医药企业学术会议技巧培训课件

大多数的企业在会议里决定其基本走向……花在开会上的时间越来越多……开会的频率越来越高……每天都在开会，您会开会吗？

——调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。大多数的企业在会议里决定其基本走向……——调查发现，在浪费时1本课程学习的目标1、了解会议的目的、种类和体系2、掌握会议操作流程3、了解会议效率不高的原因及对策本课程学习的目标1、了解会议的目的、种类和体系2课程结构会议常识会议管理流程课程回顾开会的原因会议的成本效率不高的原因会前准备会中控制会后追踪高效会议清单情景模拟课程结构会议常识会议管理流程课程回顾开会的原因会议的成本效率3第一部分：会议常识会议常识开会的原因会议的成本影响效率的原因第一部分：会议常识会议常识开会的原因会议的成本影响效率的原因4开了几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会耽误多少工作？算算看，你一周内总共：开了几个会？算算看，你一周内总共：5为什么要开会？为什么要开会？6开会让您…小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作，公平合理但开会也让您…工作时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班没有产能别人发言比自己开口多耽误重要工作或客戶开会让您…但开会也让您…7终结无效率的浪费，管理您的会议！终结无效率的浪费，管理您的会议！8会议成本的计算1.会议的时间成本会议成本的计算1.会议的时间成本92.直接的会议成本2.直接的会议成本103.效率损失成本3.效率损失成本11小组讨论：会议低效的原因？小组讨论：会议低效的原因？12会议低效的原因项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将就餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议低效的原因项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将就餐13会议管理流程会中控制会议前准备第二部分：会议管理流程会后追踪会议管理流程会中控制会议前准备第二部分：会议管理流程会后追踪14一、会前准备明确会议举行的目的合理安排会议时间3.邀请适当的人出席4.准备背景资料5.设定会议议程一、会前准备明确会议举行的目的151.明确举行会议的目的信息传播共享动员激励问题解决和决策制定1.明确举行会议的目的信息传播共享162.合理安排会议时间2.合理安排会议时间17不要迟到

浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！不要随意推迟和变更开会时间

打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；还会导致召集部门（人）的威信下降。严格按照议程进行，不要超时不要迟到

浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害181、参会人员的选择

知情者

决策参与者

执行者

重大关系人

3.邀请适当的人参会1、参会人员的选择

3.邀请适当的人参会192、预约参会人员

找出最适宜所有参会人的开会时间。

会议通知（目的、时间、地点）。2、预约参会人员

找出最适宜所有参会人的开会时间。

20

有用的信息提前发布到公告栏里。

提前发放会议资料，让与会者做好准备。

会议结束2-3天内，所有与会者应拿到会议记录。4.准备背景资料

有用的信息提前发布到公告栏里。

提前发放会议资料，让215.制定议程1.列出团队会议的目标2.为会议制定规则3.确定与会者名单4.确定会议召开的时间、地点和持续时长5.指定会议角色5.制定议程1.列出团队会议的目标22议程实例《标准化作业流程》推行会议议程会议议题：如何使用和推行《标准化作业流程》会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00会议地点：五楼大会议室与会人员：作业组各组组长，运营组、质控组全体同事。主持人：区经理记录员：行政助理1、15：00-15：15

《标准化作业流程》介绍，主讲人区经理2、15：15-15：45

推行方案和时间表，推行过程中可能遇见的问题，与会者讨论。3、15：45－16：00区经理做会议总结，任务分配，并确定检查方法会议资料：《标准化作业流程》议程实例《标准化作业流程》推行会议议程会议议题：如何使用和推23练习请每组制定一个会议议程，写在白板上，并请其他组进行点评。练习24二、会中控制二、会中控制251.开场白欢迎词讲明会议背景及目的宣布会议议程制定纪律规则1.开场白欢迎词26开场白示例

