮件。• 4.与电子文件相对应的元数据和背景信息。• 5.项目电子文件形成、流转过程中形成的重要变更依据性文件材料、过程稿，及有关处理操作记录。29ppt课件• 确定归档范围要注意以下内容：29ppt课件• 9.1.3

项目电子文件形成部门负责电子文件的归档工作；档案部门负责项目电子文件归档的指导、协调和电子档案接收、保管、利用等工作。• 与纸质档案要求一致，谁形成谁整理谁归档。部门职责30ppt课件• 9.1.3项目电子文件形成部门负责电子文件的归档工作；• 9.1.4

项目电子文件在办理完毕后，应当按照归档要求实时收集完整；项目电子文件整理时，应当按照项目档案分类方案并参照本标准7.3.2.5的规定分别组成多层级文件信息包，文件信息包应包含项目电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据。电子文件整理31ppt课件• 9.1.4项目电子文件在办理完毕后，应当按照归档要求实• 7.3.2.5

项目文件组卷。•

项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷，其中招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷，勘察设计文件按阶段、专业组卷；施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷；信息系统开发文件按应用系统组卷；设备文件按专业、系统、台套组卷；监理（监造）文件按监理的合同标段、事由结合文种组卷；科研项目文件按科研项目（课题）组卷；生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。卷内文件一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；文字在前，图样在后。32ppt课件• 7.3.2.5项目文件组卷。32ppt课件整理方式之一文件夹（单位工程）说明文件目录文件其他文件夹电子档案分部工程1分部工程2分部 分部工程3 工程4分项工程1分项工程2分项工程3分项工程4案卷1案卷2文件1文件2文件333ppt课件整理方式之一文件夹说明文件目录文件其他文件夹电子档案分部工• 9.1.5

项目电子文件归档一般采用物理归档。在纸质项目文件归档时采取在线归档或离线归档的方式向档案机构移交经过整理的项目电子文件，并在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一致，且二者应建立关联。•

物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，并向档案部门移交的过程。可分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。•

逻辑归档：不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。（特殊电子文件可采用逻辑归档）归档34ppt课件• 9.1.5项目电子文件归档一般采用物理归档。在纸质项目• 9.1.6

项目电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成国家标准的文件格式，利于信息共享和长期保存。项目电子文件归档保存的文件格式应符合国家规定的电子档案长期保存的格式要求。电子文件格式35ppt课件• 9.1.6项目电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成•

文本文件：使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。应采用PDF、PDF/A、OFD等版式文件，或RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG格式归档。•

数据文件：以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录文件。应采用ET、XLS、DBF、XML格式归档，或转为版式文件归档。•

图形文件：根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成的位图和由几何图形组成的矢量图。应采用SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF、STEP格式归档。• 图像文件：使用数字成像设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作的静态影像记录（画面）。应采用JPG、TIF归档。<常见电子文件格式>36ppt课件•文本文件：使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号•

影像文件：用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生成的多维动画等动态影像记录。应采用MPG、AVI、MP4、FLV格式归档。珍贵且需要永久保存的可采用MXF格式归档。•

音频文件：用数字声音采集、编辑设备录入或用编曲软件制作的声音记录。应采用MP3、WAV格式归档。• 电子邮件应采用EML格式归档。• 网页、社交媒体类应采用HTML格式归档。• 其他业务系统生成的文件，原则上应转换成通用格式归档。文件格式要求37ppt课件•影像文件：用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生• 9.1.7

项目电子文件完成整理后，由形成部门负责对文件信息包进行鉴定和检测，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他载体文件内容的一致性等• 9.1.8

项目电子文件信息包经过形成部门鉴定和检测后，由相关责任人确认归档，赋予归档标识。归档标识中应当含有归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。鉴定和检测38ppt课件• 9.1.7项目电子文件完成整理后，由形成部门负责对文件• 9.1.9

