采购控制程序对供方进行评价和选择规范物料采购过程

本资料为word版本——可编辑、可修改本资料为word版本——可编辑、可修改本资料为word版本——可编辑、可修改采购控制程序1．目的对供方进行评价和选择，并对采购过程进行控制，保证采购物料符合规定要求。2．范围适用于本公司对供方的评价和选择，对采购过程的控制。3．术语和定义供方：供给商，是指直接向零售商提供商品及相应服务的企业及其分支机构、个体工商户，包括制造商、经销商和其他中介商。或称为“厂商”，即供给商品的个人或法人。供给商可以是农民、生产基地、制造商、代理商、批发商（限一级）、进口商等，应避开太多中间环节的供给商。例如：二级批发商、经销商、皮包公司（倒爷）、或亲友所开的公司。4．职责4.1总经理负责批准《合格供方名录》。4.2供给部副总负责审核《合格供方名录》，批准《采购计划单》。4.3供给部是本程序的主管部门，负责组织对供方的评价、编制《采购计划单》、对采购过程的控制、采购物料的初步验收。4.4质量治理部负责外协件、原材料采购质量控制工作，采购物料质量验证，并参加合格供给商的评定。4.5生产技术部负责提供采购物资技术要求、产品标准，并参加合格供给商的评定。5．工作程序5.1采购物料的分类本公司根据采购物料对最终成品质量的影响程度对其分类如下，详见“采购物料分类表”:1)要害物料（A类）：对产品质量及环保方面起至关重要作用，并影响产品主要性能的材料。2)重要物料（B类）：直接影响产品质量的辅用材料。3)一般物料（C类）：对最终产品质量无直接影响的材料。5.2供方选择与评价5.2.1依据采购物资的重要性将供方分A、B、C三类，供给部对A、B类采购产品的供方进行调查并形成《供方预审调查表》。调查的方式采取信函、传真或到供方实地调查。收集的资料有：供方的营业执照、资质等级证书、生产许可证等复印件。供方生产规模和生产能力。产品质量证明、产品质量业绩等复印件。质量治理体系是否通过认证等（质量体系认证证书复印件）。5.2.2供给部根据《供方预审调查表》填写《供方评价表》，具体评价要求如下：1)对供方治理体系和荣誉等企业实力进行调查；2)样品检验或验证；3)样品或小批量试用；4)对比其他供方相同产品的质量；5)调查其他使用者使用供方产品效果；6)本公司使用供方其它产品的历史情况。5.2.3供给部组织质量治理部、生产技术部等部门对A类、B类物料供方生产、技术及治理等提供符合规定要求产品的能力进行初步评价，供给部综合做出供方是否合格的评价结论。必要时，采取会议方式进行评价。5.2.4供给部根据对供方的评价结论建立《合格供方名录》。5.2.5对合格供方的跟踪复评5.2.5.1供给部根据供方供货情况建立供方供货业绩记录，并做合适评定。5.2.5.2供给部组织生产技术部、质量治理部等相关部门，每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方业绩评价表》以确定下年度的合格供方名单。5.2.2.3复评采取百分分级制。对于评定总分低于60分（或质量评分低于30分）即评定为D级，应取消其合格供方资格。如因非凡情况留用，应报董事总经理批准，但应加强对其供给物资的进货验证。若第三次评分仍不及格，应取消其供货资格。得分等级代码等级措施90以上A优秀供方加大合作按合同付款75～89B合格供方继续合作按合同付款60～74C一般合格供方需警告减少合作推迟付款或保留部分余款60以下D不合格淘汰处理完具体问题视情况付款5.2.2.4供方提供的物料出现质量问题，视其严重程度和对本公司产品质量、生产进度的影响，供给部应采取警告、降价、拒收或退货等措施要求供方整改，对仍达不到本司要求的供方，经总经理批准，取消合格供方资格。5.2.5对C类一般物料，一般不需进行供方选择与评价，可在专业厂商或各类门市部、商场中采购，在使用前由质量治理部或使用部门（如机械设备及配件）采取产品检验或验证的方式进行。必要时，按照A类、B类物料供方评价方式进行。5.2.6潜在供方控制供给部应根据产品生产、新品试制或合同评审等要求，通过同行查找、上网等方式，适时选择新供方，对新发生的供方按照小批量试用合格后，可纳入潜在供方名录，三个月均显稳定即可进行合格供方评价，综合评价合格纳入合格供方名录。评价方式按5.2.1-5.2.4执行。5.3采购控制5.3.1采购计划5.3.1.1由生产技术部提供BOM表、需采购物资技术要求和产品标准。5.3.1.2A、B类采购物料必须在合格供方采购。在非凡情况下，未对供方进行选择评估而实施物料采购的，供给部应填写《物料采购申请单》，并须经供给副总审批。C类采购物料由供给部在潜在供方或其它渠道择优采购。5.3.1.3供给部根据生产计划、销售合同、BOM表、《合格供方名录》、《物料采购申请单》、供方合同及库存情况，编制《采购计划单》。采购合同和《采购计划单》等采购文件必须清楚注明拟采购物料的有关信息，主要包括：1）物料名称、类别、规格、质量要求、数量、单价、包装、交付、服务、交货期等要求；2）对供方产品、程序的标准要求，人员资格要求；3）对供方质量治理体系和服务的要求。5.3.1.4《采购计划单》经供给副总批准后，发给供方并予以确认，以保证其充分性和适宜性。5.3.1.5采购计划需补充调整由供给副总批准。5.3.2采购实施5.3.2.1供给部根据采购计划与确定的供方签订采购合同。5.3.2.2采购合同因故发生变更或所附图纸和技术资料发生变化时，供给部应及时以书面形式通知供方调整或取消原采购单，并重新发送《采购计划单》，同时要求供方确认回传，并作好记录。5.3.2.3供给部应及时跟踪采购物料交货进度，以便及时了解物料的交付情况。交货过程中发现供方无法按期交货时，采购员应及时与供方协调，并将信息反馈至相关部门，并呈报供给副总。5.3.2.4交货过程中出现附加或超额运费时，采购员应及时呈报供给副总审批。5.3.2.5为了保证对所采购产品质量要求，采购的主要材料必须要有如下的相关文件：1）有关产品质量的文件，如各类国家标准或规范、图样等技术文件。2）产品验收时的有关资料，如合格证、质保书等。3）有关产品的产地、价格、数量等方面的记录。4）其他方面的记录。5.3.3采购物料的验证5.3.3.1供给部采购的物料到位后由原材料仓管员对产品名称、规格、数量、包装等进行初步验收。5.3.3.2按采购物料的重要程度，质量治理部依据《原辅材料检验规范》对采购物料进行检验或验证，A、B类采购物料要求供方提供产品质量证明文件。5.3.3.3初验证和质量验证均显合格后，采购物料才能准予入库，办理入库手续。对初验证和进货验证不合格的采购物料严格按照《不合格品控制程序》执行。5.3.3.4当本公司