第3章工作分析

人力资源管理

HumanResourceManagement德州学院经济管理系讲授内容人力资源管理概论人力资源管理理论基础工作分析人力资源规划招聘与选拔培训与开发绩效管理薪酬管理

第三章工作分析案例：工作职责分歧一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上，车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净，操作工拒绝执行，理由是任职说明书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去查任职说明书上的原文，就找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝，他的理由是任职说明书里同样也没有包括这一类工作，这个工作应由勤杂工来完成，因为勤杂工的职责之一是作好清扫工作。车间主任威胁服务工说要解雇他，因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意，但是干完以后就立即向公司投诉。有关领导看了投诉以后，审阅了这三类人员的任职说明书：机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的任职说明书规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作的状态，但并未提及清扫地板；服务工的任职说明书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工具，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作；勤杂工的任职说明书里确实包括了各种形式的清扫工作，但他的工作时间是从正常工人下班以后开始。如果你是该领导，你会如何处理这件事情？引出问题机床周围地板的清洁工作谁来做？机床操作工服务工勤杂工岗位说明书中没有清扫地板的条文有清扫条文，但工作时间是从正常下班开始岗位说明书中没有清扫的条文得出结论必须有岗位分析案例的启示第一节工作分析概述一、工作分析中的基本术语工作要素：工作中不能再分解的最小动作单位，比如秘书接听电话前拿起电话，司机开车之前插入钥匙都是一个工作要素。工作任务：指工作活动中为达到某一目的而由相关行动直接组成的集合，它可以由一个或者多个工作要素组成，例如复印文件，打字等都是一个工作任务。工作职责：员工在工作岗位上需要承担的一项或者多项任务的集合。工作职位：工作岗位，由一个人完成的一项或者多项工作职责组成的集合。例如人力资源部经理这一职位，他所承担的职责包括以下几方面，员工的招聘录用、培训开发、薪酬管理、绩效管理、员工关系等。需要注意的是：职位与个人是一一对应的，有多少个职位就有多少个人。工作职务：一组重要责任相似或相同的职位。例如生产计划员、生产统计员等职位可由一人或者多人来承担，所以这一个或者多个职位组成了职务。工作分析中的基本术语职位分类：将所有的工作岗位，按照其业务性质分为若干职组、职系（从横向上分）；然后按责任的大小、工作难易，所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等（从纵向上分），对每一职位给予准确的定义和描述，制成职务说明书，以此作为对聘用人员管理的依据。职系：指一些工作性质相同而责任轻重和困难程度不同，所以职级、职等也不同的职位系列。职组：工作性质相近的若干职系的总合，也叫职群。职级：将工作内容、难易程度、责任呢大小、所需资格皆相似的职位化为同一职级，实行同样的管理、使用与报酬。职等：工作性质不同或主要职务不同，但其困难程度、职责大小、工作所需资格等条件充分相同的职级的归纳为职等。职权：依法赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。工作分析中的基本术语职业：在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。例如教师、工人、工程师等就是不同的职业。工作族：又称工作类型，是指两个或两个以上的工作任务相似或要求人员特征相似的一组工作。职业生涯：指一个人在其工作生活中，所经历的一列的职位、工作或职业。例如，某人刚参加工作时是老师，后来做了公务员，在后来到了公司担任经理，那么老师、公务员、经理就构成了这个人的职业生涯。二、工作分析的概念工作分析又称职务分析，是全面了解一项职务的管理活动，也是对该项职务的工作内容和职务规范的描述和研究过程，即制定职务说明和职务规范的系统过程。具体来说，工作分析就是要为管理活动提供与工作相关的各种信息，这些信息可以用6W1H来加以概括：who，谁来完成这项工作；what，这一职位具体的工作内容是什么；when，工作的时间安排是什么；where，这些工作在哪里进行；why，从事这项工作的目的是什么；forwhom，为谁做，即这项工作的服务对象是谁；how，如何来进行这项工作。三、工作分析要解决的基本问题

