建筑公司材料管理部物流系统录入员岗管理工作手册

***地产建筑公司材料管理部物流系统录入员岗管理工作手册职位名称 物控系统录入员 职位级别 直属上级 部门经理所管理的主要设直属下级 无 IBM服务器备一、岗位工作职责1、《企业物资供应管理信息系统》管理负责《企业物资供应管理信息系统》各职能部门及项目部集采物资计划提报。负责每月15日至20日提报《新增存货编码申请表》。2、用友ERP-U8系统管理负责用友ERP-U8系统各职能部门及项目部集采物资入库。负责用友ERP-U8系统各职能部门及项目部集采物资出库。负责用友ERP-U8系统发票生成、月末结账。负责每月定期做好用友ERP-U8系统数据备份。3、材料管理(1）负责月末发票挂账结算后，各项目部工程使用材料入库单入公司材料明细账。负责月末根据各项目部工程使用材料出库单入公司材料明细账。负责每月入账结束后，与各项目部、计划财务部三方核对材料明细账。负责每月对账结束后与计划财务部对各项目部工程用材料盘点抽查。负责每年年中、年末与计划财务部对各项目部剩余库存物资进行盘点。负责对项目部施工现场材料堆放、库容库貌进行检查。负责对项目部材料验收单据、出入库单据进行检查、核对。4、及时办理领导交办工作。二、工作标准、工作流程（一）《企业物资供应管理信息系统》管理1、计划提报工作标准每月30日在OA系统收取各项目部提报的月度材料计划，按照项目部工程所在地、材料分类进行汇总。根据物贸公司每月下发的《集中采购计划和招标计划的通知》按时、准确的进行计划提报工作。存货编码申请工作标准对《企业物资供应管理信息系统》中无材料编码的物资，在每月15日至20日填写《新增存货编码申请表》通过OA系统上报集团物贸公司申请。《企业物资供应管理信息系统》管理工作流程每月30日各项目部根据工程进度在提报月度需求计划，经成本合约部审核确认后，报主管工程经理审批，同意后报材料管理部，由材料管理部按项目部统一查找编码并录入《企业物资供应管理信息系统》中，按项目部填制月度需求计划并在计划中填写进场日期、送货地点、联系人及联系方式，各项目部计划填制完成审核后进行MRP运算，生成采购计划，然后由部门经理、主管副总经理审批后上报集团物贸公司。每月收到计划汇总后，在《企业物资供应管理信息系统》查找无编码物资名称，按照存货分类填写详细的材料名称、单位、规格型号、材质等，并按照物贸公司要求在每月15—20日上报物贸公司申请编码。（二）用友ERP-U8系统管理1、用友ERP-U8系统入库工作标准根据物贸公司收到采购计划后生成的采购订单及时、准确的按供应商、项目部进行分类，并联系供应商与施工项目部组织材料进场工作。供应商供应物资现场后组织各施工项目部进行现场验收，如有不合格材料及时与部门经理、物贸公司采购经理联系换、退货事宜。材料验收合格后，根据项目部所提供的材料验收单在用友ERP-U8系统中填制材料到货验收单。2、用友ERP-U8系统出库工作标准各施工项目部根据每月工程进度、工程成本在每月20日上报材料出库单。根据项目部上报材料出库单在用友ERP-U8系统中及时、准确的填制材料出库单。3、用友ERP-U8系统发票生成、月末结账工作标准根据每月材料进场数量、金额与物贸公司开具的材料发票核对，并在系统中准确的生成材料采购发票。每月30日及时、准确的对用友ERP-U8系统采购管理、库存管理及存货核算三大模块进行月末结账工作。4、用友ERP-U8系统数据备份工作标准每月月末结账后，及时对用友ERP-U8系统进行数据备份。数据备份完成后拷贝到其他电脑保存。5、用友ERP-U8系统管理工作流程物贸公司在收到采购计划后，在《企业物资供应管理信息系统》中生成物资采购订单。根据采购订单联系供应商送货，物资送到项目部现场后，组织项目部进行材料现场验收，如有不合格品及时与部门经理、物贸公司采购经理联系进行退、换货事宜，在验收完成后项目部出具材料验收单，根据项目部材料验收单，在《用友ERP-U8系统》中生成材料入库单。各项目部根据工程进度、工程成本及材料使用数量、金额准确填写材料出库单，并上报材料管理部与计划财务部，核对无误后，根据材料出库单在《用友ERP-U8系统》中填制材料出库单。每月月末与各项目部、计划财务部进行账目材料数量、金额进行核对，核对完成后在对账单上由三方签字确认，然后在《用友ERP-U8系统》采购管理、库存管理及存货核算三大模块进行月末结账工作。（5）在采购管理、库存管理及存货核算三大模块结账工作完成后对《用友ERP-U8系统》进行系统备份，备份完成后拷贝到其他电脑保存。(三)材料管理1、材料入库单入账工作标准采购员每月15日根据材料发票对各施工项目部进行材料结算，并开具材料入库单、结算单。对材料入库单、结算单进行核对，核对完成后按材料名称、规格型号、单位、数量、金额及时、准确录入公司材料帐。2、材料出库单入账工作标准各施工项目部每月20日根据本月工程进度、工程成本及材料使用情况进行材料出库，准确填制材料出库单后上报材料管理部与计划财务部。对各施工项目部上报材料出库单进行核对，核对完成后按材料名称、规格型号、单位、数量、金额及时、准确录入公司材料帐。3、材料对账工作标准每月25日开始与计划财务部进行材料帐金额核对。