石油江苏销售公司加油站建设项目档案管理规定

石油江苏销售公司加油站建设项目档案管理规定中国石油江苏销售公司建设项目档案管理办法第一章总则第一条为规范中国石油天然气股份有限公司江苏销售分公司(以下简称江苏公司)建设项目档案管理工作，充分发挥建设项目档案在工程建设、生产管理、维护和改扩建中的作用，根据《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》，制定本办法。第二条本办法适用于江苏公司机关、各分公司、控股公司。参股公司参照执行。第三条本办法所称建设项目档案，指公司在油库、加油站项目立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。第四条江苏公司所属建设项目档案工作实行统一领导，分级管理。第五条江苏公司统一接收、保管和提供利用所属建设项目档案。第二章档案管理职责第六条江苏公司总经理办公室是建设项目档案工作的归口管理部门，其主要职责(一)执行集团公司建设项目档案工作管理制度，制定江苏公司建设项目档案管理办(二)负责江苏公司建设项目档案管理工作的规划、组织协调和监督指导；造项目档案验收工作；(四)参加江苏公司建设项目竣工验收；(五)组织江苏公司建设项目档案业务交流与培训工作；(六)负责江苏公司建设项目档案管理；(一)执行集团公司、江苏公司建设项目档案管理制度；(二)负责对建设项目文件的完整性、真实性和系统性进行核实、监督；(三)负责指导、监督各分公司及参建单位对项目文件的编制、整理，并负责对案卷(四)负责项目文件信息化建设与项目信息化建设同步进行，加强电子文件的收集与(五)参加江苏公司新建项目档案专项验收；(六)负责收集、审核各分公司及参建单位形成的各类项目文件，收集本处室形成的交。审查部门和股权档案形成部门，其主要职责(一)执行集团公司、江苏公司建设项目档案管理制度；(二)负责签订建设项目各类合同中，落实项目档案保证金以及明确缺失档案的违约(三)对合作单位、个人提交的有关材料进行法律审查，形成、收集、整理并归档法(四)与投资管理处共同对控股加油站在资产评估、股权管理等过程形成的材料进行(五)收集、整理、归档股东大会全套资料；(六)按照集团公司、江苏公司有关要求向公司档案管理部门移交有关档案，科是项目档案的第一管理部门，其主要职责(一)执行集团公司、江苏公司建设项目档案管理制度；(二)按照“三同时”的要求，对施工单位、监理单位在日常施工监理过程中的档案(三)监督、指导施工单位、监理单位形成和整理档案。工程竣工后通过档案管理系收时通过档案管理系统提交电子数据，并与实物文件移交到江苏公司投资管理处(资产类证照执行“随办随归档”)；(五)审核交工技术文件的组卷、排序、编目等整理工作，保持档案之间的有机联、收集和整理，统一将编制整理好的案卷及目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入第十三条建设项目档案管理工作要按照“三同时”原则。在签订合同(协议)时，括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度查项目文件材料的收集、整理情况。在进行工程验收时，应同时整理等过程控制，保证项目档案完整、准档案完整指按《江苏公司建设项目文件归档范围和保管期限表》(附件1)所确定，在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理(以下简称参建单位)等合同 (协议)时，企管法规处与投资建设处协商，设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件(包括电子文件)名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任，并经档案管理部门签署会签意见。办理竣工结算时，应当有档案管理部门的签署意见。档案管理部门根据合同(协议)，检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款意见，方能进入合同 第十八条分开管理的项目档案，其形成的档案由双方共同协商，明确移交项目档案(包括电子文件)的范围、套数、版本、时间、质量要求等事宜，双方办理移交手续。