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文档简介

建筑工程公司办公用品购置报支制度一、制定背景和目的为保证公司办公用品的规范、有效管理，提高公司的办公效率和减少采购成本，制定本购置报支制度。二、适用范围本制度适用于公司所有部门采购办公用品的场合。三、采购办公用品的依据公司采购办公用品应遵循以下规定：按照公司采购管理制度执行，采购文件应以书面形式进行。参照公司预算，在预算范围内进行采购。采购应当优先选择省市政府指定的优秀供应商，如不能满足采购要求再选择其他供应商。首次与供应商合作的企业，应对其进行资格审查，要求其出具有关资质证明文件，并进行业绩评估，审核后方可合作。四、采购流程部门负责人发起对采购办公用品的需求申请，需要体现采购的名称、品牌、型号、数量、单价等重要信息，并抄送采购部门供审批。审批人员审核申请，建议经费来源，并将审批结果及采购申请单发送给采购部门。采购部门接收后，审核后报部门负责人，如审核通过，拟定采购清单并拟定采购合同。合同类型包括：产品销售合同、服务合同及综合协议三类。采购部门需要报部门负责人审批采购合同，上级部门的采购合同需报经总经理审批。采购部门、合同供应商确定货物交货时间和地点。采购部门对收到的货物进行检验、检查质量及数量，如有发现问题应及时通知供应商，如需退换货，应按约定合同和尽量避免影响生产（有特殊情况可在产下报部门负责人审批处理）。由费用出纳人员制作和确认采购发票、收据，并由资产管理员及时进行固定资产入账、分类管理。五、报销办公用品的审核流程申请人需填写《报销申请》并附相应证明，提交给部门主管审核，注明购买事项、发票等原始文件。部门主管审核意见，将《报销申请单》与《逐笔明细表》交给采购部门审核实际采购情况；对申请单中存在的问题进行相关回答。采购部门审核《报销申请单》原始凭证、验收记录等，并记录到有关账户里。费用出纳人员对财务核对后的审核结果进行复核，并逐一发放申请取得的款项。六、其他办公用品的采购一律由采购部门负责，除非特殊情况需要分别采购，在本报支制度规定范围内按本方案执行。办公用品采购合同应制定到位，如有特殊情况需要解约，应填写《解约原因及合同编号》，由总经理审批，解约合同应交会采购部门销毁。每季度结束时，采购部门员工应做好当季度办公用品购置情况的汇总信息，将当季度总结情况报送总经理审核，记录在公司文件资料中，并留存至少5年。七、策略和管理措施公司采购管理部门制定并执行企业采购策略，推行规范化带动采购流程管理，组建质量、计划、成本的三重控制体系，并对可能发生的风险及时发现，及时补救，确保企业采购目标的实现及安全。八、总结本制度从制定背景、目的、适用范围、采购流程、报销办公用品的审核流程、其他和策略和管理措施等六个方面全面介绍了建

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