第二单元 问合せの返事

問い合わせの返事

取引先の問い合わせを受け取ったら、どのように対応しますか。〔一〕製品提供が可能の場合・相手の要求通り、カタログ、見積書〔価格表〕、見本などを送付する〔二〕製品提供が不能の場合・ニューモデル製品を紹介する。〔2.1〕・他社を推薦する。〔2.2；3.1〕・提供不能のことを通知する。〔3.2〕〔三〕突然の変更があった場合、その具体的な状況を相手に知らせる。〔2.3；3.3〕〔一〕製品提供が可能の場合カタログを送付するカタログ送付のポイント

「何を」「誰が」送ったかを確認するための文書であり、双方にとって記録ともなる。他の荷物等と同送する場合は、送付状を別の封筒に入れる。担当者が決っている場合、担当者の名刺を同封し、カタログの当該ページには付箋を添付する。

例文一

謹啓貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

先般は、当社製品「○○○」についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございました。

つきましては、取り急ぎ当該商品掲載のカタログ等を送付させていただきます。なお、お問い合わせ等につきましては担当の○○までご連絡いただければ幸甚に存じます。

今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。

謹白

記

送付物：カタログ一式

例文一のフロー相手の問い合わせに対する感謝の意を说明する。連絡の目的を说明する。〔本件〕連絡方法を知らせる。例文二

拝啓時下、ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。さて、先日ご依頼のありました○○のカタログを送付いたします。何とぞ詳細にご検討くださいますようお願い申し上げます。なお、カタログでご不明な場合は御一報いただければ弊社社員を派遣いたしますので、よろしくお願いいたします。まずは、ご案内まで。

敬具〔一〕製品提供が可能の場合見積書を送付する例文一「見積もりの依頼」の例文

拝啓貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。さて、貴社お取り扱いの商品につき、下記条件での見積書を至急ご送付くださいますようお願い申し上げます。敬具記·

品目○○○○〔商品番号１２３４〕·

数量○○個·

納期平成○○年○月○日·

支払方法手形〔月末締め切り60日約手〕·

運賃貴社負担·

受渡場所○○株式会社以上見積書の依頼のポイント

１～６の項目は取り扱い商品にかかわらず不変です。相手の製品の品質をほめ、積極的に協力したくなる文面になったほうがいいです。

例文二「見積書の送付状」の例文

拝復貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。さて、○月○日づけ貴信○○号では事務用OA機器の見積書をご依頼いただき、まことにありがとうございます。さっそくではございますが、別紙の通り算出させていただきました。ご検討のうえ、ぜひともご用命賜りますよう、お願い申し上げます。敬具

同封書類：御見積書１通例文三

○○の見積書送付について

拝啓平素は格別のお引立を賜り、厚くお礼申し上げます。さて、先日貴社より、お問合せがありました弊社商品「○○」のこの見積りは、別紙のとおりとなりますので、ご高覧ください。価格につきましては、できるかぎりサービスさせていただいておりますので、是非ご用命を賜りますようお願い申し上げます。なお、近日中に弊社担当員がお伺いいたしますので、詳細についてお話しいただければ幸いに存じます。まずは、見積書の送付かたがたお願いまで。敬具記

同封書類見積書１通以上

見積書の送付状のポイント

見積を依頼してきた文書番号を指定し、御礼とともに今後の発注を願う表現で結びましょう。ビジネスとはいえ、短くてもこういった気持ちのこもった送り状を添えたいですね。

例文四「見積書」の例文

御見積書下記の通りお見積もり申し上げます。金額\100,000品名

商品番号

数量

単価

金額

△△OA機器

G-４

２

50,000

100,000

例文四「見積書」の例文

納期平成○年○月○日支払方法手形〔月末締め切り60日約手〕運賃当社負担受渡場所○○株式会社見積有効期限平成○年○月○日見積書のポイント

先方の見積依頼書にあった納期や支払い方法などの条件を繰り返し述べ、行き違いのミスを防ぎます。時間の経過とともに、取引条件〔見積〕が変更される可能性がある場合は、取引条件の「有効期限」を明確にしましょう。〔一〕製品提供が可能の場合見本を送付する例文一「見本を請求する」の例文

