企业商品采购流程培训教材

商品采购流程学习目标知识目标技能目标能力目标了解企业采购的基本流程明确企业采购的作业流程了解采购订单的制作过程能够从采购案例中找出采购的程序和环节采购流程的注意点进货管理和进货评价看到如此多的采购任务，哪我们应该先做什么？1.采购流程概述采购流程是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料，零部件等物料的全过程。寻找供应商制定订单计划对采购管理工作做出评价需求商品的说明选择供应商采购合同谈判签订采购合同和订单安排商品跟催商品验收和发票的核对验收不符与退货处理结案记录与档案维护

确认采购需求一、确认采购需求任何采购都产生于企业中某个部门的确切的需求——请购（采购申请）企业各部门应该清楚地了解本门店对商品的需求：需要什么、需要多少、何时需要由谁决定采购。采购部门和门店一起预测商品需求二、需求商品的说明

在确认需求之后，需对需求商品的细节需加以描述，包括商品品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以准确说明和描述，以便使商品来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。三、选择供应商（1）在原有供应商中选择业绩良好的厂商，通知其报价（2）开发新供应商。——广开货源渠道、保证商品品种多样性你认为该该如何选选择供应应商？1、信誉。。如是否准准时收款款发货、、遵守交交易期限限2、品质明确了解解所有可可能的供供应商的的商品质质量、比比较不同同供应商商的商品品性能、、寿命、、经济指指标、花花色品种种、规格格等，择择优进货货3、价格在保证商商品质量量的基础础上，价价格低廉廉的供应应商是首首选4、时间包括供应应商发货货后商品品在途时时间，以以及结算算资金占占用情况况5、费用比较不同同供应商商、不同同地区的的进货费费用和进进货成本本进行选选择6、服务比较不同同供应商商服务项项目的多多少和服服务质量量的高低低。如送送货上门门、是否否退换货货、是否否提供维维修服务务、是否否赊销、、是否负负责广告告宣传等等7、管理考察供应应商工厂厂或公司司的管理理制度是是否科学学、系统统四、采购购合同谈谈判选定供应应商之后后，企业业要确定定采购价价格、采采购条件件、供货货条件等等，以便便与供应应商进行行谈判。。新供应商商在其第第一次进进场销售售时，往往往先要要签订一一个商品品试销协协议，一一般三个个月或更更短。期期满合格格签正式式采购协协议一般谈谈判内内容围围绕以以下几几个方方面：：1、商品品配送送问题题2、供货货准时时性问问题3、商品品质量量问题题4、价格格变动动5、支付付天数数和支支付方方式五、签签订采采购合合同和和订单单安排排订货签签约手手续：：订单和和合约约两种种方式式订单和和合约约均属属于具具有法法律效效力的的书面面文件件采购单单六、商商品的的追踪踪和催催货企业把把采购购订单单发给给供应应商之之后，，应对对订单单进行行跟踪踪和催催货。。当订单单发出出的时时候，，同时时会确确定相相应的的跟踪踪接触触日期期。跟踪是是对订订单所所作的的例行行追踪踪，以以便确确保供供应商商能够够履行行其商商品发发运的的承诺诺。电子采采购订订单跟跟踪七、商商品验验收和和发票票的核核对商品的的验收收是采采购活活动的的一个个重要要环节节。企企业一一般都都会集集中验验收。。验收收部门门直接接或间间接地地向采采购部部门负负责。。1、收货货作业业（1）卸货货一般门门店空空间有有限、、大多多数卸卸货行行为都都在室室外进进行，，要避避免在在营业业时间间在店店门口口卸货货（2）验货为拆卸前、、应在司机机面前验收收箱数是否否正确，外外包装是否否破损送货单上一一定要有司司机签名（3）记录验收完毕验验收员必须须完成验收收记录。