采用项目管理承包等其他管理模式的项目，投资建设处应在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责、要求，并按照合同规定将项目文件归档。第十九条各分公司应当配备与建设项目相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。第二十条各分公司应当将项目档案管理信息化建设与项目信息化建设同步进行，加强电子文件的收集与管理。第四章档案收集第二十一条凡是反映和记录建设重要职能活动，具有查考和利用价值的各种载体的文件材料，应当收集齐全，归入项目档案。建设项目文件归档范围和保管期限划分见《江项目档案保管期限一般分为永久、定期两种。定期保管档案的年限可根据其参考利司投资建设处；投资建设处负责收集新建项目、收购项目和改造项目的全套开发、施工、监理资料。负责收集控股加油站(合资加油站)全套开发、施工、监理资料，企管法规处处收集相关资料。制的施工文件和竣工图，并提交相关单位审核。项目总承包单位负责设备随机文件的收始性和真实性，归档的材料必须为原件。因故无法提情况说明报有关领导和部门审批，并由原件保管部门在该际情况相符，各类原件齐全、图物相符，技术数据可求。第二十六条文字材料幅面尺寸规格统一使用A4幅面(210mm×297mm)，图纸采第二十七条各类材料中所使用的计量单位、符号、文字及书写方法应该符合国家规定，字迹清楚，图样清晰，图标整洁，易于辨认。字迹潦草，随手画图等材料均退回整描的电子文件必须为彩色图片，并保证与纸质材料的排列一致。各类磁盘、光盘中不得出现电脑木马、病毒、非法插件等。第三十条前期文件、项目管理文件和竣工验收文件按“件”进行整理，并符合《归T案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)有关要求；图纸应该按照《技术制图复制图的折GBT894-2002)有关要求。图纸统一在右下角；每个案卷独立编写页号，各卷之间不连续编写页号；卷内目的版本，不得私自调整卷内目录的边距、行数和列数以及内封面的格式。案卷内封面(见附件3)、卷内目录(见附件2)、卷内备考表(见附件6)不编写页号；原有图纸目录(竣工图案卷)编写页号。页号统一采用打号机(黑色油墨)编制。该详细、规范，全面反映该案卷的内容。卷内目录的成负有责任的单位或个人。公文以落款盖章的单位为准，不得使用不规范的简称，可以使用通用的机构简称(如XX市发展和改革委员会可简称为XX市发改委)，个人责任者一般只着录姓名；文件题名要逐件编写每份卷内文件材料的全称，不可第三十三条各有关单位要指定专人负责照片、录音、录像等材料的收集、整理和归片物、背景、拍摄者等进行编写。所有纸质材料(包括竣工图)必须扫描成电子文件，按卷建立文件夹，随卷内目录(EXCLE格式)刻录光盘后与纸质文件一并移交。光盘盒标签 工图可不装订。案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损的文上或向左。装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷图纸页-卷内备考表的顺序排列。案卷不宜过厚，文字材料不得超过20mm，竣工图不得超过40mm。第三十六条项目档案归档一般一式一份，声像材料一般一式二份，电子文件一般一式三份。有合同要求或重大项目除外。逐张加盖竣工图章，竣工图章应盖在图标栏上方或左竣工图章的位置时，可加盖在图标栏的背面处；竣工图章的内容应齐确、清晰、规范、修改到位，做到与设计变更、隐蔽(一)凡按施工图施工无变更的，可直接在施工图上加盖“竣工图章”，作为竣工(二)凡施工图中有部分变更，应坚持“十改”“七不改”的要求对施工图进行修空白处加盖“竣工图核定章”，全图修改后加盖竣工图章，作为“竣工图核定章”样式参考(单位为毫米)(三)凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其他重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图后加盖“竣工图章”。空白处，必须用箭头标注到所修改的(三)无法在图纸上表达清楚的，应在图标栏上方或图纸空白处用文字说明。