人员必备EXCEL管理及财务知识

财务人员必备的EXCEL超全秘籍一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。遭4.以球后需要打开招“常用文档梨”菜单中的秩某个工作簿谁文档时，只晴要展开“常用用文档”菜闲单，单击其党中的相应选诞项即可。塔提示：裂尽管我们将虽“超链接”珠选项拖到了册“常用文档怠”菜单中，减但并不影响糟“插入”菜惩单中“超链喜接”菜单项踪和“常用”跳工具栏上的竭“插入超链陷接”按钮的婶功能。屈吓三、让不同厦类型数据用挂不同颜色显笼示绍在工资扁表中，如果屯想让大于等葵于2000拳元的工资总污额以“红色蚕”显示，大繁于等于15军00元的工鸽资总额以“财蓝色”显示陕，低于10序00元的工殃资总额以“亲棕色”显示题，其它以“询黑色”显示株，我们可以地这样设置。蠢1.打永开“工资表钓”工作簿，千选中“工资章总额”所在变列，执行“卸格式→条件怎格式”命令果，打开“条糕件格式”对钉话框。单击争第二个方框赏右侧的下拉乱按钮，选中妄“大于或等僚于”选项，色在后面的方霉框中输入数太值“200妨0”。单击赔“格式”按止钮，打开“拆单元格格式享”对话框，旺将“字体”们的“颜色”拜设置为“红摔色”。钢2.按狼“添加”按木钮，并仿照劳上面的操作少设置好其它端条件(大于村等于150尚0，字体设廉置为“蓝色掀”；小于1霞000，字光体设置为“证棕色”)。迟3.设净置完成后，默按下“确定朗”按钮。前看看工竖资表吧，工京资总额的数纸据是不是按锁你的要求以近不同颜色显垦示出来了。承缩四、制作“安专业符号”凤工具栏损在编辑忘专业表格时肝，常常需要仇输入一些特仰殊的专业符勉号，为了方日便输入，我扰们可以制作区一个属于自垄己的“专业昆符号”工具印栏。荡1.执询行“工具→嚷宏→录制新愁宏”命令，理打开“录制慨新宏”对话智框，输入宏泥名如“fu晨hao1”逢并将宏保存柿在“个人宏陪工作簿”中溪，然后“确职定”开始录阻制。选中“市录制宏”工树具栏上的“奏相对引用”壤按钮，然后蚀将需要的特痛殊符号输入碌到某个单元轮格中，再单芳击“录制宏撑”工具栏上婚的“停止”拍按钮，完成蔬宏的录制。萄仿照上返面的操作，巨一一录制好国其它特殊符筑号的输入“丢宏”。特2.打妻开“自定义静”对话框，鼻在“工具栏鼠”标签中，裳单击“新建包”按钮，弹摧出“新建工台具栏”对话抵框，输入名晨称——“专灵业符号”，美确定后，即席在工作区中翼出现一个工蒜具条。虚切换到陷“命令”标怪签中，选中鲜“类别”下杠面的“宏”书，将“命令目”下面的“哈自定义按钮此”项拖到“仿专业符号”莲栏上(有多疼少个特殊符株号就拖多少缸个按钮)。帆3.选佛中其中一个戚“自定义按挪钮”，仿照泳第2个秘技寻的第1点对沫它们进行命唐名。搂4.右势击某个命名扁后的按钮，讨在随后弹出狠的快捷菜单本中，选“指嚷定宏”选项婚，打开“指着定宏”对话满框，选中相证应的宏(如舍fuhao膊1等)，确任定退出。胞重复此笛步操作，将炼按钮与相应据的宏链接起饱来。要5.关亮闭“自定义菠”对话框，哀以后可以像要使用普通工违具栏一样，拴使用“专业碧符号”工具揉栏，向单元扒格中快速输砖入专业符号架了。丧五、打印工奋作表的不同烛区域者有的工渐作表，经常县需要打印其督中不同的区防域，用“视唯面管理器”刷吧。盼1.打舌开需要打印瓜的工作表，掘用鼠标在不患需要打印的字行(或列)麻标上拖拉，锦选中它们再盆右击鼠标，夕在随后出现雷的快捷菜单欣中，选“隐朴藏”选项，纯将不需要打衫印的行(或任列)隐藏起未来。替2.执眨行“视图→害视面管理器卸”命令，打推开“视面管到理器”对话藏框，单击“如添加”按钮柏，弹出“添乌加视面”对姥话框，输入妙一个名称(吴如“上报表库”)后，单著击“确定”魂按钮。逐3.将湖隐藏的行(青或列)显示晌出来，并重昌复上述操作嫁，“添加”废好其它的打杨印视面。饲4.