可可以将送货货单做为收收货记录在验收时要要注意的问问题：在验收商品品时，发现现短缺现象象或质量与与订单不符符的情况，，都要写出出详细的报报告交给采采购部门。。厂商在交货货验收合格格后，应随随即开具发发票并支付付货款。付付款时，必必须对发票票进行核对对和审批，，确认无误误后财务部部门才能办办理付款八、验收不不符与退货货处理退货程序：：1、楼面申请请2、退货审核核3、退货财务务确认4、退回组核核查5、执行退货货程序6、通知供应应商7、办理供应应商退货8、自行处理理9、安全员检检查注意事项：：1、必须事先先签订有退退货协议2、退货可以以单独进行行，也可以以与进货作作业配合进进行3、厂商确认认4、填写退货货单一定要要清楚5、退货商品品要妥善保保管6、退货时确确认时间和和金额九、结案凡验收合格格付款，或或验收不合合格退货，，均须办理理结案手续续，清查各各项书面资资料有无遗遗失、绩效效好坏等，，报高级管管理层或权权责部门核核阅批示。十、记录与与档案维护护凡经结案批批示后的采采购案件，，应列入档档案登记编编号分类，，予以保管管，以备今今后选择供供应商时参参阅或事后后发生问题题时查考。。2.采购订单采购订单的的定义：采采购订单也也被称为采采购合同，，一般在选选择供应商商后订立采采购订单。。3.进货方式环环节管理1)自提进货自提进货，，就是在供供应商的仓仓库里交货货，缴获以以后的进货货过程全由由采购者独独家负责管管理。(1)货物清点环节节管理(2)包装、装卸、、搬运上车管管理(3)运输环节管理理(4)中转环节的管管理(5)验收入库环节节的管理2）供应商送货供应商送货对对采购商来说说，是一种最最简单轻松的的采购进货管管理方式。他他基本上省去去了整个进货货管理环节，，把整个进货货管理的任务务以及进货途途中的风险都都转移给了供供应商。只剩剩下一个入库库验收环节。。而入库验收收也主要是供供应商和保管管员之间的交交接，进货员员最多只提供供一个简单的的协助而已3)委托和外包进进货委托外包，就就是把进货管管理的任务和和进货途中的的风险都转移移给第三方物物流公司。这这时供应商和和采购商都得得到了解脱。。因此这不但但对采购商、、对供应商来来说都是一种种最好最轻松松的进货方式式。对第三方方物流公司来来说，也是一一种最理想的的进货方式。。因为它有利利于发挥第三三方物流公司司的自主处理理、联合处理理和系统化处处理，提高了了物流运作效效率、降低了了物流运作成成本。进货管管理的的基本本原则则1)进货方方式选选择原原则进货方方式选选择，，要根根据进进货难难度和和风险险的大大小的的具体体情况况选择择合适适的进进货方方式。。(1)对于进进货难难度和和风险险大的的进货货任务务，首首选是是委托托第三三方物物流公公司进进货方方式，，次选选供应应商送送货方方式，，一般般最好好不选选用户户自提提进货货方式式。(2)对于进进货难难度小小和风风险小小的进进货任任务，，首选选是供供应商商送货货进货货方式式。2)安全第第一原原则3)成本效益益统一原原则4)总成本最最低的原原则4.采购流程程优化1）影响采采购流程程的因素素：供应商和和品牌规规格选择供应应商签订合同同重视价格格管理机构构第六章供供应商商的开发发与管理理供应商的的开发与与管理学习目标标重点掌握握☆供应商开开发流程程☆供应商评评价的主主要内容容☆供应商的的评价方方法☆供应商的的合作伙伙伴关系系一般掌握握△供应商的的评价原原则与标标准△供应商衡衡量选择择△供应商管管理供应商开开发信息息的来源源供应商开发信息来源（1）国内外采购指南；（2）国内外产品发布会、展销会；（3）国内外新闻传播媒体；（4）政府组织的各类商品订货会；（5）国内外行业协会、企业协会；（6）利用专业顾问公司；（7）媒体广告；（8）同行市场调查；（9）