首先，欢迎各位按时与会。近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有70%。因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计划。首先将由市场部周厚坤经理为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最后由营销部门整合后提出执行方案。本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油!开场白示例27要掌握会议节奏2.会议主持人职责营造和谐气氛严格按照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者厘清不假思索的想法尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度要掌握会议节奏2.会议主持人职责营造和谐气氛28会议中的常见问题短话长说独占发言人身攻击时间不足为反对而反对离题争功诿过争议抱怨常见问题会议中的常见问题短话长说独占发言人身攻击时间不足为反对而反对29小组讨论：作为会议主持人，面对以上问题，您有什么对策？小组讨论：作为会议主持人，面对以上问题，您有什么30人身攻击☆对双方进行安抚☆重申议事规则☆重提主体进行讨论离题☆兜一圈切回主题☆给予肯定再切断话题☆将离题的议题留置最后再做讨论☆请他做归纳或替他做归纳☆事先请将规则讲清楚☆发言限定时间常见问题的对策人身攻击常见问题的对策31争议☆暂停该项议题，容后再议☆参与第三者的意见☆将双方意见列表比较☆进行不记名投票☆重整双方意见提出新的方案☆重申共同利益抱怨☆同情其不满的情绪☆归纳其不满的原因☆寻求解决的方法争议32独占发言☆主持人制止其行为。☆说明规则强制执行唠唠叨叨☆清楚其具体的想法☆不要粗鲁打断☆对发言予以认可独占发言33时间不足☆选择重要的议题进行讨论。☆限制发言人数(可事先登记)☆限制发言时间☆征求与会人意见，是否挪到下次会议争功诿过☆主持人应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。☆引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定时间不足34为反对而反对☆请他提出更好的对策。☆引导他思考是否有考虑周全☆不断施压不参与发言☆设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。☆主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。☆有效倾听与良好沟通。为反对而反对35案例一：角色扮演（5’）

部门计划组织出游活动，召集各作业组组长开会决定活动方式和地点。A组组长郭业宏认为本组新员工比较多，不熟悉上海，想组织大家去外滩和陆家嘴游览；B组组长汤振华认为室外活动应该亲近自然，建议去植物园踏青；C组组长秦苗苗建议组织集体体育运动，增强团队凝聚力…………。这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。每组分别派一人扮演主持人和A、B、C组组长，其他人观察主持人如何应对这种局面?又如何就讨论的问题作总结和决定?小组发表分享（5’）案例一：角色扮演（5’）36案例二：分组研讨（5’）你所在的小组正在举行新险种上线测试的阶段总结会议。A在会议中高谈阔论，自以为是；B则唯唯诺诺、沉默寡言；C不断抱怨测试中出现的问题，表现得十分悲观；D总是对他人提出的问题表示出异议，并否定对方的改进意见。如果你是会议主持人，面临与会人员的这种情况，你准备如何应对？小组发表分享（5’）案例二：分组研讨（5’）373.与会者的责任发言内容要有组织适时发言一次只讨论一个重点口齿清晰，陈述有力一针见血音量适当解释方式让人易懂口吻要自信在要点处可稍加大音量注意倾听3.与会者的责任发言内容要有组织注意倾听384.会议记录要点时间地点与会人议题重要发言行动方案会议决策或结论完成时限执行追踪检验4.会议记录要点时间39会议记录的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主词、动词、形容词明确数字运用关键词列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方向一言以蔽之会议记录的技巧活用5W2H:即what、where、whe40三、会后追踪会议记录发放执行督促按会议决议追踪检验准备下阶段会议三、会后追踪会议记录发放41课程回顾情景模拟第三部分：有效会议的方法高效会议清单课程回顾情景模拟第三部分：有效会议的方法高效会议清单421.提高会议效率的清单会议准备☆会议目的明确☆与会人选合适☆会议地点确定☆所需会议资料已经准备就绪并可用☆已按时发出会议通知☆会议通知应包括如下要点：–会议目的–待讨论的日程要点–会议地点–会议开始、结束时间–与会者应作的准备1.提高会议效率的清单会议准备43会议主持人☆

