广西工学院信息管理系统

第六章管理信息系统的系统分析管理信息系统第六章管理信息系统的系统分析

第一节可行性分析与详细调查第二节管理业务调查第三节数据流程调查第四节数据字典第五节描述处理逻辑的工具第六节系统化分析第七节研究和确定管理模型第八节新系统的逻辑方案教学目的教学重点与难点

让学生掌握管理管理信息系统开发中系统分析这一重要环节，包括问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析等步骤，最后完成新系统的逻辑方案，形成系统分析报告。

可行性分析、详细调查系统分析、新系统逻辑方案系统分析报告系统分析的任务

在充分认识原信息系统的基础上，完成新系统的逻辑模型设计，解决系统“做什么”的问题。系统分析在很大程度上决定了系统开发的成败。数据、要求计算机能处理的信息和功能解决“做什么”的问题了解用户需求和系统现存问题；确定系统目标；可行性分析；业务调查分析；系统数据和功能分析；形成文档。系统分析的步骤问题识别可行性分析详细调查系统化分析逻辑方案设计第一节可行性分析和详细调查一、可行性分析的任务和内容〔1〕任务明确开发应用工程的必要性和可行性。〔2〕内容管理上的可行性技术上的可行性经济上的可行性二、可行性分析报告是可行性分析结果的表述。〔1〕内容〔2〕分析结论可以立即开发；改进原系统；目前不可行，或推迟到某些条件具备后再进行。系统简述；项目的目标；所需资源、预算和期望效益；对项目可行性的结论。三、详细调查的目的、原那么〔1〕对象〔2〕目的完整掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑方案设计做好准备。现行系统〔3〕原那么〔4〕方法召开调查会访问问卷调查参加业务实践详细调查应遵循用户参与的原则，由使用部门的业务人员、主管人员和设计部门的系统分析人员、系统设计人员共同进行。做到系统开发人员和管理人员互补不足，共同研究存在问题和解决方案。〔5〕内容管理业务调查数据流程调查访问你所在的工作岗位是什么？岗位工作的性质是什么？你的工作任务是什么？每天工作怎样进行时间安排？你的工作分为几班？工作结果同前、后续工作如何联系？你所接触的报表有几类？数据有哪些？满意程度如何？你所在的工作岗位是否恰当？工作量如何？你的工作方案不能合理安排的原因是什么？你的工作岗位存在的问题是什么？〔组织不力？规划不好？信息不畅？〕你通常采取什么手段提高工作效率？使用计算机了吗？如果增加鼓励〔奖金、鼓励、新技术等〕，工作效率是否会提高？第二节管理业务调查一、组织结构调查

建立MIS的目的在于提高管理水平，应当把建立新系统看成是对组织的一种有目的改变过程。因此对现行管理业务的调查十分重要。组织结构指的是一个组织〔部门、企业、车间、科室等〕以及这些组成局部之间的隶属关系或管理与被管理的关系。通常可用组织结构图来表示。厂长计划调度组计划科生产部财务部供销科计划组统计组统计组外协组成本组会计组出纳组供应组销售组仓

库组织结构图二、管理功能调查为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。

如何理解

功能所谓功能，指的是完成某项工作的能力。调查中可以用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系。销售系统的管理功能图三、管理业务流程调查调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行，内容包括：各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态〔报告、单据、屏幕显示等〕。〔1〕业务流程调查的内容〔2〕管理业务流程图

