主题公园采购管理规定模版

采购管理规定一、采购业务分类1.固定资产、办公用品、维修备件、耗材、餐厅物资、商品等均由采购部负责办理；2.采购业务可以分为大宗采购、商品采购、菜买采购、零星采购和工程发包等几项；2.1大宗采购是指维修中心、物管中心、行政中心、市场营销中心所需大额物料的采购，如钢板木材、电机电器、五金化工、劳保用品、办公用品、电脑与通讯用品、广告宣传等；一般单价在1000元以上或总价在万元以上；在设备生产、工程建设中所需的物料，一般也属大宗采购；2.2商品采购是指经营中心所需的园区所售卖的各种商品的采购，如水吧饮料、休闲食品、商店售卖的部分小商品等；2.3菜买采购是指后勤的员工餐厅及方特美食城所需用的蔬菜、粮油、肉食、干货、调味品等物品的采购工作；2.4零星采购是指以现金方式所做的现场采购，如演艺部门所需的道具、服装，商品中心在市场所采购的商品，维修部门所需的需要现场选型紧急购置的零星物品等，一般单价在1000元以下或总价在万元以下；2.5工程发包是指为物管中心、公司所需外协的工程发包，如绿化工程、园建工程等。二、采购需求1.需求单位填写《物料需求表》，对申购物料的品名、规格型号、单位及数量、需用的时间和质量要求必须注明，必要时需附有样品；对个别少见物料，也可以推荐供应商；2.需求单位将《物料需求表》交至仓管，对申购物料的规格型号及库存量进行核实，确认满足需求数量所需的采购数量，并给予签字确认；3.经仓管部门核实后，再由提单人将《物料需求表》交给所在部门的负责人及公司有关领导会签审批，然后交到采购部资料员处统一登记；4.物管中心、维修中心所需外协的工程，需填写《工程立项表》，经相关领导审批后交给采购部处统一登记；5.对于经过公司领导确认的需要执行采购的《物料需求表》和《工程立项表》，由采购部资料员统一编号后交给采购部主管指派采购员，资料员对《物料需求表》和《工程立项表》进行统一归档后复印给所指派的采购员。三、采购询价1.采购员根据《物料需求表》和《工程立项表》，对申购的物料或立项的工程进行市场行情了解并进行实施；2.对于每种物料或外协工程，采购员通常至少向三家以上的供应商询价，以便进行比较使价格具有竞争性；3.备选供应商的档案资料由采购部资料员负责管理，一般供应商需提供三证资料，即营业执照、税务登记证和组织机构代码证，对于商品和菜买供应商，还需提供“食品经营许可证”、“卫生许可证”等相关证件；4.总价一万元以上的采购询价需以正式往来文件的方式，供应商在报价单上盖章视为有效；总价一万元以下的采购询价，可以通过正式往来文件的方式，也可通过电话、传真、邮件等方式进行，传真件需加盖公司公章；5.单价一万元以上或总价五万元以上的大宗采购，需与供应商面谈，约谈的目的是澄清报价的细项，澄清双方的责任与义务，以避免价格漏项，或者双方的理解有分歧；与供应商的面谈需填写《工程／采购约谈记录》表；如果接受询价的供应商的报价能够满足公司要求，则填写《采购／外协评审表》或《工程发包审批表》，列出各供应商的报价（必要时与采购历史价供比较），提出供应商的选择和合同价的方案建议，报请公司领导审批；6.总价五万元以上的采购，应该通过正式招标确定供应商；采购部物控员事先做好招标文件，列明招标说明和招标清单，通过邀标或公开招标的形式，请三家以上的供应商同时正式报价；经相关领导、采购部负责人和相关采购员共同开标，填写《开标记录》后，约请各供应商面谈，澄清有关事项，并请供应商做二次或多次报价；在多次报价和多次约谈的基础上，综合各家报价、公司实力、合作态度等因素，由有关领导和物控部门确定中标单位，同时确认合同价格，向中标单位发放《中标通知书》，并填写《工程发包审批表》或《采购／外协评审表》，报请公司领导审批；7.菜买采购的询价工作由菜买物控员和菜买采购员一同进行，每月20-25日为菜买市场询价及定价的时间（蔬菜定价则为每半月制订一次价格，即1-15日为前半月，16-31日为后半月）；8.菜买采购员依据市场询价情况，做出菜买询价表并交给菜买物控员；每月5号前菜买物控员根据菜买采购员的询价表，制订出当月的菜买定价表；定价表需由供方单位、菜买采购员、菜买物控员和部门主管、中心主任共同签字确认；9.商品采购、大宗采购的询价工作，由商品采购员、大宗采购员负责，商品物控员和大宗物控员负责提供备选供应商，负责对采购询价进行审核；10.相关询价资料、约谈记录、招标资料和经过相关领导签字确认的定价表原件应由采购部资料员统一保管，按项目分类；11.零星采购一般由零星采购员跟需求部门一同去市场采购，现场询价，现场支付，现场采买，入库后再补相应手续。