采取离线方式归档时，应将带有归档标识的电子文件拷贝至耐久性好的存储介质上，存储介质应设置成禁止写入的状态。存储介质的选择依次为光盘、磁带、硬磁盘等。• 禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。• 9.1.10 存储电子档案的介质或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、类别号、案卷起止号、密级、保管期限、存入日期等。存储介质为光盘的，归档标签应符合DA/T 38（《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》）的要求。保存载体39ppt课件• 9.1.9采取离线方式归档时，应将带有归档标识的电子文• 归档光盘的标签面应为可书写型油墨印刷。• 若必须在标签面书写，必须使用专门的“光盘标签笔”（非溶剂基墨水的软性标签笔）。• 归档光盘禁止使用粘贴标签。• 归档光盘的标签面上应印有光盘生产日期（刻录日期）、批次或喷墨打印的条型码。40ppt课件• 归档光盘的标签面应为可书写型油墨印刷。40ppt课件• 9.1.11项目电子文件归档时应由档案管理机构进行检验，并填写《电子文件归档登记表》（格式见GB/T

18894《电子文件归档与电子档案管理规范》），检验合格后，办理交接手续。41ppt课件• 9.1.11项目电子文件归档时应由档案管理机构进行检验，42ppt课件42ppt课件• 检测内容：• 1.载体外观检测。外观是否完好，有无划痕。• 2.病毒检测。检测系统环境中是否安装杀毒软件，检测归档信息包是否包含计算机病毒。43ppt课件• 检测内容：43ppt课件• 3.真实性检测。• 1）来源真实性。检测电子文件中固化信息是否有效，确认电子文件来源的真实性。• 2）元数据准确性。检测元数据是否符合要求，包括数据长度、类型、格式、值域以及元数据项赋值是否合理等• 3）内容真实性。检测电子文件内容数据中包含的电子属性信息与元数据中记录的信息是否一致。• 4）元数据与内容关联一致性。检测元数据中记录的文件存储位置与电子文件内容数据的实际存储位置是否一致• 5）归档信息包真实性。检测信息组织结构和内容是否符合要求，检测归档的信息包与归档部门发送的信息包是否一致。44ppt课件• 3.真实性检测。44ppt课件• 4.完整性检测• 1）电子文件数据总量。检测登记表中登记的电子文件数量和字节数与实际归档的电子文件数量和字节数是否相符。• 2）元数据完整性。检测元数据项是否齐全完整，反映重要问题的归档电子文件是否包括主要修改过程和办理情况记录，具有连续编号的元数据项（如归档号、件内顺序号等）是否有漏号现象等。• 3）内容完整性。检测归档电子文件的内容数据是否齐全完整• 4）归档信息包完整性。对照归档范围检测归档信息包的元数据和内容数据是否符合要求，对照归档信息包元数据中记录的文件数量检测内容数据是否齐全完整。45ppt课件• 4.完整性检测45ppt课件• 5.可用性检测• 1）元数据可用性。检测电子文件元数据是否可以被正常访问。• 2）内容可用性。检测电子文件内容数据是否符合归档要求，是否可以被正常打开和浏览。• 3）软硬件环境。检测元数据中记录的软硬件环境信息是否符合归档要求。• 4）归档信息包可用性。检测归档信息包是否包含影响其可用性的因素，例如使用非公开压缩算法、加密等。46ppt课件• 5.可用性检测46ppt课件•

9.1.12

图像电子文件、视频电子文件应主题突出、曝光准确、影像清晰。图像电子文件分辨率应达到300dpi以上，视频电子文件宜采用200万以上像素拍摄。•

9.1.13

对反映同一内容的数码照片应选择有代表性的输出纸质照片。所选数码照片应主题鲜明，影像清晰、完整。•

重要活动及事件、原始地形地貌、建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样等应形成照片和音视频文件。音视频电子文件47ppt课件•9.1.12图像电子文件、视频电子文件应主题突出、曝目录二 项目电子档案管理（9.2）48ppt课件目录二 项目电子档案管理（9.2）48ppt课件• 9.2.1

