水利工程技术档案管理与资料整理

摘要:水利技术档案是水利工程管理、运行、维修养护等技术工作决策、设计的重要依据，对于水利工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。收集、利用和管理好水利技术档案，更好地为水利事业服务，是水利建设和管理者的责任。工程资料整理作为整个水利技术档案管理工作的主体，成为了水利技术档案的形成、利用与管理的基础。文章针对水利技术档案的管理以及工程在建设过程中其资料的整理，更好地实现正规化、标准化管理，进行了实践总结。关键词:

水利工程;技术档案;管理;重要性;资料整理水利工程技术档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。本文在着重阐述水利技术档案的管理重要性及其做法的同时，结合实际事例重点详述了工程资料整理的步骤，因为只有做到整理好工程建设资料，才能更好实现水利技术档案的正规化、标准化管理，更全面的服务于水利工程建设事业。1档案工作的重要性水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。它来源泉于工程建设全过程，不仅在建设过程中具有重要作用(质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与工程竣工验收等)而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。因此，对每一个工程项目不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务须高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容，江泽民同志曾题词:“档案工作是各项事业发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。胡锦涛主席也指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业”。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。2如何做好水利技术档案管理工作水利技术档案是水利技术管理工作的依据，是水利建设活动的凭据，也是水利技术交流的重要工作。它产生于整个基本建设全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招(投)标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行(使用)等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。因此实现水利工程档案工作正规化、现代化的管理，将成为水利档案工作者当前和今后相当长时期内面临的重大课题，是我国工程档案工作的发展方向和必然趋势。水利工程技术档案管理工作，关键要注意其完整性、准确性、系统性。一般来说，水利技术档案文件归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段施工建设阶段、竣工验收入阶段及与项目建设有关的批复文件，参考资料等方面着手。对一些中小型水利工程，可在工程结束后，一次收集整理归档，而对于大型水利工程，由于规模大，投资大，周期长，就应该按可研前期准备，设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步归档整理。水利技术档案管理过程中，要按着《中华人民共和国档案法》和国家现行档案法规文件精神，努力贯彻理论联系实际的方针，力求符合思想性、科学性和实用性的要求，采取灵活多样的方式和方法，建立健全档案管理的各项规章制度，把水利工程技术档案工作进行分解，责任落实到人，确保水利工程技术档案的完整、准确、系统和规范，使水利工程技术档案达到标准化。2．1工作方法的标准化首先应确定积累、立卷、归档等各环节的技术标准。其次建立标准的技术档案工作程序图，具体列出与各部门之间的关系及工作的周转运行图等等，使其达到程序化。2．2管理制度标准化从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度，对水利工程技术资料形成的每个重要环节，凡是有做出突出贡献的，组织上都应给予适应的奖励，对确实属于不重视档案工作，工作马马虎虎，对档案工作造成损失的，应给予必要的处分，从而在抓档案管理工作中，树立先进典型，起到示范带动作用，把档案管理工作进一步做好、做实。2．3统计标准化所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查，统计分析，提供统计资料，对水利工程各阶段技术档案工作实现统计监督。具体就是统计技术档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它等相关的各项内容。只有使用统一的计量单位，统一格式的报表，才能有完整可靠的技术档案数据。2．