第六章-公文处理

第六章公文处理第一节公文处理工作的特点和原则第二节公务处理工作的方法一、收文二、发文第一节公文处理工作的特点和原则公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。前一章主要介绍了公文的拟制，本节主要介绍公文的办理、管理和立卷归档。一、公文处理工作的特点1、程序性。一般说来，集中地表现为鲜明的节奏性和一定的规律性。一份公文进入一个单位以后，从收文、登记到批办、承办等等事项，依次流水作业，遵循一定的原则和程序。2、政治性。不仅被处理的公文本身具有政策性，而且在处理公文的指导思想和组织方法上，也必须以一定的政治需要为中心。3，具体性。不仅公文的处理程序是一一具体的，而且各个程序的具体内容以及各个程序的联系方式，也都是具体的。4、保密性。公文的处理过程，可能是制定政策的过程，也可能是执行政策的过程，前者需要保密，后者也需要“暗箱操作”。二、公文处理工作的原则1、及时。公文处理特别突出时间要求，要及时，不延误。尽管公文本身有轻重缓急之分，但只是相对而言。2、准确。公文处理，应该送给谁，不应该送给谁，应该怎样送，必须准确无误。3、安全。保证公文运转的的稳妥，不发生意外，如不丢失、不损坏。4、统一。一切属于公文处理的工作，都应由秘书部门统一管理，统一规划，不能各自为政。5、保密。

第二节公文处理工作的方法按照公文的流向，公文处理工作可以分为收文及其处理、发文及其处理两个系列。一、收文及其处理签收登记－）分发－）传阅－）拟办－）批办－）承办－）催办－）注办－）归档1、签收登记。这是收文及其处理的第一个步骤，分别为单位的收发室和办公室来做。其中收发室又叫外收发，主要负责外部来文的简单接收工作：一是签收，在来文与发文单核对无误后，正式签字，表示收妥；二是登记，对来文的日期、编号、单位、件数、机密等级、缓急程度等进行等级。办公室或秘书处的收发又叫内收发，主要任务有三：一是将来文与外收发登记表核对；二是将来文拆封。拆封来文的范围是主送单位或虽署领导人收启、但领导人已经授权的两种；三是拆封来文后的详细登记，如标题、内容、份数、收文编号等项目。详见下表。收文登记簿收文号收文日期来文机关来文字号文件标题附件份数密级缓急时限承办单位签收人复文号归卷日期备注2、拟办。拟办指机关秘书部门或主管的业务部门对来文提出初步的处理方案或建议，供领导人批办时参考。这是发挥秘书人员的参谋、助手作用，减少领导花在文件堆里的精力和时间，提高工作效率的有效措施。做好来文的拟办应注意：第一，认真阅读来文，切实掌握文件的内容、性质与具体意图，以便有针对性地提出拟办意见。第二，熟悉单位领导的工作分工、各职能部门的职责范围与当前工作部署，以便准确地提出拟办意见。第三，拟办意见要简明扼要，一般要写清：由哪个部门主办、哪个部门协办；哪些领导阅批、哪些领导阅知；处理方案和倾向性意见。第四，为了便于领导对拟办意见的斟酌，秘书人员应将文件涉及的有关材料随拟办意见一并附上，以供领导参考。第五，拟办意见要写在《文件处理单》上，并签署拟办人姓名与日期。（见下表）文件处理单共收份收文号：办、阅人签名：已分发给：收文时间：拟办意见：批办意见：办理结果：3、分办和传阅。分办：即根据来文的性质，确定具体承办及批阅对象并及时准确送达。分办文书有三种：内容重要或带有指示性的公文应由文书部门负责人决定送达对象。隶属日常公务性工作，可直接送达有关部门或直接负责人承办。对阅读范围有明确规定的，可按规定范围组织传阅。传阅：根据公文的内容，由秘书部门负责人决定或根据规定的阅读范围组织传阅工作。传阅者会做出批示或写明意见。秘书人员应按传阅者的批示或意见进行处理。在分办和传阅后秘书人员应根据批示或意见做好催办、注办工作。文件传阅单（附于文件前）文件字号（或收文号）月日姓名（或部门）签字批示4、批办。

批办指机关（部门）的领导对需要办理的重要公文批示办理的原则与方法，并签署姓名与日期。批办要及时、迅速，批示的意见要明确具体：第一，对只需阅知的，要批示传阅或传达的范围以及时限要求。第二，对需要贯彻执行的，要批示贯彻执行的具体方案与意见。第三，对需要办理和答复的，要批示承办单位或人员及承办时限和要求；若需两个以上单位会同处理，还应指明主办单位。第四，对紧急、重大或难于处理的公文，应送请机关领导亲自批办。5、承办。

