HR你的员工加班、出差的管理制度是怎么做的

HR你的员工加班、出差的管理制度是怎么做的？

员工加班、出差的管理制度

作者：胡华成原创

企业规模越大，加班、出差等情况就会越多，对这方面事务的管理，是HR日常工作中需要面对的常见问题，如果对其处理不当，也很容易成为企业和员工之间潜在矛盾的重要原因。不言自明，加班、出差和报销的管理制度，需要HR付出辛勤劳动和坚实工作。

严格来说，加班是指员工根据企业要求，在法定节假日或者公休假日进行工作，加班费那么是企业为此而需要给付的额外工资。需要指出的是，加班通常有两种情况，或者是公司安顿，或者是员工自愿，但无论何种情况，HR都应该制定一套标准的加班管理制度，否那么就会出现问题。

下面案例中，有着加班事务引起了企业的内部矛盾：

某外企员工徐某，和公司签订了一年期劳动合同，其职务为行政专员，公司确定田某工作时间为每日8小时，每周40小时的法定规范工作时间，公司按照规范工时制度，支付田某工资待遇。

工作期间，徐某正常完成工作，为了不拖延工作，在下班之后，徐某经常在下班后自动加班，完成任务。合同期限届满之后，徐某表示不再续签合同，但要求公司能够支付其下班后延长工作时间的加班工资，共计80个小时，同时他还出示了一年内延长工作时间的考勤记录。

就此，公司告诉徐某，由于实行计时工资制度，同时并没有安顿徐某加班，因此徐某加班行动是个人自愿的，公司并不能另外支付加班工资。但徐某对此说法表示不同意，并将争议提交到劳动争议部门，最终劳动争议部门没有支持徐某的仲裁请求。

虽然徐某的主张并没有成立，但我们可以看到，之所以会发生这样的误会，浪费公司管理层的精力去应对，问题还是出现在HR工作不够细致上。企业必须要形成全面、统一的加班管理制度，才能减少类似麻烦。

HR在员工加班管理的工作中，要注意到下列几点：

第一，严格控制加班时间

根据?中华人民共和国劳动法》的规定，企业应当控制劳动者加班时间，因此，在HR起草拟定企业加班制度时，下列两条必须写分明：

1、部门经理需要安顿员工进行加班的，需要上报公司，并获得总经理审批，同时报备公司人力资源部；

2、任何人如未经公司手续批准自行加班，那么其考勤记录不能认定为加班。

3、如果企业实行规范工时制，HR应该倡议企业规定平时下班后不轻易延时、法定节假日和公休假日，不轻易安顿上班。

4、如果企业实行综合工时制，那么加班一定要获得上级主管部门的批准，并做好倒班的考勤记录。

第二，加班时间需要经过双方认定

企业对员工安顿加班之后，实际工作过程并不可能完全合乎预期，因此，实际时间有可能大于或小于预计时间，在加班之后，企业和员工之间需要进行确认，另一方面，HR也能就此检查员工是否完成规定劳动量。

可以采用签字确认、打卡确认等方式，真实记录员工加班时间，并保留好资料完整性，避免日后产生加班费方面的争议。

第三，在确认加班时间后，及时支付加班费

当员工签字确认加班时间后，HR要注意提醒财务部门，一定要在工资表的加班费上有所体现，不能在一个月的薪水总数上进行合并支付，更不能忘记支付。

加班情况是由企业提出的，同样，员工的出差事务，也是由企业发起的，HR需要先制定员工的出差管理制度，通过以后，企业各个部门可以在日常工作中，按照制度，围绕出差的相关考前须知，去布置员工逐一遵守和执行。

当然，理论上简单而明确的概念，并不代表现实中管理就同样简单，下面的案例恰恰表明这点：

某电力设备制造企业，公司销售员工X，由于业务调整，由企业将其调往工作性质接近的另一个部门。但由于X对调岗之后的薪资分配计划不同意，反对在岗位调动单上签字，并且将已经有两边部门领导签字确认的调动单保存在身边。两个月之后，该员工以出差为名义离开，一直未回公司。结果，原部门和新部门都找到了企业的人事部门，要求拿出解决计划。

该公司HR了解后发现，X出差向来不需要书面批准记录，只是向其原分管领导打个请示即可，而这次出差，他也打了，虽然分管领导并没有明确肯定，但这期间，公司一直在给他发工资。这就让HR陷入难题，X到底是在按惯例出差，还是在严重违纪而能够接触劳动合同？

该企业显然在平时就疏忽了对出差人员的管理，由于一直对出差人员的行为没有书面审批记录，出差中的考勤无法确定，而且员工始终在领取工资，有更加看似合法合理的理由，拒绝成认自己的旷工事实。这导致即使最后结果提交到劳动仲裁部门，企业依然会处于被动地位。

通过这个负面案例，HR应当认识到，出差管理属于日常管理工作，但很可能在企业平静的运行管理外表之下，形成漏洞，并招致未来的大麻烦，在执行出差管理时，应当注意下面几点：

第一，出差员工考勤管理

员工出差之前，需要按照规定，将出差审批表填写完整上交，HR批准之后，通知部门考勤员和人力资源部门开始按照出差情况处理考勤。员工出差结束回到公司后，HR需要及时通知部门和人力资源部门，按正常高低班方式进行考勤。

第二，员工出差时的假日管理

员工出差时间稍长，也会碰到周末休息日或法定节假日，HR要提前在管理制度中做好相应规定，并负责对员工进行解释、认定等工作。同时，如果员工在初潮过程中，坚持工作，没有休假，或者假期依然在途中，那么应该考虑条件允许的情况下，在出差员工回公司之后，进行补休。

第三，和出差员工保持联系

如果条件可能，应该由HR或部门经理每天和出差员工联系一次，这不仅是工作业务上的需要，HR也能够由此了解到员工在外工作的情况，示例是否有什么意外、是否有什么需要，从而确保企业可以及时了解情况。尤其是长期在较远地区出差的员工，更是要注意联系的畅通。

另外，如果出差员工长期在外，HR有必要偶尔代表公司以简单的问候或走访形式去慰问员工家人。

本文为：胡华成原创文章，如需转载请联系作者