cx文件管理程序

PAGE**(集团)有限公司管理标准文件管理程序１目的对影响管理体系有效运行的所有文件实施控制，确保各相关场所及时获得所需文件的有效版本，防止使用过期或作废的文件。2适用范围适用于与公司管理体系有关的所有文件和资料的控制。3术语与定义引用公司《管理手册》中的术语和定义。4职责4.1办公室4.1.1负责编制/修订、解释本程序，并监督实施；4.1.2负责本单位有关文件的起草、核稿、呈批、编号、印制、用印、传递及收发、归档的管理。4.2企研室负责组织编写、修改《管理手册》、《管理体系程序文件》及其标识、登记、发放、更改、控制及换版等管理。4.3信息中心负责信息网络的管理，按文书运转有关规定和要求改进完善相关软件，根据形势的发展变化制定有关配套的管理办法并负责解释。4.4其他部门负责归口管理的文件的起草、核稿、呈批、编号、用印、传递及收发、立卷。4.5分公司、项目部负责本单位有关文件的起草、核稿、呈批、编号、印制、用印、传递及收发、归档的管理。5工作程序5.1文件和资料的分类和形式5.1.1文件和资料分为内部和外部文件两类。外部文件和资料包括政府、上级单位、顾客、相关方等本公司以外的文件和资料，内部文件和资料是本公司为确保管理有效运行产生的文件和资料（包括技术性和管理性的文件和资料）。外部和内部文件、资料都必须按规定进行登记和处理。5.1.2与管理体系运行有关的资料，样本与翻译本共同视为一份资料进行管理。5.1.3文件可以是书面的、磁盘、硬考贝、电子文件等媒体形式。5.2文件的受控5.2.1发给正式使用部门/单位的与管理体系有关的文件必须是有效文件，由发放和使用部门按本程序予以控制。5.3文件的编写、审核与编号5.3.1文件的编写、审核及编号按《国家行政机关公文处理办法》《集团公司电子公文处理办法》规定执行。5.3.2管理手册和程序文件按以下方法进行编号：修改状态号QB/ZTWJ:SC--**—*[*]QB/ZTWJ:CX*—**—*[*]修改状态号修改状态号版本号编制年号版本号修改状态号版本号编制年号版本号程序序号程序代号编制年号手册代号程序序号程序代号编制年号手册代号企业管理标准公司代号公司代号企业管理标准企业管理标准公司代号公司代号企业管理标准说明：编制年号：为文件编制发布实施年，如2002、2003……；程序序号：为该程序在所有程序中的排序位置，用数字表示，如1、2、3……；版本号：对就某一版本标准的文件的换版次数，用大写英文字母表示，如A、B、C……；修改状态号：表示某一版本文件的第几次修改，用数字表示，如0、1、2、3……。5.3.2作业文件和记录的编号：作业文件和记录必须进行编号，国家或行业有规定的按规定执行，未明确规定的，按集团公司相关文件和记录编号要求进行编号。5.4文件的审批和发布文件发布前必须经过审批：5.4.1《管理手册》由各部门会审，管理者代表审核，总经理批准发布。5.4.2《管理体系程序文件》由各部门会审，具体编写部门负责人审核，管理者代表批准发布。5.4.3公司、项目部、分公司编制的其他文件由相应的分管领导审批。5.5文件和资料的发放与使用5.5.1文件由编写部门发放；其中属于公司／项目部文件的，由公司／项目部办公室发放。5.5.2文件领用人应在《发文薄》上签名；邮寄发出的,应采用挂号形式,并将挂号号码登记在《发文薄》上。5.5.3文件需要复印时，由文件管理部门批准，并按5.5.1、5.5.2执行。5.5.4当文件破损或不清晰严重影响使用时，使用人应到文件主管部门办理更换手续，交回破损文件，更换新文件。新文件的分发号仍使用原文件分发号，文件管理人员将收回的破损文件销毁。5.5.5当文件丢失后，使用人应及时向文件主管部门说明理由，必要时作出检查，重新办理领用手续。补发的文件要按要求重新编号，原丢失文件的分发号作废，以防文件变更或改版后误用。5.5.6文件持有者调离单位/岗位时，主动向文件发放部门清退。调离者到新单位/岗位后再领取所需文件；工作岗位或性质没有变化的内部调动人员，因工作需要的文件，经文件管理部门认可，可不清退，但须办理好登记手续，到新单位/岗位后不再领取文件。5.5.7新成立机构和人员所缺的文件要及时配置齐全，属于公司文件的向公司本部索取，由相关部门负责提供。