以膀后需要打印肆某种表格时制，打开“视铁面管理器”绪，选中需要且打印的表格牵名称，单击怒“显示”按习钮，工作表脸即刻按事先怒设定好的界苦面显示出来涉，简单设置准、排版一下柿，按下工具象栏上的“打席印”按钮，汗一切就OK很了。刃其六、让数据庭按需排序酿如果你刑要将员工按着其所在的部探门进行排序蒜，这些部门洋名称既的有睬关信息不是遗按拼音顺序江，也不是按快笔画顺序，昨怎么办?可降采用自定义伯序列来排序壳。性1.执会行“格式→色选项”命令龙，打开“选项项”对话框肢，进入“自惕定义序列”臂标签中，在层“输入序列疾”下面的方迁框中输入部即门排序的序遭列(如“机资关,车队,维一车间,二芝车间,三车马间”等)，直单击“添加艳”和“确定灌”按钮退出抱。厕2.选档中“部门”每列中任意一妈个单元格，侮执行“数据以→排序”命购令，打开“填排序”对话币框，单击“黄选项”按钮凉，弹出“排事序选项”对落话框，按其爽中的下拉按咳钮，选中刚搞才自定义的随序列，按两劣次“确定”岩按钮返回，任所有数据就瓦按要求进行鸦了排序。像浩七、把数据拐彻底隐藏起亚来醉工作表耕部分单元格积中的内容不衫想让浏览者岁查阅，只好托将它隐藏起毯来了。曾1.选嘉中需要隐藏赠内容的单元换格(区域)爬，执行“格王式→单元格满”命令，打增开“单元格造格式”对话嚼框，在“数筝字”标签的姿“分类”下孝面选中“自乒定义”选项嫌，然后在右侍边“类型”跟下面的方框薄中输入“;炕;;”(三颜个英文状态勤下的分号)叙。茎2.再廊切换到“保鞋护”标签下秃，选中其中患的“隐藏”窗选项，按“障确定”按钮圾退出。射3.执付行“工具→僵保护→保护催工作表”命州令，打开“米保护工作表勒”对话框，葡设置好密码舟后，“确定序”返回。声经过这禁样的设置以亩后，上述单浪元格中的内剑容不再显示钻出来，就是地使用Exc陕el的透明齿功能也不能道让其现形。倦提示：低在“保护”绞标签下，请办不要清除“廊锁定”前面娘复选框中的化“∨”号，配这样可以防午止别人删除升你隐藏起来权的数据。旺演八、让中、鲁英文输入法旬智能化地出届现灵在编辑灌表格时，有浅的单元格中绕要输入英文早，有的单元瞒格中要输入忧中文，反复巴切换输入法凡实在不方便绸，何不设置降一下，让输纯入法智能化见地调整呢?刘选中需油要输入中文亏的单元格区童域，执行“育数据→有效痛性”命令，茶打开“数据狮有效性”对烤话框，切换守到“输入法过模式”标签呈下，按“模级式”右侧的勉下拉按钮，四选中“打开凝”选项后，火“确定”退杯出。绳以后当鹿选中需要输岔入中文的单哈元格区域中挑任意一个单只元格时，中惧文输入法(本输入法列表批中的第1个处中文输入法摄)自动打开顷，当选中其点它单元格时针，中文输入江法自动关闭哭。救xueku倡aiji.朗com柜九、让“自部动更正”输形入统一的文芹本砖你是不宽是经常为输关入某些固定纷的文本，如榜“中华会计宾网校”而烦缎恼呢？那就块往下看吧。父1.执筑行“工具→赔自动更正”命命令，打开旋“自动更正醉”对话框。忠2.在俯“替换”下危面的方框中巧输入“pc敏w”(也可坚以是其他字向符，“pc淘w”用小写从)，在“替香换为”下面存的方框中输识入“中华会糠计网校”，亚再单击“添距加”和“确碗定”按钮。泛3.以泼后如果需要友输入上述文雁本时，只要熄输入“pc探w”字符，倦此时可以不匹考虑“pc矩w”的大小缴写，然后确弯认一下就成丙了。轻主十、在Ex跃cel中自压定义函数丝Exc轿el函数虽难然丰富，但便并不能满足半我们的所有亦需要。我们纤可以自定义贱一个函数，牧来完成一些轰特定的运算将。下面，我泉们就来自定咏义一个计算第梯形面积的蜘函数：船1.执余行“工具→妈宏→Vis许ualB乡asic编吨辑器”菜单弓命令(或按拆“Alt+循F11”快碰捷键)，打袖开Visu烈alBa裙sic编辑钟窗口。等2.在叔窗口中，执最行“插入→斯模块”菜单示命令，插入手一个新的模暮块——模块纪1。修3.在吊右边的“代欲码窗口”中属输入以下代式码：垫Fun稳ction誓V(a,寻b,h)V作=h*军(a+b)迹/2End摸Func沙tion益4.关更闭窗口，自化定义函数完恨成。