会计档案管理制度范本

会计档案管理制度范本

会计档案是记录和反映经济业务的重要资料和证据，包括会计凭证、会计帐簿、财务报表、财务计划、财务分析等。因此，加强对会计档案的管理至关重要。公司财务部负责管理会计档案，主办会计组织的人员应按照规定进行定期收集、审查核对、分类装订成册或成卷，并编制目录及序号进行登记。年度的会计资料归档时间为次年的2月底以前。主办会计负责保管会计档案，严格做到不丢失、不缺损、不烂、不被虫蛀等。财务部定期不定期检查会计档案保管情况，及时处理档案保管中存在的问题。归档的会计资料应按年、季、月顺序立卷登记存放。财务人员查阅档案时必须向档案管理人员打招呼，阅后按规定顺序及时归还原处。公司各部门因公需要查阅会计档案时，必须经财务部负责人同意，由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信及工作证，经公司领导批准，财务部负责人指定由档案管理人员接待查阅，并详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅事由。会计档案原则上不对外借，如有特殊情况需要，须经公司领导或财务部负责人批准后方能外借或复印，并办理有关手续，外借期间不得转借他人，不得拆散原卷册，要限期归还。会计档案的保管期限根据其特点和使用价值分为永久、定期二类，定期保管期分为三年、五年、十五年、二十五年。具体保管期限详见附表。保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经公司领导、财务部负责人及有关人员共同签定，严格审查，编制会计档案销毁清册，报上级方管部门批准后执行销毁。销毁时应派人监毁，并在销毁清单上签名或盖章。应保存的资料，按上级有关规定执行。由于单位人员的变动，会计档案需要移交时，由移交人办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。撤销、合并单位和建设单位完工后，会计档案应随同单位的全部档案一并移交指定单位，并按规定办理交接手续。公司分设新单位时，由老单位根据帐面数编制财务移交表，双方签字作为新建单位建立新帐册的依据，原凭证、帐册等会计资料必须留在老单位。1、会计档案的装订应该牢固平整，不允许有折角和掉页现象。装订封口处应该加盖装订人的印章。装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度、账簿名称和编号。会计账簿的编号为一年一编，顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。2、编制完成并按时报送的会计报表应该按月装订成册，年度终了后统一归档保管。3、当年的会计档案在会计年度终了后，可由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。会计档案管理人员负责全部会计档案的立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，按管人员逐一接收。4、财务部应建立会计档案清册和借阅登记清册。凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。5、会计凭证应保管15年。会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保留25年。会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。发货票保管5年。6、会计档案保管期满需要销毁时，由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人