展会基本流程

展会基本流程第1页/共27页CONTENTS公司运作关系图1公司运作关键材料2部门分布及相应职能3促成后流程概述4境外增值服务5第2页/共27页公司运作关系图展会三要素展位销售——我司业务核心人员服务——我司稳定发展的核心展品运输——外包给运输公司操作盈握商机拓展未来第3页/共27页公司运作关系图盈握商机拓展未来展位销售光地搭建主办方搭建方展会拓展部展会操作部人员服务出票处地接社行程专员国际段机票人员签证各国领馆签证专员境外接待行程专员参展全程指导客服专员第4页/共27页5需求挖掘与培养客户培养与维护数据收集与处理订单第5页/共27页公司运作关系图盈握商机拓展未来INTOP客户业务部招展资料订单展会拓展部行程专员展位报价人员报价1123客服专员客户全程指导4展会操作部签证专员确认展位会刊邀请函行程安排落实签证55第6页/共27页公司运作关系图公司运作核心：INTOP系统★研发部门：展会拓展部、客服部的行程专员销售部门：业务部桥梁部门：客服部的客服专员服务支撑部门：展会拓展部、展会操作部、客服部的签证专员和行程专员盈握商机拓展未来第7页/共27页公司销售资料招展函——用于发给需求客户推广函——用于网络推广和传真群发摊位图——用于展位确认上届中国展商——成功案例历届现场图片——展会效果展示公司营业执照、税务登记证——展示公司资质盈握商机拓展未来第8页/共27页公司操作资料人员资料表——用于做邀请函和人数预估会刊资料表——用于主办方会刊登录人员确认表——用于人员确认和机票出票展具增租表——用于确认增租配置签证须知——用于随团人员签证提醒出行须知——用于随团人员出发前提醒盈握商机拓展未来第9页/共27页部门分布及相应职能业务部：进行招展工作行程专员：落实国际段机票和境外安排签证专员：负责客户签证安排和跟进客服专员：协助业务做好后续工作展会拓展部：跟展会主办方争取最优资源展会操作部：负责与主办方资料往来及搭建人力资源部：人员招聘、培训、面谈、考核财务部：落实款项的收缴情况行政部：采购公司物品，筹办公司内部活动信息技术部：负责OA和INTOP系统的开发维护网站建设部：负责公司对外网站的更新维护盈握商机拓展未来第10页/共27页业务部寻找意向客户确认合作方案催收意向客户回传的报名表催缴报名客户的各种款项确认展位签定合同及各种说明函异常事件处理盈握商机拓展未来第11页/共27页客服部行程专员落实初步行程及人员报价预定酒店及国际段机票确认地接社及接待细节跟进签证进程及结果落实人员确认表的制作及收集跟进特殊要求的处理制作出行须知盈握商机拓展未来第12页/共27页客服部签证专员联系签证国驻华领馆整理签证须知跟客服落实人员资料表汇总收集我司需提供的签证材料跟客服落实客户材料的准备情况协助做好签证预约工作跟进签证进程及结果盈握商机拓展未来第13页/共27页客服部客服专员跟进人员资料表、会刊资料表、人员确认表、展具增租表的发出及回传，并汇总整理发出签证须知，收集签证资料，汇总并跟进签证进程及结果发出出行须知盈握商机拓展未来第14页/共27页展会资源拓展部跟主办方进行商务谈判，争取代理权、争取降低成本、争取最优展位。跟主办方签订合作协议，并付款。跟进销售部门的展位调整，跟主办方进行协商。盈握商机拓展未来第15页/共27页展会操作部跟主办方落实邀请函及签证所需材料跟进主办方会刊的登记预约签证时间确认搭建方案、基本配置并制作展具增租表跟搭建方确认客户所需增租展具跟主办方落实入馆证盈握商机拓展未来第16页/共27页财务部发费用函给业务部催缴款项展位预付款——展位费60%展位余款——含双开费及登记费人员费用——含报名费其他费用——含单间差、特殊行程、展具增租及新增签证费退回剩余款项盈握商机拓展未来第17页/共27页18销售流程图展会介绍第18页/共27页促成后流程概述盈握商机拓展未来报名签合同催预付款确认展位收集人员资料表及会刊资料表催余款发签证须知跟进签证情况催人员费收集人员确认表及展具增租表确认特殊需求催剩余款项跟进出行准备发出行须知跟进出行客户回访展前一个月展前两个月展前三个月展期当月第19页/共27页境外增值服务盈握商机拓展未来第20页/共27页境外增值服务盈握商机拓展未来第21页/共27页境外增值服务盈握商机拓展未来第22页/共27页境外增值服务盈握商机拓展未来第23页/共27页境