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文档简介

太平洋商厦电话传真管理制度1.0引言为加强通信管理，规范电话和传真使用，维护公司形象。本文定义了太平洋商厦电话传真管理制度。2.0适用范围该管理制度适用于太平洋商厦公司全体员工。3.0责任部门营运中心、行政部、信息部均有电话传真管理职责，其中营运中心为主要责任部门。4.0电话管理4.1外线电话使用4.1.1.外线电话用于公司业务，不能作为私人电话使用。4.1.2.外线电话不得挂起或超时使用，避免影响其他员工正常业务。4.1.3.请勿在接通电话前将电话机放于耳边或直接接听，以免因突然大声或嘈杂声影响听力。4.2内线电话使用4.2.1.内线电话限于公司内部使用，不得向外拨打。4.2.2.内线电话接听时，必须将身份报出（姓名、部门），保证报告对方能够快速准确把握意图。4.2.3.内线电话不能长期占线，较长的内话，请使用工作电话。4.3电话机和话筒的使用4.3.1.电话机是公司重要通讯设备，使用人员应备好使用说明，妥善保管，避免私自调节机器，损坏或影响机器正常使用。4.3.2.勿将话筒摆放在桌面上或其他位置，以免引起啸叫。4.4消息记录与处理4.4.1.电话信息记录：电话使用者应该在停止通话后及时记录下每次通话的主要内容，如有需要，应向有关人员作必要的电话汇报或留存记录。4.4.2.信息处理：对于接收到的各类消息，应按照其重要性、紧急程度、灵敏度与秘密性等不同分类处理。5.0传真管理5.1传真发送5.1.1.传真发送时，应对被传真部门或公司作准确标注。5.1.2.传真的发送应符合国家、地区相关法规，禁止发送含有不良信息的传真。5.1.3.传真员工应及时确认被传真公司接收情况，如出现传真未接收或传真质量差等情况，应及时进行矫正或重新发送。5.2传真接收5.2.1.对接收的传真资料应及时进行整理归档，防止资料丢失。5.2.2.非必要情况下，不得对传真件进行添删改查。如有需要，应在原件上进行注明并保留修改前的原件。6.0管理制度执行落实6.1.本管理制度实行后，公司将专门成立巡查组，针对是否照章执行制度、使用通讯工具是否符合维护公司形象等方面实行监督管理。6.2.队员必须参加公司的通讯工具使用培训。7.0结论本管理制度之设定及执行，将有力地

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