科技档案管理

科技档案管理科技档案相关规范性文件1、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822－2008）2、《重大建设项目档案验收办法》

3、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）4、《鞍山市政府投资建设项目管理办法》

4、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）5、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3－2009）6、《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）7、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》

8、其他专业主管部门的档案管理规定第一章科技档案概述

一、科技档案的概念二、科技档案的种类三、科技档案的特点

一、科技档案的概念1、科学技术档案

国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，简称科技档案。

－－《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008

一、科技档案的概念2、科技文件材料记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。

二、科技档案的种类工业生产技术(产品)档案农业科技档案基本建设(项目)档案设备档案科学技术研究档案专门性科技档案（地质、测绘、水文、气象、天文档案等）1、“产品档案”工业生产技术档案也称工业产品档案，是在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科学技术档案。2、“基本建设档案”简称基建档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。

基建档案的主要内容基建档案是一个总类，它包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设工程的施工档案和以竣工为核心内容的工程竣工档案。项目档案项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

项目档案

指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

－－《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）3、“设备档案”是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料档案。设备档案分为：自制设备、外购设备特点：以型号成套设备档案是指设备在设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造等过程中形成档案材料。设备档案分为：自制设备、外购设备4、“科研档案”是在自然科学技术研究活动中形成的科学技术档案。特点：以课题成套

科学技术研究档案简称科研档案，是在自然科学技术研究活动中形成的科学技术档案。三、科技档案的特点1、专业性2、多样性3、成套性4、现实性第二章科技档案收集与归档一、科技档案归档范围二、科技档案归档时间三、科技档案归档要求四、科技档案归档其他问题一、科技档案的归档范围（一）项目档案归档范围建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

--《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）项目档案归档范围项目前期文件项目竣工文件项目竣工验收文件－－《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》附录（重大建设项目文件归档范围和保管期限表）1.项目前期文件工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。2.项目竣工文件

项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。3.项目竣工验收文件

项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。项目建设过程中形成的声像、电子档案应同时收集并归入建设项目档案。（二）产品档案归档范围

1、计划决策阶段文件2、设计阶段文件3、试制、生产阶段文件4、技术服务阶段文件5、其他有关文件----《企业档案工作规范》表A.5

产品生产类（三）设备档案归档范围

1、投入使用之前阶段文件（1）购置文件（2）随机文件2、投入使用之后阶段文件

----《企业档案工作规范》表A.8

设备仪器类（四）科研档案归档范围1、研究准备阶段文件2、研究试验阶段文件3、成果申报和总结鉴定阶段文件4、成果推广阶段文件5、其他有关文件

－－《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）二、科技档案的归档时间定期归档随时归档

1.定期归档2.随时归档

按项目整体结束时间归档按项目阶段结束时间归档按子项（或单项工程）结束时间归档重要的、机密性强的文件；外来文件；项目考察、学术会议等文件。三、科技档案的归档要求1、明确归档主体－文件形成单位2、文件制成材料－优质、耐久3、经过系统整理－符合规范要求四、科技档案归档其他要求1、重视原件归档2、重视竣工图归档3、重视科技档案的移交4、检查、协助科技档案的形成、积累5、落实科技档案“三、三、四”

“三参加”

项目建设单位档案部门参加项目审查论证会、项目建设进度例会；参加单项工程及阶段竣工验收；参加设备开箱，并形成记录。

“三纳入”

科技文件的形成和积累纳入科技工作程序、纳入生产、科研、基本建设等工作计划；纳入有关部门和人员职责范围。

“四同时”

1.下达任务的同时提出文件材料的归档要求；2.检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况；3.项目竣工验收的同时验收、鉴定项目档案的齐全、完整、准确情况；4.项目总结应同时做好项目文件归档交接.第三章科技档案整理一、科技档案整理的内容、原则二、科技档案的分类三、科技档案的档号编制四、科技档案的组卷和排列五、科技档案的编目一、科技档案整理的内容、原则（一）科技档案整理工作的内容

1、科技档案的系统化：分类、组卷、排列2、科技档案的编目：编制卷内目录和案卷目录（二）科技档案整理工作的原则

1、遵循自然形成规律，保持有机联系2、充分利用原有整理基础3、便于保管和利用二、科技档案的分类（一）科技档案的分类规则

1、排它规则2、同一规则3、效用规则（二）科技档案分类方案

1、分类说明2、类目表3、类号科技档案分类表一级类目二级类目三级类目类号类目名称类号类目名称类号类目名称C产品

S设备01机械设备01车床02钻床03磨床02化工设备

03起重运输设备

J基建01综合类

02生活建筑01集体宿舍02家属宿舍03……03生产建筑01一车间02二车间03……K科研

三、科技档案的档号编制（一）档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反应档案排列顺序的一组代码。--《科学技术档案案卷构成的一般要求》（二）科技档案的档号构成由全宗号、分类号（或项目代号）、案卷号组成。全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；分类号：根据本单位分类方案设定的类别号确定；项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；案卷号：科技档案按一定顺序排列后的流水号。

四、科技档案的组卷和排列（一）组卷原则遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。（二）组卷要求1、案卷内科技文件应齐全、完整、签章手续完备。2、案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。（三）组卷方法1针对具体项目的管理性科技文件,放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。2科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。3成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。4通用图、标准图可放入相应项目文件中或单独组卷。5底图以张或套为保管单位进行整理。6产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。（四）案卷和案卷内科技文件排列

1科技文件按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。2案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。3科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。4产品类案卷宜按产品设计、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。5建设项目类案卷宜按项目前期、项目设项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。6设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。五、科技档案的编目

1、卷内目录的编写2、案卷封面的编写3、案卷脊背的编写4、备考表的填写5、案卷目录的编写卷内目录序号，依次标注卷内文件排列顺序。文件编号，文件文号或型号或图号或代字、代号。责任者，文件形成者或第一责任者。文件题名：文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。日期，文件形成的时间——年、月、日。页数，每件文件总页数。备注，根据实际填写需要注明的情况。案卷封面的编制内容：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号

案卷题名，简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。立卷单位，填写负责组卷部门或单位。起止日期，填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间—年、月、日。保管期限，填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。密级，填写卷内科技文件的最高密级。档号，由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。

案卷题名由三部分组成：工程项目的名称保管单位针对部分的内容科技文件的名称

辽宁省海河500KV变电站工程

工程项目的名称

主控楼地基与基础部分保管单位针对部分的内容质量验收记录科技文件的名称卷内备考表互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。说明：标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。案卷目录编制主要内容：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注。案卷装订1、案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。2、以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章。档号章内容有：档号、序号。

档号章

第四章科技档案鉴定

一、科技档案的鉴定二、科技档案的保管期限一、科技档案的鉴定

成立鉴定组织确定档案的保管期限对到期档案的鉴定

1、企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。2、档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。3、企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。

二、科技档案的保管期限

科技档案价值因素技术因素功能因素时间因素典型因素来源因素