5.6文件和资料的更改5.6.1文件和资料应该进行评审，以确保文件和资料的有效性，评审时间根据需要确定。文件资料有不适应的部分时必须更改，更改由申请部门提出报告。修改程序文件时，应附有充分的证据，并进行评审。5.6.2文件更改由原文件编写部门进行，原审批人审批。如情况特殊指定更改部门时，执行更改文件的部门必须获得有关背景资料。如果原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但同时也要获得有关背景资料。5.6.3文件更改后，文件管理人员应通过有效形式及时通知文件持有人负责更改。5.7文件和资料的换版和作废5.7.1文件经过多次更改以致影响阅读，有可能造成理解失误，或主要核心内容更改的，必须重新更换版次，原版文件作废，换发新版本，确保文件持有人及时得到现行有效版本。5.7.2文件和资料作废需由承办部门提出报告，经主管领导批准后，以文件形式或其它有效形式及时通知到相关场所。5.7.3作废文件持有部门／单位或个人应及时向文件管理人员清退，经原文件管理部门审批后，统一销毁。5.7.4如需要作为资料保存的作废文件，应经文件管理部门批准，文件管理人员加盖“作废保留”印章后，方可留存。5.8文件修订状态与有效性管理5.8.1公司通过文件更改通知或文件修改一览表及时标识文件的修订状态。5.8.2通过编制《在用有效文件清单》，定期标识在用有效文件：a)在每年4月底以前，公司本部各部门要对在用有效文件进行一次清理，审核其有效性，并填写《在用有效文件清单》，经部门领导审核批准，送公司办汇总，报管理者代表批准后颁布实施。b)各单位根据公司《在用有效文件清单》对公司文件资料进行清理，并对本单位文件资料进行清理审核，形成本单位的《在用有效文件清单》，颁布实施。5.9外来文件管理5.9.1外来文件按收文处理程序进行管理。5.9.2国家和相关行业发布的与管理体系有关的法律法规、规范、标准等文件，相关部门应及时识别、评价其适用性，确定使用范围，并予公布或发放。这些文件的适用性评价，按《法律法规及其他要求识别与获取程序》执行。5.9.3来自具体项目的建设单位、监理单位、设计单位及项目所在地政府主管部门的文件，由项目部或分公司进行管理。5.10文件资料的归档5.10.1应归档的受控文件，按档案管理有关规定执行。5.10.2文件资料处理完毕后，承办人要及时移交本部门文件管理人员，个人不得保管。各部门应于次年二季度前将应归档的文件资料整理立卷，移交公司办档案科。5.10.3项目部档案按有关规定及时立卷，项目部撤销时，移交公司办档案科。5.10.4电子邮件等非书面形式的文件,在不能满足归档要求的情况下,打印后按纸质文件归档要求办理。5.10.5档案人员要加强对立卷工作的指导，确保档案质量。6相关文件a)《法律法规及其他要求识别与获取程序》（QB/ZTWJ：CX5-2002-A[0]）b)《国家行政机关公文处理办法》(中铁五办[2000]465号)c)《集团公司电子公文处理办法》（中铁五办[2001]469号）d)《机关公文格式》（中铁五办[2000]160号）f)《文书档案管理工作实施细则》（铁五办[1983]879号、局政发[1983]416号）g)《科学技术档案管理办法》（Q/G.ZTWJ021-2001）h)《机械设备生产技术档案管理办法(试行)》（铁五办[1984]671号）j)《文书档案案卷质量标准》和《科技档案案卷质量标准》(局办档[1986]9号)7相关记录（根据工作需要自行设置建册）a)发文簿b)收文簿c)文件更改申请报告d)在用有效文件清单e)文件资料借阅登记表f)复制文件登记表8发文处理程序和收文处理程序发文处理程序起草起草核稿：办公室负责核稿：办公室负责签发:呈分管领导签发签发:呈分管领导签发登记编号、核定份数登记编号、核定份数印制印制用印用印分发分发归档：核对清样、附件齐全后造册按部门归档归档：核对清样、附件齐全后造册按部门归档收文处理程序签收签收开封：开封：除亲收件外，一律按封核阅登记：分类逐件登记登记：分类逐件登记拟办：将收文送文件管理部门负责同志阅批拟办：将收文送文件管理部门负责同志阅批传递领导传阅分卷：按阅批意见分别装入领导卷传递领导传阅分卷：按阅批意见分别装入领导卷呈批：把分好的文件卷分别呈呈批：把分好的文件卷分别呈送领导阅批对需要复制的文件进行复制分发