拝啓貴社いよいよご発展のこととお慶び申し上げます。さて、当社では、貴社お取り扱い下記製品の仕入れを検討しております。まことにお手数ですが、商品についての資料・価格表・商品見本をご送付くださいますよう、お願い申し上げます。仕切り値によりましては、相当量の発注ができる見込みですので、どうぞよろしくおとりはからいください。

例文一「見本を請求する」の例文

なお、見本代金が必要な場合は、その旨ご連絡くださいますようお願い申し上げます。。敬具記·

△△△△△〔Aタイプ〕·

△△△△△〔Bタイプ〕·

△△△△△〔Cタイプ〕以上見本を請求するのポイント

商品の見本については、「必要であれば」と、費用の負担を申し出るのが礼儀です。

例文二「請求された見本を送る」の例文

拝復貴社ますますご盛業のこととお慶び申し上げます。さて、このたびは弊社新製品につきまして資料と見本のご請求をいただきまして厚く御礼申し上げます。さっそく下記の通り、ご送付申し上げますので、ご検討のうえ、なにとぞご用命くださいますよう、お願い申し上げます。なお、見本代金につきましては、今後のお取引の成立状況により、あらためて決済させていただきます。なにぶん、高額商品ゆえ、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。敬具記·

商品見本〔商品番号○○○○〕１個·

当社今季カタログ１冊·

価格表１部以上例文三見本送付のご案内

拝啓貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げ、平素の格別のお引立てを賜りありがたくお礼申し上げます。さて、本日お電話にてご依頼のありました弊社製品○○の見本は、さっそく別送申し上げました。この製品は、従来のものと比べ品質の格段な向上に成功したと、自負いたしているものでございます。よろしくご検討のうえ、是非ご用命賜りますようお願い申し上げます。なお、ご不明の点がございましたら、ご遠慮なくご一報ください。弊社社員を派遣いたしましてご説明申し上げます。まずは、ご案内まで。

敬具

請求された見本を送るのポイント

取引の可能性がある相手先ですので、照会へのお礼は必ずしましょう。発注をお願いする言葉で結ぶとよいでしょう。

〔一〕製品提供が可能の場合アポイントメントの依頼状打合せのお願い

拝啓日頃は格別のお引立てにあずかり、まことにありがとうございます。さて、さっそくですが、かねてよりお問合せいただいております○○につきまして、近日中に担当者とともに具体的なお打合せに参上いたしたく、ご都合お伺いいたします。なお、ご訪問に先立ちお電話にてご連絡いたしますので、よろしくお願い申し上げます。まずは、取り急ぎお願いまで。

敬具

〔二〕製品提供が不能の場合ニューモデル製品を紹介する〔2.1〕例文2.1のフロー

先方の照会へのお礼をします。要求された製品が提供不能のことを说明します。ニューモデル製品を紹介します。同封物などを説明します。連絡方法を知らせます。〔二〕製品提供が不能の場合他社を推薦する〔2.2；3.1〕例文2.2のフロー

先方の照会へのお礼をします。要求された製品が提供不能のことを说明します。他社を推薦します。同封物などを説明します。

練習3.1〔二〕製品提供が不能の場合提供不能のことを通知する〔3.2〕「見積もりを辞退する」の例文

拝復貴社いよいよご発展のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配にあずかり、厚く御礼申し上げます。さて、先日貴信○○号にてご依頼を受けました、当社製品○○につきましての見積書送付の件ですが、まことに申し訳ございませんが、今回はご辞退申し上げます。実は、当製品は、おかげさまで昨年の発売以来、たいへんなご好評を得ております。現在も各社様から多大な注文を受け、当社工場フル稼働で生産にあたっておりますが、それでも追いつかず、納品をお待ちいただいているような状態でございます。このような次第で、ご依頼にありました納期に間に合わせることは到底不可能と判断いたしました。「見積もりを辞退する」の例文