主持会议☆与会议安排在时间上保持一致☆鼓励与会者☆让与会者充分交流他们的观点☆确保不偏题☆总结会议要点☆确保已做出了决定（谁？是什么？什么时候？）会议主持人44与会人员☆按时到会☆认真倾听并尽力理解别人的发言☆不要打断别人的发言☆创造一种开放的、创造性的氛围☆清晰地交流，井井有条、切中要点会议记录☆计时考勤☆记下谁在何时做了何事☆会议结论，行动方案☆会后及时下发与会人员452.情景模拟练习各组分别进行如下背景的会议模拟练习（30’）

作业小组召开周例会，对本周工作情况做出总结，讨论数件有争议的案件，并布置下周工作。要求包括以下环节：1.会前准备工作（旁白解说）2.会中安排和控制3.问题人物处理4.要求有书面的议程和会议记录其他组进行分析点评2.情景模拟练习各组分别进行如下背景的会议模拟练习（30’46谢谢谢谢47大多数的企业在会议里决定其基本走向……花在开会上的时间越来越多……开会的频率越来越高……每天都在开会，您会开会吗？

——调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。大多数的企业在会议里决定其基本走向……——调查发现，在浪费时48本课程学习的目标1、了解会议的目的、种类和体系2、掌握会议操作流程3、了解会议效率不高的原因及对策本课程学习的目标1、了解会议的目的、种类和体系49课程结构会议常识会议管理流程课程回顾开会的原因会议的成本效率不高的原因会前准备会中控制会后追踪高效会议清单情景模拟课程结构会议常识会议管理流程课程回顾开会的原因会议的成本效率50第一部分：会议常识会议常识开会的原因会议的成本影响效率的原因第一部分：会议常识会议常识开会的原因会议的成本影响效率的原因51开了几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会耽误多少工作？算算看，你一周内总共：开了几个会？算算看，你一周内总共：52为什么要开会？为什么要开会？53开会让您…小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作，公平合理但开会也让您…工作时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班没有产能别人发言比自己开口多耽误重要工作或客戶开会让您…但开会也让您…54终结无效率的浪费，管理您的会议！终结无效率的浪费，管理您的会议！55会议成本的计算1.会议的时间成本会议成本的计算1.会议的时间成本562.直接的会议成本2.直接的会议成本573.效率损失成本3.效率损失成本58小组讨论：会议低效的原因？小组讨论：会议低效的原因？59会议低效的原因项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将就餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议低效的原因项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将就餐60会议管理流程会中控制会议前准备第二部分：会议管理流程会后追踪会议管理流程会中控制会议前准备第二部分：会议管理流程会后追踪61一、会前准备明确会议举行的目的合理安排会议时间3.邀请适当的人出席4.准备背景资料5.设定会议议程一、会前准备明确会议举行的目的621.明确举行会议的目的信息传播共享动员激励问题解决和决策制定1.明确举行会议的目的信息传播共享632.合理安排会议时间2.合理安排会议时间64不要迟到

浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！不要随意推迟和变更开会时间

打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；还会导致召集部门（人）的威信下降。严格按照议程进行，不要超时不要迟到

浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害651、参会人员的选择

知情者

决策参与者

执行者

重大关系人

3.邀请适当的人参会1、参会人员的选择

3.邀请适当的人参会662、预约参会人员

找出最适宜所有参会人的开会时间。

会议通知（目的、时间、地点）。2、预约参会人员

找出最适宜所有参会人的开会时间。

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有用的信息提前发布到公告栏里。

提前发放会议资料，让与会者做好准备。

会议结束2-3天内，所有与会者应拿到会议记录。4.准备背景资料

有用的信息提前发布到公告栏里。

提前发放会议资料，让685.制定议程1.列出团队会议的目标2.为会议制定规则3.确定与会者名单4.确定会议召开的时间、地点和持续时长5.指定会议角色5.制定议程1.列出团队会议的目标69议程实例《标准化作业流程》推行会议议程会议议题：如何使用和推行《标准化作业流程》会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00会议地点：五楼大会议室与会人员：作业组各组组长，运营组、质控组全体同事。主持人：区经理记录员：行政助理1、15：00-15：15

