浅谈高校学生档案管理存在的问题与改善措施

浅谈高校学生档案管理存在的问题与改善措施学生是学生在校期间学习、生活和各种实践活动的真实记录，它作为高校的一个重要组成部分，会对学生今后的学习、工作和生活产生深远的影响。所以，高校对学生档案的工作直接影响到学生的切身利益，做好此工作具有非常重要的意义，也是高校总体工作中的一项重要任务。1学生档案工作存在的问题1.1管理体制不规范，管理人员队伍薄弱当前我们国家还未颁布相应的档案管理法律法规，导致档案管理单位不统一。有的高校学生档案管理由就业指导中心负责，有的由学生处负责、有的由系部负责、有的由档案部门负责。如某学院学生档案管理由学生处生事务的老师兼管，整个学院学生人数超过1万人才配备一名兼管老师。随着学院扩招，新生数量的不断加大，学生档案的管理工作也变的越来越复杂，原有的高校学生档案管理人员已经不能满足现有学生的需要，出现人手严重不足的现象。加之兼管老师几乎未接受过任何档案管理方面的专业培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，只能自己摸索，现学现用，管理人员队伍相当薄弱。1.2管理技术落后，档案存放散乱现前阶段学生档案主要以纸质档案为主，并且档案管理还是以传统的手工操作为主，在这种管理技术严重落后的情况下，学生要想查看自身档案，必须进行手动查找存放在档案柜里的纸质档案，不能进行信息搜索。而且没有专门的学生档案室，档案只能分散存放在各办公室文柜里，存放较为散乱，不便于档案的管理。管理方式实属粗放式管理，没能把学生档案管理化、科学化、现代化。随着学校规模的不断扩大，学生档案数量也不断增加，原始的管理技术已经远远不能满足现代化高校的发展需要。尽管很多的高校都配备了，但是并未真正实现学生档案的信息化，仅仅仅是现代化的管理工具发生了变化，档案的管理方式并没有发生本质的变化。在这种形势下，学生档案管理工作的科学化、规范化和现代化进程还需要很长的一段距离。1.3学生档案内容单一学校学生档案内容只有固定的几种：学生登记表、学生成绩单、毕业生登记表、报到证存根、学生综合测评、毕业生资格审查表、中学档案。内容千篇一律，固定化、模式化，既不能反映学生的全貌，也不能突出学生的个性，仅仅仅是反映了学生的部分情况和表现。从用人单位的需求出发，随着的发展和进步，用人单位在招聘时已经不仅仅注重学生的成绩，还注重学生的各项基本素质，比如组织能力、团队协作能力等。所以，从这个角度来看，现有的学生档案是不能满足用人单位的需求的。另外，学生档案不全面，也不利于教师选拔学生和对学生进行管理，会直接影响学生各方面能力的培养。从学生入学到毕业，档案几乎没有被开发利用过，在学生毕业时才从各个教学管理部门匆匆收集材料、匆匆装入档案。只有在毕业生择业时才被用人单位调阅，档案资源被闲置，没能发挥更多的作用。档案材料的不足，也使学生档案无法反映学生素质的动态发展过程。1.4毕业生档案转递机制不完善，转递方式多变，转递效率低广东省大部分高校2009年以前毕业生档案是通过机要局转递到毕业生各生源地人事局、就业单位，2009、2010年通过广东省就业指导中心委托第三方转递，2011年机要局不受理毕业生档案转递，省就业指导中心只接收暂缓就业学生档案，高校只能自行联系邮局转递，由于全省各高校毕业生档案整理邮寄格式多样、各地人事局接收标准不统一，导致部分地区毕业生档案被退回，只能重新按特定地区选定格式重新邮寄，导致转递工作十分缓慢。这样多变的转递方式严重影响档案转递工作，每年都要重新联系不同的单位进行沟通，协商转递方案、转递费用等。不利于档案转递后的查询，容易造成档案丢失。1.5学生档案意识薄弱，大量档案滞留学院高校的档案知识的宣传不够，学生档案意识淡薄，保密意识差。许多学生对档案的内容、作用、转递方式等一无所知，对自己的档案漠不关心，认为有没有档案都无所谓，岂知到了需要用档案的时候，才匆忙来到学院询问、查找。每年都有中途退学、考试科目未通过、受纪律处分、参军等不能正常毕业学生。其档案无法寄出，学生又不过来学院取回，导致每年都有档案积压滞留，浪费学院档案储存空间。2改善措施2.1国家或省出台相关档案管理规范文件，明确档案管理制度，提高管理方法高校应该根据实际情况，按国家相关文件要求制定适合自身管理法规和细则。如学校可以学生处为统筹，把档案管理下放到各二级学院〔系〕学工办。这样做既顺应学校的发展，大大增加档案管理人员，充实档案管理人员队伍，又可加大学生纸质档案的存储空间，做到系部之间独立按年级、专业班级存放档案，不至于全校学生档案混杂存放在某个部门的不同办公室，造成混乱。定期邀请专家对档案管理人员进行专题培训，丰富档案管理知识，提升档案管理业务水平。2.2引进各种硬件、管理设备，逐步实现学生档案的信息化管理学校应该重视学生档案管理，加大资金投入，如购买或开发档案管理系统、扫描仪等，实行档案过机入库，档案检索数字化、网络化等。逐步实现学生档案的信息化管理，运用现代化的手段生档案，将每个学生可以规范化的档案材料录入到学生档案信息库中，在建好基本信息的基础上，随时录入学生的最新信息，并及时对录入的信息进行维护和更新，确保信息数据完整、真实、准确。在日常工作中我们可运用信息库存，对学生的个人信息进行查询、、服务。当用人单位来考查学生时，就可以及时为其提供或打印一份准确的毕业生个人信息资料。这样不仅有利于档案的规范化和科学管理，还有利于档案信息的开发和利用。学生档案的信息化管理也正是未来学生档案管理工作的发展趋势。2.3丰富档案内容，及时归档大学对一个人的发展来说，是至关重要的，前面提到的档案下放到系部管理，有利于档案材料的及时归档，学生材料一形成，即可装入档案，避免了学生毕业时才匆匆归档。大学生在校期间的内容应尽可能的详细可靠除了传统的材料外，应增加能够反映学生特色和时代特色的材料，诸如学生的大学生四、六级证书，等级考试证书，大学生心理测试成绩，发明创造证书，能力、技能竞赛证书，社会实践活动材料、科技创新项目的合同、结题报告、学生创业实践材料、诚信档案材料、处分材料等。处分材料如实入档可大大提高对学生的威慑力，对降低学生违规行为有着极其重要的作用。更多更详细的材料更能突出学生的特点，大大提高毕业生就业竞争力。2.4明确转递机制，提高转递效率国家或省应该出台相关文件，明确转递机制。统一、稳定的转递机制有利于提高档案转递效率，利用现代化管理手段，把好档案材料的保密、转递关有利于降低档案丢失率。通过省就业指导中心进行的毕业生档案转递方式是一个不错的选择。只要学院把整理好的毕业生档案送到省就业指导中心，他就会当场扫描入库准备转递到各地人事局或就业单位，现场把纸质回执给学校，学生可通过大学生就业在线网网上查询到档