会议工作管理培训讲义课件

第九章会议工作第九章会议工作1一、会议概念

会，就是聚会，集合，会合；议，就是商讨，议论。会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式。从历史学的角度看，会议作为人们的一种活动方式，是与当时落后的生产力相适应的原始民主制的具体表现。从信息学的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。从系统工程的角度看，领导机关或管理层召开会议是一种领导方式。第一节会议工作一、会议概念会，就是聚会，集合，会合；2中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议

第一节会议工作中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议第一节会议3海南博鳌亚洲论坛第一节会议工作海南博鳌亚洲论坛第一节会议工作4二、会议的要素基本要素：会议的时间、场所、与会者、议题、议程。其他要素：形式要素内容要素程序要素财务要素第一节会议工作二、会议的要素基本要素：会议的时间、场所、第一节会议工作5三、会议的种类按规模分——特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议。按会期分——定期会议、不定期会议。按级别分——中央级、地方级。按功能分——决策型会议、分工协调会议、动员激励会议、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。按召开方式分——集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、广播会议、网络会议。按涉外与否分——国内会议、国际会议。按密级分——公开会议、内部会议、机密会议。按内容分——综合性会议、专题性会议。第一节会议工作三、会议的种类按规模分——特大型会议、大型会议、中型会议、小6五、会议的控制

从我国的现状来看，“会海”已成为机关工作中的一大“公害”。它的危害有：（1）时间、精力的浪费（2）经济的浪费（3）信息的重复、浪费（4）滋长不正之风。加强会议控制，秘书人员应作好以下工作（1）改变会议观念，提高工作效率（2）会议应有领导、有计划、有制度第一节会议工作五、会议的控制从我国的现状来看，“会海”已7会议工作管理培训讲义8会议工作管理培训讲义9四、会议的作用交流信息，互通情报；发扬民主，集思广益；增进友谊，促进团结；科学决策，协调行动；带动消费，促进经济。第一节会议工作四、会议的作用交流信息，互通情报；第一节会议工作10五、会议的控制

从我国的现状来看，“会海”已成为机关工作中的一大“公害”。它的危害有：（1）时间、精力的浪费（2）经济的浪费（3）信息的重复、浪费（4）滋长不正之风。加强会议控制，秘书人员应作好以下工作（1）改变会议观念，提高工作效率（2）会议应有领导、有计划、有制度第一节会议工作五、会议的控制从我国的现状来看，“会海”已11会议工作管理培训讲义12会议工作管理培训讲义13会议工作管理培训讲义14一、会议前的准备内容会议前的准备工作内容有：1、安排会议议题。2、确定会议时间。3、确定与会人员。4、确定会议方式。5、确定会议场所。6、确定会议议程。7、安排会议日程。8、制发会议通知。9、准备会议必需品。10、布置好会场。11、准备会议文件资料。12、预算经费。五“确定”两“安排”两“准备”[小窍门]一、会议前的准备内容会议前的准备工作内容有：五“确定”[小15二、会议前期准备工作的基本方法1、安排会议议题。2、确定与会人员。3、确定会议时间。4、确定会议方式。5、确定会议场所。二、会议前期准备工作的基本方法1、安排会议议题。161、安排会议议题。会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的议题。如何确定会议议题？｛领导提出秘书部门征求意见1、安排会议议题。会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。17安排会议议题第二节会议的前期准备安排会议议题第二节会议的前期准备182、确定与会人员。合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等，与会人员一般包括主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表听众等。2、确定与会人员。合理确定与会人员，应根据会议性质、19确定与会人员

第二节会议的前期准备确定与会人员第二节会议的前期准备203、确定会议时间。会议起止时间，也称会期。

要求：力求科学，避免耗时费财，保证与会议有关的主要人员基本到会。方法：（1）事先做一个调查，把握全体与会者都较方便的时间段。（2）选择与会者中关键人物最佳的时间开会，以保证这些关键人物集中精力开好会议。（3）避免会议召开期间与企业重要的经营活动冲突，或者避免打扰企业的正常运行。（4）力求开短会，连续开会时间超过半天，应分两个时间段。（5）注意把握开会的时机，时效性很强的会议尽早安排；需要深思熟虑的，拖后召开。