《标准化作业流程》介绍，主讲人区经理2、15：15-15：45

推行方案和时间表，推行过程中可能遇见的问题，与会者讨论。3、15：45－16：00区经理做会议总结，任务分配，并确定检查方法会议资料：《标准化作业流程》议程实例《标准化作业流程》推行会议议程会议议题：如何使用和推70练习请每组制定一个会议议程，写在白板上，并请其他组进行点评。练习71二、会中控制二、会中控制721.开场白欢迎词讲明会议背景及目的宣布会议议程制定纪律规则1.开场白欢迎词73开场白示例

首先，欢迎各位按时与会。近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有70%。因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计划。首先将由市场部周厚坤经理为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最后由营销部门整合后提出执行方案。本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油!开场白示例74要掌握会议节奏2.会议主持人职责营造和谐气氛严格按照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者厘清不假思索的想法尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度要掌握会议节奏2.会议主持人职责营造和谐气氛75会议中的常见问题短话长说独占发言人身攻击时间不足为反对而反对离题争功诿过争议抱怨常见问题会议中的常见问题短话长说独占发言人身攻击时间不足为反对而反对76小组讨论：作为会议主持人，面对以上问题，您有什么对策？小组讨论：作为会议主持人，面对以上问题，您有什么77人身攻击☆对双方进行安抚☆重申议事规则☆重提主体进行讨论离题☆兜一圈切回主题☆给予肯定再切断话题☆将离题的议题留置最后再做讨论☆请他做归纳或替他做归纳☆事先请将规则讲清楚☆发言限定时间常见问题的对策人身攻击常见问题的对策78争议☆暂停该项议题，容后再议☆参与第三者的意见☆将双方意见列表比较☆进行不记名投票☆重整双方意见提出新的方案☆重申共同利益抱怨☆同情其不满的情绪☆归纳其不满的原因☆寻求解决的方法争议79独占发言☆主持人制止其行为。☆说明规则强制执行唠唠叨叨☆清楚其具体的想法☆不要粗鲁打断☆对发言予以认可独占发言80时间不足☆选择重要的议题进行讨论。☆限制发言人数(可事先登记)☆限制发言时间☆征求与会人意见，是否挪到下次会议争功诿过☆主持人应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。☆引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定时间不足81为反对而反对☆请他提出更好的对策。☆引导他思考是否有考虑周全☆不断施压不参与发言☆设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。☆主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。☆有效倾听与良好沟通。为反对而反对82案例一：角色扮演（5’）

部门计划组织出游活动，召集各作业组组长开会决定活动方式和地点。A组组长郭业宏认为本组新员工比较多，不熟悉上海，想组织大家去外滩和陆家嘴游览；B组组长汤振华认为室外活动应该亲近自然，建议去植物园踏青；C组组长秦苗苗建议组织集体体育运动，增强团队凝聚力…………。这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。每组分别派一人扮演主持人和A、B、C组组长，其他人观察主持人如何应对这种局面?又如何就讨论的问题作总结和决定?小组发表分享（5’）案例一：角色扮演（5’）83案例二：分组研讨（5’）你所在的小组正在举行新险种上线测试的阶段总结会议。A在会议中高谈阔论，自以为是；B则唯唯诺诺、沉默寡言；C不断抱怨测试中出现的问题，表现得十分悲观；D总是对他人提出的问题表示出异议，并否定对方的改进意见。如果你是会议主持人，面临与会人员的这种情况，你准备如何应对？小组发表分享（5’）案例二：分组研讨（5’）843.与会者的责任发言内容要有组织适时发言一次只讨论一个重点口齿清晰，陈述有力一针见血音量适当解释方式让人易懂口吻要自信在要点处可稍加大音量注意倾听3.与会者的责任发言内容要有组织注意倾听854.会议记录要点时