せっかくお引き合いをいただきましたのに、このような答复を差し上げますこと、心苦しい限りでございますが、事情をご賢察のうえ、なにとぞご了解くださいますよう、伏してお願い申し上げます。なお、3ヶ月程度の納期のご猶予がいただけますようなら、またあらためてご連絡を賜れば幸甚に存じます。まずはとり急ぎ、見積もり辞退のおわびかたがたご連絡を申し上げます。敬具例文のフロー

見積もりを辞退するお詫びをします。辞退する理由を説明します。再びお詫びして、先方の理解を求めます。変更の可能性があるかどうかを確認します。

見積もりを辞退するのポイント

見積もりや受注を辞退するのは、非常に稀な辞退です。先方が気を悪くしないよう、丁寧な文面でしっかり事情を説明しましょう。

練習3.2練習5.4〔三〕突然の変更があった場合具体的な状況を相手に知らせる〔2.3；3.3〕例文2.3のフロー

変更の件について説明します。変更の内容〔いきさつ〕を説明します。変更のお詫びをします。

練習3.3〔四〕補充内容１取引申し入れの返事取引申し入れの返事相手の申し入れを承諾する場合には、文書で意思表示をします。その際には、こちらの感謝の気持ちを表すとともに、その条件を確認することが大切です。先方からの依頼・申し出・要求に対して、同意できない場合は断りの文書を書かなければなりません。断りの文書では、その理由に事実をすべて述べる必要はありません。また、相手方の欠陥や短所などを指摘する表現は避けて、相手方が断られたことに納得するような理由を述べることが大切です。このような文書は、ビジネス交渉の一つの締めくくりを示すものなので、こちらの誠意を表すよう全般の語句・表現に注意します。また、一般に、発信の前後には電話や面談を通じてこちらの意思を伝えておきます。取引申し入れを承諾するのポイント

重要な申し入れなどを承諾する場合は、儀礼的な意味だけでなく、ビジネスの段階を確認する意味で、必ず文書でやり取りするようにします。相手が申し入れてきた文書番号を明示し、それにたいする返事であることをはっきりさせます。まず相手の協力に対して感謝の気持ちを述べたうえで、契約条件を漏れのないように箇条書きで列挙し、内容を確認します。未決定の事項がある場合は、その旨を明記します。今後の段取りについては、担当者などを示し、細部は改めて打ち合わせることとします。取引のこれからの成功と発展を期待して本文を終わります。

「取引申し入れを承諾する」の例文

拝復時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。さて、このたび貴信○○号にて、弊社との新規お取引開始のお申し入れをいただき、厚く御礼申し上げます。弊社といたしましても、販売拡張の機会はまことにありがたいことで、取引条件が合致いたしますれば、ぜひともお取引を開始させていただきたく存じます。つきましては、さっそく、詳しいご説明を伺いたく存じますので、まことに足労ではございますが、貴社にご担当者様にご来社いただきたく、お願い申し上げます。弊社は、小職がお話を承りますので、日時等の調整は、小職あてご連絡ください。まずはとりあえず書中をもちまして、承諾のご返事かたがた御礼を申し上げます。

敬具新規取引申込みの承諾

拝復

盛夏の候、貴店いよいよご隆盛のこととお喜び申し上げます。

さて、このたびは新規お取引のお申込みをいただき、誠にありがたくお礼申し上げます。

貴店のご高名はかねてから拝承いたしておりましたが、なにぶん弊社は創業以来まだ日も浅く、全面的に拡張するに至っておらず、したがって貴地方においては貴店が地域一番店であらせられることを存じ上げながらもお伺いする余裕がございませんでした。このたびのお申込みは、当社といたしましても貴地方に営業所開設を計画している矢先でもあり、誠に願ってもないお知らせとありがたく拝受いたします。