4其它方面档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等，均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风，湿度等项指标都要达到《档案法》的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放位置图，达到利用查找迅速、准确。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案的增多，时间的延长，人员的更替，只靠记忆是不行的，由于技术档案专业性较强，其档案不能象书架上的书刊那样可直接挑选，借阅者必须借助于检索工具，才能找到所需的技术档案，因而检索工具也要做到标准化，这也是档案档案管理考核的重要内容。3工程资料的整理纯3暂．原1搅工程资料整理熟的意义和现状悲水利工程资料营是指在水利工初程建设管理工祥作中直接形成页的、有保存价逮值的各种表格静、文字、图纸凉、图片、报告住等不同形式与即载体的各种记葡录，是对工程纠项目进行稽查挥、审计、监督特、管贼理、验收及运职行、维护、改爆造的需要依据而。工程资料的抱整理是监理工喇程师对工程建撇设管理的重要茄组成部分，工带程资料的整理砖水平体现了监柴理工程师对工眨程建设的管理杯水平，规范齐粪全的竣工资料乡来之于规范的匠建设管理和严休格的质量控制限。径就垦区而言，暖水利工程大多蓬地处偏僻，工烧地条件较差，许工程建设一般雨要历时半年以壁上，工程师在杀保存好原有资亩料的同时，还好要不断地对新嗽资料进行整理多存档，而且各弱种表格、检验馋报告如果保存眼不好，很容易志丢失、污损、指造成不必要的备损失。多数水桃利工程因工期罢和冬季无法施偏工等种种原因属，工程资料整献理偏后的现象碧普遍存在，给弄工程资料的完联整性、准确性买带来困难。蛋3舟．鲜2构如何快速便捷荷地整理工程资嗽料属3匠．却2母．丰1啄建立合理的编突码程序晋合理的编码程丽度是水利工程傅资料建立和管垒理的基础，为卡资料的整理与茄查阅带来极大彩的方便，可根概据不同的类别万，建立相应的简数据库。楚3毯．送2飞．轻2扯建立资料库邮根据不同的资云料形式建立不蛛同的资料耐库辫(欠分绑类桃):现(1殃)思对工程建设中衡的评定表格、闲检验表格、施绍工日志等各种打资料，可直接梯建立保存到相尺应的资料目涉标式(华文件残夹况)厚。痕(2材)吗对于照片、图厚纸、摄像等资圾料可通过数码霸相机、扫描仪掠、数码摄像机艳传入计算机，青存入相应的资棵料库。格(3救)庙对于工程文件造，订如住:值工程建设的有懒关单位批文、另工程批复文件彼、征地用地批吊文等，用扫描壮仪可对文件原绕件进行扫描，珍存入相应的文粥件夹中。助为了做好资料丝的管理，首先受要根据编码程渣序进行资料目助录编写，以超格越链接方式进郑行分类和目录迹及子目录的查阁找。巩3扎．边2溜．陷3余资料库的管理愿首先要对当天旨的评定、检验作表格等有关资红料及时归档，想分类做好登记瓣和链接。对于阳不再修改的资为料要进行写保酸护或设成只读疤，同时，要对促资料及时备份坝，防止丢失，卵另外，要做好参计算机防病毒杨工作，将计算权机保持在实时露监控状态。贿4胃穆兴灌渠节制饥闸工程资料整碌理实例滨4燥．泰1双资料编码程序演根据监理对穆度兴灌渠节制闸垦资料管理范围义，资料编码分瓦为谎:乎①缴工程开工建设蔑资音料惰;从②洁工程建设及施咬工技术资魔料艺;秆③刷工程鉴定检测糊资依料僚;住④科工程验收报告蝶资颠料思;映⑤墙工程验收质量规评定资料。其拣中厘:衡(1泡)嘱工程开工建设挤资料分偏为傅:茅①炕可研、初设、嫩地勘、批复计示划等有关文件缩资少料莫;铃②茶工程招标文件凑等资拾料震;景③茅承发包、设计嫩、施工、监理乖等各种合同书毛资却料换;挑④乘监督、质量保妄证、项目划分满等有关批准资税料炼;旷⑤珠其它资料。胶(2妥)过工程建设及施盒工技术资料分喷为缎:重①龄会议记录资面料张;洒②忠监理资墙料匆;间③翅施工图纸、变喉更、技术说明诊、图纸会审、烛通知及审批等蹄资年料遗;艇④踢施工组织设计毛、方案、日记肥、往来函件及谣检查处理等资盼料积;持⑤西运用、度汛、岸调度方案等资垃料。装(3责)烈工程鉴定检测爆资格分雕为添:默①尊设备产品说明道、调试、鉴定颜及试运行等资扒料纹;通②蒜施工测量、测需试及各种观测疯记掠录线;殖③彻各种原材料构执件质量鉴定、归检查、检测试室验资坟料铅;伸④湖各种试验报告饺单袖;餐⑤倚其它相关检测狗资料。代(4举)溉工程验收报告尘资涉料垃:担①殊建设、监理、条设计、管理、铺运行、报告等言资仿料示;叮②奸竣工决算、竣齐工审计、竣工茫自查等报告资储料黄;卸③元其他有关资蛋料沟;狼④桑竣工图昌纸绳;兆⑤院工程照片。毒(5瑞)稻工程验收质量险评定资狡料抹:渣①蔽隐蔽工程验收宴记录资联料酒;欣②吃单元工程质量征评定资腔料酒;鸟③留分部工程质量像评定资乞料布;不④句单位工程质量盐核定资财料劫;颂⑤秩其他有关资料冶。情4喇．派2悬建立资料库段对工程建设的熊各种资料进行名分类，存入相危关的资料库中周，按照工程进舌度不断增加新翼的内容。这样为，即快捷方便兰，又保证了资铅料的真实，完奸整。通过我们逐的工作，穆兴双灌渠节制闸工跳程技术档案有兽一套较全面的谁数据库。灯