商业项目收费管理日常事务操作知识

商业项目收费管理日常事务操作知识重庆新龙湖物业服务有限公司天街管理处1目录一、目的二、适用范围三、商业项目收费管理日常事务操作方法及关注点2随着公司快速发展，商业项目也随之增加，根据北城天街及西城天街管理经验，将管理过程中的收费流程、日常事务操作及注意事项进行归纳总结，形成固化的知识模板，实现快速复制目的，降低培训成本。一、目的：3

产权为龙湖地产的大型商业项目（如：重庆的北城天街、西城天街、晶郦馆、后期时代天骄；成都的北城天街）二、适用范围：4三、商业项目收费管理日常事务操作方法及关注点5商业项目事务操作流程图：基础数据建立确认商户资料生成项目及标准信息核对商户资料核对无误导入系统生成数据资料变更商运公司发送进撤场信息进撤场数据现场确认核对数据录入系统月度结算款项收缴收款发送账单填制报表及催缴欠费6日常事务操作方法及关注点：（一）基础数据建立：确认商户资料，并生成项目及收费标准信息：1.与商运公司对接《商户签约信息表》；2.与工程部对接《商户水电表信息》；3.与财务部对接物管费收费标准，并将物管费收费标准发送集团；4.牵头各部门主管制定商业项目特约服务收费标准；5.联系集团软件维护人员，在系统中建立项目档案及操作人员档案。关注点：所有需集团建立的信息资料需比商业项目集中开业时间提前至少20天发送集团，在信息建立后应仔细核对（项目名称、操作人员登录情况及权限开通情况、标准下发是否正确完整）。7日常事务操作方法及关注点：（一）基础数据建立：资料核对：1.核对商户总户数、商户进场时间、合同面积、承租人及经营品牌关注点：（1）商户进场时间只可能是资料发送的当月或以后月份；（2）承租人联系电话、联系地址不能空，后期需跟踪店铺内的联系电话；（3）与商运公司相关人员确认相同承租人需独立结算的店铺信息。8日常事务操作方法及关注点：（一）基础数据建立：资料核对：2.核对店铺安装水电表数量、表号、倍率、起度、有无商户签字确认关注点：（1）了解大商铺各水电表接入的设备，便于后期核对使用过程中数据是否存在异常；（2）水电表的倍率不会为0，最低为1；（3）确认接入商铺的水电表来源（如：是商业项目的专配还是其他项目的专配）。9日常事务操作方法及关注点：（一）基础数据建立：资料导入系统并生成数据：关注点：（1）生成数据前，需将导入系统的合同面积、商户总数、商户编码、水电表总数及起数与发送文件进行核对；（2）商户编码必须与商运公司合同签订的商户编码一致；（3）联系人地址栏需填写经营品牌，承租人及店铺编号，如遇多个店铺编号，只写靠前的店铺编号。10日常事务操作作方法及关注注点：（一）基础数数据建立：资料导入系统统并生成数据据：操作：1.房屋资料导入入操作步骤：：（1）将商户编码码明细发送财财务部，由财财务部核对后后统一发送集集团财务，送送软件公司导导入系统生成成；（2）自行生成的的可通过项目目管理-房产管理-房屋登记中批批量登记生成成并保存格式式文件，打开开保存的格式式文件，按格格式文件的标标题行名称填填写相应的内内容，内容填填写完成后选选择“文件另另存为”方式式保存，再通通过“批量导导入详情”界界面，点击““浏览”按钮钮，选择文件件后点“读取取”及确定导导入按钮导入入生成房屋资资料。11日常事务操作作方法及关注注点：（一）基础数数据建立：资料导入系统统并生成数据据：房屋资料生成成操作中的注注意事项：1、文件名不能能修改2、保存的类型型必须选择为为“MicrosoftofficeExcel工作表”123、在点击“确确定导入”按按钮前，须检检查核对此处处显示的导入入结果，查看看是否全部导导入成功！！！！！13日常事务操作作方法及关注注点：（一）基础数数据建立：资料导入系统统并生成数据据：2.客户资料因条条件太多，故故不建议由自自己导入系统统，统一提交交软件公司导导入系统关注点：（1）软件公司发发送的表格格格式不能更改改；（2）业业主主信信息息及及商商户户信信息息分分表表格格填填写写；；（3）对对软软件件公公司司导导入入系系统统的的资资料料必必须须核核对对商商户户总总数数，，每每个个商商户户是是否否对对应应的的正正确确物物业业编编码码；；（4）不不同同合合同同的的相相同同承承租租方方，，其其账账户户是是否否是是独独立立的的。。