项目电子档案可参照纸质档案的分类方案进行整理。9.2

项目电子档案管理49ppt课件• 9.2.1项目电子档案可参照纸质档案的分类方案进行整理• 9.2.2项目电子档案的保管、有效性保证、鉴定和利用应符合GB/T18894（《电子文件归档与电子档案管理规范》）的规定。50ppt课件• 9.2.2项目电子档案的保管、有效性保证、鉴定和利用应电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。1.归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。2.环境温度选定范围:

光盘：17℃—

20℃，磁性载体：15℃—

27℃

；相对湿度选定范围：光盘：20%—50%，磁性载体：45%—60%。3.存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。保管51ppt课件电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。1.应定期对磁性载体进行抽样检查，抽样率不低于10%；抽样检测过程中如果发现永久性误差时应扩大抽检范围或进行100%检测，并立即对发生永久性误差的磁性储存介质进行复制或更新。2. 对光盘进行定期检测，检测结果超过三级预警线时应立即进行更新。CD-R光盘的块错误率BLER〈200，DVD±R光盘的奇偶校验内码错误PIE〈240。有效性保证52ppt课件1.应定期对磁性载体进行抽样检查，抽样率不低于10%；抽• 1.电子文件及其元数据形成、收集、归档符合制度要求；• 2.电子文件与元数据能一一对应，数量准确且齐全完成；• 3.电子文件与元数据格式符合要求；• 4.以专有格式归档的其专用软件、技术资料等齐全完整• 5.加密电子文件已解密；• 6.电子文件及元数据经安全网络或专用离线存储介质传递、移交；• 7.电子文件无病毒，电子文件离线存储介质无损伤、可正常使用。鉴定53ppt课件• 1.电子文件及其元数据形成、收集、归档符合制度要求；• 各单位应当建立电子档案利用制度、采用有效手段，保证项目电子档案方便快捷利用，同时确保项目电子档案在利用中的安全。1. 反映电子档案利用过程的相关信息应当记录和保存。2.加强电子档案利用基础设施建设，建立健全相关制度，采取有效措施促进信息资源共享，保证电子文件在规定时间、地域、机构、人员范围内得到方便快捷的利用。3.凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子档案不得互联网上运行。利用54ppt课件各单位应当建立电子档案利用制度、采用有效手段，保证项目电子4.对在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的电子档案提供利用时，应设置使用权限认证系统或履行使用审批手续。5. 应当为利用者提供真实、可靠的电子档案，并采取有效措施确保电子档案不受损害。6.电子档案应有文件级的计算机检索目录，计算机检索目录与电子档案原文应建立持久有效的关联。7. 电子档案的利用系统应设置科学、严格的权限控制机制，完善审批和登记程序，确保任何电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。55ppt课件4.对在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的电子档案• 9.2.3

建设单位应建立项目电子档案管理系统，管理项目全部电子档案，系统应具备接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理等基本功能。• 9.2.4

接入内部网的项目档案信息管理系统，应建立操作日志，通过身份认证、访问控制、信息完整性校验、防火墙、入侵检测等技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护，防止因偶然或恶意的原因使网络数据遭到破坏、更改、泄露，杜绝网络系统上的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事故发生。电子档案管理系统要求56ppt课件• 9.2.3建设单位应建立项目电子档案管理系统，管理项目• 9.2.5

项目电子档案保存实行备份制度，重要电子档案应当异地异质备份。• 异地：结合建设单位和上级统一部署安排。• 异质：异质的几种形式• 可采取近线备份或离线备份两种方式。电子档案备份57ppt课件• 9.2.5项目电子档案保存实行备份制度，重要电子档案应• 近线备份要求•

1.宜采用磁带备份系统进行近线备份，应定期对电子档案及其元数据、电子档案管理系统的配置系统和日志数据等进行全量、增量或差异备份。•

2.电子档案数据量达到一定量且条件许可时，可实施电子档案管理系统和数据库系统的热备份。58ppt课件• 近线备份要求58ppt课件• 离线备份59ppt课件• 离线备份59ppt课件• 9.2.6