管理业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合流理向。

〔3〕业务流程图的画法

有关业务流程图的画法，目前尚不太统一，但大同小异，只是在一些具体的规定和所用的图形符号方面有些不同，而在准确明了地反映业务流程方面是非常一致的。

业务流程图常用符号案例某企业物资管理的业务流程分析车间填写领料单到仓库领料，库长根据用料方案审批领料单，未批准的领料单退回车间。库工收到已批准的领料单后，首先查阅库存账，假设有货，那么通知车间前来领取所需物料，并登记用料流水账，否那么将通知采购人员缺货。采购人员根据缺货通知，查阅订货合同单，假设已订货，那么向供货单位发出催货请求，否那么就临时申请补货。供货单位发出货物后，立即向订货单位发出提货通知。采购人员收到提货通知单后，就可办理入库手续。库工验收入库，并通知车间领料。仓库库工还要依据库存账和用料流水账定期生成库存的报表，呈送有关部门。图例说明业务处理单位业务处理描述表格制作传递存储收集资料计划处银行技改处各部门各单位局领导上级领导投资总规划更新改造贷款规模开会讨论报表审批综合平衡（讨论）批准下达各单位各部门正式计划计划各单位上报表计划处各部门各单位技改处银行各部门各单位存档图例说明业务处理单位业务处理描述表格制作传递存储收集资料储户存折存取款单存折现金存折业务分类存款单折取款单折存款处理取款处理利息文件帐目文件存取款业务课堂讨论背景资料：生产方案管理流程设计任务1：制定年度生产计划1.由生产部组织各工厂厂长，召开年度生产计划会议，并根据公司发展战略规定的生产目标、年度销售战略，编写公司年度生产计划；2.呈报运营总监审定；3.呈报公司总裁审批。任务3：制定月度生产计划由生产部部长组织各工厂厂长，召开月度生产计划会议，按照月度销售战略要求，制定各工厂月生产计划。任务2：分解季度生产计划年度生产计划获得批准后，每季度由生产部部长组织各工厂厂长，召开季度生产计划会议，按照季度销售战略要求，将年度生产计划分解为各工厂季度生产计划。任务4：汇总原材料使用计划1.由生产部组织工厂分析产品，确定生产所需原材料、机械设备及工具的品种、规格、数量等，各工厂编写原材料使用计划，上报生产部，汇总原材料使用计划，编写《生产部用料汇总单》；2.上报财务部审定；3.根据购买额度及审批权限，报运营总监或公司总裁审批；4.原材料使用计划批准后，抄送给储运公司，储运公司准备采购生产用原材料。任务5：生产过程调度1.各工厂组织生产，生产部对各工厂的生产过程进行监督、管理；2.生产部按照季度、月度召开生产调度会议，对生产过程的各种问题进行平衡、协调和调度；3.将产成品通过质检后入库；储运公司按照销售公司的订单，从成品库中提出货物，并负责向客户单位发送。任务6：汇总统计报表1.各工厂统计《生产统计报表》；2.生产部汇总、编制公司的《生产统计报表》；3.呈报运营总监审批；4.呈报上级管理部门。要求：根据所给的背景资料，进行业务流程的识别与设计。流程分析要点：1.该业务流程属于哪个部门？涉及到哪些其他部门？2.该业务流程在本部门中有哪些处理过程？3.其他部门的哪些处理过程与本部门相关？4.业务从哪里开始？哪里结束？5.该业务流程中涉及到哪些数据？〔3〕表格分配图这种图表可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。第三节数据流程调查一、数据流程调查的作用为了用计算机进行信息管理，还必须进一步舍去物质要素，收集有关资料，绘制出原系统的数据流程图，为下一步分析做好准备。二、数据流程调查的内容收集原系统全部输入单据、输出报表和数据存储介质的典型格式。弄清各环节上的处理方法和计算方法。在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度、发生的顶峰时间及发生量等。在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型、长度、取值范围。三、数据的来源现行组织机构现行各系统或部门的业务流程各种会议的决议计算机文件（或数据库）系统的数据组织结构上级下达的各种文件和各项任务指标与本单位有关的其它单位的有关信息其它各种报表、报告、图表

四、数据流程图

数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。〔1〕定义数据流程图具有抽象性，表现在它完全舍去了具体的物质〔如业务流程图中的车间、人员等〕，只剩下数据的流动、加工处理和存储；数据流程图具有概括性，它可以把信息中的各种不同业务处理过程联系起来，形成一个整体。〔2〕特点〔3〕数据流程图的常用符号不受系统控制，位于系统边界以外数据处理的外部来源和去处为防止交叉，可出现假设干次。名称标识功能描述完成者标识：数字〔编号、层次〕功能描述：祈使句〔动+名〕逻辑描述数据存储的地方→，表示流动的方向名称〔名词〕唯一与其他图例都有联系名称〔4〕常用符号的画法

为了使图形清晰，避免流线交叉，同一外部实体可在不同处出现。外部实体要有标记。同一实体在不同处出现，要在右下角打上斜线。外部实体数据流可以是双向的。数据流上要有文字说明，也可以加符号。数据流处理块的画法可以有标识、功能描述、实行的部门或程序名。处理数据存储也有标识和名称。指向数据存储的数据流箭头说明是读出还是写入。有时可用小三角形▲来表示搜索关键字。

数据存储〔5〕数据流程图的实例厂办统计表销售统计用户合同合同登记处理合同数据合同台账销售数据合同执行登记合同执行数据销售分配处理库存台账车间入库单入库处理入库数据出库数据查询查询出库处理发货处理发货通知出库单出库单财务科首先画出顶层（第一层）数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。下一步是对顶层数据流程图中的“处理”进行分解。〔6〕数据流程图的画法〔1〕数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的方法。〔2〕数据流程图分多少层次应现实际情况而定，对于一个复杂的大系统，有时可分至七八层之多。为了提高标准化程度，有必要对图中各个元素加以编号。〔3〕通常在编号之首冠以字母，用以表示不同的元素，可以用P表示处理，D表示数据流，F表示数据存储，S表示外部实体。例如：表示第三子系统第一层图的第二个处理。按业务流程图理出的业务流程顺序，将相应调查过程中所掌握的数据处理过程，绘制成一套完整的数据流程图，一边整理绘图，一边核对相应的数据和报表、模型等。如果有问题，那么定会在这个绘图和整理过程中暴露出来。由于实际数据处理过程常常比较繁杂，故应该按照系统的观点，自顶向下地分层展开绘制。黑灰半透明透明分层数据流程图IDEF0图用户P1销售处理订货单发货单展开展开的原那么标识符要有层次。如：4.1、4.2……