なお、詳しくは貴地方営業所開設準備担当責任者を近日中にお伺いさせますゆえ、よろしくご引見のうえご用命賜わりますようお願い申し上げます。

まずはお礼かたがたお願いまで。

敬具

お取引申入れの承諾について

拝復残暑の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。さて、このたびは、貴社営発第○号にてお取引開始のお申入れをいただき、心よりお礼申し上げます。お申入れの件につきましては、喜んでお受けすることにいたしました。かねがね貴社の業界における信用の高さは承っており、このたびのお申入れはまさに願ってもない幸運でございます。ご提示のお取引条件につきましては、何ら異存はございません。まずは、承諾のご返事まで。敬具

練習吉田物産は、S&A社からの製品デュクロンについての販売提携の申し入れを承諾し、契約条件などについて確認します。デュクロン販売提携の件

拝復時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。さて、かねてよりお申し越しの貴社商品「デュクロン」の販売提携の件につきましては、種々ご高配賜わりありがとうございます。先日は、わざわざご来社いただきまして、お手数をお掛けいたしました。つきましては、本件に関し、その後社内において慎重に検討を重ねました結果、「デュクロン」が持つカーペット材としての特色を高く評価し、下記の条件により、弊社が取り扱わせていただくことと決定いたしました。デュクロン販売提携の件

契約書調印そのほかの段取りにつきましては、弊社の営業部長山田との間でお打合せのうえ、取り進めていただきたく存じます。今後とも「デュクロン」販売のいよいよの発展を祈念しつつ、取りあえず書中ご通知まで申し上げます。敬具記契約条件申し入れを断るのポイント

「考えておきます」とか「検討します」などのどちらとも取れるような表現は避けます。将来取引の可能性があるかもしれませんから、そのようなことを考えて、木で鼻をくくった表現で断るのでなく、自社の方針をしっかり説明したうえで、相手の理解を求める姿勢で丁寧な表現でこちらの意思を伝えます。こちらが先方の希望を理解したうえで断っていることを示すため、先方の申し出の内容を繰り返して確認します。申し入れを断るのポイント

なぜ断るか、その理由をはっきり述べます。その理由に事実をすべて述べる必要はありません。また、相手方の欠陥や短所などを指摘する表現は避けて、相手方が断れることに納得するような理由を述べることが大切です。先方の理解と了承を求めて本文を終わります。断る文書もビジネス交渉の一つの締めくくりを表す文書なので、こちらの誠意を示すよう全般の語句や表現に注意し、相手の信頼と今後の友好関係を失わないように留意します。「代理店申し入れを断る」の例文

拝復時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。このたびは、小社製品の販売をとのお申し入れをいただき、まことにありがとうございました。ただ、今回は諸般の事情により、お申し越しの件は見送らせていただきたく存じますので、あしからずご諒承ください。従前より、小社の製品販売の代理店をとの要請を各方面からいただき、まことにありがたいことと存じております。しかしながら、小社は、社員が直接お客様にご説明の上販売を行い、またお客様の声を、製品の開発・製造に反映させるという方法をとっております。これは、小社の基幹ともいうべき方針でございまして、当面の間は、代理店形式で販売を委託する予定はございません。

「代理店申し入れを断る」の例文

ご期待に添えず、まことに申し訳ございませんが、そのような事情でございますので、なにとぞご賢察くださいますよう、お願い申し上げます。まずはとり急ぎ書中をもちましてご返事申し上げます。敬具

新規取引申込みの拒絶

拝復

貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。

このたびは新規取引のお申込みをいただき、誠にありがたくお礼申し上げます。

さて、せっかくのご好意に背くようでございますが、弊社はご高承のように「○○○」のブランド製品に限り、一地区一店主義を堅持することにより、販売店の皆々様からもご信用をいただいております。貴店のお申込みによりますと、「○○○」のブランド製品に関して現在の特約店○○様のご了解をとりつけるから、曲げて取引せよとの仰せでございますが、弊社としましては、貴地区においてそのような前例が生じますと、他地区からのお申込みを受け付けなければならないようになり、一地区一店主義の販売政策が崩れることになります。