在计算机软、硬件系统更新前或数据格式淘汰前，项目电子档案管理部门应将项目电子档案迁移到新的系统或进行格式转换，保证其真实、完整和在新环境中完全兼容。• 电子档案的迁移一般包含介质间的迁移和系统间的迁移：介质间的迁移一般发生在电子档案存储介质临近使用寿命时；系统间的迁移一般发生在电子档案数据格式改变或其所依托的信息系统升级时。数据迁移60ppt课件• 9.2.6在计算机软、硬件系统更新前或数据格式淘汰前，• （1）介质间迁移保存在脱机载体中的电子档案应每满4年迁移一次，数据迁移至新载体后即刻进行一次检查。原备份载体至少再保存4年，保存期满后按相关保密规定处理，用作电子档案备份的载体不得用于其他任何用途。此外，档案部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记，设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于4年。保留期满后，载体按保密要求进行处置。61ppt课件• （1）介质间迁移保存在脱机载体中的电子档案应每满4年迁• （2）系统间迁移各单位进行信息系统升级改造时，档案部门要密切配合信息化部门，及时将电子档案真实、完整、可用和安全的迁移至新的系统中。原系统中的数据保留时间不少于4年。保留期满后，载体按保密要求进行处置。62ppt课件• （2）系统间迁移各单位进行信息系统升级改造时，档案部门• 9.2.7项目电子档案失去保存价值后，应在履行销毁审批手续后，采取有效技术措施进行信息清除工作。属于保密范围的电子档案，其销毁应按国家保密法规实施。1.应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除应销毁电子档案，电子档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动，将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。2.应销毁电子档案的离线储存介质，应对其实施破坏性销毁。实施销毁前，应对备份其中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。3.属于保密范围的电子档案，其销毁应按国家保密规定实施。4.销毁电子档案应进行登记，并将登记结果归档保存。电子档案销毁63ppt课件• 9.2.7项目电子档案失去保存价值后，应在履行销毁审批目录三 项目档案数字化（9.3）64ppt课件目录三 项目档案数字化（9.3）64ppt课件• 9.3.1

数字化范围根据实际情况，可包含但不限于以下内容：项目立项、勘察设计、征地移民、合同协议、项目管理文件，重要隐蔽工程验收、缺陷处理文件、竣工图、单位工程验收、合同验收、竣工验收文件，重要设备文件等。• 有电子文件的可以不用扫描9.3

项目档案数字化65ppt课件• 9.3.1数字化范围根据实际情况，可包含但不限于以下内• 9.3.2

委托第三方进行数字化加工的建设项目，委托单位应与数字化加工单位签订保密协议，明确保密要求、责任及失泄密的处罚措施。采取建立安防系统、加强数字化存储设备管理和数字化人员管理等措施，确保档案信息安全。• 《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面做出了要求。66ppt课件• 9.3.2委托第三方进行数字化加工的建设项目，委托单位• 9.3.3

档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接等应符合DA/T

31（《纸质档案数字化技术规范》）的要求。• DA/T312017年重新修订67ppt课件• 9.3.3档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据• 分辨率：不低于200dpi，如文字偏小、密集、清晰度较差时，或需要进行仿真复制时，扫描分辨率不小于300dpi，需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率不小于600 dpi。档案扫描68ppt课件• 分辨率：不低于200dpi，如文字偏小、密集、清晰度较• 拼接：无明显拼接痕迹• 旋转及纠偏：视觉上基本不感觉偏斜• 裁边：页边距外沿2-3毫米• 去污：不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹图像处理69ppt课件• 拼接：无明显拼接痕迹图像处理69ppt课件• 格式：TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式（PDF 存储）• 利用时可转换为PDF格式图像存储70ppt课件• 格式：TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式（P• 1应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合DA/T

18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。• 2数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。• 3数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。• 4将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。•

5可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。目录建库71ppt课件• 1应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型•