势以后可哗以像使用内发置函数一样辆使用自定义晕函数。驶提示：击用上面方法皂自定义的函蠢数通常只能绿在相应的工主作簿中使用曲。能博十一、表头喝下面衬张图滨片猜为工作伪表添加的背内景，是衬在拥整个工作表偷下面的，能蜜不能只衬在悼表头下面呢盒？疾1.执副行“格式→烟工作表→背访景”命令，芝打开“工作粪表背景”对耀话框，选中佩需要作为背续景的图片后跑，按下“插昆入”按钮，巾将图片衬于膏整个工作表粪下面。尖2.在变按住Ctr固l键的同时绩，用鼠标在荡不需要衬图速片的单元格泛(区域)中鹿拖拉，同时今选中这些单莲元格(区域姿)。另3.按磨“格式”工刑具栏上的“钻填充颜色”揉右侧的下拉哭按钮，在随世后出现的“遥调色板”中歼，选中“白熟色”。经过淡这样的设置轨以后，留下饰的单元格下消面衬上了图肿片，而上述浓选中的单元班格(区域)势下面就没有奖衬图片了(主其实，是图雅片被“白色得”遮盖了)听。惭提示：逗衬在单元格陷下面的图片岩是不支持打严印的。捐古十二、用连系字符“&”恐来合并文本朽如果我蹈们想将多列纷的内容合并奴到一列中，脂不需要利用铸函数，一个环小小的连字数符“&”就校能将它搞定气(此处假定退将B、C、拒D列合并到秘一列中)。专1.在厦D列后面插校入两个空列乓(E、F列乳)，然后在爽D1单元格月中输入公式揪：=B1&迟C1&D1城。洗2.再叛次选中D1御单元格，用桂“填充柄”尼将上述公式稿复制到D列堡下面的单元竟格中，B、谢C、D列的粘内容即被合骆并到E列对准应的单元格狂中。辫3.选摔中E列，执酱行“复制”嗓操作，然后辅选中F列，储执行“编辑例→选择性粘蜻贴”命令，主打开“选择务性粘贴”对课话框，选中小其中的“数辨值”选项，燕按下“确定沈”按钮，E各列的内容(阻不是公式)妇即被复制到宜F列中。元4.将炕B、C、D冻、E列删除守，完成合并痛工作。运提示：享完成第1、缓2步的操作旺，合并效果提已经实现，模但此时如果纱删除B、C炉、D列，公好式会出现错网误。故须进等行第3步操扔作，将公式是转换为不变乔的“值”。笑十三、生成输绩条喊常有朋划友问“如何奔打印成绩条戚”这样的问湖题，有不少剥人采取录制抢宏或VBA号的方法来实对现，这对于酸初学者来说省有一定难度傍。出于此种威考虑，我在洲这里给出一圆种用函数实也现的简便方短法。峰此处假小定学生成绩赏保存在Sh梯eet1工轻作表的A1携至G64单舟元格区域中滩，其中第1集行为标题，飞第2行为学序科名称。梨1.切勾换到She许et2工作召表中，选中勾A1单元格址，输入公式屈：=IF(抓MOD(R贵OW()，庸3)=0，壁″″，IF本(0MOD桶?ROW(帆)，3(=干1，she述et1！A统ū，IND雷EX(sh弱eet1！朵$A：$G习，INT(例((ROW仅()+4)推/3)+1炭)，COL摸UMN()面)))。鲜2.再背次选中A1旬单元格，用理“填充柄”树将上述公式爹复制到B1洋至G1单元党格中；然后皂，再同时选胡中A1至G碎1单元格区税域，用“填冤充柄”将上窝述公式复制夹到A2至G伙185单元剖格中。省至此，宿成绩条基本牌成型，下面描简单修饰一偿下。训3.调拼整好行高和眨列宽后，同织时选中A1梯至G2单元夸格区域(第首1位学生的意成绩条区域不)，按“格派式”工具栏乞“边框”右欣侧的下拉按宽钮，在随后鞭出现的边框选列表中，选佳中“所有框蜓线”选项，吹为选中的区决域添加边框雄(如果不需现要边框，可箭以不进行此罚步及下面的棉操作)。开4.同肾时选中A1罪至G3单元浴格区域，点径击“常用”肌工具栏上的箱“格式刷”丽按钮，然后狠按住鼠标左庙键，自A4巩拖拉至G1婆86单元格吧区域，为所恰有的成绩条也添加边框。反按“打芬印”按钮，耐即可将成绩红条打印出来掠。自改十四、Ex喝cel帮你准选函数吧在用函灵数处理数据摆时，常常不毛知道使用什纹么函数比较毛合适。Ex户cel的“域搜索函数”朱功能可以帮鲁你缩小范围滩，挑选出合竭适的函数。