两个基本问题第一个问题第二个问题工作是什么？谁适合这份工作？岗位的名称、级别岗位设置的目的岗位的工作内容、任务和职责岗位的主要工作权利岗位需要的工作条件岗位与其他岗位的关系岗位在企业组织结构中的位置基本学历和专业要求在某一领域的工作经验必须具备的基本能力必须接受的培训项目培训时间年龄和性别要求性格和性向要求三、工作分析要解决的基本问题第三个问题谁最适合这个工作？第四个问题谁来做岗位分析？第五个问题何时做岗位分析？新组织投入运行时；战略调整、业务发展时；工作内容与性质发生变化时；兼并、扩充、增加生产线时；改变编制，重新定岗定员时；引进新设备、工艺、技术时；建立相关制度时；人力资源管理专家负责总体策划和审定；主管人员结合企业实践，参与或组织人员编写；在岗员工结合个人实践提供经验资料；人力资源部门做出规范、完整、系统的岗位分析；哪些经历可以优先；哪些专业可以优先；怎样的资格可以优先；有过哪些培训可以优先；其他三个问题四、工作分析的意义1.使整个企业有明确的职责和工作范围。2.为人员的招聘选拔提供了明确的标准。3.为人员的培训开发提供了明确的依据。4.为制定公平合理的薪酬政策奠定了基础。5.为科学的绩效管理提供了帮助。6.为企业人力资源规划提供了信息来源。第二节工作分析的程序准备阶段实施阶段结果形成阶段应用反馈阶段确定工作分析目标和重点成立工作分析小组，并对工作分析人员进行培训制定总体实施方案收集和分析有关的背景资料确定收集的信息和选择收集方法与有关人员沟通制定实际操作计划实际收集和分析信息与有关人员审查和确认信息形成职务说明书职务说明书的培训与使用职务说明书使用的反馈与调整一、准备阶段（一）确定工作分析的目标和侧重点要进行工作分析，首先要明确其目标，也就是进行工作分析主要想解决什么问题，获取工作分析信息的用途是什么。工作分析的目标直接决定了进行工作分析的侧重点，决定了在进行工作分析过程中需要获取哪些信息，以及用什么方法获得这些信息。如：在一个新成立的组织或一个刚刚进行了重组的组织中进行工作分析，其侧重点就在于各个职位的工作职责、权限和关联关系等方面；如果工作分析的目的是为空缺职位招聘雇员，其侧重点一方面是该职位的工作职责，另一方面是对任职者的资格要求。（二）成立工作分析小组，并对工作分析人员进行培训一般又三类人员组成：一是企业的高层领导；二是工作分析人员，主要由人力资源管理专业人员和熟悉本部门情况的人员组成；三是外部的专家和顾问。（三）制定总体实施方案总体实施方案通常包括以下内容：工作分析的目的和意义；工作分析所需收集的信息内容；工作分析项目的组织形式和实施者；工作分析实施的过程或步骤；工作分析实施的时间和活动安排；工作分析方法的选择；界定待分析的工作样本；所需的背景资料和配合工作；工作分析所提供的结果等。（四）收集和分析有关的背景资料对工作分析有参考价值的背景资料主要包括：国家职业分类标准或国际职业分类标准；有关整个组织的信息(组织结构图、工作流程图、部门职能说明等)；现有的职位说明或有关职位描述的信息。（五）确定所要收集的信息和选择收集信息的方法根据工作分析的目标和侧重点，确定所要收集的信息；根据对现有资料的研究，找出一些需要重点调研的信息或者需要进一步澄清的信息；按照6W1H的内容考虑收集的信息。收集信息的方法有调查问卷法、访谈法、观察法等。二、实施阶段（一）与有关人员沟通沟通的目的：赢得员工理解和支持第一，让参与工作分析的有关人员了解工作分析的目的和意义，消除内心的顾虑和压力，争取他们在实际收集信息时的支持与合作；第二，让参与工作分析的人了解工作分析大致需要进行多长时间，大概的时间进度怎样，有利于更好地配合工作分析工作；第三，让参与工作分析的有关人员初步了解工作分析中可能会使用到方法，以及在各种方法中他们需要如何进行配合，如何提供信息。（二）制定具体的实施操作计划在制定实施操作计划时，应该列出具体的精确的时间表，具体到每一个时间段，每个人的具体职责和任务是什么。对于接受访谈或调研的人，也应该事先制定好时间表，以便其安排手头的工作或事务。计划制定好，在执行过程中还可能会有所调整。 （三）实际收集和分析工作信息1.职位名称分析分析时要注意使职位名称标准化，并符合人们一般的理解，使人们通过职位名称就可以理解职位的性质和内容。2.工作内容分析工作任务：明确规定某职位所完成的工作活动或任务，完成工作的程序与方法，所使用的设备核材料。工作责任与权限：尽量以定量的方式确定工作的责任和权限。工作关系：了解和明确工作中的关联和协作关系。该职位与那些工作发生关联关系，会对哪些工作产生影响，受到哪些工作的制约，与谁发生协作关系，可以在哪些职位范围内进行晋升和岗位轮换。工作量：确定工作的标准活动量。规定劳动定额、绩效标准、工作循环周期等。3.工作环境分析工作的自然环境：包括环境的温度、湿度、照明度、噪音、粉尘等，以及任职者与这些环境因素接触的时间。工作安全环境：工作的危险性，可能发生的事故、事故的发生率和发生原因，对身体的哪些部分易造成危害及危害程度，易患的职业病、患病率及危害程度等。社会环境：主要包括工作地点的生活方便程度、环境的变化程度、与他人交往的程度等。4．工作任职者的必备条件分析必备的知识，具体包括最低学历要求，有关理论知识和技术的最低要求，对有关政策、法令规定或文件的了解和掌握程度等。必备的经验：包括过去从事同类工作的时间和成绩，应接受的专门训练的程度，完成有关工作的实际能力等。必备的身体素质：工作任职者应具备的行走、跑步、站立、平衡、推拉、握力、耐力、手眼协调性、感觉辨别能力等。必备的操作能力：从事该职位工作所需的注意力、判断力、记忆力、组织能力、创造能力、决策能力等。必备的个性特征：工作任职者应具备的耐心、细心、沉着、诚实、主动性责任感等特点。三、结果形成阶段（一）与有关人员审查和确认信息收集来的信息要同工作任职者和任职者的上级主管进行审查、核对和确认，这样一方面可以修正初步收集来的信息中的不准确之处，使工作信息更为准确和完善，另一方面任职者及其主管是工作分析结果的主要使用者，请他们来审查和确认这些信息将有助于他们对工作分析结果的理解和认可，为今后的使用奠定基础。（二）形成职务说明书草拟职务说明书——反馈给相关人员核实，不一致时讨论或者重新调整分析、修正——最终形成职务说明书——在实际工作中收集反馈信息并不断完善职务说明书。四、应用反馈阶段（一）职务说明书的培训与使用在进行职务说明书的使用培训时，一方面要让使用者了解职务说明书的意义和内容，了解职务说明书中各个部分的含义；另一方面要让使用者了解如何在工作中运用职务说明书。（二）职务说明书使用的反馈与调整随着组织与环境的发展变化，一些原有的工作任务会消亡，一些新的工作任务会产生，现有的很多职位的内涵性质和外延都会发生变化。因此，应经常对职务说明书内容进行调整和修订。第三节工作分析的方法工作实践法工作日志法观察法访谈法关键事件法问卷调查法