只是处理内部使用的数据存储，画在内部，如外部也要使用，则画在外部或跨在边界上。流向外部或外部流入的数据流，如在上一层中未出现，应在其与边界相交处画上"ד

交叉线要画半园弧线〔3〕与规划中的企业模型相对应FA—高层、P—中层、A—低层外部项的确定也就是规定了系统与外部环境的分界线〔7〕绘制数据流程图应遵循的原那么〔1〕首先确定系统的外部项〔2〕高层流程图与中、低层流程图的分工高层DFD中只画出系统正常运行时的主要输入和输出。对于错误或例外条件所产生的数据流不在高层DFD中反映。〔4〕按从左到右、从上到下的原那么进行〔5〕反复修改，仔细检查，保证其正确性。案例1某企业财务管理的数据流程分析采用“自顶向下”的原则进行是否有遗漏的数据处理功能有关数据载体部分是否与业务流程图一致〔8〕业务流程图→数据流程图的检查〔1〕检查DFD和TFD的一致性〔2〕检查DFD的一致性和完整性检查数据流，确认数据流是否有遗漏或多余检查数据存储，是否没有被业务过程使用或没有生成它的业务过程（根据C/U矩阵的判别标准来进行）检查处理功能，所有的处理功能都应有输入数据流或从数据存储中检索数据，也要有输出的数据流或向数据存储中发送数据。课堂讨论背景资料：——汽车配件公司分层数据流程图绘制第一层数据流程图〔环境图〕顾客供给商1处理业务订货单发货单订货单发货单配件库存第二层数据流程图顾客供给商销售订货单发货单配件库存1－1采购1－2订货单发货单到货通知会计1－3收据应付款通知向供给商的订货单第三层数据流程图顾客采购编辑订货单订货单配件库存确定顾客订货产生暂存订货单对照暂存订货单业务员开发货单并修改库存不合格顾客D2D3可发订货不满足的订货登录新顾客数据暂存订货单D4到货通知新顾客编制销售和库存报表销售历史D5应收款明细账D10配件库存D3合格的订货单检索库存经理询问库存库存状态第四节数据字典

一、数据字典的含义是在新系统数据流程图的根底上，进一步定义和描述所有数据的工具，包括对一切动态数据〔数据流〕和静态数据〔数据存贮〕的数据结构和相互关系的说明，是数据分析和数据管理的重要工具，是系统设计阶段进行数据库〔文件〕设计的参考依据。二、数据字典的内容主要是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。数据字典是关于数据流程图内所包含的数据元素〔数据存储、数据流、数据项〕的定义及说明的集合。数据字典由数据流、文件〔数据存储〕和数据项〔数据元素〕三类条目组织。数据字典要求：1〕完整性2〕一致性3〕可用性〔1〕数据项的定义数据项又称数据元素，是数据的最小单位。分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行。在数据字典中，仅定义数据的静态特性。1.数据项的名称、编号、别名和简述；2.数据项的长度；3.数据项的取值范围。

〔2〕数据结构的定义数据结构描述某些数据项之间的关系。一个数据结构可以由假设干个数据项组成；也可以由假设干个数据结构组成，还可以由假设干个数据项和数据结构组成。1.数据结构的名称和编号；2.简述；3.数据结构的组成。〔3〕数据流的定义数据流由一个或一组固定的数据项组成。定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还应指明它的来源、去向和数据流量等。〔4〕处理逻辑的定义处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。〔5〕数据存储的定义数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。〔6〕外部实体的定义外部实体定义包括：外部实体编号、名称、简述、及有关数据流的输入和输出。第五节描述处理逻辑的工具

一、判断树>库存量

欠款时间≤30天>100天

>30天≤100天需求量需求量≤库存量≤库存量>库存量先按库存发货，进货后再补发先付款，再发货立即发货不发货通知先付欠款

处理方案这是一张用于查找产品并计算金额的判断树，以说明对不同交易额、不同信誉、不同交易时间的顾客所采取的不同优惠待遇。判断树比较直观，容易理解，但当条件多时，不容易清楚地表达出整个判别过程。二、判断表〔决策表〕判断表〔决策表〕可以清晰地表达条件、决策规那么和应采取的行动之间的逻辑关系。条件语句行动语句条件项行动项三、结构英语表示法是一种模仿计算机语言的处理逻辑描述方法。它使用了由"IF'、"THEN"、"ELSE"等词组成的标准化语言。第六节系统化分析