典执行“捉插入→函数坑”命令，打策开“插入函叹数”对话框医，在“搜索折函数”下面眨的方框中输单入要求(如园“计数”)潮，然后单击秒“转到”按草钮，系统即叙刻将与“计突数”有关的吸函数挑选出锣来，并显示脂在“选择函寿数”下面的爽列表框中。祸再结合查看糕相关的帮助镜文件，即可绢快速确定所待需要的函数馒。木笑十五、同时扔查看不同工有作表中多个殿单元格内的盈数据艳有时，克我们编辑某烦个工作表(弃Sheet谋1)时，需方要查看其它洲工作表中(用Sheet闪2、She锦et3……未)某个单元帐格的内容，雁可以利用E雪xcel的谜“监视窗口搜”功能来实为现。梯执行“庸视图→工具钥栏→监视窗巩口”命令，彻打开“监视给窗口”，单布击其中的“暑添加监视”阴按钮，展开臭“添加监视炕点”对话框枯，用鼠标选菜中需要查看谣的单元格后之，再单击“电添加”按钮命。重复前述脊操作，添加扒其它“监视术点”。背以后，绩无论在哪个眉工作表中，师只要打开“发监视窗口”破，即可查看枪所有被监视镰点单元格内次的数据和相赏关信息。事幸十六、为单崖元格快速画完边框纱在Ex推cel2拴002以前骗的版本中，直为单元格区亿域添加边框境的操作比较弹麻烦，Ex醒cel2阅002对此凝功能进行了干全新的拓展书。究单击“暖格式”工具遵栏上“边框雅”右侧的下尿拉按钮，在轧随后弹出的腿下拉列表中裁，选“绘图派边框”选项慕，或者执行暑“视图→工脑具栏→边框雁”命令，展镜开“边框”井工具栏。棚单击工磨具栏最左侧将的下拉按钮蚂，选中一种泛边框样式，骄然后在需要夕添加边框的荡单元格区域鄙中拖拉，即誓可为相应的加单元格区域赢快速画上边膏框。宗提示：勺①如果画错摊了边框，没稀关系，选中洞工具栏上的商“擦除边框奇”按钮，然旧后在错误的候边框上拖拉愁一下，就可万以清除掉错摆误的边框。理②如果需要箩画出不同颜朵色的边框，振可以先按工赏具栏右侧的喊“线条颜色贷”按钮，在惰随后弹出的颠调色板中选挽中需要的颜寺色后，再画锅边框即可。静③这一功能韵还可以在单尖元格中画上嫂对角的斜线棵。惕熄十七、控制库特定单元格刚输入文本的泉长度血你能想令象当你在该狮输入四位数航的单元格中铅却填入了一浆个两位数，窜或者在该输愁入文字的单目元格中你却发输入了数字借的时候，E岂xcel就稼能自动判断第、即时分析宿并弹出警告伤，那该多好锯啊!要实现泄这一功能，腐对Exce斤l来说，也糠并不难。告例如我盲们将光标定耍位到一个登矩记“年份”贺的单元格中竞，为了输入坛的统一和计棕算的方便，爪我们希望“类年份”都用室一个四位数闷来表示。所核以，我们可裕以单击“数博据”菜单的迷“有效性”痰选项。在“植设置”卡片爷“有效性条醒件”的“允凑许”下拉菜衬单中选择“扛文本长度”寻。然后在“母数据”下拉谨菜单中选择西“等于”，强且“长度”融为“4”。删同时，我们警再来到“出芝错警告”卡获片中，将“币输入无效数献据时显示的抢出错警告”接设为“停止省”，并在“任标题”和“尼错误信息”樱栏中分别填册入“输入文岩本非法!”沾和“请输入盾四位数年份啦。”字样。至很显然柏，当如果有冤人在该单元梦格中输入的伙不是一个四得位数时，E猪xcel就翁会弹出示的斩警告对话框看，告诉你出浆错原因，并汤直到你输入芦了正确“样背式”的数值哥后方可继续诊录入。神奇查吧?其实，叉在Exce荐l的“数据延有效性”判挨断中，还有彼许多特殊类蜜型的数据格凝式可选，比制如“文本类撕型”啊，“沃序列大小”纳啊，“时间逗远近”啊，伶如你有兴趣僻，何不自作袖主张，自己涂设计一种检杯测标准，让凉你的Exc银el展示出陈与众不同的午光彩呢。垃置十八、成组汁填充多张表暖格的固定单垒元格驳我们知陵道每次打开棋Excel班，软件总是晋默认打开多稼张工作表。聚由此就可看哑出Exce牙l除了拥有殃强大的单张讨表格的处理旨能力，更适扬合在多张相巾互关联的表获格中协调工更作。要协调蔬关联，当然妖首先就需要摔同步输入。冰因此，在很虚多情况下，村都会需要同话时在多张表务格的相同单来元格中输入杜同样的内容梳。泄那么如挪何对表格进丛行成组编辑唤呢?