(四)图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。(五)有关施工技术要求或材料明细表等文字有修改的，应在修改处杠改，当变更(六)新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。(七)已做了修改的设计变更单，应加盖“已执行章”，并注明被修改图纸的出处，签署姓名、日期，参见页号(指被修改的图纸案卷的页号)，做到原图与设计变更相“已执行章”样式参考(单位毫米)(八)如按合同约定由设计单位按最终修改状态绘制了最终版施工图，加盖终版图单位核对确认后加盖竣工图章，即为竣工图在案卷的后面。案通知单”；一份以上，则必须编制设计变更通知单明细表(见附件7)，其竣工图条目填写为“设计变更通案图纸的修改，在处理上应与“设计变更通知单”的处理方法一相同专业而不同设计图纸目录的图纸组成一个案卷。竣工图排工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不工验收的项目，项目档案验收由江苏公司档案部门组(一)项目主体和辅助设施已按照设计建成，能满足生产和使用的需要。(二)项目试运行考核合格或者达到设计能力。(三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理和归档工作。、合作方等单位应对文件材料进行含项目建设及项目档案管理情况；保证项目档案文件形成、收集、整理与归档情况，竣工图编制检；监理单位对施工材料进行复检，对监理材料进行自检；分公司(项目部)对施工、监理等材料进行初步审核；项目(建设)主管部门对该项目全套资料进行全面审核；档案部主管领导审批；公司总经理审批。、检查案卷等方式。重点检查重要式，并逐级在《建设项目档案验收依据进行结算。附则室负责解释。设项目期限表序序号归档文件保管期限前期文件1.1项目建议书永久1.2可行性研究报告及其报批文件永久1.3加油站项目评审、备案详表永久1.4省、市、地区经贸委(商务局)批复永久1.5综合汇报材料幻灯片、车流量测算表(3天以上)永久1.6会谈纪要、谈判记录(双方签字)永久国有土地使用权出让合同(委托征地合同)、合同签约审查1.9土地挂牌公告、竞买书、成交确认书永久出让土地红线图、坐标图、行政区域图永久建设前原始地形、地貌状况图、照片永久国有土地使用证永久项目备案详表永久各类委托书、申明书、证明永久序号归档文件保管期限2地质勘察报告永久3设计委托单、设计合同永久4图纸审查报告、备案表永久5消防设计、验收审核意见书永久6防雷装置设计审核意见书永久7项目管理文件7.1项目选址意见书永久7.2建设用地规划许可证永久7.3建设工程规划许可证永久7.4施工许可证永久7.5路政管理许可证、公路搭接协议永久7.6建设项目环境影响登记表永久7.7园林、市政、用电、通信、用水、海事、港航等协议永久30年30年8招投标文件年位资质材料、投标资格审查材料、履约类保函、授权文件、修正文件30年序号归档文件保管期限10年8.6施工合同、合同签约审查审批表永久9施工文件9.1.1施工单位资质(含施工员、预算员等证复制件)30年9.2.4材料(构配件)、设备进场使用报验单30年9.2.5原材料出厂合格证书及进场检(试)验报告30年序号归档文件保管期限9.2.10砖(砖块)出厂合格证或试验报告汇总表30年9.2.11砖(砖块)出厂合格证或检验报告30年(其它)建筑材料合格证、复试报告汇总表饰面板(砖)产品合格证、复验报告性能检测报告、性能检测报告汇总表混凝土试块试验报告(含结构实体同条件养护试块)表钢筋连接试验报告、焊条(剂)合格证汇总表钢筋连接试验报告、焊条(剂)合格证汇总表强度检测报告混凝土(其它)构件合格证汇总表检验报告及试块强度报告房屋质量保修卡件(施工记录)通知单明细表、设计变更通知单、工程更改洽商处理记录记录隐蔽工程检查验收记录(钢筋隐蔽、防水构造隐蔽、抹灰工测记录(地基基础分部)质量验收记录项工程检验批质量验收记录项工程检验批质量验收记录填土压实试验记录项工程检验批质量验收记录分项工程检验批质量验收记录模板分项工程(现浇结构模板安装)检验批质量验收记录模板分项工程(模板拆除)检验批质量验收记录钢筋分项工程(原材料、钢筋加工)检验批质量验