在原系统详细调查的根底上进行系统分析是提出新系统逻辑模型的重要步骤。这一步骤通过对原有系统的调查和分析，找出原系统业务流程和数据流程的缺乏，提出优化和改进的方法，给出新系统所要采用的信息处理方案。一、分析系统目标根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察，对工程的可行性和必要性进行重新考虑，并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标，使系统目标适应组织的管理需求和战略目标。二、分析业务流程分析原有系统中存在的问题以对现有业务流程进行重组，产生新的更为合理的业务流程。业务流程分析过程包括以下内容：原有流程的分析业务流程的优化确定新的业务流程新系统的人机界面三、分析数据流程与业务流程的改进和优化相对应，数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容。数据流程分析的内容：原有数据流程的分析数据流程的优化确定新的数据流程新系统的人机界面四、功能分析和划分子系统为了实现系统目标，系统必须具备一定的功能。功能就是做某项工作的能力。目标可看作是系统，第二层的功能可看作是子系统，再下面就是各项更具体的功能。五、数据属性分析数据用属性的名和属性的值来描述事物某方面的特征。一个事物的特征可能表现在各个方面，需要用多个属性的名和其相应的值来描述。指分析数据的类型、数据的长度、取值范围和发生的业务量。静态特性固定值属性固定个体变动属性随机变动属性动态特性属性名属性的值固定值属性固定个体变动属性随机变动属性六、数据存储分析数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作。数据存储分析包括以下内容：分析用户要求，也就是调查清楚用户希望从MIS中得到哪些有用信息。然后通过综合抽象，用适当的工具进行描述。七、数据查询要求分析通过调查和分析，将用户需要查询的问题列出清单或给出查询方式示意图。八、数据的输入、输出分析除明确数据查询要求外，还应对各种输出报表的目的和使用范围进行分析，弄清哪些报表是多余的，或者是不符合实际要求的，系统的处理速度和打印速度是否能满足输出的要求等。分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题。九、绘制新系统的数据流程图新系统的数据流程图是在以上分析过程中逐步完善的。这是一项需要经过屡次反复的、去伪存真的细致工作。为了明确新系统的人机接口，还应在绘成的数据流程图上标明哪些局部由计算机完成，哪些局部由人工完成。十、确定新系统的数据处理方式数据处理的方式可分为两类：

按一定时间间隔（小时、日、月）把数据积累成批后一次输入计算机进行处理。特点是费用较低而又可有效地使用计算机。成批处理方式固定周期的数据处理需要大量的来自不同方面的数据的综合处理需要累计一段时间后才能进行的数据处理没有通信设备而无法采取联机实时处理的情况面向处理，数据直接从数据源输入中央处理机进行处理，由计算机即时作出回答，将处理结果直接传给用户。特点是及时，但费用较高。

联机实时处理方式需要反应迅速的数据处理负荷易产生波动的数据处理数据收集费用较高的数据处理网络第七节研究和确定管理模型

如何理解

管理模型管理模型是系统在每个具体管理环节上所采用的管理方法。在管理信息系统的系统分析中，就要根据业务和数据流程的分析结果，对每个处理过程进行认真分析，研究每个管理过程的信息处理特点，找出相适应的管理模型。一、综合方案模型综合方案是企业生产、经营活动的总规划。常用的综合方案模型有：企业中长期计划模型、厂长任期目标分解模型、新产品开发和生产结构调整模型和中任期计划滚动模型。综合发展模型数学规划模型、资源分配限制模型等。资源限制模型二、生产方案管理模型主要安排与综合生产计划有关的生产指标，常用模型有：数学规划模型（如优化生产计划模型）、物料需求计划模型、能力需求计划模型和投入产出模型等。生产计划大纲具体安排了生产产品数量、加工路线、加工进度、材料供应、能力平衡等，常用的模型有：投入产出矩阵、网络计划、关键路径模型、排序模型、物料需求、设备能力平衡、滚动作业计划和甘特图等。作业计划模型三、库存管理模型库存物资分类法库存管理模型最佳经济批量模型库存管理模型四、财务本钱管理模型品种法、分步法、逐步结转法、平行结转法、定额差异法等，用于直接生产过程消耗的计算。完全成本法和变动成本法成本核算模型数量经济模型、投入产出模型、回归分析模型、指数平滑模型等。成本预测模型实际成本与定额成本比较模型、本期成本与历史同期可比产品成本比较模型、产品成本与计划指标比较模型、产品成本差额管理模型和量本利分析模型等。成本分析模型五