1

应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。•

2

逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。数据挂接72ppt课件•1应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质目录四 项目档案移交（第10章）73ppt课件目录四 项目档案移交（第10章）73ppt课件• 10.1

竣工验收后，建设单位应按有关规定向运行管理单位及其他有关单位办理档案移交。•

取消了原有在项目正式通过竣工验收后三个月内移交和凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交的规定，改为竣工验收后按有关规定移交。• 取消了原有在大中城市规划区范围内的重要建设项目，建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。统一表述为向运行管理单位和其他有关单位办理档案移交。74ppt课件• 10.1竣工验收后，建设单位应按有关规定向运行管理单位• 10.2

项目档案移交时，应办理项目档案移交手续，包括档案移交的内容、数量、图纸张数等，并有完备的清册、签字等交接手续。75ppt课件• 10.2项目档案移交时，应办理项目档案移交手续，包括• 10.3

项目电子档案的移交参照《电子档案移交与接收办法》的有关规定执行。76ppt课件• 10.3项目电子档案的移交参照《电子档案移交与接收办• 基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。• 电子档案移交的主要流程：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。77ppt课件• 基本要求：77ppt课件• 电子档案接收的主要流程：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。• 移交载体为只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等，禁止使用软磁盘作为移交载体。•

移交时应检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。不符合归档要求的发回归档部门进行改正。78ppt课件• 电子档案接收的主要流程：检验电子档案数据、办理交接手续、•

10.4

停、缓建的项目，档案由建设单位负责保存;建设单位撤销的,项目档案应向项目主管部门或者有关档案机构移交。• 新增，对停、缓建和撤销项目的档案归属与流向做出规定。79ppt课件•10.4停、缓建的项目，档案由建设单位负责保存;建设• 一、主动作为，逐步推进• 二、发现典型，以点带面• 三、加强学习，引进人才• 四、经验交流，开展培训• 五、将电子文件归档工作纳入检查、考核与验收如何推进电子文件归档和电子档案管理80ppt课件• 一、主动作为，逐步推进如何推进电子文件归档和电子档案管理• 按照新建、在建、完建等不同建设阶段，不同行业、不同管理类型等方面的要求，选择建设项目作为试点单位，负责试点工作的具体实施。项目电子文件归档和电子档案管理试点情况81ppt课件• 按照新建、在建、完建等不同建设阶段，不同行业、不同管理•

根据国家重大建设项目在项目管理、项目建设等过程中，运用信息化技术和手段，从而产生大量电子文件的需求，研究提出符合电子文件规范化、科学化管理要求，适应项目管理和建设业务需要的建设项目电子文件管理系统功能需求；按照重大建设项目电子文件管理系统功能需求的总体要求，选择不同建设、不同行业、不同类型的建设项目，建设一批与自身重大建设项目特点相适应的电子文件管理系统；在电子文件管理系统建设和实施过程中，采用多项技术，把现有国家有关电子文件管理的规范和标准落实到实际工作中；实现以项目法人（建设单位）为主体，面向项目管理、勘察、设计、施工、安装调试、系统集成、设备供应、监理等各参建单位，涵盖电子文件生成、流转、归档、移交、保管、利用、销毁等全流程的全程控制。试点内容及目标82ppt课件•根据国家重大建设项目在项目管理、项目建设等过程中，运用• 主要包括以下工作内容：• 1．根据国家对建设项目和电子文件管理的总体要求，研究具有可操作性的建设项目电子文件管理功能需求；• 2．研究建立以电子文件规范化、科学化管理为核心的，明确相关单位、相关机构、相关人员责权的覆盖全流程的项目电子文件管理制度体系；• 3．研究在重大建设项目电子文件管理及其系统开发中涉及的元数据、电子签名、封装、长久保存和备份等关键技术方案；• 4．研究建设项目电子文件归档范围、保管期限和电子档案分类体系，探索项目档案‚单套制‛。• 5．研究基于大数据、云计算的项目电子档案数据挖掘和利用。• 6.其他83ppt课件• 主要包括以下工作内容：83ppt课件《项目档案管理规范》解读——项目电子文件归档与电子档案管理国家档案局经科司项目处

