建设公司会计电算化管理条例

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档中通建设公司会计电算化管理制度一、会计电算化岗位责任制（一）会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。（二）电算化会计岗位和工作职责划分如下：1.电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验，可由会计部经理兼任。2.软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平；可由基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。3.审核记账：负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。4.电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训，应由专职人员担任。5.数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，可由会计部经理兼任。二、会计电算化操作管理制度1.明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。2.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。3.操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。4.根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作日志，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。三、计算机硬件、软件和数据管理制度1.保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。2.确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，建立如“口令”、只读等措施；对磁性介质存放的数据要保存双备份。3.对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。4.健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性，如安装不间断电源，保证停电时，能有时间保存资料。5.健全必要的防治计算机病毒的措施：如安装杀毒软件，且每星期更新杀毒软件，每星期扫描内存；严禁外来人员的软盘在本公司计算机上使用等。6．建立系统风险评价体系，由电算主管及电算维护人员定期分析。四、电算化会计档案管理制度1.电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。2.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由会计档案管理人员负责。3.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。4.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。5.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。五、本制度是公司《会计制度》的重要部分，由公司财务总监制定，解释权、修改权归公司财务总监。六、本规范自2002年1月1日起实施。

附件：会计电算化基础工作规范1.目的由于本公司的会计核算工作已分别完成电算化进程相当长的时间，针对相当一部分的（即除银行、现金账外）手工账已经取消，管理上需要用新的方法、新的规定来保障核算质量，以及确保系统稳定持续地运行。特制定本规定。2.财务部电脑管理2.1财务部电脑在公司电脑方的管理下在部门内根据工作需要进行调配。2.2部门内电脑及财务软件的密码属于财务，不得向部门以外的人员泄露。2.3使用外部软秀须经电脑房进行防病毒检测，证明无病毒后方可使用。2.4如遇电脑异常须及时报告并请电脑方人员进行维护。3.财务软件的管理3.1系统管理3.1.1由系统管理人员负责管理财务软件的使用、用户权限分配等事宜。3.1.2系统管理人员要严守超级用户密码不被泄露，并定期更换。3.1.3系统操作人员自行设置密码并注意保密及定期更换。3.2财务数据管理3.2.1财务电脑数据信息系包含全部与财务有关的账簿资料、各种报表、分析性资料及其它部门报送财务保存或经财务加工处理后而生成的信息。3.2.2全部电脑数据的所有权属于本公司所有，未经授权不得将数据携带到公司以外在地方或者复制提供给非财务的人员。3.2.3任何人不论何种原因离开公司时，都不得带走、修改或破坏电脑数据，违者将受到公司或法律的追究。3.2.4为增强数据的安全性，防止数据因受电脑病毒感染等问题使财务数据遭到到破坏、丢失，相关岗位和全体操作者，应严格遵守操作规定和安全规定。3.2.5个人电脑单机数据①个人电脑单机数据系指个人因工作需要而制作的各处财务揶表、说明及报告等辅助资料。②由于个人电脑单机数据所有权属于公司所有，未经授权不得将数据设置密码、携带到公司以外在地方或者复制提供给非财务部的人员。