3.水电电表表初初始始数数据据同同客客户户资资料料一一样样，，提提软软件件公公司司导导入入系系统统关注注点点：：核对对导导入入后后的的房房间间挂挂表表数数量量、、水水电电表表初初始始度度数数、、倍倍率率与与提提交交表表格格是是否否一一致致。。14日常常事事务务操操作作方方法法及及关关注注点点：：（一一））基基础础数数据据建建立立：：资料料导导入入系系统统并并生生成成数数据据：：4.批量量绑绑定定客客户户标标准准：：物物管管费费标标准准、、水水电电费费标标准准、、合合同同约约定定按按月月结结算算的的特特约约服服务务标标准准；；关注注点点：：1.如存存在在多多种种标标准准，，为为快快速速配配置置可可先先做做收收费费类类型型的的设设置置（（详详见见软软件件用用户户手手册册指指导导））；；2.标准准配配置置时时，，如如计计费费周周期期不不一一样样（（存存在在按按季季交交费费、、按按月月交交费费情情况况））可可对对特特殊殊计计费费周周期期进进行行单单户户标标准准的的绑绑定定操操作作，，具具体体操操作作见见第第二二部部分分资资料料变变更更指指导导；；3.如费费用用由由租租户户承承担担须须在在““出出租租时时自自动动转转给给租租户户””中中选选择择““是是””；；15日常常事事务务操操作作方方法法及及关关注注点点：：（一一））基基础础数数据据建建立立：：资料料导导入入系系统统并并生生成成数数据据：：操作作：：（1）通通过过收收费费管管理理-收费费设设置置-客户户标标准准设设置置界界面面，，选选择择费费用用项项目目、、收收费费标标准准、、计计费费周周期期及及指指定定费费用用承承担担人人等等，，将将与与所所选选标标准准对对应应的的房房屋屋信信息息指指定定到到绑绑定定框框中中，，点点击击““设设置置””按按钮钮后后即即完完成成标标准准配配置置；；16注意意事事项项：：1.计费费周周期期不不能能选选择择为为无无固固定定周周期期，，须须根根据据结结算算期期配配置置：：如如按按月月结结算算的的选选择择按按每每1月，，按按季季结结算算的的选选择择按按每每3月等等2.商业业项项目目费费用用承承担担人人为为租租赁赁户户，，故故此此处处必必须须选选择择为为““是是””3.批量量配配置置标标准准，，每每次次只只能能配配置置50户，，为为保保证证标标准准全全部部配配置置成成功功，，在在配配置置完完成成后后须须再再次次检检查查核核对对标标准准配配置置情情况况17日常常事事务务操操作作方方法法及及关关注注点点：：（二二））资资料料变变更更：：商运运公公司司发发放放进进、、撤撤场场信信息息：：关注注点点：：1.商家家进进、、撤撤场场信信息息无无固固定定时时间间，，以以商商运运公公司司招招商商部部通通过过QQ方式式发发送送的的《商家家签签约约信信息息》明细细表表及及《商家家撤撤场场信信息息》明细细为为准准；；2.如发发生生商商家家延延期期进进场场情情况况（（物物管管费费起起计计时时间间是是以以商商家家实实际际进进场场时时间间为为准准）），，需需保保存存好好商商运运公公司司发发送送的的文文件件，，并并随随时时关关注注商商家家进进、、撤撤场场情情况况，，做做好好记记录录；；3.做进进、、撤撤场场信信息息变变更更时时须须《商家家签签约约信信息息》、《商家家撤撤场场信信息息》结合合商商运运公公司司传传真真的的《商铺铺交交付付及及收收回回记记录录表表》进行行系系统统操操作作；；4.月度度结结算算前前须须与与商商运运公公司司核核对对总总的的变变更更情情况况，，以以保保证证数数据据无无遗遗漏漏，，提提高高正正确确性性；；5.将所有有变更更信息息及文文件存存档保保管，，以备备后期期查验验。18日常事事务操操作方方法及及关注注点：：（二））资料料变更更：商家进进、撤撤场信信息现现场确确认：：关注点点：1.提醒工工程现现场确确认须须检查查店铺铺内基基础设设施、、消防防设施施、空空调是是否完完好；；2.抄水表表电时时应注注意表表号、、交付付起数数、退退场止止数及及倍率率有无无异常常；3.检查完完成后后须在在现场场完成成租户户、商商运公公司客客户专专员、、物业业工程程部经经办人人的确确认手手续。。