刘畅然84ppt课件《项目档案管理规范》解读——项目电子文件归档与电子档案管理1目录一 项目电子文件的归档（9.1）二 项目电子档案管理（9.2）三 项目档案数字化（9.3）四 项目档案移交（第10章）85ppt课件目录一 项目电子文件的归档（9.1）二 项目电子档案管理（986ppt课件3ppt课件• 2016年7月，两办印发的《国家信息化发展战略纲要》指出，‚当今世界，信息技术创新日新月异，以数字化、网络化、智能化为特征的信息化浪潮蓬勃兴起。没有信息化就没有现代化。适应和引领经济发展新常态，增强发展新动力，需要将信息化贯穿我国现代化进程始终，加快释放信息化发展的巨大潜能。以信息化驱动现代化，建设网络强国，是落实‘四个全面’战略布局的重要举措，是实现‘两个一百年’奋斗目标和中华民族伟大复兴中国梦的必然选择。‛87ppt课件• 2016年7月，两办印发的《国家信息化发展战略纲要》指• 2015年，全国档案事业发展‚十三五‛规划纲要提出，‚要全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。•

项目是我国经济建设的重要支撑，其档案管理信息化工作既是项目信息化的必然要求，也是全国档案信息化建设的重要组成部分。88ppt课件• 2015年，全国档案事业发展‚十三五‛规划纲要提出，5p•

随着信息技术的飞速发展，项目建设信息技术应用从先前的计算机辅助设计（CAD）的单一内容，逐步发展到项目申报、招标投标、3D建模、物资采购、施工管理、工程监理、工程监测等涵盖工程建设全流程的信息化管理，产生了大量的原生电子文件。89ppt课件•随着信息技术的飞速发展，项目建设信息技术应用从先前的•

本次修订依据《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》，对工程管理信息系统产生的电子文件的形成和收集、整理、检测、归档等环节，电子档案保管、利用、安全、销毁等工作，以及电子文件和电子档案信息管理系统的功能提出了要求。•

强化项目电子文件归档与电子档案管理是本标准与02版最大的区别之一，也是为了适应当前信息化快速发展的需要。• 02版只在5．5．5中规定长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。并未对电子文件管理做出具体规定。90ppt课件•本次修订依据《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行• 在标准修订过程中，电子文件归档和电子档案管理章节是讨论的焦点之一，在总共收到的379条征求意见中，有关这一章节的意见就有55条，其中采纳了39条。91ppt课件• 在标准修订过程中，电子文件归档和电子档案管理章节是讨论• 《电子文件管理暂行办法》 厅发[2009]39号• 《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》档发〔2016〕11号• 《重大建设项目档案验收办法》

档发[2006]2号• 《科学技术档案案卷构成的一般要求》

GB/T

11822—2008• 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》

GB/T

17678.1~2－1999• 《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》GB/T

17679－1999• 《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T

18894-2016• 《信息与文献

文件管理过程

文件元数据

第1部分：原则》

GB/T

26163.1—2010（ISO

23081-1）• 《电子文件管理系统通用功能要求》

GB/T

29194—2012有关规范性文件和标准（一）92ppt课件• 《电子文件管理暂行办法》 厅发[2009]39号有关规范• 《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T

15-1995• 《建设项目档案管理规范》

DA/T

28-2018• 《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T

32-2005• 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T

38-2008• 《文书类电子文件元数据标准》DA/T

46—2009• 《电子文件长期保存格式需求》DA/T

47—2009• 《基于XML的电子文件封装格式》DA/T

48—2009• 《数码照片归档与管理规范》DA/T

50—2014• 《信息与文献文件管理》ISO

15489-1有关规范性文件和标准（二）93ppt课件• 《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-1995有• 项目电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。•

项目电子档案：建设项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信

息的集合。归档• 电子文件————电子档案概念94ppt课件• 项目电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于• 非人工识读性。指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直