首先我习们单击第一痰个工作表的演标签名“S孝heet1蜘”，然后按深住Shif坦t键，单击娱最后一张表涝格的标签名鹿“Shee泽t3”(如法果我们想关左联的表格不泪在一起，可茶以按住Ct潜rl键进行范点选)。此宾时，我们看召到Exce膊l的标题栏搂上的名称出刷现了“工作笼组”字样，肌我们就可以殖进行对工作卷组的编辑工揭作了。在需权要一次输入芳多张表格内昆容的单元格蚊中随便写点在什么，我们至发现，“工垄作组”中所沃有表格的同马一位置都显还示出相应内咬容了。绞但是，乱仅仅同步输袍入是远远不湾够的。比如爷，我们需要沫将多张表格腊中相同位置极的数据统一起改变格式该蚂怎么办呢?天首先，我们程得改变第一娇张表格的数悬据格式，再碰单击“假编辑”菜单章的“填充”岛选项，然后错在其子菜单捕中选择“至龟同组工作表岂”。这时，烟Excel绒会弹出“填塌充成组工作掌表”的对话乓框，在这里围我们选择“清格式”一项掠，点“确定脏”后，同组票中所有表格膨该位置的数撒据格式都改插变了。挺患十九、改变星文本的大小天写孕在Ex岂cel中，通为表格处理舟和数据运算兔提供最强大击支持的不是举公式，也不脱是数据库，固而是函数。抬不要以为E邪xcel中垃的函数只是课针对数字，功其实只要是卵写进表格中汤的内容，E残xcel都锤有对它编辑秋的特殊函数拜。例如改变剥文本的大小停写。森在Ex钥cel2算002中，骡至少提供了秧三种有关文趟本大小写转富换的函数。禽它们分别是敏：“=UP携PER(源华数据格)”预，将文本全码部转换为大修写；“=L额OWER(杆源数据格)诞”，将文本虽全部转换成错小写；“=评PROPE按R(源数据体格)”，将断文本转换成正“适当”的伤大小写，如贼让每个单词究的首字母为中大写等。例驱如，我们在皱一张表格的修A1单元格符中输入小写慢的“exc畏el”，然遍后在目标单役元格中输入促“=UPP蚕ER(A1追)”，回车驰后得到的结滋果将会是“奋EXCEL陪”。同样，技如果我们在质A3单元格匀中输入“m己r.wei港wei”，创然后我们在丛目标单元格吵中输入“=栗PROPE京R(A3)廉”，那么我习们得到的结息果就将是“密Mr.We刷iwei”脉了。仪继二十、提取暴字符串中的客特定字符谷除了直吊接输入外，无从已存在的拌单元格内容室中提取特定满字符输入，宗绝对是一种削省时又省事纷的方法，特腥别是对一些泥样式雷同的举信息更是如夺此，比如员逼工名单、籍债贯等信息。她如果我攀们想快速从慢A4单元格扮中提取称谓众的话，最好弱使用“=R衬IGHT(设源数据格，谱提取的字符尿数)”函数雪，它表示“挪从A4单元扫格最右侧的菜字符开始提沸取2个字符封”输入到此讲位置。当然悟，如果你想喇提取姓名的辱话，则要使候用“=LE灵FT(源数舞据格，提取改的字符数)乳”函数了。摸还有一种情逼况，我们不瘦从左右两端嘱开始，而是湿直接从数据指中间提取几赔个字符。比服如我们要想戏从A5单元卧格中提取“福武汉”两个胃字时，就只帐须在目标单贞元格中输入抢“=MID鹰(A5,4轰,2)”就尽可以了。意骨思是：在A榜5单元格中旅提取第4个姥字符后的两伴个字符，也在就是第4和奔第5两个字诊。脾奔二十一、把衰基数词转换扩成序数词写将英文温的基数词转用换成序数词炊是一个比较魂复杂的问题前。因为它没组有一个十分先固定的模式乒：大多数的技数字在变成伶序数词都是某使用的“t诱h”后缀，线但大凡是以歪“1”、“勺2”、“3嚼”结尾的数感字却分别是鬼以“st”即、“nd”嫂和“rd”油结尾的。而飞且，“11寄”、“12流”、“13帮”这3个数闲字又不一样蹈，它们却仍析然是以“t递h”结尾的薪。因此，实某现起来似乎杜很复杂。其遗实，只要我狼们理清思路岗，找准函数丛，只须编写马一个公式，岭就可轻松转教换了。不信健，请看：“捐=A2&I继F(OR(旱VALUE梢(RIGH分T(A2,孩2))={信11,12滚,13})乔,″th″培,IF(O听R(VAL义UE(RI残GHT(A反2))={望1,2,3叫,},CH宇OOSE(届RIGHT扯(A2),坛″st″,勾″nd″,脖″rd″)渡,″th″荒))”。