19日常事事务操操作方方法及及关注注点：：（二））资料料变更更：核对商商家进进、撤撤场信信息完完成系系统操操作：：商家进进、撤撤场变变更的的系统统操作作总结结归纳纳为“进六六退一一法””（即即：商商家进进场六六步，，商家家撤场场一步步），，具体操操作如如下：：1.新增进进场商商家：：（1）进入入房屋屋管理理-房屋登登记-单户登登记界界面，，点击击“房房屋登登记””按钮钮，再再出现现的界界面中中点击击最右右边的的“新新增””按钮钮，进进入房房屋屋信息息维护护界面面，根根据商商运公公司发发送信信息维维护商商户编编码、、经营营品牌牌、合合同面面积等等；（（软件件具体体操作作见操操作手手册，，此处处只讲讲解操操作中中必须须注意意的事事项，，见图图解））204.面积类类型必必须选选择合合同面面积而而非产产权面面积5.因商业业项目目一般般以按按套内内面积积收取取，故故收费费面积积录入入到套套内面面积中中7.因商业业项目目为自自留经经营产产业，，故产产权性性质选选择““自有有产权权”，，而非非“业业主产产权””6.组团区区域须须与商商运公公司签签订合合同一一致8.因产业业为租租赁性性质，，故使使用状状态必必须选选择为为产权权人出出租2.房屋名名称处处须录录入商商家经经营品品牌3.为保证证数据据正常常生成成，楼楼宇必必须选选择对对应的的楼层层号提醒注注意：：1.屋编号号必须须与商商运公公司合合房同同签订订编码码一致致21日常事事务操操作方方法及及关注注点：：（二））资料料变更更：核对商商家进进、撤撤场信信息完完成系系统操操作：：商家进进、撤撤场变变更的的系统统操作作总结结归纳纳为““八进进六出出法””，具具体操操作如如下：：1.新增进进场商商家：：（2）进入入房屋屋管理理-房屋状状态界界面，，通过过查询询功能能找到到要设设置状状态的的房屋屋，点点击对对应房房屋信信息最最右边边的编编辑按按钮，，进入入房屋屋状态态维护护界面面设置置新增增房屋屋的房房屋状状态；；（操操作注注意事事项见见图解解）22注意事事项：：1、商业业项目目不管管是否否租赁赁，均均按全全额收收取物物管费费，，故房房屋状状态必必须选选择为为“已已装修修（100%）”2、因房房屋状状态更更改后后次月月才能能生效效，故故月结结后新新增房房屋状状态的的，本本月费费用须须单独独增加加23日常事事务操操作方方法及及关注注点：：（二））资料料变更更：核对商商家进进、撤撤场信信息完完成系系统操操作：：1.新增进进场商商家：：（3）进入入客户户管理理-客户登登记界界面，，点击击“单单户登登记””按钮钮，在在出现现的业业主信信息界界面中中选择择要绑绑定的的业主主，点点击选选择业业主信信息的的最右右边““编辑辑”按按钮，，进入入业业主基基本信信息维维护界界面，，对新新增房房屋绑绑定业业主；；注意事事项：：1、商业业项目目因为为留存存自营营性产产业，，故客客户资资料均均为地地产公公司，，绑定定房屋屋资料料时不不需再再新客客户，，只需需查找找到地地产客客户资资料，，进入入编辑辑绑定定即可可。242、本框所列列房屋编码码均为已绑绑定的房屋屋，新增绑绑定要进入入上面“房屋登登记”勾勾选框选选择。25日常事务务操作方方法及关关注点：：（二）资资料变更更：核对商家家进、撤撤场信息息完成系系统操作作：1.新增进场场商家：：（4）进入租租售管理理-房屋租赁赁办理界界面，点点击“输输入方式式”按钮钮，再点点击最右右边“新新增”按按钮，进进入业业主信息息及租户户信息指指定界面面，做房房屋租赁赁绑定；；注意事项项：为减少系系统中垃垃圾资料料及后期期收费正正确性，，所有租租赁户资资料应先先在已有有客户资资料查询询，查询询没有后后再通过过“新增增”按钮钮新增客客户资料料。26日常事务务操作方方法及关关注点：：（二）资资料变更更：核对商家家进、撤撤场信息息完成系系统操作作：1.新增进场场商家：：（5）进入抄抄表管理理-表计设置置-房屋表设设置界面面，点击击“单户户设置””按钮，，选择要要配置水水电表的的房屋编编码，点点击右上上角“新新增”按按钮，进进入表计计信息设设置界面面对房屋屋进行水水电表绑绑定；注意事项项：1.表计序号号须选择择对应计计算的表表号2.为便于后后期查询询，表计计名称最最好对应应为店铺铺名称4.