承办是指有关部门或人员根据领导批示意见，对文件内容和要求的具体执行办理。承办是公文处理的核心部分，因为公文只有通过承办才能发挥作用，达到行文的目的。对秘书部门的文书机关和文书人员来说，承办主要是对需要办复文件的承办，即草拟复文工作。承办的要求是：第一，统筹规划，妥善安排，即对公文分清主次缓急，有计划有步骤地进行办理，确保紧急、重要的公文优先迅速办理。一般地说，公文处理的时限是：特急件，应随收随办，在当时或当天办理完毕；急件，仅次于特急件的办理时限，也应随收随办，最迟不超过3天为限；限时处理的公文，以规定时间为限，不应迟缓；未明确规定办理时限的一般公文，也应根据公文的性质与重要程度，规定出具体的办理期限，尽快办理，最迟以不超过7天为限。第二，对来文的处理，要从本地区、本机关的实际出发，做到因地制宜、因时制宜。第三，实行岗位责任制，加强监督检查，严格评比，奖惩分明，以加强承办人员的责任心，保证办文质量，提高办文效率。

6、催办。催办，即对公文办理的督促与检查。分为两个方面，一是对内催办，即针对收文，对本机关各承办部门的公文处理工作进行督促与检查；二是对外催办，即针对本机关的发文，向受文机关进行催询与检查。

催办工作的要求是：第一，及时、连续催办。第二，准确、真实、全面地反馈信息。第三，催办与查办相结合(查办工作的常用方式与催办方式基本相同，并往往结合并用几种具体方式，且一般协助领导查办)。第四，建立机关公文催办系统和催办的登记、分层逐级汇报制度，以落实催办工作，及时反馈公文办理信息。第五，编发公文办理与会议决议办理情况的通报或简报。收文催办记录单

年月日收文号____密级____来文单位日期字号内容摘要附件主办单位催办记录归卷日期归卷人7、注办。亦称办结。指对文件承办情况和结果，由经办人在文件处理单上扼要注明结果，作为办理完毕的标志。8、立卷归档。公文办理完毕后，秘书部门根据公文的内容特征及形式特点、相互联系、保存价值等情况，按照文书立卷归档的有关规定，将公文的定稿、正本和有关材料进行分类整理，立卷存放，便于保管、查找和利用。一般在年终时将公文案卷移交档案部门。收文催办记录单

年月日收文号____密级____来文单位日期字号内容摘要附件主办单位催办记录归卷日期归卷人二、发文及其处理主要包括撰拟、核签、制发、立卷归档四个环节。具体包括1、拟稿。是指文件承办人根据领导交办或批办的意见草拟文稿的过程；

2、核稿。核稿的内容包括：（1）行文的必要性（2）审查文稿内容是否符合有关法律、法规、政策以及和已有文件是否矛盾、文件的措施、要求是否明确和具有可行性、可操作性。（3）审查是否涉及其他职能部门以及是否经过协商一致和会签。（4）审查拟办的公文用语是否符合相关要求3、签发。指有关领导对文稿签字发出；其中，会签是指几个单位协同发文，须先由各发文单位分别对文稿鉴批。会签后，才能由主办单位领导签发。因此，若几个单位协同发文，必须首先确定一个主办单位，由其负责公文撰拟。拟好的文稿经会签后，才能签发。4、缮印。指对已签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷；5、校对。指对文件誊写稿、打印稿或清样按定稿核对、校正；6、用印。指在完成的文件上加盖机关印章。应注意必须以签发的文稿为依据；用印应清晰端正，加盖于签发日期上；用印须和签发机关一致；用印须核对发文数量；7、发文登记。凡发出的文件均应进行登记，包括：时间、发文对象、发文方式等（见下表）；8、封发。对准备发出的文件分装和发送。应注意发文渠道及相应问题。9、立卷归档。秘书部门将定稿、文件正本及有关材料整理立卷，以备查考和归档。发文登记簿发文日期发文号密级文件标题收文单位共印份数发出份数拟稿单位签发人备注复习思考题1、公文处理的特点和原则是什么？2、下列事例是否符合文书处理程序或处理规则?为什么?3、A、B、C机关准备联合发文，但就处理某一问题发生争议，A机关是主办机关，为提高办事效率，以免耽误公事，经A机关领导人同意，以A、B、C三机关名义制发出了文件。4、名词解释：拟办承办注办会签第一天秘书办公室：王俐(主任)：（对那位刚招聘进来的小胡）小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。胡：好的，我马上就写。第二天：王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上了。王俐：放李总那去了？这么快？小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发吗？王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你看吧。风光公司关于加班费计算方法的通知各位同仁：鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：一、发放对象：公司所有员工。二、发放的时段：八小时以外。三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。办公室二ＯＯ五年六月二日１、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。答案：小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李总处是不对的，违背了办公室发文程序。拟稿：秘书人员拟出文书草稿过程。此项过程为：领导交拟——领会领导意图——收集、组织材料——构思——讨论修改——送领导审阅审核：对草拟好的文书进行审查。在送领导审阅前，由秘书部门负责。风光公司关于加班