新規取引申込みの拒絶

つきましては、誠に勝手な申し分ではございますが、以上のような事情から今回の取引お申込みは残念ながらお断りいたしたいと存じます。あしからずお許し下さいますようお願い申し上げます。

敬具

新規取引お申込みの件〔断り状〕

拝復貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。さて、このたびは弊社との新規取引のお申込みにあずかり、まことにありがとうございました。さっそく検討させていただきましたが、はなはだ残念ながら貴意に沿いかねる仕儀と相なりました。実は、貴地にはすでに○年前より特約店契約の取引先がございまして、同一地域内での新規契約はいたしかねるしだいでございます。せっかくお申込みいただきましたのに、ご希望にお応えすることができずまことに心苦しく存じますが、あしからずご了承のほどお願い申し上げます。まずは、お返事まで。敬具

練習インテックス社は、S&A社から製品デュクロンの販売代理店を引き受けてほしいとの申し入れを受けましたが、従来から同種商品を扱っているのでそれとの競合を避けたいという理由で、提携を断る文書を書く。デュクロン販売提携見送りの件

拝復時下ますますご清祥の段お慶び申し上げます。さて、〇月〇日付け貴信にてお申し越しの「デュクロン」の販売代理店の件、早速弊社内部で検討させていただきました。その結果、せっかくのお申し越しながら、今回は貴意に添いかねるとの結論に達しましたので、書中をもってご連絡申し上げます。従来からの取引先との関係で、弊社ではすでにカーペットも取り扱いの商品の一つに入っているためであります。何卒事情ご賢察のうえ、あしからずご了承くださいますようお願い申し上げます。まずは、ご返書まで申し上げます。敬具〔五〕補充内容２取引条件について「取引条件の照会」の例文

拝啓貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。さて、○月○日づけ貴信○○号によりお申し入れのありました、貴社製品「○○○○」の新規お取り扱いの件につき、下記条件をご照会いたしたく存じます。ご多用中のところ恐縮ではございますが、至急ご答复くださいますよう、お願い申し上げます。敬具「取引条件の照会」の例文

記·

価格「○○○○」A～C各タイプにつき、現金、掛売りそれぞれの仕切値·

支払方法締切日、支払日、手形サイトなど·

運賃諸掛負担の範囲·

その他付帯条件なお、ご答复をいただき次第、当担当者が打ち合わせのため参上する手配をいたしておりますので、よろしくお願いいたします。以上

商品○○に関するご照会の件

拝啓貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引立てを賜り、厚くお礼申し上げます。さて、このたび貴社より発売されました新製品○○を、弊社でも取り扱いたく存じます。つきましては、下記のお取引条件について、折り返しご答复くださいますようお願い申し上げます。まずは、取り急ぎご照会まで。敬具

商品○○に関するご照会の件

記１価格現金仕入価格の場合および売掛の場合２支払方法約束手形の最長期間〔弊社では入荷後１か月後の約手払いが原則です〕３運賃諸掛負担の範囲４運送方法弊社営業所への発送を希望５保証金弊社としては○万円以内を希望以上「取引条件の答复」の例文拝復貴社一段とご隆盛の由、心よりお喜び申し上げます。さて、○月○日付け貴信○○号により、当社製品「○○○○」の取引条件につきましてご照会をいただき、まことにありがとうございました。さっそくでございますが、下記の通り、ご答复申し上げます。ご検討のうえ、ぜひともご用命賜りますよう、お願い申し上げます。敬具「取引条件の答复」の例文記·