初始读数数不为0时，须与与工程部部核实情情况3.倍率必须须录入27日常事务务操作方方法及关关注点：：（二）资资料变更更：核对商家家进、撤撤场信息息完成系系统操作作：1.新增进场场商家：：（6）进入收收费管理理-收费设置置-客户标准准配置界界面，点点击“单单户设置置”按钮钮，选择择要配置置标准的的客户名名称或房房屋编码码，再选选择费用用项目，，点击““新增增”按钮钮，进入入标准设设置界面面对指定定的客户户房屋进进行标准准绑定；；注意事项项：1.如月结后后再入场场的商家家，须将将计费开开始日期期调整为为当月，，再单户户月结生生成当月月应收费费用28日常事务务操作方方法及关关注点：：（二）资资料变更更：核对商家家进、撤撤场信息息完成系系统操作作：2.已有商家家撤场、、变更：：（1）进入租租售管理理-房屋租赁赁办理界界面，选选择要撤撤场的商商户，点点选择商商户最右右边的““退租””按钮，，进入退退租办理理界面，，对撤场场商户做做退租处处理；注意：如如撤场客客户有欠欠费，做做退租后后，其资资料进入入历史租租户中，，客户交交费时在在历史租租房资料料中查找找收取。。29日常事务务操作方方法及关关注点：：（二）资资料变更更：核对商家家进、撤撤场信息息完成系系统操作作：2.已有商家撤场场、变更：（2）旧商家退租租后，新商家家进入时需要要在房屋管理理-房屋登记中将将房屋名称中中旧商家品牌牌更改为新商商家品牌；关注点：1.所有资料完成成后，需检查查商家品牌、、经营类型是是否维护；2.房屋状态必须须在当月维护护为“已装修修”；3.商家撤场时水水电费须于撤撤场当天录入入；4.新增商铺编码码前需查询确确认系统中无无此编码；5.非整月进场的的商家其物管管费需按实际际天数计算，，因系统计算算基数为30天计算，故需需在结算后做做账目调整处处理；30日常事务操作作方法及关注注点：（二）资料变变更：核对商家进、、撤场信息完完成系统操作作：关注点：6.检查同一商户户不同租约是是否已分别建建档；7.检查水电表““表计”编号号是否为需设设置的水电表表号；8.月结后进场的的商家在增加加当月费用后后还需要增加加下月物管费费；9.新增商铺编码码前需查询确确认系统中无无此编码；10.如原商铺编码码分为两个或或多个时，商商运公司签订订合同中编码码无变化时可可直接在系统统中做拆分处处理，如不一一致时，需根根据商运公司司资料新增商商铺编码（原原编码如无业业务数据可将将其撤除，撤撤销后其资料料进入历史查查询中）；31日常事务操作作方法及关注注点：（二）资料变变更：核对商家进、、撤场信息完完成系统操作作：关注点：11.商家撤场操作作前，必须先先将撤场商家家的水电费及及派工费全部部生成应收数数据（因退租租操作完成后后，撤场商家家账户已关闭闭，只能对欠欠费进行收取取，但不能再再生成应收数数据）；12.同一商家家换铺，，其费用用生成应应在原店店铺名下下，不能能修改在在新店铺铺下；13.撤场时，，商家水水电必须须抄表录录数，不不能以““收回代代垫水电电费”方方式处理理，如商商家未缴缴纳上月月水电费费，只需需直接选选中未交交纳的水水电数据据进行止止数编辑辑（如新新增的水水电费，，在结算算后会自自动覆盖盖此费用用）；14.对商家未未撤场前前又有新新商家进进入时，，先建立立临时客客户进行行费用收收取，待待旧商家家撤场后后，再将将临时客客户转为为正式租租赁户，，其前期期交纳的的管理费费必指定定冲抵费费项及费费用期间间。32日常事务务操作方方法及关关注点：：（三）月月度结算算：操作方法法同住宅宅类的月月度结算算，此处处不做赘赘述关注点：：1.月度结算算前需再再次与商商运公司司核实撤撤场商家家信息，，确保已已撤场商商家在月月结前全全部处理理完成；；2.如出现商商铺变大大，而物物管费无无变化时时需与商商运公司司落实清清楚原因因，并确确认增加加面积物物管费的的承担人人；3.核对月结结成功条条数是否否与应月月结数据据相符（（如物管管费、水水电费总总数），，核对工工程抄表表统计数数与系统统中抄表表数据及及月结后后的应收收数据是是否相符符；4.特别要关关注商家家水电费费异常提提醒明细细（如大大商家水水电费过过低或小小商家水水电费过过高等情情况）；；5.