采购部流程培训

采购部流程培训一、公司生产经营活动的流程任何涉及到采购的公司，其部门相对来说都比较完善，如果贵公司有ISO质量体系，那么公司生产经营活动流程基本上可以在ISO的程序体系里进行系统学习和了解，这就比较全面了。随着物流成本及市场竞争的加剧，对采购等前置作业活动的质量要求和时间要求越来越高。要求采购人员不仅仅要了解自己的采购业务知识，更要了解生产工艺及经营活动的相关知识。我们按普通的生产经营活动：即涉及到业务部、技术部、采购部、生产部、物料部、质量部等几个部门的简单流程，基本上是这样运作的。首先业务部接单或公司下单，生产部、技术部及采购部共同确定各自负责的相关资料，如生产部要确定上线期及交货期，技术部要确定相关的样品、工艺制单及材耗，采购部要确定物料到公司的时间。以上几个部门确认好了后，还要反馈至业务或公司，由相关人员进行审核成本及相关的时间，并与客户取得联系或公司相关负责人员，获得确认后，迅速将相关信息反馈至技术部、采购部及生产部。各部门按原定确认资料进行计划安排并执行。二、采购作业流程在物料采购活动中，采购部门要按部门内采购操作流程，进行合格供应商刷选、采购资料内容传递告知给相关合格供应商并要求其反馈相关物料质量及报价信息，然后采购人员进行比价和议价，并最终确定物料供应商，传递采购订单合同。采购人员根据即定的合同要求对供应商进行跟踪，保证保质保量按时将物料供应到位。供应商按指定仓位将物料运送至物料部后，物料部要取部分物料样送至质检部进行进料检验小公司由采购人员进行检验，或由物料部向质检部或相关采购人员发出进料检验通知。质检部对进料检验后要迅速将相关质量信息反馈至采购人员，采购人员根据物料质量情况对物料进行进仓、退货或特采等处理决定。每采购一批物料都要对相关的供应商供货的质量、交期及相关合作事项进行评价并在各供应商档案留档，以备后查及对供应商的定期评审筛选。三、个人岗位作业流程通常情况下，新人到了新岗位后，要对本部门或公司的运作流程有全面和系统的了解是很困难的，基本上也只是了解个大概的流程，所进行的工作任务主要是一些简单的事务。那么针对这些简单的事务处理，通常情况下一个公司或部门都有其内部日常事务的处理流程，个人一旦清楚自己每天的工作内容后，就可以根据工作内容设计其流程。个人作业流程如何设计?既然是一个正常运作的公司，其事务流程都有一套即定的或默认的程序。这就要求新人到新岗位工作后，必须多问、多看、多想。多问：每接到一个新的工作任务后，你要问按什么样的流程操作，可以参考哪些案例或即定程序，需要与哪些部门或单位联系，需要使用到哪些表格或文件，需要向哪些人汇报沟通协调。多看：工作间隙，可以看一下别的同事，有没有和你工作内容类似的，如果有那么他们是按什么样的流程工作的;自己业务稍熟悉后，也可以看别的同事每天都会有哪些其他工作内容，他们的工作内容是如何进行的。这样就可以通过同事，及一些经验丰富的工作人员身上学习到更多知识。多想：做任何工作，都要想为什么这样做，有没有更简便的方法，这样才能不断提出创新，现在市场竞争环境下，具有创新能力的人才在竞争中才更具有竞争力。还有最重要的一点就是：对物料一定要深入地了解，性能、质量、成本等很关键，我仅按一般流程给各位采购新手以指导参考，其他对物料要求、检测事项还是希望能有专业人士来补充一下，以充实采购作业指导。1询价询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息，该过程的专业术语叫供方资格确认。获取信息的渠道有：招标文件、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书。招标文件的询价方式是最为通用和可靠的，本文项目采购就是采用该询价方式。招标文件的编写是一项复杂而细致的基础工作。其编制质量的好坏直接关系到招标工作能否正常进行，甚至影响授标后能否顺利履行合同。故招标文件的内容应当完整、详尽，用词准确严谨，避免招标双方对文件的理解和解释产生分歧，增加评标工作量，影响招标工作的顺利进行。招标文件通常由下列文件组成：①技术文件：设备、部件及其附件的技术条件和要求；②商务文件：包括询价函、报价须知及供货一揽表、合同基本条件及包装、运输等。招标文件定稿前要反复推敲、审查、修改。对于关键件的选用，应在广泛了解市场及使用情况的基础上，在招标文件中予以明确设备配套关键件的规格型号及供货厂商。这样做有利于提高各投标文件的响应性，防止投标文件内容及标价差异过大，从而减少评标工作量。本次项目采购的招标文件就是完全按照上述要求进行编写的，注明了每一台采购设备的具体配置和详细技术要求，并且对供应商的报价、供货、合同基本条件等作了详细说明。