仕切り値各タイプとも、製品上代の７０％·

支払条件現金４０％、手形６０％〔サイト６０日〕·

運賃諸掛○○運送より当社負担以上取引条件の答复のポイント取引や契約条件に関する答复文書は、相手の知りたいことに対して、過缺乏なく答えることが不可欠です。照会をうけたことに対して、喜ばしくお礼を述べましょう。条件を検討したうえで、ぜひ取引したいという友好的な姿勢を見せましょう。「取引条件の確認」の例文

拝復貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さて、このたびは、貴社新製品の販売権を弊社にお与えいただきまして、まことにありがとうございました。また、○月○日に行われました、貴社営業課長・○○三郎様と、弊社営業部次長・○○四郎との話し合いの席で、当府下での販売契約は弊社一社に限り、他社には委託しない旨のお約束をいただきましたとのこと、格段のご配慮に対しまして、重ねて御礼申し上げます。貴社のご厚情にお応えするため、当社といたしましても全力をあげて販売努力をいたす所存でございます。何卒今後ともご支援ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。まずは御礼かたがたごあいさつを申し上げます。敬具

取引条件の確認のポイント

責任者としての念押しの文書ですが、「確認させていただきます」とストレートに述べては、相手担当者の顔をつぶすことになりかねませんので、相手の配慮に感謝する言い回しをつけ、文書全体を和らげましょう。

取引条件の緩和について

拝啓貴社ますますご盛業の段お慶び申し上げます。さて、ご存知のとおり、長引く不況の影響で弊社も回転資金の運用がますます厳しくなってまいりました。つきましては、まことに勝手なお願いでございますが、これまでの代金決済方法を下記のように変更していただきたいと存じます。何とぞよろしくご了承賜りたく存じます。まずは、取り急ぎお願いまで。敬具記１締切日毎月○日〔従来は○日〕２支払日翌月○日〔従来は○日〕３支払方法サイト○日の約束手形〔従来は現金〕以上取引条件変更の申し入れを断る拝啓日頃は弊社の製品販売につき格別のご高配を頂き、ありがたく御礼申し上げます。さて、この度弊社に対するお支払条件につき、現行の月末締め当日起算30日約束手形払いを同60日払いに変更してほしい旨のお申し出を頂きました。いろいろご事情があってのご要望とは存じますが、弊社はすべてのお取引先に対して同一条件でのお取引をお願いしており、誠に申し訳ございませんが、貴社だけを例外とするわけには参りません。何卒弊社の方針をご賢察くださいまして、現行通りのご決済をご継続くださいますよう、お願い申し上げます。貴意に添いかねます段、あしからずご容赦ください。まずは取り急ぎご答复申し上げます。敬具

〔六〕補充内容３信用調査について「取引先に信用状態の照会先を尋ねる」の例文

拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さて、このたびは、小社とお取引を願えることになり、まことにありがとうございます。小社の規定で、初めてのお取引の際には、形式的に信用調査をさせていただくことになっております。つきましては、御社のメインバンクなど、照会先をご指示くださいますよう、お願い申し上げます。今後末永く友好的なお取引をつづけさせていただくために必要な段階とご理解賜れば幸甚に存じます。まずはとり急ぎお尋ね申し上げます。敬具

取引先に信用状態の照会先を尋ねるのポイント

表現によっては相手が気を悪くする主旨なので、「当社の決まりで」や「お互いの信用を築くために」など、悪意や不信感に基づくものではないことを明示しましょう。「信用状態の照会先を返答する」例文

拝復○月○日づけの貴信、拝受いたしました。さっそくではございますが、当社の取引銀行は○○銀行と○○信用金庫でございます。貴社とのお取引開始の件は、小職から伝えておきます。信用調査は、取引開始にあたり必須のことと承知しておりますので、当社といたしましてはなんら異存ございません。ご随意にご調査をお進めください。では、とり急ぎご答复のみにて失礼をいたします。敬具信用状態の照会先を返答するポイント

