设计管理部档案及内务管理条例

设计管理部档案及内务管理条例负责项目发展有关资料、文件、图纸等管理工作：收文：负责日常部门及各项目文件的接收，并协助项目建筑师处理有关文件。收文处理流程：文员签收（部门电子邮件、传真文件由文员负责及时接收，并于每月分项目整理汇总目录）登记在收文本上（写明日期、文件名、页数、编号）加盖日期章印发给相关项目建筑师，放入建筑师“未阅读文件夹”内（原则上只印发给主管项目建筑师，重要文件若配合之项目建筑师要求，则告之文员加印即可）原件文员归档，在原件上让建筑师签收，放入各项目文件夹给部门领导传阅（传阅时限为一天，过时要提醒领导）传阅夹收回后查看文件上是否有部门领导留言，若有，则印发给相关项目建筑师。发文：负责日常部门及各项目文件的发送，发文处理流程：建筑师拟稿（量少的由建筑师自行打字，量大或情况紧急的由文员打字），项目建筑师校审部门经理审阅部门或公司领导签发文员加编号、盖章、印发电子稿存入电子文件库，由文员建立各项目建筑师文件库（若由建筑师编辑的电子稿，请于定稿后存入文员电脑内指定文件夹）。文件传阅：部门内部文件传阅（建立并每半月一次更新目录）：文员加盖传阅章（文件个人传阅时限为一天，由文员负责督促项目建筑师尽快传阅）传阅后均需签字（文员负责一周内传阅完并归档）。给其它部门或公司领导传阅：由文员将传阅文件交至相关部门人员签收（注明“传阅”及回传日期）文员负责督促传阅并归档。复印：负责日常文件资料的复印工作，并有责任确保复印的准确率和清晰度。文件归档：负责项目日常文件的整理与归档工作，一月一次，并于部门内部公布分类归档更新目录。文件归档后，采用登记借阅制度，建筑师可自行查阅，但务必及时、自觉还回原处。其电子文档为共享开放，每月由文员整理归档目录，并将所有发文的电子稿汇总整理后及时给部门领导及公司领导共享查阅）各项目存档文件夹分为：招投标文件设计合同配套文件公司内部往来文件报告、计划、会议纪要等往来传真（集团公司）往来传真（设计院）合同部门存档文件夹分为：投标地块部门资料法规文件评审表网络登记表学习考察、出差资料图纸：负责图纸的收发工作，收发图处理流程：文员签收、登记建筑师确定发送范围及数量，并填写图纸发送清单文员登记、发送建筑师存档一套。除需部门或公司领导审阅外，所有文件均交由文员盖章传递和进出，在减轻建筑师负担、保证文件运转顺畅的同时，文员对版面格式进行统一控制并有检查的权利和责任，避免出现没有签发就盖章或、文件不完整、盖错章、用错纸等现象，并负责检查存档文件记录印发处理情况。协助项目建筑师定期整理有关图纸、文件柜。部门资料由部门档案管理文员负责，如有遗失，由部门档案管理文员自行负责。负责部门及各项目电子文件、图片的管理工作大型文件传递使用FTP文件传输路径为用户名为sheji密码为suzhou!请及时将自己所收到或编辑的电子文件删除，以免占用过多服务器空间电子邮件：接收：负责针对部门的所有电子邮件的接收及时分发给相关建筑师电子文件归档。发送：负责以部门名义所有电子邮件的发送工作已发出文件的电子稿及时存档及时确认对方收件情况。电子文件、图片扫描：负责部门的扫描及图片处理工作，扫描流程：建立统一标识以区分整理和未整理文档（由负责建筑师整完后予以更改）建筑师确定扫描内容文员负责扫描及图文处理存入公用电脑内指定的个人文件夹建筑师负责分类、整理文员将整理完善后的电子图文存入公司内部网上邻居下的office目录下“设计管理部”下的相应文件夹。数码相机照片管理：流程：建筑师外出回公司后，请立即将数码相机交至文员处文员将照片导入其电脑内指定的个人文件夹（以日期和拍摄内容命名文件夹），给予未整理更名建筑师负责整理和筛选，以及整理后的更名文员负责存入公司内部网上邻居下的office目录下“设计管理部”下的相应文件夹。收发光盘：收光盘工作流程：文员登记存入公司内部网上邻居下的office目录下“设计管理部”下的相应文件夹光盘存档。发光盘工作流程：填写“申请刻录光盘表”（建筑师向文员明确刻录内容）由建筑师及申请人填写，由部门主管签字确认由文员统一负责刻录事宜取光盘，文员负责核对内容的准确性给相关部门/人员签收。负责定期将电子图文库进行光碟备份并存档，发布整理通知及目录。负责部门图书/楼书/建材资料管理工作：图书归档流程：收到图书，文员进行登记（包括：日期、总刊号、份数），同时建立电脑同步档案，在公司内部BBS上予以通知、公布（更新图档目录）在期刊空白处盖日期章放入指定图书柜内（按日期排序）。楼书归档流程：收到楼书，文员进行登记（包括楼盘名称、地址、发展商所在区域），同时建立电脑同步档案，在公司内部BBS上予以通知、公布（更新图档目录）装入档案袋并编号放入楼书柜内（按编号排序）。建材资料归档流程：收到建材资料，盖章日期章放入相应档案盒，同时建立电脑同步档案，在公司内部BBS上予以通知、公布（更新图档目录）各类资料借阅流程：建筑师查找相应电子目录，到文员处取钥匙归还钥匙，并进行借阅登记。归还资料时，应先到文员处取钥匙，自行将其放回原处（按原有顺序摆放）。注：借文员钥匙应及时归还，不得遗失请及时锁上书柜门借阅人须及时归还书刊资料，严防丢失，如有丢失，由责任人照价赔偿（对于违规者，一次提醒后将予以10元罚款记录，并予以网上公布）如须转借他人，请到文员处做好登记。负责部门日常行政事物管理工作：周、月例会计划：周例会计划：每周四下午，文员将上周例会计划的电子文件分发予各项目建筑师各项目建筑师及时填写后于周五上午将电子文件返还给文员文员将各项目纪要内容整合、汇总并校核、排版，于周五下午交部门领导审核,周五下午4：00开例会前复印分发予部门所有人员部门例会结束后经经理审核修改，文员再次修改、调整，于下周一上午发至规划设计中心。月例会计划：每月23日，文员将月计划的电子文件分发予各项目建筑师各项目建筑师及时填写后于24日上午将电子文件返还给文员文员将各项目计划整合，汇总并校核、排版，于24日下午交部门领导审核经理审核修改后，文员再次修改、调整，于25日开例会前复印分发予部门所有人员，并于25日之前发至规划设计中心。负责部门所有费用的核销工作（设计费用由各建筑师自行填写设计合同签订单、设计费用支付单），并同时做好费用登记。每月24日按时收取加班登记表、考勤记录，集中交部门领导审批后报人力资源部。负责上班时间员工临时离岗登记工作和会通知工作，相关内容均登记在部门小黑板上。员工不在座位时，文员负责代接电话并留口讯。负责安排部门来访客人接待等事宜。保管设计合同签订单、设计费用支付单、订车章单、加班登记表、报销单、借款单等各类单据。保管部门所有资料柜的钥匙全体人员要保持写字楼（包括个人工作台面、工作室、会议室、资料室、图纸柜）的整洁，文员负责