外贸函电书写格式

外贸函电书写格式第1页，课件共40页，创作于2023年2月7CofBusinessLetter1、Courtesy礼貌2、Consideration体谅3、Completeness完整4、Clarity清楚

5、Conciseness简洁6、Concreteness具体7、Correctness正确第2页，课件共40页，创作于2023年2月Abusinessletteriswrittenforthepurposeofrequestingorconveyinginformation,makingarrangementsforbusinessactivitiesordealingwithmattersconcerningbusinessnegotiations.Whatonewritesshouldbefreefromgrammaticalblemishes,andalsofreefromtheslightestpossibilityofbeingmisunderstood.Clarity,concisenessandcourtesy

aretheessentialqualitiesofbusinessletters.Moreover,completecontents,correctinformationandlanguage,concreteideasandconsiderationforthecustomers’needsarealsoimportant.Althoughalessconventionalandfriendlierstyleispreferrednowadaysinbusinessletterwriting,itisstillbettertofollowasetstandarddeterminedbycustomasthebusinessworldhasbecomeaccustomedtosuchestablishedpractices.第3页，课件共40页，创作于2023年2月PartsofaBusinessLetter

信件组成部分EssentialParts必要部分1.Theletterhead 信头2.Thedateline 日期3.Theinsidenameandaddress收信人名称地址4.Thesalutation 称呼5.Thebodyoftheletter 信文6.Thecomplimentaryclose 结尾敬语7.Thesignature 落款第4页，课件共40页，创作于2023年2月OptionalParts附加部分8.

Theattentionline

具体收信人9.Thesubjectline 事由10.Thereferencenotation 案号11.

Theenclosure

附件12.

Thecarboncopynotation

抄送13.

Thepostscript 附言第5页，课件共40页，创作于2023年2月1.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@10.OurRef.YourRef.2.Date:15thNovember,20--3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.AquaticProducts

5.Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6.Yourstruly,

7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)10.QS/AN11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13.P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.信函组成部分示例点击察看示例第6页，课件共40页，创作于2023年2月组成部分分项示例1.

ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@ OurRef.YourRef.2.Date:15thNovember,20--信头日期第7页，课件共40页，创作于2023年2月3.MessrsH.Ronald&Co.556EastcheapLondon,E.C.3,England8.Attention:ImportDept.4.DearSirs,9.AquaticProducts收信人名称和地址具体收信人称呼事由第8页，课件共40页，创作于2023年2月5.

Wethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.

6. Yourstruly,

7.ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._______________(Manager)结尾敬语信文落款第9页，课件共40页，创作于2023年2月10.QS/AN11.Enclosures12.ccourShanghaiBranchOffice13. P.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.案号附件抄送附言第10页，课件共40页，创作于2023年2月LayoutofaBusinessLetter

商业信函的格式ThreemajorformsIndentedForm

缩格式BlockedForm

齐头式ModifiedBlockedForm

改良齐头式点击察看示例第11页，课件共40页，创作于2023年2月缩格式示例日期靠右具体收信人和事由居中段首缩格结尾敬语和落款偏右第12页，课件共40页，创作于2023年2月除信头外全部左对齐段落之间用空格齐头式示例第13页，课件共40页，创作于2023年2月案号和日期靠右落款偏右改良齐头式示例第14页，课件共40页，创作于2023年2月各部分写法信头和收信人名称、地址

英语：名称在上，地址在下

地址先小后大中文：名称在上，地址在下地址先大后小第15页，课件共40页，创作于2023年2月名称、地址AUKaddress:

AirEnvironmentalMechanicalEquipmentLimited2076WestMainStreetDevon,EX140RAU.K.

公司名称门牌号街道城市邮编(在国家之前)国家第16页，课件共40页，创作于2023年2月中国地址名称用英文写SinochemJiangsuImportandExportCorporationJiangsuInternationalBusinessMansion,50ZhonghuaRoad,Nanjing210001,P.R.China

单位名称门牌号大楼名称街道邮编(在国家之前)城市国家第17页，课件共40页，创作于2023年2月用汉语拼音直译;一个地名只大写第一个字母例如：“河南新乡青岛” Xinxiang,HenanXinXiang,HeNan可用缩写:

Rd.=Road,Fl.=Floor,Ave=Avenue中国地名的翻译规范第18页，课件共40页，创作于2023年2月日期位置：美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下均可以齐头，也可以靠右写法：美式：月-日-年英式：日-月-年第19页，课件共40页，创作于2023年2月美式日期举例日期信头收信人名称地址第20页，课件共40页，创作于2023年2月英式日期举例日期收信人名称地址称呼信头第21页，课件共40页，创作于2023年2月日期写法注意事项月份最好用文字，如：

1. 2ndMay,20--

2. 2May,20--

3. September21st,20--4. September21,20--

5. 25Aug.20--

6. Oct.10,20--避免月份用数字，如11/12/20--主意标点符号！第22页，课件共40页，创作于2023年2月称呼位置：必须齐头正规场合下常用：对男士：DearSir,或DearSirs,或Gentlemen:对女士：DearMadam,或DearMesdames,建议使用：DearMr.Johnson,或DearJack,

词首字母全大写，用逗号或不用标点符号Gentlemen后用冒号第23页，课件共40页，创作于2023年2月结尾敬语位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右正规场合下常用：1.Yoursfaithfully,2.Yourstruly,3.Faithfullyyours,4.Trulyyours,建议使用：Yourssincerely,或Sincerelyyours,第二个单词小写，结尾用逗号或不用标点符号第24页，课件共40页，创作于2023年2月称呼与结尾敬语的对应关系建议使用第25页，课件共40页，创作于2023年2月落款结尾敬语手写签名打印签名职务公司名称第26页，课件共40页，创作于2023年2月具体收信人位置：

1.

收信人名称地址之下2.齐头式靠左，缩格式居中3.要加下划线表示的是承办本信件的具体个人或部门

1.Attention:Mr.H.A.Donnan,ExportManager2.AttentionofMr.Cave3.TotheattentionofMr.LiuMing

4.ATTN:Mr.Iverson第27页，课件共40页，创作于2023年2月事由位置：

1.称呼和正文之间2.齐头式靠左，缩格式居中3.要加下划线表示的是该信函的主题

1.Re:YourOrderNo.4632.Subject:SHEEPWOOL 3.ContractNo.8904第28页，课件共40页，创作于2023年2月附件位置：

落款之下，左对齐说明该信件有附件

1.Enclosure2.Enc.3.Encl.AsStated4.Enclosure:Brochure第29页，课件共40页，创作于2023年2月抄送位置：附件之下，左对齐表示该信件同时抄送给他人1.明抄：ccMarketingDepartment2.暗抄：bccMr.SimpsonCarboncopy,