与计划财务部金额核对无误后与各项目部核对材料材料名称、规格型号、单位、数量、金额。与计划财务部、项目部核对完成后出具材料对账表，并由三方签字确认后存档。4、材料盘点工作标准（1）每月月末对账后，与计划财务部对各项目部使用材料进行盘点，可随时进行，不需预先通知（2）每年年中、年末两次对各项目部剩余库存物资进行盘点，由材料管理部提前通知各项目部做好盘点前准备。对贵重物品需要地毯式盘点，对非贵重物品可按原包装、重量等进行盘点，对已盘点物料做好标识，避免误盘、漏盘与重复盘。盘点数据以实际为主，严禁弄虚作假、隐藏、涂改，一经发现，严肃处理，盘点人员无条件服从组织人指挥，任何扰乱盘点秩序者，由部门内部乃至公司进行处理。5、材料管理工作流程每月15日采购员根据材料发票对各施工项目部进行材料结算，并开具材料入库单、结算单，根据入库单、结算单按材料名称、规格型号、单位、数量、金额录入公司材料明细账。每月20日各施工项目部上报材料出库单，出库单一式五份，计划财务部、材料管理部、项目部库管员、核算员、存根各一份，项目部库管员须按月装订，留存备查，按出库单材料名称、规格型号、单位、数量、金额入公司材料帐。每月25日各项目部、计划财务部下账完成后，与计划财务部核对各项目部材料金额。金额核对完成无误后与各项目部核对材料材料名称、规格型号、单位、数量、金额，并在核对完成后出具材料对账单，由三方签字确认。主管材料副总经理负责对盘点过程的统筹，盘点结果的处理，材料管理部负责对原材料的盘点等工作，计划财务部负责对材料账目金额核对等工作。项目部经理与库管员负责做好对材料管理部、计划财务部盘点工作的配合工作。盘点期间停止收发料，一切物品保持静止状态，卡片标识与实物/出库单据一致，按照相同的大类、近似的小类摆放盘点，盘点时由项目部库管员带领，对实物数量、状态、账目进行确定，盘点结果双方签字确认。盘点完毕由材料管理部出具盘点表，与项目部经理、库管员核对无误后经主管材料副总签字后交由计划财务部进行存档。盘点差异应注明原因，区分责任人，无原因视同责任人完全过失。每月不定时对项目部施工现场材料堆放、库容库貌进行检查，要求项目部材料保管遵循“十不”的原则，即遵循“不失、不坏、不漏、不潮、不锈、不霉、不冻、不变、不乱、不爆”的原则对材料进行安全保管。项目部在搭建仓库时须按材料的库存量设置库房，库存材料须达到摆放整齐、便于清点的要求。保证各种物料标识清楚、明确，保证物料按标识摆放，达到数量准确、材质不混、规格不串、帐卡物相符。库内卫生管理须明确责任人，必须保持库房清洁、卫生。对易燃、易爆、有毒物品必须按照其产品本身特性特殊保管，以免发生事故；对易潮、易损、易锈、易霉、易漏的物品和材料应采取相应的防护措施。做好库存材料的防盗工作，采取相应的防盗措施，并定期进行检查，保证防盗措施的有效性。如发现不合格现象，上报部门经理与主管副总经理，并对项目部要求限期整改。对项目部各种票据进行不定期检查，验收单要使用标准单据，必须连续编号，不得打白条，不得让供应商二次到工地换条，材料验收单（包括材料采购单、验收单）必须由本部门的技术人员、库管员、项目经理共同签字。①材料进入现场经验收后，项目部库管员凭验收采购单记材料账。施工班组按技术人员要求，向库管员提出领料，库管员根据技术人员的通知，填写领料单，领料人签字，库管员付料。临时用电线及其它出库由施工员通知库管员，库管员填写领料单，领料人签字，库管员付料。领料单一式两份，库管员（存根）一份，领料人一份。领料单只填写品种、规格、型号、数量。②项目部库管员每月25日以日常出库单以生产性出库（领料单）同一规格的材料进行累加，合并成一笔，为出库数量，出库必须填写材料编码、品种、数量、规格、型号、单价、金额。出库单（原领料单）必由项目部库管员填写，技术人员、领料人签字，出库单一式四份，存根（库管员保管）、库管员、材料管理部、计划财务部各一份，每月25日出库单必须填写材料编码、品种、规格、型号、单价、金额，报材料管理部一份、计划财务部一份。③库管员要及时按出库单记成本帐，必须将日常出库单保管好，作为成本账目管理、材料审计备查的依据。（四）及时办理领导交办工作领导交办工作，及时处理完毕，并及时向领导反馈工作落实情况。三、年度工作计划每月1-5日根据物贸公司通知，完成在《企业物资供应管理信息系统》中上报月度采购计划工作。每月根据物贸公司订单完成用友ERP-U8系统进行材料入库工作。每月月末根据项目部提报出库单完成用友ERP-U8系统进行材料出库工作。每月月末完成用友ERP-U8系统中生成采购发票并结算的工作。每月月末完成用友ERP-U8系统采购管理、库存管理与存货核算模块进行月末结账工作。每月月末完成与项目部、计划财务部核对材料帐工作。每月组织与计划财务部对项目部进行不定期盘点并形成盘点表的工作。年中、年末完成组织与计划财务部对项目部进行定期盘点并形成盘点表的工作。每月完成不定期对项目部施工现场材料堆放、库容库貌进行检查的工作。每月完成不定期对项目部材料验收单据、出入库单据进行检查、核对工作。及时办理领导交办工作。按时完成岗位日报告、旬分析、月经分、月总结报告。三、主要对接工作职责 主要对接岗位 对接事项 工作标准及流程提报材料采购计划、每月5日前对工程所需的材料进行提报计划，每月物贸公司综合部 申请材料编码