6.文件控制程序

市限公司ELECTRICITYCO.,LTD编制日期2011-09-01文件控制程序程序文件编制日期2011-09-01文件控制程序程序文件1.0目的：确保本公司所有影响质量的文件均受控，避免无效文件因被误用而影响质量保证体系正常运行。2.0范围：与质量保证体系运作有关的文件，包括外来文件。3.0定义：外来文件——国际、国家标准和客户、供应商提供的有关产品技术资料。4.0权责：本程序由行政部主管主导和维护；该权责的说明见5.10。其他人员和机构的权责如下表（表1）5.0内容序号文件控制的作业内容权责部门4.1文件的发放、回收、销毁及管理指导行政部4.2文件制定、审核、修正相应的权责部门4.3质量手册的编写质量负责人4.4质量手册的批准总经理4.5程序文件编写相应的权责部门4.6程序文件审核质量负责人4.7工作指导书、程序的批准总经理4.8外来文件识别、管理相应的权责部门文件层次：本厂质量保证体系属下的所有文件可归纳为下列五种类型:一级文件二级文件三级文件四级文件质量手册程序文件类工作指引类记录表格类（英文代号QM）；（英文代号QP）；（英文代号WI）；（英文代号QR）；外来文件（不分类型）类（英文代号一级文件二级文件三级文件四级文件质量手册程序文件类工作指引类记录表格类（英文代号QM）；（英文代号QP）；（英文代号WI）；（英文代号QR）；外来文件（不分类型）类（英文代号WL）。文件编号文件版本3C-QP-041.0生效日期2011-09-082/6ELECTRICITYCO.,LTD编制日期 2011-09-01 文件控制程序 | 程序文件文件编号原则和方法：.文件编号的基本格式如下। 文件版本号，具体说明见5.3 文件的流水号，表示是由这个部门为体系编制同类型的第几号文件，直接用2位的数字表示，其中十位数可为“0” 主导和维护该文件的公司部门的代号，XZ代表行政部，JS代表工程部，WK代表物控部，SC代表生产部【注:一级和二级文件可省略部门代号】标注代表文件类型的大写英文字母，具体说明见52n 标注“3C”字样，表示该文件是本公司在3C认证要求下建立的质量保证体系的文件II.方框处应标注代表文件类型的大写英文字母，其中：•如果是“QM”字样，则表示该文件是一级、手册类文件。如果是“QP”字样，则表示该文件是二级、程序类文件。如果是“WI”字样，则表示该文件是三级、工作指引类文件；同时，在公司这个文件体系中，“工作指引，“作业指导”、“操作规程”三个概念是一样的，所以其英文缩写“WI”与"MD”也是等价的，应留意。如果是“QR”，则表示该文件是四级、表格/表单类文件；如果是“WL”字样，则表示该文件是外来文件。5.3文件版本的说明质量手册和程序文件第一次发行以1.0为版本标识，第n次部分修改修订则改为l.n版。文件整套修订则以“2.0版”作标识，依此类推；工作指引和表格类文件第一次发行以A为版本标识，以后修改时不论范围如何，均以“B”版标识（即直接用后续字母代替来表示新版），依此类推。所有的外来文件版本号均为0・0。文件编号 3C-QP-04 生效日期 2011-09-08页码文件版本1.0文件编号 3C-QP-04 生效日期 2011-09-08页码文件版本1.03/6ELECTRICITYCO.,LTD5.4文件编制、审核、批准编制日期2011-09-01文件控制程序程序文件按本程序表1中规定的权责由各部门编制、审核、批准。文件发行除在各程序中有明确规定者外，本公司文件统一由行政部进行原件存档、副本发放和回收。新文件发行时，行政部根据《文件清单》，以存档之原稿文件为样本复印，并在文件每一页盖“受控文件”章，并要求使用部门在《文件分发/回收/销毁记录表》上签收。各部门文件需加盖部门印章以示区别。如为发行修正版文件，行政部依《文件分发/回收/销毁记录表》上的领取发放名单通知各部门将旧版文件送回更换领取更新的文件。对客户需求之文件，经质量负责人批准后，，由行政部于每页加盖“参考文件”印章后发给客户。且此文件有变更时不另行通知。行政部发行新版文件时，必须：a）在《文件清单》中作记录；b）在《文件分发/回收/销毁记录表》中作记录。c）表格以外的文件加盖“受控”印章，未经行政部加盖文件“受控”章，文件不具有使用效力。文件修订各部门与质量管理活动相关人员若发现本部门文件需修改或发现其它部门文件需修改时，均可提议修订。但不可直接在原版文件上进行修改，需填写《文件修订单》，按5.4送归属部门审批。相关部门负责将修订状态注明在文件修改记录状况栏。行政部将修改后的文件按原程序重新发行并收回旧版文件，并在旧版文件上盖“作废”章，保留一份旧版原件。行政部于《文件清单》上更新其所登录的版本。文件编号3C-QP-04生效日期2011-09-08文件版本1.0页码4/6有限公司ELECTRICITYCO.,LTD编制日期 2011-09-01 文件控制程序 程序文件文件废止：当文件因故已无使用价值时，由相关部门填写《文件修订单》申请废止，报质量负责人批准，然后将所有副本集齐，交到行政部即可废止。由行政部加盖“作废”章，转入归档/销毁程序。文件管理各部门（含行政部）之文件，必须遵照以下规定实施管理：a）建立文件柜索引；b）建立文件夹外部识别；c）建立文件目录/索引。发至各部门的文件均由使用部门自行保管。除个别程序另有规定外，文件原版保留于行政部。行政部实时更新《文件清单》。向行政部借阅文件须经归属部门主管批准，且不得加注任何记号或内容。行政部应不定期检查各部门是否按要求将文件归档管理。书面文件增发、补发提要：增发：①使用部门不够使用；②遗失；③客户的需求。补发：原有文件污损严重。文件增发/补发须由需求单位填写《内部联络单》，遗失须经质量负责人批准才可以补发。程序要求的表单依《记录控制程序》管理。外来文件的管理各部门收到外来文件需进行编号管理，登记于《外来文件登记表》并加盖“外来文件”印章,使用部门必须作好保管；并将实时更新的《外来文件登记表》交行政部备案。外来文件需直接被引用作为质量管理体系运作的依据时，经过质量负责人确认则可。文件编号 3C-QP-04 生效日期 2011-09-08文件版本 1.0 页码 5/6编制日期编制日期编制日期2011-09-01文件控制程序程序文件文件的主导和维护权责：指文件在实际应用中，1）对文件条文的首要解释权责；2）对内容的首要策划、组织、实施权责；3）对使用的适宜性和有效性的首要“监测/评估/改进”权责。编制日期2011-09-01文件控制程序程序文件文件的主导和维护概念仅在一级和二级文件中存在，所有文件的最终解释权保留于质量负责人。三级和四级文件编号的归属以使用部门为准。文件的销毁：行政部和各部门相关负责人员每月检查本处所保管文件的文件分发/回收/销毁记录表至少一次，对确认已过了存档期的文件或