收记录钢筋分项工程(钢筋连接、钢筋安装)检验批质量验收记录混凝土分项工程(原材料、配合比设计)检验批质量验收记录混凝土分项工程(混凝土施工)检验批质量验收记录现浇结构分项工程(结构施工)检验批质量验收记录现浇结构分项工程(设备基础)检验批质量验收记录分项工程质量检验批质量验收记录层分项工程检验批质量验收记录(主体结构分部)程质量验收记录钢筋分项工程(原材料、钢筋加工)检验批质量验收记录钢筋分项工程(钢筋连接、钢筋安装)检验批质量验收记录混凝土分项工程(原材料、配合比设计)检验批质量验收记录混凝土分项工程(混凝土施工)检验批质量验收记录现浇结构分项工程(结构施工)检验批质量验收记录现浇结构分项工程(设备基础)检验批质量验收记录砖(石)砌体分项工程检验批质量验收记录程检验批质量验收记录(装饰分部)收记录土垫层、砂垫层和砂石垫层、碎石垫层和碎砖垫工程检验批质量验收记录垫层、水泥混凝土垫层分项工程质量检验土找平层分项工程检验批质量验收记录水磨石面层、水泥钢(铁)屑面层分项工程检验批验收记录分项工程检验批质量验收记录和花岗石面层分项工程检验批质量验收记录项工程检验批质量验收记录检验批质量验收记录安装分项工程检验批质量验收记录程检验批质量验收记录工程检验批质量验收记录保管期限饰分项工程检验批质量验收记录橱柜制作与安装分项工程检验批质量验收记录永久屋面分部质量验收记录分项工程检验批质量验收记录分项工程检验批质量验收记录程检验批质量验收记录外封面、卷内目录通知单明细表、设计变更通知单、工程更改洽商罐基础分部降观测记录查验收记录罐安装分部保管期限封孔记录装检查记录寸检查记录记录油罐质量证明文件证常压容器检验报告永久表报告内封面、卷内目录通知单明细表、设计变更通知单、工程更改洽商记录、管道标高、坡度测量记录和严密性试验记录、阀门试压记录、卷内目录通知单明细表、设计变更通知单、工程更改洽商格证等质量证明文件、卷内目录通知单明细表、设计变更通知单、工程更改洽商材料(构配件)、设备进场使用报验单收检查记录筑给水排水及采暖工程材料、设备、器具合格证、质保书及进场检(试)验报告汇总表和严密性试验记录、阀门试压记录量验收记录件安装分项工程质量验收记录配件安装分项工程检验批质量验收记录工程质量验收记录装分项工程质量验收记录保管期限装分项工程检验批质量验收记录工程质量验收记录卫生器具安装分项工程质量验收记录工程检验批质量验收记录件安装分项工程检验批质量验收记录道安装分项工程检验批质量验收记录、卷内目录通知单明细表、设计变更通知单、工程更改洽商工程施工现场质量管理记录分部工程质量验收记录分项工程质量验收记录筑电气工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录材料(构配件)、设备进场使用报验单建筑电气工程材料、设备、器具出厂合格证及进场检(试)地电阻、防雷接地安装测定记录重复接地(防雷接地)工程隐蔽验收记录验收记录线路(设备)绝缘电阻测试记录座、开关接地检验记录记录安装分项质量验收记录电所安装分项工程检验批质量验收记录成套配电柜、控制柜(屏台)和动力，照明配电箱(盘)及程质量验收记录成套配电柜、控制柜(屏台)和动力，照明配电箱(盘)及工程检验批质量验收记录电气动力设备试验和空载试运行分项工程质量验收记录电气动力设备试验和空载试运行分项工程检验批质量验、风扇安装分项工程质量验收记录关、风扇安装分项工程检验批质量验收记录项工程质量验收记录分项工程检验批质量验收记录工程质量验收记录项工程检验批质量验收记录安装分项工程质量验收记录组安装分项工程检验批质量验收记录分项工程质量验收记录分项工程质量验收记录设备采购合同(包含签约依据)、工具交接记录记录设备调试记录(备注：设备材料应注意其成套性，不得将一个设备的档案理规划及批复开(停、复、返)工令、交工验收记录保管期限通知、协调会纪要、监理工程师指令、指示、来往函件、备忘录检、试验记录、报告故报告审批、索赔处理文件作监理资料通知单、监理工作联系单现场例会纪要监理机构及人员情况、工作范围、责任划分、工作制度、监11竣工验收文件项目竣工验收申请表永久项目竣工验收报告、竣工验收鉴定书永久施工总结永久监理总结永久11.5(当地质监站)质量监督报告永久、无形资产清册、库存器材设备清册永久序号归档文件保管期限消防验收意见书永