公司档案管理

企业档案管理学习国力集团国力集团办公室2/14/20231什么是档案？企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。具体是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学探讨等活动中干脆形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。2/14/20232企业档案管理基本流程企业档案管理流程1、三列入四参与四同时收集2、归档制度1、分类方案（四合一制度）整理2、各类档案整理标准3、档号的编制和档案排列保管库房管理.内容和载体平安鉴定价值判定和存毁鉴定统计登记和统计分析1、检索工具利用2、利用的方式3、编研2/14/20233企业档案的档案管理体系

企业综合管理部门企业档案（室）综财供质基生合务应量建产部部销技设部门门售术备门兼职档案人员2/14/20234企业档案工作的“三列入、四参与、四同时”档案工作三列入：1、列入单位年度支配和议事日程2、列入单位年度经费支配3、列入有关人员的岗位责任制档案部门四参与：1、参与产品/业务定型会2、参与行业/科研课题探讨会3、参与设备开箱验收会4、参与基建工程竣工验收会2/14/20235四同时：1、下达支配任务同时提出文件材料的归档要求；2、检查支配进度同时检查文件材料形成状况；3、评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、精确、系统状况；4、上报登记和评审嘉奖科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档状况证明。2/14/20236·归档制度（这是收集和整理工作的基础）归档制度的内容包括归档要求、归档范围、归档时间、归档份数、和归档手续五个部分。归档要求：一是归档工作由相应文件形成的部门担当；二是归档的文件材料有利于许久保存；三是归档的文件材料必需完整、精确、系统，并有有关负责人签字；四是档案人员有责任监督、指导有关人员做好文件材料的归档工作。2/14/20237归档范围：凡是干脆记述和反映本单位生产、经营、管理活动的，具有现实和长远保存价值的文件材料都应当列入归档范围。归档时间：归档时间一般有以下几种：1、在一项活动结束后归档；2、按阶段归档；3、按子项归档；2/14/202384、按年度归档；文书文件材料一般在其次年的3－6月份归档。部分专业科技档案也按年度归档。5、随时归档。声像、实物、电子档案等。归档份数：一般视状况确定归档份数，对那些重要的、利用比较常见的文件应适当多归档几份，要考虑对原件的疼惜，应多归档几套副本。还要考虑上报和专业档案馆的须要，以及有关部门存档的须要。因此，确定归档份数时，不能作出笼统的规定，而应从具体的状况和具体的须要来确定归档份数。2/14/20239归档留意事项归档手续：检查档案质量、数量和备考表的填写，除接收档案外，还要同时接收立卷说明（包括立卷时间、组织、整理的内容、方法及有关状况说明）和相应的书目，填写档案交接记录。

企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪遵遵守法律律，具有相应的档案专业学问和业务实力。

企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

归档的文件材料应完整、精确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

2/14/202310文件材料的收集管理坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应刚好通知档案室。凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。2/14/202311各部门专(兼)职文书的职责1.了解本部门的工作业务，驾驭本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2.细致执行平常归档制度，对本部门承办的文件材料刚好收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。3.承办人员借用文件材料时，应主动地供应利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。2/14/202312文件材料的整理步骤拟归档剔除重份鉴定分类排列编号盖归档章编目装订、盒归档文件整理的步骤2/14/202313区分年度管理细则依据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。一般的文件材料，放在其形成的年度归档。支配、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。长远规划，放在文件内容针对的头一年。多年的总结、报告，放在文件针对的最终一年。跨年度的案件，放在结案的一年。跨年度的会议，放在闭幕年。2/14/202314立卷(案卷质量要求)1.卷内文件材料应按非列依次，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。2.永久、长期和短期案卷必需按规定的格式逐件填写卷内文件书目。填写的字亦要工整。卷内书目放在卷首。3.有关卷内文件材料的状况说明，都应逐项填写在备考表内。若无状况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。4.案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。2/14/202315

划分期限精确地判定每一份文件和每一组文件的价值，保管期限分别定为永久（无限期）、长期（10－30年）、短期（10年以下）。2/14/202316文件材料的收集管理一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1.公司工作人员外出学习、考察、调查探讨、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必需将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才赐予核报差旅费。2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才赐予报会议费用。2/14/202317装订接受左侧、下侧对齐方式对，用不锈钢钉装订或线装订×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

2/14/202318书目夹封面

全宗名称×××公司全宗号类别A（备注：下页解释）期限短期年度20102/14/202319民营企业档案的分类

序号内容代号1企业管理性档案A2基建档案B3科研档案C4产品档案D5设备档案E6会计档案F7合同档案G8员工档案H9特殊载体档案J2/14/202320书目夹背脊全宗号机构类别号A期限短期年度20102/14/202321填写归档状况登记表

单位名称：××公司年度保管期限件数保管接收备注单位姓名单位姓名2007永久50×××2008永久75×××2009永久23×××….….….2/14/202322×××公司二○○九年归档说明

（样本）一、主要工作概况（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）二、机构、领导人变更状况1、本公司内设5个部门（××、××……..）共有职工××人。2、领导人变更状况××任总经理××任财务总监××任技术总监三、本年度文书归档状况本公司本年度企业管理档案归档依据有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，刚好归档，编制了档案书目，共归档308件，其中永久108件，编号1－108件；长100件，编号从－100件；短期100件，编号1－100。二○○九年×月2/14/202323员工档案管理一、企业员工档案的含义这里的员工档案不是指一般意义上的企业职工档案，也不是指流淌人员档案，而是民营企业为了管理企业聘用的员工而建立的有关员工个人状况的档案。每一各员工被企业正式录用后，企业人力资源管理部门应刚好建立有关的员工档案。2/14/202324企业员工档案收集范围序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1员工录用登记表定期2员工与企业的劳动合同等契约性文件定期3员工身份证明材料（如身份证复印件等）定期4员工学历、学位和专业技术职务证明材料（复印件）定期5员工在本企业工作期间的考核、考绩、鉴定材料定期2/14/202325序号归档文件材料名称或类型保管期限备注6有关员工任免、聘用、待遇、奖惩方面的文件材料定期归档的材料必须真实，文字清楚7员工在本企业工作期间参加各种培训的证书定期8员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料定期9有关该员工的其他应归档文件材料定期2/14/202326卷号归档号题名起止日期卷内页数保管期限备注1×××员工档案10定期企业员工档案书目2/14/202327特殊载体档案的范围（一）声像档案，包括：1照片，2底片，3录音带，4录像带，5磁盘，6光盘。（二）实物档案，包括：1奖旗，2奖杯，3奖状，4牌匾，5证书等。2/14/202328永久保存的实物档案1.反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等2.反映本企业领导人和著名人物工作业绩奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等3.本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品4.反映本企业重大事务、