计算机第7章报表

第7章报表报表是Access提供的一种对象，它可以将数据库中的数据信息和文档信息以多种形式通过屏

幕显示出来，或通过打印机打印出来，同时还可

以在报表中进行多级汇总、统计、平均和求和等

计算。本章将介绍报表的作用、类型、视图方式，创建报表，设计报表，报表排序与分组、报表控

件的使用，报表的页面设置与打印等。7.1认识报表报表可以将选定的数据信息进行格式化显示和打印。报表可以基于某一数据表，也可以基于某一查询结果，这个查询结果可以是在多个表之间的关系查询结果集。报表在打印之前可以预览。另外，报表也可以进行计算，如求和、求平均值等。7.1.1报表的作用报表作为Access

2003数据库的一个重要组成部分，提供了以下功能：能够呈现格式化数据，格式丰富，使报表更易于阅读和理解。可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。能够分组组织数据，对数据进行汇总，使报表更加清晰便于比较分析。能够输出标签、清单、订单、信封和发票等样式的报表，使报表更加有效的处理商务信息，满足不同用户的需求。通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息，便于保存和归档。能够在报表中利用图表和图形来帮助说明数据的含义，还使报表美观。7.1.2报表的类型报表的类型有：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。1．纵栏式报表纵栏式报表结构与纵栏式窗体相似，文字纵向排列。在纵栏式窗体中只能显示一条记录，而纵栏式报表可以显示多条记录，字段标题信息和记录数据都在主体节中。下图为纵栏式报表示例。2．表格式报表表格式报表以表格的形式显示数据记录，能同时显示多条记录。在表格式报表中记录纵向排列，字段横向排列，能在一行中显示记录的所有字段，字段名称在页面页眉中显示，报表名称在报表页眉中显示。3．图表式报表图表式报表以图表的形式显示数据记录，

使数据更加直观的显示，便于数据的分析比较。

Access提供了多种图表供用户选择，如折线图、柱形图、饼图等。4．标签式报表标签式报表比较特殊，它里面每个以标签显示的记录格式相同，多用于设计各种标签、名片、信封及传单等。7.1.3

报表的视图Access为报表提供了3种视图操作窗口：设计视图、打印预览和版面预览。1．设计视图在设计视图中，Access2003为用户提供了丰富的可视化设计手段，用户不必编程就可以创建和编辑修改报表中需要显示的元素，调整报表的结构布局。学生报表的“设计视图”如图所示。2．打印预览在打印预览中，可以看到报表的打印外观，所显示的报表布局和打印内容与实际打印效果是一致的，即所见即所得。学生报表的“打印预览”视图，如图所示。3．版面预览版面预览可以查看报表的版面设置及打印效果。版面预览视图与打印预览视图特点基本相同。两者不同之处是“打印预览视图”显示的是全部数据，而“版面预览视图”只对数据源中的部分数据进行数据格式化，因此报表预览速度快，工作效率高。7.1.4

报表的结构在Access

中，报表是按“节”来设计的。报表通常由报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、组页眉、组页脚及主体7

部分组成，每一部分称之为一个节。7.2

创建报表Access中提供了3种创建报表的方式：使用“自动创建报表”功能、使用向导功能和使用“设计视图”创建。实际应用过程中，一般可以首先使用“自动报表”或向导功能快速创建出报表结构，然后再在“设计视图”中对其外观、功能加以修改，这样可提供报表设计的效率。7.2.1

使用“自动创建报表”功能创建报表“自动创建报表”功能是一种快速创建报表的方法。使用自动创建报表功能，可以选择纵栏式或表格式两

种类型的报表。使用自动创建报表功能所创建的报表

能够显示基本表或查询的所有字段和记录。【例7.1】以“学生”表为数据源，使用“自动创建报表”功能，创建“纵栏式”报表，命名为“学生”。【例7.2】以“成绩”表为数据源，使用“自动创建报表”功能，创建“表格式”报表，命名为“成绩”。7.2.2

使用“报表向导”创建报表使用报表向导是一种迅速学习如何创建报表的好方法。可

以照原样使用报表，也可以调整报表，使之符合自己的要求。

使用“报表向导”创建报表时，向导将提示用户输入有关记录

源、字段、版面以及所需格式，并根据回答来创建报表。这时，用户可以从多个表中选择字段，可以在报表中对记录进行分组

或排序，并计算各种汇总数据。【例7.3】以“教师”表为数据源，使用“报表向导”功能创建报表，以“所属院系”字段分组，以“编号”字段升序排列，报表布局为“递阶”，报表样式为“大胆”，命名为“教师信息报表”。7.2.3