工作实践法工作日志法观察法访谈法关键事件法问卷调查法直接了解岗位的实际工作情况以及岗位的各方面要求不适用于需要进行大量训练或危害性的工作岗位信息可靠性高，所需费用少，容易掌握有关岗位的信息可为岗位分析、绩效评估提供第一手信息；了解员工需求及满意度；发现管理隐性问题；较好沟通获得职务的静态信息和动态特点；行为被观察和衡量；确定行为的利益和作用；获得资料使用范围小；整理信息工作量大；可能会产生信息失真分析者对工人造成压力；不易观察到一些突发事件；不适用于工作周期长的岗位耗费大量时间；难以对工作完整把握可能导致调查结果的偏差；不能准确地描述他们的工作任务短时间内获取信息；内容有针对性；员工容易作答；事后对结果的处理和分析；意见和建议渠道员工在面谈中可能夸大其工作任务和重要性；比较费时有助于了解岗位比较客观的信息；能澄清某些疑问；能直观得到岗位要求的个人资格方法优点缺点第四节工作说明书的编写一、什么是职务说明书的编制职务说明书的编制又称工作说明书的编制，是对工作分析的结果（诸如工作描述、任职资格等）加以整合以形成具有企业法规效果的正式文本的过程。二、职务说明书的编制内容工作说明书（职务说明书）工作描述（职务说明）工作规范（任职者说明）工作基本资料工作详细说明组织提供的聘用条件资历要求心理要求生理要求工作描述工作描述又称工作说明或岗位说明、职位（务）描述等，是指用书面形式对组织中各类岗位的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境等所做的统一要求，其主要功能为让员工了解工作概要；建立工作程序和工作标准；阐明工作任务、责任与职权；为员工聘用、考核、培训等提供依据。工作描述的基本内容基本内容工作识别工作编号工作概要工作关系工作职责工作条件与工作环境工作身份工作名称工作活动内容工作权限工作结果所属工作部门直接上级职位工作等级工资水平所辖人数定员人数工作地点工作时间工作产所工作环境危职业病工作时间工作均衡性工作环境舒适程度实例一、销售部经理职务描述职务名称：销售部经理所属部门：销售部职务代码：XL-××-×××直接上级职务：营销副总经理工作目的：领导销售部销售公司自有和代理产品工作要求：认真负责、工作主动、善于团结下属工作责任：1、对外沟通、展示、讲演2、配合技术人员进行售前技术咨询3、作实施计划建议书4、进行商务谈判5、监督售后技术支持服务6、对销售部进行管理衡量标准：1、本人的销售业绩2、本部门的销售业绩工作难点：提高销售业绩工作禁忌：对客户不细心周到，无法清楚地了解客户的需求实例二、招聘专员的职务描述职务名称：招聘专员所属部门：人力资源部职务代码：XL-HR-021工资等级：9~13直接上级职务：人力资源部经理工作目的：为企业招聘优秀、适合的人才工作要点：1、制订和执行企业的招聘计划2、制订、完善和监督执行企业的招聘制度3、安排应聘人员的面试工作工作要求：认真负责、有计划性、热情周到工作责任：1、根据企业发展情况、提出人员招聘计划2、执行企业招聘计划3、制订、完善和监督执行企业的招聘制度4、制订招聘工作流程5、安排应聘人员的面试工作6、应聘人员的材料管理7、应聘人员材料、证件的鉴别8、负责建立企业人才数据库9、完成直属上司交办的所有工作任务衡量标准1、上交的报表和报告的时效性和建设性2、工作档案的完整性3、应聘人员材料的完整性工作难点：提供详尽的工作报告工作禁忌：工作粗心，不能有效地向应聘者介绍企业的情况工作规范工作规范又称岗位规范或任职资格，是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格，其主要内容包括：