该踢公式尽管一段长串，不过外含义却很明裹确：①如果帖数字是以“后11”、“掉12”、“皮13”结尾奖的，则加上堪“th”后解缀；②如果吓第1原则无汁效，则检查察最后一个数占字，以“1递”结尾使用秋“st”、毛以“2”结书尾使用“n炭d”、以“居3”结尾使炕用“rd”脱；③如果第慈1、2原则绝都无效，那笔么就用“t伸h”。因此堂，基数词和虹序数词的转妇换实现得如肿此轻松和快耐捷。疗蚕二十二、用杨特殊符号补吨齐位数吼和财务核打过交道的弹人都知道，架在账面填充问时有一种约香定俗成的“颈安全填写法汤”，那就是棵将金额中的别空位补齐，戏或者在款项紫数据的前面只加上“$”无之类的符号侮。其实，在闯Excel拥中也有类似领的输入方法肠，那就是“志REPT”凳函数。它的饱基本格式是圣“=REP扮T(“特殊蔑符号”，填御充位数)”内。惨比如，汤我们要在中娃A2单元格衬里的数字结巧尾处用“#怠”号填充至秘16位，就钻只须将公式府改为“=(劣A2&RE兼PT(″#睬″,16-李LEN(A治2)))”挖即可；如果祸我们要将A钱3单元格中煮的数字从左输侧用“#”象号填充至1艇6位，就要燥改为“=R园EPT(″韵#″,16双-LEN(聚A3)))男&A3”；兵另外，如果扫我们想用“燕#”号将A手4中的数值弟从两侧填充此，则需要改洁为“=RE研PT(″#咐″,8-L病EN(A4客)/2)&疤A4&RE往PT(″#草″)8-L颤EN(A4殿)/2)”仇；如果你还凡嫌不够专业所，要在A5虎单元格数字奔的顶头加上议“$”符号姓的话，那就鼠改为：“=糟(TEXT担(A5,″计$#,##细0.00″拒(&REP误T(″#″安,16-L箱EN(TE样XT(A5熄,″$#,未##0.0蚊0″)))局)”，一定灯能满足你的悟要求。樱瓦二十三、创蔑建文本直方滚图疲除了重肝复输入之外诊，“REP勿T”函数另摔一项衍生应辞用就是可以漂直接在工作悼表中创建由勉纯文本组成盒的直方图。各它的原理也榜很简单，就践是利用特殊纠符号的智能担重复，按照项指定单元格匆中的计算结摄果表现出长陈短不一的比歌较效果。驻比如我品们首先制作欧一张年度收烂支平衡表，娃然后将“E量列”作为直现方图中“预致算内”月份草的显示区，萌将“G列”艇则作为直方愤图中“超预策算”的显示需区。然后根还据表中已有尺结果“D列事”的数值，羞用“Win絮gding萝s”字体的畜“N”字符迹表现出来。都具体步骤如数下：摧在E3告单元格中写验入公式“=粗IF(D3惹0,REP娱T(″n″套,ROUN沾D(D3*形100,0逼)),″″码)”，也拖订动填充柄至享G14。我拳们看到，一罢个没有动用虚Excel迎图表功能的恳纯文本直方咽图已展现眼拢前，方便直公观，简单明腾了。织男二十四、计膊算单元格中陷的总字数齐有时候赌，我们可能钱对某个单元谋格中字符的罩数量感兴趣欢，需要计算墙单元格中的服总字数。要扇解决这个问妻题，除了利堪用到“SU挡BSTIT杀UTE”函现数的虚拟计津算外，还要棵动用“TR展IM”函数伪来删除空格剃。比如现在旁A1单元格密中输入有“兄howm乎anyw屋ords?记”字样，那敏么我们就可追以用如下的廊表达式来帮抹忙：药“=I雀F(LEN听(A1)=食0,0,L弟EN(TR膊IM(A1闪))-LE潮N(SUB嘱STITU否TE(TR极IM(A1胁),″,″侨,″″))糕+1)”谷该式的搅含义是先用障“SUBS宏TITUT缩E”函数创国建一个新字愧符串，并且层利用“TR猴IM”函数膀删除其中字超符间的空格滨，然后计算伙此字符串和杠原字符串的淹数位差，从漏而得出“空毕格”的数量蝶，最后将空穴格数+1，狮就得出单元书格中字符的替数量了。馋驻二十五、关敲于欧元的转此换镇这是E耕xcel鲜2002中仪的新工具。赌如果你在安劣装Exce历l200削2时选择的英是默认方式报，那么很可光能不能在“医工具”菜单步中找到它。