四、采购合同与订单1.用现金形式现场支付的零星采购，如表演部零星物料、维修部门急需的小额物料、小商品的采购等，不需要与供应商签订合同或订单，但需要在采购完成后补《采购／外协评审表》，作对账单，列支采购明细；2.与老供应商之间分批次进行的大宗采购，如劳保用品、办公用品、五金用品等，在单张物料需求表的采购金额低于2000元的情况下，可直接以订单形式进行采购，不必与供应商签订采购合同，但须在下单前完成《采购／外协评审表》的审批手续；3.与长期供应商（即已签订了长期供货合同的供货商）之间所进行的商品采购，可直接以订单形式订购；对新商品的采购，商品采购员、商品物控员根据新品物料进行市场询价和比价，确定临时供应商后，将相关商品信息交给仓管部，由仓管人员将临时供应商信息输入POS系统，再由采购员在POS系统中制订本次需购商品订单；4.对于当日的菜买需求，菜买采购员将根据不同的类别（蔬菜、肉类、干货、家禽、水产、粮油等）制订出相应的采购订单，经菜买采购员、菜买物控员、部门主管、中心主任签字确认后，以书面形式下发给长期菜买供应商；5.其他情况的采购，必须与供方签订采购合同；6.采购合同与订单，一般要明确以下信息：6.1品种、型号、规格、数量、价格、防护、运输、交付地点、交付期限；6.2所购物品的质量验收方法；6.3开具发票的类型、税率；6.4付款方式及付款期限；6.5对于外协加工的零部件需另附加工图纸、技术规范、检验标准等；6.6此外，采购合同上还必须注明违约责任及纠纷的处理方式。7.采购合同与订单，在我方审核会签前，先交给供应商确认，并签字盖章；订单或合同均一式四份，双方各执二份；8.采购合同与订单由采购员负责草拟，由物控员审核，部门领导、中心领导、公司领导审批，为此，采购员须填写《商务合同会签表》交给采购资料员对订单和合同进行统一编号，再由物控员对合同数量、单价及附件材料进行审核确认，然后提请相关领导审批；9.采购员负责跟踪合同与订单的执行情况，于每周二、六将采购到货信息汇总到采购资料员，由采购资料员编制《物料需求反馈表》，发给采购部门领导和相关使用部门；10.对于不能按物料需求时间及时到货的物品，采购员则需在第一时间及时将信息反馈给采购资料员,由采购资料员编制《异常物料反馈表》，将信息反馈给物料需求部门，以便做出相应调整；11.对于需要按照样品或图纸加工的物料，在跟踪办理的过程中，如发现图纸问题需变更解决的，要及时将意见反馈给提单部门，以便做出相应调整。五、采购验收与入库1.对于供应商送来的物料，由仓管员进行物料的数量及质量验收，购入数量大，单价较低的物料，则采取抽样检查；2.对以外协单位加工制作的零部件，由仓管人员与使用部门共同验收，仓管人员负责清点数量，使用部门则负责对物品质量进行把关，并填写《物料质量验收单》交给经办采购员；3.对验收不合格的物料，仓管员有权退回或拒收，并通知经办的采购员进一步确定物料入仓的具体数量，同时根据验收结果决定如何付款；4.到货物料的数量、质量验收通过后，由仓管员在供方送货单上签字确认，再由供方送货员将第一联财务联，交给相应的采购员进行报账；5.对于以订单形式进行的商品采购，供方应按采购订单的商品数量进行备货送货，并凭采购订单办理入库手续，由仓管员清点商品数量并对质量进行把关，在供方送货单上签字确认；6.对于以订单形式进行的菜买采购，供应商应按采购订单量进行备货，送货时凭采购订单办理入库手续，仓管员对菜品的数量进行清点，厨师则对菜买的质量进行验收，验收合格后由相应的库管员和厨师在供方送货单上签字确认；7.对于外包的工程，由物管部门进行工程的质量确认，并填写《分部工程验收表》交给经办采购员,作为进度付款的依据；外包工程发现质量不合格的，应要求承包商整改；8.使用部门领料出库后，发现规格不符或质量不合格的，也将通知经办采购员进行相应的退换货工作；9.物料不合格而不能退换货的，工程不合格而不能整改的，经相关领导确认后，可以让步接收，但应与供应商重新核定供货价格。六、采购付款与报销1.采购员应按合同规定为供应商办理付款手续，如果供应商未收到付款，采购人员有责任督促财务人员按照流程规定加快操作，以免对后期的采购工作造成影响；2.大宗采购、商品采购、菜买采购中以合同方式进行的采购付款，须由采购员填写《领用银行票据审批单》，经物控员、财务部门和公司领导审核批准后，交给公司财务进行汇款转账；3.大宗采购、商品采购、菜买采购中以订单方式进行的采购付款，除《领用银行票据审批单》外，经办采购员还需填写《费用申请表》，经物控员、财务部门和公司领导审核批准后，交给公司财务进