3、确定会议时间。会议起止时间，也称会期。要求：力求科学，避21确定会议时间

第二节会议的前期准备确定会议时间第二节会议的前期准备224、确定会议方式。根据会议议题和与会者的具体情况，考虑采用何种方式召开会议；或集中开，或利用电话、广播等方式分散开。4、确定会议方式。根据会议议题和与会者的具体情况，考虑采用何23确定会议方式

第二节会议的前期准备确定会议方式第二节会议的前期准备245、确定会议场所。如何确定会议场所？（1）大小适中

（2）地点合适

（3）附属设施齐全

5、确定会议场所。如何确定会议场所？（1）大小适中25确定会议地点

第二节会议的前期准备确定会议地点第二节会议的前期准备26确定会议场所

第二节会议的前期准备确定会议场所第二节会议的前期准备27必会内容：1、会议前的准备内容2、议题3、如何确定会议议题4、与会人员一般包括哪些5、会期6、会议方式7、如何确定会议场所五“确定”两“准备”两“安排”会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表、听众会议起止时间分散集中大小适中地点合适附属设施齐全领导秘书必会内容：1、会议前的准备内容五“确定”两“准备”两“安排”28

确定会议议程

1、会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。2、代表会议议程还要经预备会议或主席团会议表决通过生效。3、如无书面议程，与会者应事先了解议程，有所准备。如何拟定会议议程6重要的议案事项议程前，留出时间合理分配议程后集中，便于相关人员到会退席保密性强的议题同类问题议程不必太杂，内容不必太长，提前3-7天交与会者。通知议程可二合一。提高会议成效确定会议议程如何拟定会议议程29确定会议议程

第二节会议的前期准备确定会议议程第二节会议的前期准备30

确定会议日程会议日程是结合议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的安排。7

拟定要求明确具体准确无误时间、内容、地点文字、表格日程要素表达形式

议程日程功能不同议程编制在前，确定不变；日程考虑议程落实，如变可作调整。确定会议日程7拟31确定会议日程

第二节会议的前期准备确定会议日程第二节会议的前期准备32

制发会议通知会议通知是会议召集单位或个人的书面通知。8

拟写要求开会原因目的意义；召集者；内容；时间；地点；对象；其他书面、口头、电话、传真、邮件1、按规定、惯例、具体情况办理；2约定与会者范围，保证送到；3信封内容详细；4、有关票证一并发送；5、送出后落实是否收到。发送形式办理要求制发会议通知8拟写要求开会原因33会议工作管理培训讲义34会议工作管理培训讲义359、准备会议用品

第二节会议的前期准备9、准备会议用品第二节会议的前期准备3610、布置会场

第二节会议的前期准备10、布置会场第二节会议的前期准备37第二节会议的前期准备常见会议座位布局第二节会议的前期准备常见会议座位布局38第二节会议的前期准备常见会议座位布局第二节会议的前期准备常见会议座位布局39第二节会议的前期准备常见会议座位布局第二节会议的前期准备常见会议座位布局40第二节会议的前期准备常见会议座位布局第二节会议的前期准备常见会议座位布局41第二节会议的前期准备第二节会议的前期准备42第二节会议的前期准备第二节会议的前期准备43第二节会议的前期准备第二节会议的前期准备44第二节会议的前期准备第二节会议的前期准备45第二节会议的前期准备第二节会议的前期准备46会议工作管理培训讲义47会议工作管理培训讲义48会议工作管理培训讲义49第二节会议的前期准备第二节会议的前期准备50会议工作管理培训讲义51会议工作管理培训讲义52（4）会场装饰（4）会场装饰53会议工作管理培训讲义54会徽会徽55会议工作管理培训讲义5611、准备会议文件会议文件类型程序性文件中心文件指导性文件参考性文件管理性文件议程表日程表选举程序表决程序开闭幕词发言稿典型材料工作报告会议讨论稿法律法规政策上级指示技术资料统计资料会议通知签到表会场示意图会议须知作息表11、准备会议文件会议文件类型程序性文件中心文件指导性文件参57准备会议文件资料