宰不过，我们烟可以先选择烦“工具”菜秆单中的“加至载宏”，然吓后在弹出窗辣口中勾选“德欧元工具”匆选项，“确何定”后Ex乓cel2连002就会扯自行安装了赶。弯完成后白我们再次打迹开“工具”镜菜单，单击雅“欧元转换抛”，一个独烟立的专门用吼于欧元和欧会盟成员国货轨币转换的窗梳口就出现了苍。与Exc吗el的其他泼函数窗口一妹样，我们可喊以通过鼠标僵设置货币转眠换的“源区榜域”和“目扫标区域”，洲然后再选择袍转换前后的胸不同币种即启可。所示的蛇就是“10战0欧元”分优别转换成欧捧盟成员国其壤他货币的比铺价一览表。铺当然，为了殿使欧元的显龙示更显专业待，我们还可彩以点击Ex捎cel工具压栏上的“欧陶元”按钮，莫这样所有转嗽换后的货币俩数值都是欧排元的样式了喇。总拖二十六、给古表格做个超廊级搜索引擎脊我们知袍道，Exc违el表格和隔Word中味的表格最大环的不同就是早Excel杯是将填入表崇格中的所有燃内容(包括万静态文本)使都纳入了数虫据库的范畴臣之内。我们苦可以利用“邻函数查询”坊，对目标数息据进行精确畜定位，就像砍网页中的搜瓦索引擎一样祥。爬比如在妈所示的表格增中，从A1闯到F7的单佛元格中输入剩了多名同学址的各科成绩状。而在A8它到A13的牛单元格中我毯们则建立了妹一个“函数口查询”区域类。我们的设提想是，当我僻们在“输入斑学生姓名”初右边的单元可格，也就是致C8格中输斗入任何一个赌同学的名字岂后，其下方津的单元格中葬就会自动显痒示出该学生球的各科成绩赛。具体实现车的方法如下混：浙将光标细定位到C9与单元格中，择然后单击“念插入”之“费函数”选项润。在如图1越8弹出的窗秤口中，选择缓“VLOO溜KUP”函铺数，点“确黎定”。在随绿即弹出的“巴函数参数”已窗口中我们旗设置“Lo庭okup_真value示”(指需要烂在数据表首星列中搜索的彻值)为“C远8”(即搜罚索我们在C焰8单元格中屈填入的人名槽)；“Ta唇ble_a轿rray”点(指数据搜雹索的范围)领为“A2∶谋B6”(即疲在所有学生眠的“语文”勤成绩中搜索椒)；“Co富l_vin普dex_n误um”(指充要搜索的数埋值在表格中定的序列号)墙为“2”(泳即数值在第拢2列)；“码Range辩_look赏up”(指秒是否需要精卸确匹配)为撕“FALS眯E”(表明驼不是。如果沉是，就为“车TURE”槐)。设定完民毕按“确定扭”。戚此时回妇到表格，单罩击C9单元哑格，我们看谣到“fx”友区域中显示筛的命令行为水“=VLO促OKUP(逃C8，A2叫∶B6，2缘，FALS猴E)”。复滑制该命令行红，在C10传、C11、按C12、C歇13单元格初中分别输入鲁：“=VL缴OOKUP俯(C8，A额2∶C6，嗽3，FAL暑SE)”；路“=VLO宣OKUP(窗C8，A2缎∶D6，4者，FALS男E)”；“咬=VLOO涉KUP(C匆8，A2∶回E6，5，辅FALSE算)”；“=钞VLOOK需UP(C8尤，A2∶F欢6，6，F源ALSE)乡”(其参数轧意义同C9凝中一样，不描再赘述)。长接下来从，我们就来康检验“VL彼OOKUP榜”函数的功闸效。试着在让“C8”单尺元格中输入催某个学生名期，比如“赵腾耀”，回车血之下我们会品发现，其下幻方每一科目际的单元格中危就自动显示边出该生的入饼学成绩了。帽角二十七、E抹xcel工贷作表大纲的博建立顽和Wo清rd的大纲径视图一样，列Excel冤这个功能主来要用于处理骆特别大的工欺作表时，难纺以将关键条时目显示在同命一屏上的问睁题。如果在民一张表格上经名目繁多，践但数据类型初却又有一定经的可比性，寺那么我们完外全可以先用刻鼠标选择数犬据区域，然僻后点击“数风据”菜单的骡“分类汇总升”选项。并桑在弹出菜单念的“选定汇捏总项”区域巩选择你要汇唯总数据的类战别。最后，蜡如图19所博示，现在的仇表格不是就拐小了许多吗切?当然，如狱果你还想查太看明细的话等，单击表格腔左侧的“+兽”按钮即可郊。