使用“图表向导”创建报表如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。在Access中可以应用“图表向导”将数据以图表的形式显示出来。【例7.4】以“学生”查询为数据源，使用“图表向导”功能创建报表，图表的类型为“柱形图”，命名为“各民族男女学生统计”。7.2.4

使用“标签向导”创建报表在Access中可以应用“标签向导”快速地制作标签报表。【例7.5】以“教师”为数据源，使用“标签向导”功能创建报表，命名为“教师联系方式”。7.2.5

使用“设计视图”创建报表【例7.6】以“院系”表为数据源，使用“设计视图”创建报表，命名为“院系”报表。【例7.7】修改“院系”报表的布局，以表格方式显示。7.3

设计报表控件的概念控件的种类控件的使用控件属性的设置在报表中添加计算控件7.3.5

在报表中添加计算控件【例7.8】创建“学生年龄信息报表”，显示内容为学生的“学号”、“姓名”、“性别”和“年龄”，其中“年龄字段”为计算字段。“学生年龄信息报表”报表预览视图如图所示。7.3.6

报表属性的设置在“设计”视图中，双击报表选定器，打开报表“属性”对话框。选中相应的属性，进行设置。单击“数据”选项卡、

“事件”选项卡、“其他”选项卡和“全部”选项卡，可进行其他属性的设置。7.4

美化报表设置报表格式添加背景图片添加日期和时间添加分页符添加页码7.4

美化报表【例7.9】按照以下要求补充“院系”报表的设计：使用“自动套用格式”中的“大胆”格式中的“颜色”和“边框”；添加背景图片（图片自己任意选择）；插入页码，页码格式为“第N页，共M页”，位置为“页面底端（页脚）”。7.5

报表排序和分组统计可以对数据表、窗体或报表中的数据进行排序。排序操作将按一个或多个字段中的值来组织记录。例如，可以按字母顺序对产品列表进行排序。在报表中，可以将排序后的记录分成不同的组。7.5.1

记录排序在报表中可以设置按照某个字段的升序或降序输出记录数据，对记录排序时，最多可以按4个字段进行排序。排序次序是指定如何对字段或表达式中的数据排序。“升序”先排最小值，后排最大值。“降序”先排最大值，后排最小值。例如，如果按字母顺序对“文本”字段中的值以升序进行排序，它将先排“数值”字段值为0

的项，后排“数值”字段值最大的项。7.5.2

记录分组在报表中可以设置按照某个字段的升序或降序输出记录数据，同时还可以将记录进行分组，把有某种关系的记录放在同一个组中，便于对整个组进行统计和查看。分组时最多可以按10个字段进行分组。7.5.2

记录分组【例7.10】以“学生成绩查询”为数据源创建一个报表，以学号和姓名分组，按学号升序排列，显示学生的课程名称和分数，所创建的报表命名为“学生成绩查询”，显示效果如图所示。7.5.3

报表常用函数聚合函数说明AVG(expr)列中所有值的平均值。该列只能包含数值数据。Null值将被忽略COUNT(expression)COUNT(*)列中值的数目（如果指定列名为expr）或者表或组中所有行的数目（如果指定*）MAX(expr)列中最大的值（对于文本数据类型，按字母排序的最后一个值）。忽略空值MIN(expr)列中最小的值（对于文本数据类型，按字母排序的第一个值）。忽略空值SUM(expr)列中值的总和。列中只能包含数值数据7.5.4

分组统计可以使用分组来计算汇总信息，例如合计和百分比。【例7.11】在“学生成绩查询”报表的基础上，统计每个学生的总分和平均分。效果如图所示。7.6创建和使用主/子报表子报表是插在其他报表中的报表。在合并报表时，其中一个必须作为主报表。主报表可以是绑定的也可以是未绑定的，也就是说，主报表可以基于，也可以不基于表、查询或SQL语句。在插入包含与主报表数据相关的信息的子报表时，子报表控件必须与主报表相链接。该链接可以确保在子报表中显示的记录与在主报表中显示的记录保持正确的对应关系。7.6.1

在已有报表中创建子报表【例7.13】在已有的报表中创建子报表。在

“学生”主报表中增添“选课成绩信息”子报表。7.6.2

将已有报表作为子报表添加到另一个报表中【例7.14】利用“自动创建报表”功能创建

“课程”的纵栏式报表，然后将已有报