会议接待的具体工作流程-2023修改整理

千里之行，始于足下让知识带有温度。第第2页/共2页精品文档推荐会议接待的具体工作流程一、会议报道之前的工作

1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组教师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容，到会讲课教师的支配和待遇、接送问题、酒店住宿支配、讲课的时光、有关会议支配的细节问题、会后考察的详细行程支配）；同时提供所把握的酒店状况给会议的教师以供其参考，在推举酒店的过程中需要注重挑选的酒店的价格在符合会议要求的范围内。

2、在上述状况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置），落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式（需按照报到人数支配相应接站用车）；落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社（只是提前举行大致预订）。

▲会议场地要求：9个多媒体教室；容纳2-300人左右

3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致状况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的详细精确     的所在地理位置和从机场或火车站动身到达酒店的乘车（公交车）方式告诉会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程支配有无变化或是更改。

4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对精确     的答复，以便对方作出相应的支配和接会预备。

5、预备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到记下的表格、文具用品、学习资料袋【包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何支配住宿。

6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天【也可按照到会人员的状况而定】进驻酒店并预备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告诉会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员

二、会议报到前预备工作

1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的状况）；将会务组标识张贴好在简单看到的地方。

2、具体了解本会议所用场所的位置【如:餐厅、会议室、会务组教师和讲课教师所用的房间】。

3、相关会议使用设备的预备状况【如：会场布置状况、多媒体投影仪】。

三、会议期间的工作

1、会议在报到期间最重要的是【收费】。在收费过程中必需细致、精确     、书面记下。

收费过程中必需严格按程序操作，及：

（1）确定学员状况

（2）按照状况计算应交费用

（3）填写收费【收据】不撕！

（4）收款

（5）将收据撕下交于学员

（6）填写报到表。

2、在浮现收费后，收据已开出的状况下；学员行程浮现变化必需在【原收据】的基础上举行加注或更改，更改后的内容必需有客人签字和日期。

四、会议期间注重问题

1、会务组必需始终保持干净、整洁和宁静的环境。

2、会务组所用的书面文件需保存完好。

3、会务款的支出或互相来往必需以书面形式体现；及互相出据凭