第二节会议的前期准备准备会议文件资料第二节会议的前期准备582、准备会议文件的程序2、准备会议文件的程序59会议准备程序图第二节会议的前期准备会议准备程序图第二节会议的前期准备60二、会前准备应注意的问题

1．安排周密、不丢不漏。2．反复检查，杜绝隐患。3．集中力量，确保时限。第二节会议的前期准备二、会前准备应注意的问题1．安排周密、不丢不漏。第二节61演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！62第九章会议工作第九章会议工作63一、会议概念

会，就是聚会，集合，会合；议，就是商讨，议论。会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式。从历史学的角度看，会议作为人们的一种活动方式，是与当时落后的生产力相适应的原始民主制的具体表现。从信息学的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。从系统工程的角度看，领导机关或管理层召开会议是一种领导方式。第一节会议工作一、会议概念会，就是聚会，集合，会合；64中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议

第一节会议工作中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议第一节会议65海南博鳌亚洲论坛第一节会议工作海南博鳌亚洲论坛第一节会议工作66二、会议的要素基本要素：会议的时间、场所、与会者、议题、议程。其他要素：形式要素内容要素程序要素财务要素第一节会议工作二、会议的要素基本要素：会议的时间、场所、第一节会议工作67三、会议的种类按规模分——特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议。按会期分——定期会议、不定期会议。按级别分——中央级、地方级。按功能分——决策型会议、分工协调会议、动员激励会议、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。按召开方式分——集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、广播会议、网络会议。按涉外与否分——国内会议、国际会议。按密级分——公开会议、内部会议、机密会议。按内容分——综合性会议、专题性会议。第一节会议工作三、会议的种类按规模分——特大型会议、大型会议、中型会议、小68五、会议的控制

从我国的现状来看，“会海”已成为机关工作中的一大“公害”。它的危害有：（1）时间、精力的浪费（2）经济的浪费（3）信息的重复、浪费（4）滋长不正之风。加强会议控制，秘书人员应作好以下工作（1）改变会议观念，提高工作效率（2）会议应有领导、有计划、有制度第一节会议工作五、会议的控制从我国的现状来看，“会海”已69会议工作管理培训讲义70会议工作管理培训讲义71四、会议的作用交流信息，互通情报；发扬民主，集思广益；增进友谊，促进团结；科学决策，协调行动；带动消费，促进经济。第一节会议工作四、会议的作用交流信息，互通情报；第一节会议工作72五、会议的控制

从我国的现状来看，“会海”已成为机关工作中的一大“公害”。它的危害有：（1）时间、精力的浪费（2）经济的浪费（3）信息的重复、浪费（4）滋长不正之风。加强会议控制，秘书人员应作好以下工作（1）改变会议观念，提高工作效率（2）会议应有领导、有计划、有制度第一节会议工作五、会议的控制从我国的现状来看，“会海”已73会议工作管理培训讲义74会议工作管理培训讲义75会议工作管理培训讲义76一、会议前的准备内容会议前的准备工作内容有：1、安排会议议题。2、确定会议时间。3、确定与会人员。4、确定会议方式。5、确定会议场所。6、确定会议议程。7、安排会议日程。8、制发会议通知。9、准备会议必需品。10、布置好会场。11、准备会议文件资料。12、预算经费。五“确定”两“安排”两“准备”[小窍门]一、会议前的准备内容会议前的准备工作内容有：五“确定”[小77二、会议前期准备工作的基本方法1、安排会议议题。2、确定与会人员。3、确定会议时间。4、确定会议方式。5、确定会议场所。二、会议前期准备工作的基本方法1、安排会议议题。781、安排会议议题。会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的议题。如何确定会议议题？｛领导提出秘书部门征求意见1、安排会议议题。会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。79安排会议议题第二节会议的前期准备安排会议议题第二节会议的前期准备802、确定与会人员。合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等，与会人员一般包括主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表听众等。2、确定与会人员。合理确定与会人员，应根据会议性质、81确定与会人员