接阅读理解的，必须借助于特定的工具来识别。• 生成环境依赖性。非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、利用必须依靠计算机软、硬件工具来实现• 信息与载体的可分离性。电子文件中的信息与其存储载体之间

不具有固定关系，也不再对特定记录载体“从一而终”。• 信息的易变性。表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。电子文件/电子档案特点95ppt课件• 非人工识读性。指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直• 多种媒体的集成性。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体。•

信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，而且随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。96ppt课件• 多种媒体的集成性。电子文件可以将文字、图片、动画13pp• 维护电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存。目标97ppt课件• 维护电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理• 目标一：真实性98ppt课件• 目标一：真实性15ppt课件• 目标二：完整性•99ppt课件• 目标二：完整性16ppt课件• 目标三：可用性100ppt课件• 目标三：可用性17ppt课件• 目标四：安全性101ppt课件• 目标四：安全性18ppt课件• 项目电子文件归档和电子档案管理应当遵循项目建设和信息系统运行的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的管理原则。• 统一管理：• 全程管理：• 规范标准：原则102ppt课件• 项目电子文件归档和电子档案管理应当遵循项目建设和信息系统• 便于利用：• 安全保密：103ppt课件• 便于利用：20ppt课件•

政府投资主管部门、行业主管部门应当将电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和竣工验收要求，协调相关部门为电子文件归档和电子档案管理的计划安排、人力组织、资金保障、质量监督提供支持。•

电子文件管理部门统筹领导项目电子文件管理工作，建立统筹协调机制，推进项目电子文件管理工作有效开展。•

档案行政管理部门负责对项目电子文件归档及电子档案的保管、利用和移交工作进行监督、指导，将电子档案管理工作纳入档案专项验收内容。•

项目主管部门负责对项目电子文件归档和电子档案管理进行业务指导。项目电子文件和电子档案管理要求104ppt课件•政府投资主管部门、行业主管部门应当将电子文件归档和电子•

总体要求：将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议，纳入验收要求。• 建立机构：明确机构,配备人员，具体负责本单位项目电子文件归档和电子档案的保管、利用和移交等工作，并对各参建单位的项目电子文件归档和电子档案管理工作进行检查、指导。105ppt课件•总体要求：将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项

健全制度：根据项目建设管理实际，制定项目电子文件归档和电子档案管理各项制度、规范、程序，包括但不限于：电子档案管理办法（组织、机构、职责、管控措施等），项目电子文件归档要求、项目电子文件归档范围、分类体系、保管期限表、电子档案整理细则等。并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。106ppt课件健全制度：根据项目建设管理实际，制定项目电子文件归档和•

合同管理：建设单位在编制招标文件，并与参建单位签订合同或协议时应设立专门条款，明确项目电子文件归档和电子档案管理责任。包括质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、储存介质、文件格式、相关费用及违约责任等内容。监理合同还应明确监理单位对所监理项目的电子文件和电子档案的审核责任。107ppt课件•合同管理：建设单位在编制招标文件，并与参建单位签订合目录一 项目电子文件的归档（9.1）108ppt课件目录一 项目电子文件的归档（9.1）25ppt课件• 9.1.1项目管理信息系统应当具备电子文件管理及归档功能，并能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制，保障其真实、完整和安全；能够在形成、流转过程中及时跟踪、检查和补充与项目设计、设备、材料、施工等变更相关的项目电子文件及其元数据。• 档案部门要主动跟信息部门沟通，在项目信息系统开发和建设过程中提出相关需求，设置有关模块，满足相关要求。• 应注意，新标准中特别将信息系统开发文件纳入归档范围，在项目建设过程总开发的各信息系统文件应注意收集归档。• 两种情况9.1