③个人电脑所制作的所有文件完成后均须打印后存档，并同时打印出文件在电脑中所存在的目录、文件名称、表格名称、制表人、打印日期及时间要素，便于文件的查找。④个人电脑中所存在的文件无论文件大小、资料重要程度，在电脑硬盘允许存放的情况下，不要轻易将文件删除。⑤对于重要文件要做好软盘备份工作，并在备份盘标签上注明备份内容。3.2.6服务器及内部网上数据①财务软件数据须每季度打印并存档，确保数据安全。②由系统管理员进行财务软件数据的备份工作。系统管理员必须每天下班前在外挂硬盘进行备份，采取单双日两套备份制度，单日备份时覆盖上次单日备份数据，双日备份时覆盖上次双备份数据。③每月结账后进行一次年度备份，年度备份一共12次，到下年度的同月备份时覆盖。④每月至少一次与电脑工程师一起检查日常备份的效果。4.电脑核算4.1记账凭证的编制4.1.1记账凭证必须按要求输入，科目运用需符合会计制度要求。特别要注意借贷方的红蓝字运用，以不影响账务正常的借贷方发生额为妥。4.1.2记账凭证的摘要应简明、扼要，每行应根据科（子目）内容分别输入，并能说明经济业务的来龙去脉。4.1.3发生调账业务时，若情况复杂的，必须要附有详细的书面的说明。4.1.4记账凭证编制输入后，须由制证人打印、粘贴附件后签字或盖章，再由凭证审核人结合电脑分录审核签字（章）。4.1.5记账凭证的所有内容不得涂改，若发生错误应在电脑中改写并重新打印。4.1.6记账凭证必须写清附件张数、附件应粘贴可靠防止遗失。记账凭证的附件未经请示（部门经理），严禁抽出。经同意抽出的，应予复印并在复印件上书面说明，并加盖审核章。4.1.7现金、银行收付凭证在收付款同时，出纳员和收款人必须签字。4.1.8所有收、付、转凭证的附件，在收款或付款及转账业务完成的同时，必须由相关人员加盖收、付、转讫章。4.2记账凭证的审核4.2.1记账凭证的审核除注意以上内容外，还应审核原始凭证的合法性与合理性及会计分隶的合法、合理性（如原始凭证的核销手续是否健全，是否符合国家与企业的相关制度规定，原始凭证本身是否合法有效；会计分录运用是否得当，经济业务的表达是否正确，处理本身是否会给企业造成额外经济损失等）、审核单证金额是否一致等。5.1初始化5.1.1会计软件的初始化工作，必须按照会计软件的说明书和用户使用手册，以及国家财政部对会计核算的相关规定，企业与部门对核算的特殊要求进行，力求科学、完整。5.1.2根据核算要求相关子目至少设置三级。5.1.3必须设置多栏式的费用明细账。5.1.4按现行制度要求的格式设置各种会计报表。5.1.5所有期初数据的输入，必须是根据会计业务的要求，对所有必须分解的科目余额进行分解。因定资产科目必须按存放地点逐笔录入。5.2电脑核算由于会计软件自动生成电脑账余额，确保了计算过程的准确性，彻底解放了记账与结账的工作。因此，电脑核算的工作重点，除了原来的制证、凭证审核仍要继续重视和加强以外。应将加强对暂挂款的跟踪与处理；清理长期的应收（含其他应收）未收款或长期的预付款项；按月收面核对内部往来账项，按季书面核对外部往来；加强对固定资产的管理；按权责发生制原则，确保费用水平的均衡性；认真分析费用水平升降的原因，与相关部门紧密配合，努力降低费用消耗；按季进行预算的跟踪工作，为管理层提供决策依据。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档第一章总则第一条为规范我县村会计电算化工作,加强对村会计电算化工作的管理，促进我县村会计电算化事业的健康发展，根据《中华人民共和国会计法》和《浙江省会计电算化管理办法》，制定本制度。第二条本制度适用于村帐乡（镇）审、乡（镇）代理记帐的会计电算化单位和实行会计电算化的村合作经济组织。第三条村会计电算化是会计工作的发展方向，是促进会计工作规范化、提高工作效率和经济效益的有效手段和措施，各乡镇在全面实行村帐乡镇审、乡镇代理记帐的基础上，要全面实行村会计电算化，进一步提高电算化工作质量。第四条村合作经济组织要积极创造条件，尽早实现村本级会计电算化。各乡镇要认真做好宣传发动工作，帮助各村拟订会计电算化工作规划，指导各村搞好会计电算化工作。第五条积极拓宽村会计电算化工作领域，将电算化管理拓宽到集体资产管理、承包合同管理、农民负担管理和财务公开、农村统计等农经工作领域，进一步提高电脑的利用率和农经工作效率。第六条积极创造条件建立村会计电算化数据管理网络，加快会计信息的传递和对会计信息资源的利用分析，加强各核算单位财务数据的监控和管理。第七条各单位要积极支持和组织本单位会计人员分期分批地进行会计电算化知识培训，逐步提高全体农经干部和会计电算化操作员的基本操作技能。第二章计算机硬件管理第八条各单位要根据实际情况和今后发展目标，投入一定的财力，购置会计电算化的计算机设备。第九条加强会计电算化的计算机设备的管理，用于乡镇代理记帐的计算机设备由乡镇农经站负责管理，村级会计电算化的计算机设备由村财会部门管理，硬件设备比较多的，要单独设立计算机室。第十条计算机房和设备要实行专人管理。第十一条机房内不得抽烟、不得存放易燃易爆物品。计算机室的温度、湿度要尽量控制在设备技术要求的范围之内，温度一般控制在15℃~25℃，湿度一般控制在40%~60%。计算机设备必须接地，并安装防火、防雷、防电磁干扰的设备。第十二条经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁。每日清扫地面和拖地，保证机房地面干净不起尘土，每周对各机器设备进行一次外表卫生处理，保证各计算机设备的清洁卫生。第十三条严禁非会计电算化工作人员和电脑维护人员以外的人员接触计算机设备。