行政前台工作流程

行政前台工作流程（一）环境卫生的保持和检查工作流程：1、每日清晨9：00、正午14：20和下午17：55检查企业全部办公场所（包含各办公室、会议室、洗手间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放状况，实时收纳整理，保持各桌椅齐整，桌面、地面洁净无杂物；2、保持办公区空气清爽，按期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂；3、实时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品，填写《耗费品领用登记》，保障企业后勤装备；4、每日清晨9：10整应当天的报纸概括至总经理室报夹，将改换下来的报刊一致搁置，每两个月以废品办理，所得花费交由行政主管记入《备用金流水帐簿》中上缴财务。注意事项：1、保持办公区环境清爽整齐、家具物件摆放齐整；2、实时补给卫生用纸等后勤装备；3、报刊整理整齐有序，废旧报刊办理实时。有关记录：《耗费品领用登记》——行政主管《备用金流水帐簿》——行政主管管理方法：若未实时发现并办理以上流程中的各项工作，罚款30—50元；（二）招待——客户来访工作流程：1、客户进门起身迎接并咨询来访事由；2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和企图。若来访者未预定或是初次拜见，不得将企业领导的各样联系方式任意告诉素昧生平的人，若有事宜，尽量采用转告方式；3、若有必需，安排来访者前去会客室稍坐片晌；4、准备款待茶水饮料；5、通知有关工作人员有人来访；6、每隔15分钟左右增添茶水,来客告别时起身作别；7、客人走开后2分钟之内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整齐；8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，实时通知有关人员做答复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；9、实时转告有关工作人员来访者的联系方式以及事由，并保证工作人员实时回复；10、实时将用完的《客户来访登记薄》交由行政主管归档。注意事项：1、招待客户热忱周祥，实时给客户增添茶水并在客户走开后实时整理睬客室；2、《客户来访登记薄》的详尽记录；并实时将使用完的记录交由行政主管归档；3、实时通知有关被访人员，若被访人员不在，要实时转告以保证实时答复；4、不得任意把企业领导及其余工作人员的联系方式告诉第三人。有关记录：《客户来访登记薄》——前台管理方法：未依照以上流程达成任一项招待工作，有关岗位负责人将遇到10—30元罚款。（三）电话的接听和记录工作流程：1、电话响铃两声后，立刻接听，注意礼貌用语；、电话铃响超出3声，接听电话应当道歉；3、接听电话时应控制音量，不该影响其余人的正常工作；4、对方所要找的人不在时，应咨询对方能否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；5、通话以后，应轻轻挂断电话，而且尽可能等对方挂断后再放下听筒；6、没有接听到的电话应依据来电显示实时回拨，第一道歉，再咨询方才来电的目的。7、将需要转达的内容实时记录在《电话记录》上；8、记录后5分钟内实时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。9、实时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。注意事项：1、来电接听快速，接听电话使用一般话，声音轻柔；2、认识清楚来电人的基本信息以及企图，实时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的实时将电话转给有关工作人员；3、如遇信息接收人不在，应采纳通知的方式实时转达信息，（通知方法详见“通知流程”）；有关记录：《来电记录表》——前台管理方法：1、来电接听不主动、不实时，接听电话用语鲁莽，罚款10—30元；2、未实时和详尽记录来电信息，忘掉转达、转达不实时或传达信息错误，罚款50—100元；3、《来电记录表》不实时交行政主管归档，罚款30—50元。（四）平时的打印、复印以及有关设备的使用管理工作流程：1、每日清晨上班时间准时开启而且检查打印机、复印机，并实时增补所需的纸张；2、负责企业平时的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸；企业内部使用或不重要的文稿图纸使用重生纸；3、打印机、复印机或其余设备出现故障时，实时填写《设备报修单》并联系办公设备保护人员进行检查维修；（详见“固定财产的报修与报废流程”）；4、实时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。注意事项：1、娴熟操作打印、复印机，并实时增补用纸；2、达成企业平时的打印、复印工作，做到节俭资源；3、打印、复印机等设备出现问题不得擅自解决，应实时报修，并联系有关专业人员进行维修；4、不得擅自打印、复印与工作没关的文件、图纸，特别状况下应申报行政主管赞同付费再使用；5、节俭资源，珍爱纸张；6、实时将用完的有关记录表交由行政主管归档。有关记录：《设备报修单》——前台管理方法：1、未准时达成企业平时的打印、复印工作，浪费纸张，罚款30—50元；2、擅自利用企业资源用于个人用途和无对于企业的其余商业用途，罚款30—50元3、对打印、复印机等设备的报修和维修状况不记录，不实时将记录表交由行政主管归档，罚款30—50元；（五）收发《工作报告表》工作流程：1、每个月1日散发《工作报告表》；2、每个月30/31日采集《工作报告表》，检查填写能否正确，并交由行政主管审核；3、行政主管审查后交总经理查阅署名，并将总经理署名的《工作报告表》连同考勤统计一并交财务造薪资表；4、最后《工作报告表》返行政主管归档。