厂商介绍；（10）供应商自行找上门供应商开开发的操操作流程程明确需求求编制供应应商开发发进度表表寻找新供供应商资资料初步联系系初步访厂厂报价正式工厂厂审核样品认证证批量试产产正式接纳纳为合格格供应商商订单转移移开发新供供应商流流程图供应商评评价与选选择的步步骤成立供应应商评估估和选择择小组确定全部部的供应应商名单单列出评估指标标并确定权重重评估每个供应应商的履行能能力综合评分并确确定供应商供应商评价步步骤供应商评价体体系的确定原原则评价体系确定定原则灵活可操作性原则灵活可操作性原则灵活可操作性原则灵活可操作性原则供应商评价体体系标准（一）供应商商管理能力供应商管理能力（1）经营管理层是否实行长期规划；（2）管理层能否保证全面质量管理以及持续完善；（3）管理人员的变动率是否过高；（4）管理层是否具有职业经验；（5）有多少采购专业人士被授予采购经理；（6）企业未来方向的前景如何；（7）管理人员/工人关系如何；（8）管理人员是否为员工提供培训和发展机会；（9）管理人员是否了解战略资源的重要性。供应商评价体体系标准（二）员工能能力员工能力员工为提高供供应商的业绩绩作贡献的机机会和意愿劳动力的人事事变动率员工道德劳动力弹性员工与管理人人员关系的状状况劳动力的全面面技术和能力力（特别是教教育和培训））员工支持和保保证及持续完完善质量的程程度供应商评价体体系标准（三）成本结结构成本结构制造或工艺运营成本总制造费用成本直接人工成本间接人工成本物料成本供应商评价体体系标准（四）财务能能力和稳定性性财务能力和稳稳定性流动比率运营比率获利能力比率负债比率具体指标见表表6-6供应商评价体体系标准（五）工艺和和技术能力供应商用以研研究和发展的的资源工艺和技术能力工艺流程供应商的设计计能力供应商评价体体系标准（六）符合环环境规章环境规章（1）环境记录的公开（2）危害废弃物管理（3）有毒废弃物污染管理（4）ISO14000认证（5）回收物流计划（6）环保产品包装（7）破坏臭氧层的物质（8）危害气体排放管理供应商评价体体系标准（七）生产计计划和控制体体系生产计划和控制体系（1）供应商利用的物料需求计划体系能否确保所需零部件的可能性；（2）供应商追踪物料和生产周期时间，并是否将之与绩效目标或标准相比较了；（3）生产计划体系能否支持买方的及时需求；（4）生产计划和控制体系需要多长的前置时间；（5）即时交付绩效的历史如何；（6）确定对供应商已经完成其计划和生产的控制程度。（八）信息体体系能力电子交流的能能力：EDI、条码、ERP、CAD/CAM等（九）地理位位置（十）更长期期的潜在关系系（1）对发展长期期合作关系表表达出意愿和和保证；（2）保证一些些资源将不用用于其他客户户；（3）参加产品品设计；（4）给双方的合合作关系带来来了益处；（5）如果出现问问题，愿意进进行谈判解决决；第三节供供应商的评价价方法一、定性分析析选择方法主要是根据以以往的经验，，凭借以前的的关系来选择择供应商。定性分析选择择方法直观判断法招标法协商选择法三种定性方法法的比较

三种定性方法的比较

方法优点

缺点

适用范围

直观判断法

直接、简便、快捷

太具主观性、容易导致选择结果的不公正

适用于非主要原材料的合作伙伴

招标法

公平、公正、公开;充分竞争,优中选优;提高质量,降低成本

手续复杂,时间长,不能适应紧急订购的需要,订购机动性差

订购数量大,合作伙伴竞争激烈

协商选择法

订购双方可充分协商,能有效保证货物质量和交货期

选择范围有限,不一定能得到价格最为合理、供应条件最有利的供应商

采购时间紧、投标单位少、竞争程度小、订购货物规格和技术条件复杂

第三节供供应商的评价价方法二、定定量分分析选选择方方法依据供供应商商在各各标准准上的的得分分乘以以该标标准的的权重重得到到的综综合评评分对对供应应商评评价选选择定量分分析选选择方方法直观判断法直观判断法ABC成本法法鲁德霍霍夫和和科林斯斯于1996年提出出的基基于活活动的的成本本分析析法。。用来分分析企企业因因为采采购活活动而而产生生的直直接和和间接接的成成本的的大小。。其总成成本