照会先に口添えしておくことや、信用調査を受けるのは当然といった認識を伝えれば、丁寧かつ友好的なものになるでしょう。

「取引先信用状態の照会」の例文

信用調査のご依頼拝啓貴行ますますご発展のこととお慶び申し上げます。さて、当社ではこのたび、貴行をメインバンクとしている○○株式会社と、新規に取引を開始する予定でおります。つきましては、下記の事項についてご照会申し上げますので、ご多用中恐縮でございますが、ご調査の上ご答复賜りますよう、お願い申し上げます。なお、ご通知のないようについては当然のことながら秘密を厳守いたします。また、ご調査費用につきましては、ご請求のあり次第送金させていただきます。以上、よろしくおとりはからいください。敬具

「取引先信用状態の照会」の例文

記·

調査先○○株式会社〔所在地・取引店名〕·

照会希望事項

〔１〕財政状態

〔２〕営業状態

〔３〕役員の経歴と信用状況·

答复期日〔希望〕平成○○年○月○日以上○○会社の信用状態ご照会の件

拝啓時下ますますご発展のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引立てを賜り、厚くお礼申し上げます。さて、さっそくですが、御社とお取引がございます○○会社様の信用状態につき、私どもにご教示いただけませんでしょうか。実は、このたび○○会社様より新規取引のお申込みを受けましたが、同社についての詳細がまったく不明のため、もっか思案中の状態でございます。つきましては、先方より信用照会先として御社を指定されましたので、以下の項目についてお伺い申し上げるしだいです。

○○会社の信用状態ご照会の件

ご多用中のところまことに恐縮ですが、何とぞよろしくお願い申し上げます。なお、ご教示いただきましたないようにつきましては、もちろん絶対に他言はいたしません。まずは、取り急ぎお願いまで。敬具

記

1営業状態

2信用状態

3その他参考事項以上

調査機関に信用状況を問い合わせる信用調査ご依頼の件拝啓貴社ますますご隆昌の段大慶に存じます。さて、下記企業に関して、別記事項の調査をお願いします。記1、調査対象：高島インテリア株式会社〔所在地・電話など〕

調査機関に信用状況を問い合わせる2、調査事項：〔1〕経営者のリーダーシップ、人格、経営組織、経営方針〔2〕過去3年の業績、売上高、営業利益、経常利益の推移〔3〕今後の業績予想〔4〕金融機関との取引状況、同社に対する評価〔5〕主な業務取引先、取引実績、同業者間の評価〔6〕企業としての特色、取引上の特記留意事項

調査機関に信用状況を問い合わせる3、調査報告の提出、支払い：「特急」扱いとし、調査が済み次第、報告書を提出するとともに、改めて口頭にて補足報告を願いたい。費用は、先般お打ち合わせのとおり、525,000円〔消費税込み〕とする。調査完了後、請求書を当社あてに送付すること。以上

取引先信用状態の照会のポイント

金融機関の調査部に依頼するときは、応分の費用が必要となる場合が多いので、その点にも触れておきましょう。調査機関に対してはこちらが客なので、本文の前後のあいさつ的な言葉は簡潔な表現としたり、その一部または全部を省略することがあります。記書きの文章は、「です・ます」調ではなく「である」調で書いてもかまいません。取引先信用状態の照会のポイント

照会する事柄は、必要項目を箇条書きで、できるだけ具体的に書きます。一般的に、信用状況の調査は、特定した会社の資本金、会社の履歴、役員の氏名と経歴、営業の内容とその状況や成績、取引先の内容、経理や財務の状況、金融機関や同業者や取引先の評価と評判、今後の見通しなどの項目について行われます。

調査報告の提出期日を明示します。特に急ぐときは期日の指定をせず、至急報告を求める「特急」などと指定します。「取引先信用状態についての答复」の例文信用状態報告書拝復貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さっそくではございますが、○月○日づけ貴信○○号にてご照会のありました○○株式会社の信用状況につきまして、下記の通りご答复申し上げます。なお、答复内容につきましては、くれぐれも秘密厳守のほどをお願いいたします。