注意事项：1、每个月1日发，30/31日回收，检查后并交行政主管审查；2、行政主管交总经理查阅署名，和考勤统计一同作为造薪资依照交财务；薪资表达成后将《工作报告表》返行政主管归档。有关记录：《工作报告表》——前台管理方法：1、填写《工作报告表》的人员填写不规范、完好，超出三次罚款10—30元；2、收发《工作报告表》不实时，或收到的《工作报告表》填写不完好，超出三次罚款10—30元；3、其余有关人员未按流程不实时达成或未达成的罚款30—50元。（六）人员出门登记（前台提示敦促）工作流程：1、全部出门人员需提早电话联系对方，让对方做好准备；2、出门前在《出门人员登记表》上登记出发时间、目的地、事由等；3、回到企业在《出门人员登记表》上登记回来时间以及做事状况；4、特别状况，出门前未登记，需回企业后实时补登；5、前台人员负责提示并敦促其余职工，并于每个月30/31日将出门状况汇总，与考勤统计查对。注意事项：1、出门前的准备并与对方联系；2、在《出门人员登记表》上详尽记录出门做事状况；3、前台人员负责提示并敦促达成，并做出统计。4、实时将用完的《出门人员登记表》交由行政主管归档。有关记录：《出门人员登记表》——前台管理方法：1、任何未登记的出门人员以早走办理；2、前台人员未提示出门人员登记，罚款10—30元；3、出门登记与考勤统计不符的，罚款30—50元；4、不实时将记录交由行政主管归档，罚款30—50元。（七）考勤统计工作流程：1、熟习门禁考勤系统的管理，依据企业人员状况实时增添或改正考勤人员信息；2、若有职工告假，需到前台填写《告假单》并注明告假原由、时间实时数；前台交行政主管及总经理署名赞同后作为考勤依照；若上司不一样意，需注明原由再返回申请人；3、每个月30/31日将门禁考勤统计数据备份，并综合出门登记以及人员告假状况统计考勤，署名后交行政主管审查署名；4、行政主管将考勤统计连同工作报告表交由财务作为造薪资表的根本依照，财务达成薪资表后一同交由总经理查阅；5、总经理返回后原件由行政主管归档，另复印一份考勤统计公示。注意事项：1、考勤统计数据备份，综合出门登记统计考勤，署名后交行政主管审查署名；2、考勤统计作为核薪资的依照，连同薪资表交总经理查阅，返回后原件由行政主管归档，另复印一份考勤统计公示。有关记录：《考勤统计》——前台《告假单》——前台管理方法：1、不准时统计考勤或统计考勤有误，超出三次罚款10—30元；2、其余有关人员未按流程不实时达成或未达成的罚款30—50元。（八）文件的收发A、纸质文件的收发工作流程：1、前台收/发文件应实时在《收文明细》/《发文明细》中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等；并署名，发文中还需要求收件人署名；2、前台向收/发件单位确立所收/发文件需转交对象，并要求收发件人署名；3、前台复印2份，1份交项目负责人，1份交总经理；4、前台将原件交档案管理员存档，并要求档案管理员署名确认。5、发件时要实时通知对方，如需给对方送去，应确立好送件时间、地址，并填写《文件外送单》由收件人署名后返回企业交档案管理员归档。6、前台依据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐备及达到；7、将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案管理员归档。注意事项：1、详尽填写《收文明细》/《发文明细》或《文件外送单》，并要求有关经办人署名，以便企业能查阅每一份收/发文件的详细内容；2、实时转交给有关人员；3、按项目分类交档案管理员归档。有关记录：《收文明细》——前台《发文明细》——前台《文件外送单》——前台管理方法：有关岗位负责人若未按以上流程达成，罚款10—30元。B、电子文件的收发工作流程：1、前台需咨询所收/发文件的有关内容，项目名称，需转交对象等；、在电脑上成立新文件夹，如：“年代日_收发文件”，在该文件夹中成立一个“收”/“发”的文件夹，而后在“收”/“发”的文件夹中建一个“年代日_项目名称”的文件夹；3、将接收/发送文件寄存至电脑有关项目文件夹中，并相同在《收文明细》/《发文明细》中记录，收/发方式在备注中注明；、实时将文件转传给有关项目负责人，并确认对方收到；5、当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。注意事项：1、认识所收/发文件内容，按收/发时间、项目成立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找；2、实时将收/发文件转给有关负责人，并确认能否收到；3、准时将每日收/发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。有关记录：收/发电子文件夹——前台《收文明细》/《发文明细》——前台管理方法：有关岗位负责人若未按以上流程达成，罚款10—30元。（九）对保洁、植物株摆租借等工作的监察和检查工作流程：1、认识外用保洁、植物租摆租借的服务内容；2、对每次有关服务做好检查和监监工作，并做好有关记录；3、实时将有关记录交档案管理员归档。注意事项：1、对外用单位有关服务进行审查；2、做好有关记录，并实时上交存档。有关记录：《植物租摆维养记录》——前台《植物租摆改换记录》——前台《保洁状况记录表》——前台管理方法：有关负责人若未达成罚款10—30元。（十）对设