这项工作耗费了项目组采购阶段最多的时间和精力，但是这些工作都是非常值得的，它确保了合同采购设备能够满足项目实施的所有需求。2供方选择这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种：转自项目管理者联盟①合同谈判：双方澄清见解，达成协议。这种方式也叫“议标”；②加权方法：把定性数据量化，将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合评标法”。综合评标价法是指以投标价为基础，将评定各要素按预定的方法换算成相应的价格，在原投标价上增加或扣减该值而形成的评标价格。评标价格最低的投标书为最优。采购机组、车辆等大型设备时，较多采用这种方法。评标时，投标价格以外还需考虑的因素和折算为价格的方法，一般包括以下几个方面。1运输费用。这部分由招标单位可能支付的额外费用包括运费、保险费和其他费用，如运输超大件设备需要对道路加宽、桥梁加固所需支出的费用等。换算为评标价格时，可按照运输部门铁路、公路、水运、保险公司，以及其他有关部门公布的取费标准，计算货物运抵最终目的地将要发生的费用。2交货期。以招标文件“供货一览表”中规定的具体交货时间作为标准。当投标书中提出的交货期早于规定时间，一般不给予评标优惠，因为施工还不需要时的提前到货，不会使项目法人获得提前收益，反而要增加仓储管理费和设备保养费。如果迟于规定的交货日期，但推迟的时间尚在可以接受的范围之内，则交货日期每延迟一个月，按投标价的某一百分比一般为2%计算折算价，将其加到投标价上去。3付款条件。投标单位应按照招标文件中规定的付款条件来报价，对不符合规定的投标可视为非响应性投标而予以拒绝。但在订购大型设备的招标中，如果投标单位在投标致函内提出，若采用不同的付款条件如增加预付款或前期阶段支付款可降低报价的方案供招标单位选择时，这一付款要求在评标时也应予以考虑。当支付要求的偏离条件在可接受范围内的情况下，应将偏离要求而给项目法人增加的费用资金利息等，按招标文件中规定的贴现率换算成评标时的净现值，加到投标致函中提出的更改报价上后作为评标价格。4零配件和售后服务。零配件以设备运行两年内各类易损备件的获取途径和价格作为评标要素。售后服务内容包括安装监督、设备调试、提供备件、负责维修、人员培训等工作，评价提供这些服务的可能性价格。评标时如何对待这两笔费用，要视招标文件的规定区别对待。当这些费用已要求投标单位包括在投标价之内，则评标时不再考虑这些因素;若要求投标单位在投标价之外单报这些费用，则应将其加到报价上。如果招标文件中没有做出上述任何一种规定，评标时应按投标书技术规范附件中由投标单位填报的备件名称、数量，计算可能需购置的总价格，以及由招标单位自行安排的售后服务价格，然后将其加到投标价上。5设备性能和生产能力。投标设备应具有招标文件技术规范中规定的生产效率。如果所提供设备的性能、生产能力等某些技术指标没有达到技术规范要求的基准参数，则每种参数比基准参数降低1%时，应以投标设备实际生产效率单位成本为基础计算，在投标价上增加若干金额。3采购合同签署选定供方后，经谈判，买卖双方签订合同。这一环节重点在于制定采购的测试、验收及售后服务的细节。详细的采购合同是今后作为项目经理综合调度的“宪法”，合同中定义不清楚或者不定义，在项目建设时，项目经理就无法控制各个供应商。从法律之外，也许可以通过人际关系或者公司合作关系，促成有效的合作。但笔者认为最直接有效的还是采购合同。在此笔者想多提一些见解。在我国的信息项目建设时，项目经理往往从技术岗位上提升上来，对市场、合同知识了解不多，我特别提醒的是，作为项目经理，这方面知识十分重要。项目管理知识体系中，也单独分出一章合同知识。对于信息项目采购，其又添加很多专业知识在其中。对于采购的产品及服务，其功能、性能、质量、实施、部署、测试、验证、验收，每一个环节都需要详细的规定。如果说前面段落将的都是草稿，那么合同就采购计划、采购分析、采购工作说明书、采购选择结果的综合产出正式文稿就是采购合同。在提及项目采购过程中，详细做了合同制定。事后证明，这个工作十分重要。有的供应商推委责任，或者相互推委，这时就拿出合同，让他们老老实实地做事，项目才得以顺利进行。4合同管理合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程，一般包括以下几个层次的集成和协调：①授权供应商一直以来，环境、房型、价格这些正是购房者买房时关注的重点，如今人们买房已不是只注重这些，一项新的参考指标也逐渐为购房者所接受，那就是小区的物业在适当的时间进行工作;②监控供应商成本、进度计划