谊挥二十九、熟虾悉Exce述l的“从文己本到语音”贡尽管目顾前已经有许菊多软件都致彩力于文本的雨机器朗读，和但微软的O寒ffice护不论从语音侦的柔和度和查语气的抑扬仔顿挫都是其浪它同类软件星不可比拟的敌。娇按照O只ffice独的默认安装耍，你可能还位不能在Ex犹cel的菜坊单中找到它滴，在我们确删认安装了“兄从文本到语描音”的选项逃后，就可以伪在Exce冠l的“工具衡”菜单中看饼到“语音”抛项目了。如法图21所示显，打开一个马表格，随便千选择其中的吨内容，然后习单击“从文葱本到语音”拥工具栏上的教“朗读单元款格”按钮，陷此时一个带俯有磁性的声予音就开始一么字一句地朗剂读了。值得纱一提的是，耗当碰到标点慎符号时，E乞xcel的吐朗读会自动个停顿一会儿斩，然后再接废着朗读，这劫一点和其他宣软件完全不击同，笔者认豪为这样的处鼠理更加自然豆。寿还有一测点需要说明惩的是，如果摘你想调整E礼xcel聚2002中浇语音朗读的普速度，可以刃在“控制面宁板”中双击辛“语音”图明标，然后在挺“文字到语慕音”卡片上稍调整即可比脑三十、Ex辈cel中“凳摄影”功能稳的妙用墨这个功泻能比较另类演，似乎和计月算、统计、车排序等等“它正统”功能阶格格不入，萄因为它的作精用竟然是—妥—“抓屏”鹊!而且还不录是像“Pr香intSc茶reen”堆按钮那样“雁一把乱抓”膜，而是允许敏让你通过鼠赌标进行选择育，“指哪抓忠哪”。往要找到狐这个功能还穗不太容易，垫我们点击E倡xcel“附工具”菜单颤的“自定义确”选项。在便“命令”卡辞片的“类别服”中点“工闯具”，再在市命令栏中找吐到“摄影”珍按钮，并将况它拖到工具茅栏的任意位敢置。如果我当们想要对表运格中的某一超部分“照相羞”，只须先龙选择它们(坊图23)，填然后按下“意摄影”按钮意，这时该选饥定区域就被枝“拍”了下芝来。然后将雕鼠标移动到富需要显示“订照片”的地司方(当然，板也可以是另匪一张表格)居，再次按下秋“摄影”按参钮，这样刚脚才被“拍摄出”的“照片沸”就立即粘异贴过来了。凤当然，和“错照片”一同通出现的还有拐“图片”工转具栏。很显弓然，Exc浅el是将它胡作为一幅图危片来对待了捆，我们可随烈意将它进行留旋转、缩放笼处理。框不过，粱请各位一定旅要注意：这孩可不是一般磨的照片!你悦可以试着改腊动原来被我降们“拍摄”故下来的表格模数据看看—本—刷新一下幸“照片”，尽结果“照片痕”中的数据津竟然也被同施步更新了！亿论三十一、在协多张表格间吐实现公用数伐据的链接和陪引用沙也许我趟们会奇怪，船为什么每次斥打开Exc早el，软件撕总是打开了辟一个由3张猛空白表格组鸣成的文件组难呢？如果你萄是专业的会帝计师、统计形师或者谙熟千于此的表格给高手，就一波定会明白，陵由于计算项呀目的名目繁返多、数据信掀息的头绪复更杂，单*一泪张表格往往饮解决不了所辱有的问题，它多表格数据说链接、多文留件数据互动令才是以一当茧十的制胜法暖宝。概比如我梁们首先制作害“Shee乘t1”为“努一班学生成撒绩表”，“叛Sheet童2”为“二铲班学生成绩掏表”，然后环来到“Sh咸eet3”朴，想进行“山一班”和“痒二班”各科旦成绩的比较弦以及“年级饱平均分”的扣计算。此时苦我们就可以碌将光标定位广到目标位置炊，选择好相基关函数。然宅后在Exc假el弹出的怨函数对话框茅中，利用数皇据列表右侧牺的“”按钮漫点击一下其刚他表格中想加引用的单元肌格就行了。劳你看，如图废24所示，汪这时函数窗评口中就会出屈现“×班学宗生成绩表!回××单元格赖”的字样了鹅。此后，不阁管我们在源梦单元格中进饥行怎样的修忘改，在“S扇heet3急”的目标位江置都会适时伸进行重新计裤算。页三十二、“湿驯服”剪贴孩板窗口睛每次当牙你连续使用评两次“复制艇”或“剪切嚼”命令时，遇剪贴板就会寺弹出来，和上你争夺有限誓的文档显示骆空间，让人肉讨厌。好在齐，“驯服”控剪贴板的方涛法非常简单群。田笔者建荡议，如果你粗不希望剪贴饮板总是出其浙不意地蹦出眼来，只须点曾击剪贴板菜榨单底部的“泰选项”，清驱除“自动显既示Offi匪