第二节会议的前期准备确定与会人员第二节会议的前期准备823、确定会议时间。会议起止时间，也称会期。

要求：力求科学，避免耗时费财，保证与会议有关的主要人员基本到会。方法：（1）事先做一个调查，把握全体与会者都较方便的时间段。（2）选择与会者中关键人物最佳的时间开会，以保证这些关键人物集中精力开好会议。（3）避免会议召开期间与企业重要的经营活动冲突，或者避免打扰企业的正常运行。（4）力求开短会，连续开会时间超过半天，应分两个时间段。（5）注意把握开会的时机，时效性很强的会议尽早安排；需要深思熟虑的，拖后召开。

3、确定会议时间。会议起止时间，也称会期。要求：力求科学，避83确定会议时间

第二节会议的前期准备确定会议时间第二节会议的前期准备844、确定会议方式。根据会议议题和与会者的具体情况，考虑采用何种方式召开会议；或集中开，或利用电话、广播等方式分散开。4、确定会议方式。根据会议议题和与会者的具体情况，考虑采用何85确定会议方式

第二节会议的前期准备确定会议方式第二节会议的前期准备865、确定会议场所。如何确定会议场所？（1）大小适中

（2）地点合适

（3）附属设施齐全

5、确定会议场所。如何确定会议场所？（1）大小适中87确定会议地点

第二节会议的前期准备确定会议地点第二节会议的前期准备88确定会议场所

第二节会议的前期准备确定会议场所第二节会议的前期准备89必会内容：1、会议前的准备内容2、议题3、如何确定会议议题4、与会人员一般包括哪些5、会期6、会议方式7、如何确定会议场所五“确定”两“准备”两“安排”会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表、听众会议起止时间分散集中大小适中地点合适附属设施齐全领导秘书必会内容：1、会议前的准备内容五“确定”两“准备”两“安排”90

确定会议议程

1、会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。2、代表会议议程还要经预备会议或主席团会议表决通过生效。3、如无书面议程，与会者应事先了解议程，有所准备。如何拟定会议议程6重要的议案事项议程前，留出时间合理分配议程后集中，便于相关人员到会退席保密性强的议题同类问题议程不必太杂，内容不必太长，提前3-7天交与会者。通知议程可二合一。提高会议成效确定会议议程如何拟定会议议程91确定会议议程

第二节会议的前期准备确定会议议程第二节会议的前期准备92

确定会议日程会议日程是结合议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的安排。7

拟定要求明确具体准确无误时间、内容、地点文字、表格日程要素表达形式

议程日程功能不同议程编制在前，确定不变；日程考虑议程落实，如变可作调整。确定会议日程7拟93确定会议日程

第二节会议的前期准备确定会议日程第二节会议的前期准备94

制发会议通知会议通知是会议召集单位或个人的书面通知。8

拟写要求开会原因目的意义；召集者；内容；时间；地点；对象；其他书面、口头、电话、传真、邮件1、按规定、惯例、具体情况办理；2约定与会者范围，保证送到；3信封内容详细；4、有关票证一并发送；5、送出后落实是否收到。发送形式办理要求制发会议通知8拟写要求开会原因95会议工作管理培训讲义96会议工作管理培训讲义979、准备会议用品

第二节会议的前期准备9、准备会议用品第二节会议的前期