项目电子文件的归档109ppt课件• 9.1.1项目管理信息系统应当具备电子文件管理及归档功能110ppt课件27ppt课件• 9.1.2

建设单位应当根据纸质文件归档范围，结合项目实际情况，确定项目电子文件归档范围。• 第一种情况：有纸质载体的情况；归档参照纸质档案归档范围，与纸质档案相同• 第二种情况：形成时没纸质的但可输出纸质载体• 第三种情况：不能输出纸质载体的电子文件归档范围的确定归档范围111ppt课件• 9.1.2建设单位应当根据纸质文件归档范围，结合项目实• 确定归档范围要注意以下内容：• 1.记录项目建设的重要音视频文件。• 2.建设单位各职能部门和参建单位业务系统产生的有归档价值的文件及确保其可读的软件。• 3.项目建设过程中形成的有归档价值的电子邮件。• 4.与电子文件相对应的元数据和背景信息。• 5.项目电子文件形成、流转过程中形成的重要变更依据性文件材料、过程稿，及有关处理操作记录。112ppt课件• 确定归档范围要注意以下内容：29ppt课件• 9.1.3

项目电子文件形成部门负责电子文件的归档工作；档案部门负责项目电子文件归档的指导、协调和电子档案接收、保管、利用等工作。• 与纸质档案要求一致，谁形成谁整理谁归档。部门职责113ppt课件• 9.1.3项目电子文件形成部门负责电子文件的归档工作；• 9.1.4

项目电子文件在办理完毕后，应当按照归档要求实时收集完整；项目电子文件整理时，应当按照项目档案分类方案并参照本标准7.3.2.5的规定分别组成多层级文件信息包，文件信息包应包含项目电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据。电子文件整理114ppt课件• 9.1.4项目电子文件在办理完毕后，应当按照归档要求实• 7.3.2.5

项目文件组卷。•

项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷，其中招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷，勘察设计文件按阶段、专业组卷；施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷；信息系统开发文件按应用系统组卷；设备文件按专业、系统、台套组卷；监理（监造）文件按监理的合同标段、事由结合文种组卷；科研项目文件按科研项目（课题）组卷；生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。卷内文件一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；文字在前，图样在后。115ppt课件• 7.3.2.5项目文件组卷。32ppt课件整理方式之一文件夹（单位工程）说明文件目录文件其他文件夹电子档案分部工程1分部工程2分部 分部工程3 工程4分项工程1分项工程2分项工程3分项工程4案卷1案卷2文件1文件2文件3116ppt课件整理方式之一文件夹说明文件目录文件其他文件夹电子档案分部工• 9.1.5

项目电子文件归档一般采用物理归档。在纸质项目文件归档时采取在线归档或离线归档的方式向档案机构移交经过整理的项目电子文件，并在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一致，且二者应建立关联。•

物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，并向档案部门移交的过程。可分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。•

逻辑归档：不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。（特殊电子文件可采用逻辑归档）归档117ppt课件• 9.1.5项目电子文件归档一般采用物理归档。在纸质项目• 9.1.6

项目电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成国家标准的文件格式，利于信息共享和长期保存。项目电子文件归档保存的文件格式应符合国家规定的电子档案长期保存的格式要求。电子文件格式118ppt课件• 9.1.6项目电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成•

文本文件：使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。应采用PDF、PDF/A、OFD等版式文件，或RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG格式归档。•

数据文件：以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录文件。应采用ET、XLS、DBF、XML格式归档，或转为版式文件归档。•

图形文件：根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成的位图和由几何图形组成的矢量图。应采用SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF、STEP格式归档。• 图像文件：使用数字成像设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作的静态影像记录（画面）。应采用JPG、TIF归档。<常见电子文件格式>119ppt课件•文本文件：使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号•

影像文件：用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生成的多维动画等动态影像记录。应采用MPG、AVI、MP4、FLV格式归档。珍贵且需要永久保存的可采用MXF格式归档。•

音频文件：用数字声音采集、编辑设备录入或用编曲软件制作的声音记录。应采用MP3、WAV格式归档。• 电子邮件应采用EML格式归档。• 网页、社交媒体类应采用HTML格式归档。• 其他业务系统生成的文件，原则上应转换成通用格式归档。文件格式要求