月结后应应立即告告之工程程派工完完结时，，将系统统自动生生成的应应收时间间调整为为次月。。33日常事务务操作方方法及关关注点：：（四）款款项收缴缴：发送账单单（软件件操作同同住宅项项目）：：关注点：：1.按合同、、承租方方打印缴缴费通知知单及欠欠费通知知单；2.打印后检检查开业业的商家家水电及及物管费费是否具具备；3.账户内有有余额的的商家需需检查余余额原因因；4.未开业的的商家应应检查是是否有物物管费；；5.所有账单单需接收收店铺签签字确认认。34日常事务务操作方方法及关关注点：：（四）款款项收缴缴：收款关注点：：1.代商运公公司收取取的商家家搭接商商运电表表的电费费应全额额存入商商运公司司账户，，用以冲冲抵商运运公司应应纳的商商运电表表电费（（即：不不能将商商户搭接接交纳的的电费做做入“收收回代垫垫电费””科目，，再在系系统中将将商运公公司电表表原抄表表总量进进行修改改）；2.租金含物物管费的的商家，，应及时时与商运运公司确确认商家家租金到到账情况况，如租租金已到到商运公公司账上上，应在在系统中中做收款款确认，，同时手手开收据据向商运运公司收收款，票票据上应应注明““挂商运运公司往往来”字字样；3.在做押金金收取时时，必须须指定商商铺编码码。35日常事务务操作方方法及关关注点：：（四）款款项收缴缴：报表填制制及催交交欠费总总操作同同住宅项项目关注点：：1.为保证欠欠费催交交及时性性，在预预交自动动冲抵后后即打印印欠费通通知单；；2.在做交款款申请时时应将商商运挂账账部分从从实收中中调出，，在备注注中注明明为“内内部挂账账”36谢谢！379、静夜四无邻邻，荒居旧业业贫。。2022/12/222022/12/22Thursday,December22,202210、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。2022/12/222022/12/222022/12/2212/22/20229:08:37AM11、以我独独沈久，，愧君相相见频。。。2022/12/222022/12/222022/12/22Dec-2222-Dec-2212、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。2022/12/222022/12/222022/12/22Thursday,December22,202213、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。2022/12/222022/12/222022/12/222022/12/2212/22/202214、他乡生白发发，旧国见青青山。。22十二月月20222022/12/222022/12/222022/12/2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月222022/12/222022/12/222022/12/2212/22/202216、行行动动出出成成果果，，工工作作出出财财富富。。。。2022/12/222022/12/2222December202217、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。2022/12/222022/12/222022/12/222022/12/229、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。2022/12/222022/12/22Thursday,December22,202210、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。2022/12/222022/12/222022/12/2212/22/20229:08:37AM11、成功功就是是日复复一日日那一一点点点小小小努力力的积积累。。。2022/12/222022/12/222022/12/22Dec-2222-Dec-2212、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。2022/12/