久当地城建、规划部门验收意见书永久环保验收材料永久11.10防雷、防静电检测报告永久11.11(当地城建档案部门)档案验收意见书永久11.12安全评价报告永久11.13房屋产权证永久11.14契税证永久11.15项目建成后全貌照片永久11.16概算预算执行情况报告永久11.17竣工决算及审计报告永久11.18尾款支付情况说明永久11.19其他单位验收意见永久12投运文件12.3营业执照复制件(保管单位加盖公章)30年12.4组织机构代码证复制件(保管单位加盖公章)30年12.5成品油零售经营批准证书复制件(保管单位加盖公章)30年12.6危险化学品经营许可证复制件(保管单位加盖公章)30年序号归档文件保管期限12.7国、地税务登记证复制件(保管单位加盖公章)30年13声像材料位负责实施)年位负责实施)年各类证照扫描件光盘(分公司、项目部负责实施)各类证照扫描件光盘(分公司、项目部负责实施)永久前期文件、工程管理文件等内部资料光盘(归口部门负责实参见纸质材照片、录像年要领导检查、重要阶段的照片、录像年档范围序号序号归档文件保管期限1项目建议书永久2可行性研究报告及其报批文件永久3加油站项目评审、备案详表永久4省、市、地区经贸委(商务局)批复永久5综合汇报材料幻灯片永久6法律意见书永久7资产评估报告永久8资产转让合同、合同签约审查审批表永久9各类证明、授权委托书、情况说明永久11土地证、房产证永久12消防设计审核意见书、消防验收合格意见书永久13建设项目环境影响登记表、环保验收材料永久14路政管理许可证或公路搭接协议、电、暖、水、通信等协议永久15防雷防静电检测报告永久16建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证永久17资产清册及移交清单、设备清册永久18股东会材料(限于合资、控股加油站)永久19项目转资审批表永久20加油站投运申请及批复材料永久序号归档文件保管期限21营业执照复制件(保管单位加盖公章)30年22组织机构代码证复制件(保管单位加盖公章)30年23成品油零售经营批准证书复制件(保管单位加盖公章)30年24危险化学品经营许可证复制件(保管单位加盖公章)30年25国、地税务登记证复制件(保管单位加盖公章)30年26罐容表30年27加油机、计量、油罐检定证书复制件30年28烟草专卖证、食品卫生许可证等复制件30年29银行开户许可证复制件30年30加油站隐蔽工程记录、工程质保材料30年31加油站竣工图30年32收购后改造资料30年33安全验收评价报告30年34谈判记录、会谈纪要(双方签字)永久37规划红线图(定向收购)永久38设计方案及图纸(定向收购)永久39工程资料(参见新建项目内容)30年40各种证明、委托及担保材料永久序号归档文件保管期限41尾款支付情况说明30年42其他应归档材料序号归档文件保管期限30年2谈判记录、会谈纪要(双方签字)永久30年30年30年30年8营业执照复制件(保管单位加盖公章)30年9组织机构代码证复制件(保管单位加盖公章)30年10成品油零售经营批准证书复制件(保管单位加盖公章)30年11危险化学品经营许可证复制件(保管单位加盖公章)30年12国、地税务登记证复制件(保管单位加盖公章)30年13罐容表30年14加油机、计量、油罐检定证书复制件30年15烟草专卖证、食品卫生许可证等复制件30年16银行开户许可证复制件30年17资产清册、设备清册30年18建筑工程消防设计审核、验收合格意见书永久19防雷防静电检测合格证永久序号归档文件保管期限20建设工程、用地规划许可证永久21建设项目环境影响登记表、环保验收材料永久22安全验收评价报告永久24车流量测算表(3天以上)30年25各种证明、委托及担保材料永久26关于对方关权关系的资料(如土地证、土地租赁合同等)永久2727加油站改造后资料30年28其他应归档材料序号序号归档文件保管期限1项目建议书30年2谈判记录、会谈纪要(双方签字)永久3合同、审查会签单永久4综合汇报材料幻灯片30年5合营公司章程永久6注册会计事务所出具的验资报告永久7合营公司出具的出资证明永久8营业执照复制件(保管单位加盖公章)30年9组织机构代码证复制件(保管单位加盖公章)30年10成品油零售经营批准证书复制件(保管单位加盖公章)30年11危险化学品经营许