严禁擅自拆卸、安装各类设备。第十四条严把电脑耗材的质量关，禁止使用假冒伪劣产品，以免损坏计算机设备和危及数据资料的安全。第三章计算机软件管理第十五条统一使用业务主管部门提供的会计电算化专业软件。第十六条严禁对会计软件进行非法修改和删除。会计软件在升级和修改时，必须保证会计数据的安全和完整；该项工作由县业务主管部门统一负责实施，各乡镇、村不得自行修改和升级。第十七条不得在计算机上安装游戏程序，不准使用外单位提供的、来历不明的操作系统和应用程序。第十八条健全防治计算机病毒的措施，在每台电脑中安装防毒杀毒软件，经常地对杀毒软件进行升级。第十九条定期对计算机进行查毒、杀毒。用介质进行数据交换时，要先对介质进行病毒预检，防止病毒对系统和数据造成破坏。第四章会计电算化操作管理第二十条实行持证上岗制度。会计电算化操作人员须经县农经管理部门培训、考核合格后，凭证上岗。无上岗证的人员一律不得上机操作。第二十一条为防止外人操作电脑，在每台电脑的BOIS中设置系统管理员密码和开码。各核算单位必须设置进入农村财务处理系统的帐套管理员密码，帐套管理员密码必须五位数以上。各操作人员必须在自己的标识下设置密码，并定期更改；密码要严格管理，注意保密，防止外泄；因个人泄密导致的差错和意外事故由泄密者承担完全责任。第二十二条建立健全电算化操作人员岗位目标责任制。第二十三条操作人员应严格按照岗位职责和工作权限进行操作，不得越权；数据输入人员不得兼任数据审核员。第二十四条及时排除计算机运行中的软硬件故障，当无法自行解决问题时，要及时与软件开发单位（或上级业务主管部门）和硬件供应商联系，尽快解决问题。第二十五条操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。第二十六条各核算单位必须严格按照《新昌县村会计电算化会计科目设置表》（以下简称“设置表”）的要求设置会计科目和初始化；因会计核算需要增设明细科目的，必须遵守“设置表”的逻辑关系、在不更改现有科目的前提下增设科目。第二十七条经审核合格的原始凭证，原则上由各记帐员逐张输入电脑核算；但“设置表”中三级科目（即二级明细科目）相同的可以合并为一张记帐凭证登记入帐。第二十八条计算机记帐与手工记帐并行三个月以上（一般不超过六个月），在计算机与手工核算的数据相一致的前提下，报经县农经业务主管部门批准同意后，方可用计算机代替手工记帐。如果计算机与手工记帐并行期间，计算机与手工核算的数据不一致，要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。第二十九条各单位要根据实际情况建立上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。第三十条实行乡镇代理记帐的单位，在每月5~15日，要将上月的《会计科目余额表》、《收支明细表》、债权债务明细表返还给村；在每年的1月15日前，将上一年度的《会计科目余额表》、《收支明细表》、《收益分配表》、《资产负债表》、债权债务明细表返还给村；在每季财务公开前，要将财务分析情况向各村领导和村务（财务）监督小组通报。进行电算化的单位，要灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标的分析结果。第三十一条记帐凭证、总分类帐、现金日记帐、银行存款日记帐、债权债务明细帐都应每月打印输出；但因业务发生少，不能满页打印的，可待满页再打印。第三十二条可以用打印出来的现金日记帐活页帐、银行存款日记帐活页帐代替传统的订本帐。第三十三条在当期所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内或已全部备份在光盘介质中的情况下，可以用“总帐及余额表”代替当期总分类帐。第五章会计数据管理第三十四条在进行计算机硬件和软件故障排除时，要保证会计数据的安全完整。第三十五条在实施系统维护时，不得修改数据库结构，其他人员不得操作数据库；对已记账的记账凭证只能用冲销法或补充登记法进行错帐更正，不得通过维护操作对机内帐簿进行无痕迹修改。第三十六条会计初始化余额录入完成、每月记帐凭证录入完成经审核后、月末结帐后、年终收益分配后记帐前、年终结帐后都要进行数据备份，每月至少数据备份两次。数据备份文件命名格式为：１、会计初始化余额录入完成时，备份文件命名格式为：“核算单位代号－初额－初始化时间”；２、每月凭证审核完成时，备份文件命名格式为：“核算单位代号－凭审－凭证所属时间”；３、每月结帐后备份，备份文件命名格式为：“核算单位代号－月结－结帐月份”；４、年终收益分配凭证录入并经审核后（记帐前）进行数据备份，备份文件命名格式为：“核算单位代号－年凭审－备份时间”；５、年终结帐后进行备份，备份文件命名格式为：“核算单位代号－年结后－备份时间”。备份文件命名的单位代号和备份时间统一采用阿拉伯数字，单位代号采用三位数（如：001），备份时间统一采用八位数（如：20010531，表示2001年５月31日)。第三十七条应按年份建立分村备份数据文件夹，此文件夹须存放在非操作系统所在的逻辑分区中。第三十八条会计数据先备份在规定的逻辑分区中，每逢年终和会计数据超过500ＭＢ时，须将会计数据刻录成光盘介质进行备份。第三十九条确保会计数据的安全和保密。在备份数据恢复时，不得将其它核算单位的数据恢复到需恢复备份数据的帐套中。第四十条系统管理员应根据电脑容量的大小，定期维护电脑、清理硬盘，删除硬盘上不必要的数据，没有进行光盘备份的会计数据不得删除。第六章电算化会计档案管理第四十一条存储在计算机硬