办公室事务管理-常用办公用品管理

10教 案〔课时数：2 〕章节标题：章节标题：常用办公设备治理相关学问、技能项教学难点：办公用品的发放及节约措施。授课方法：讲授法教案类别：□授课授课授课□试验课□习题课复问复问内容学生姓名成绩预习库存掌握报销商务费用的步骤？预习库存掌握报销商务费用的步骤？办公用品治理——常用办公设备治理教学重点：常用办公设备的保养、维护及使用时的留意事项。教学时数：2案例导入了她治理办公用品的方法和一些应当留意的问题。品的清单，你可以参考一下。及一系列环节。你要严格依据公司的规章制度来进展治理，把握一些治理方法，简析从钟青凌对秘书小王的交代的整个过程中，我们不难觉察日常的办公用品…….可些对于一名合格，优秀的秘书而言都是格外必要的学问。设备和耗材的进货和保管，选购办公资源的一些根本技能。常用办公设备治理一．常用办公设备和办公用品〔一〕识别办公用品及易耗品常用的办公用品和易耗品的种类办公室内常用的办公用品和易耗品主要有以下几类：纸薄：a4.b5等办公复印纸；带单位抬头用纸；一般用纸；复写纸；便条格笔记本；速记本，专用本册〔如现金收据本。笔尺：铅笔，圆珠笔，钢笔，彩色笔，白板笔，橡皮，各种尺子，修正液。钉器。归档用品：各种文件夹，档案袋，收件日期戳。机用磁盘磁盘盒等。常见的办公用品办公室中常见的办公用品具体有以下几种：a4b5a3b4文件纸。用于打印机或各种文件。备忘录或便条。内部沟通时使用，可用于计算机或打字机。封是子粘贴的，有的需要用胶水粘帖。标签。用于打印姓名和地址，并粘贴在信封，文件，索引卡片等上面。复写纸。用于打字机上复制文档，或夹在适当的表格中间用手填写。装订机和订书机。用于钉住相关的纸页。修正液，纸带和纸。修正手写或打印的错误。物品有保质期，因此不应大量购置。文件封面。各类文件夹和塑料袋。用于存放各种文档。色。绳和牛皮纸需要用来包扎包裹。剪刀。包扎包裹时用来剪断胶带等。可以使用于不同类型的活页夹。期戳。曲别针，大头针，小夹子。用来支持不同厚度的文档。皮圈用于不同的地方。笔记本，速记本。用于工作人员做笔记，速记员做笔录。件。磁盘盒是用来保护磁盘不受损坏所必需的用具。〔二〕办公室常见的办公设备及其操作维护复印机复印机是利用光导材料的光敏性和静电电荷库仑力作用的原理对元件图像进展办公资料的常用设备。复印机的功能特点。复印机的复印速度快，复印质量好。一般复印机每分钟可复印十余张至数十品。有的还装有显示机件故障的自诊报警装置。适用范围广。复印机不仅可以1：1复印，还可以放大或缩小；不仅可进展黑白复印，还可以进展多色套印和全彩色复印。复印图像耐久性好，可以长期保存。复印机的种类按复印机速度分类，可分为低速〔15页/分，中速15页——30页/分〕高速〔30页/分〕三种。按复印色调分类，可分为单色，多色和全彩色三种。原稿用等不同用途的复印机。按光导材料分类。可分为硒〔硒合金光导体等多种类型的静电复印机。类型。法又叫直接发，一般纸法又叫间接法或转印法。安装在通风良好的室内，复印机本体必需接地；15A的插座单独供电；保证满足机器对环境的温度和湿度要求；避火源、避尘、避氨气、避阳光直射；严格依据安装步骤安放，必要时请有关修理人员安装并试机。复印机的维护。复印机的维护要留意以下几点：常常性保养：在复印机的复印份数到达肯定数量或一次复印量较大〔1千份—2千份〕时，应对复印机中易污染的部件进展清洁保养。主要包括去除感光版电极丝、屏蔽罩、镜头、反射镜、搓纸轮、输纸棍、稿台玻璃等易污染部位的污垢和灰尘，对其进展吹拂或擦拭。定期检查和维护：在复印机经过长期使用后，应对其机件进展全面检查和维工作。每次检查修理工作都需做好记录，填写登记表，以备后查。刷的更换、刮板的更换、复印纸的补充等。打印机期保存下来。打印机系统包括打印机本身、打印机适配器和打印驱动程序。打印机的种类。依据不同的工作原理，打印机分为击打式和非击打式。和激光打印机。式输纸打印机。快度、低质量的方式打印或以慢速、接近铅字质量的方式打印。打印机的功能特点。的。来说速度较慢，并且不能打印图表。喷墨式打印机可以打印出高质量的文字和图表。喷墨打印机的一般维护。机的维护进展简洁的介绍。的运动。伤及死机。误。下进展上述操作，墨盒在长期不使用时应置于室温下避开日光直射。机就是利用有线电路或无线电路对各种图文原稿进展远距离真迹传送的通信工具。机的功能特点。而且不管被叫方正在处理什么紧急事务，一响，往往都得去接。另外，和接在同一用户线上的机补充和代替。等均可原样传递到对方，只要在区分率允许的范围内即可。的重要批件应使用特地纸张。一般机都有定时发送功能，可以按预定时间将文稿自动发送出去。机的种类。按传送到色调调分，有黑白机、中间色调机和彩色机；〔黑白〕机、相片机〔中间色调、报纸机和气象机；按占用话路的多少，有单路机和多路〔12路、60路〕机；按传送速度的不同，有一类机、二类机、三类机、四类机。机的一般操作。〔扫描线密度、比照度，然后拨通对方，听到答复信号后，说明对方已经开机预备接收，这时便可按下启动键开头发送，放下话筒。待发送完毕后，机自开头接收，知道接收完毕。机的维护。严峻卷曲的稿件，裂开的稿件，炭纸或者反面有炭的稿件，有涂层的稿件，很薄的稿件等。遇到这样的稿件要先复印原件，再用复印件发送。输入稿件之前，把完全枯燥。假设稿件超出肯定的尺寸，在发送前要先用复印机放大或者缩小。将机当复印机使用。机应常常保养、定期修理，时刻保持线路通畅。计算机系统计算机系统的办公效用计算机的办公效用，主要表达在各种治理工作中，它通过数字、文字、图综合分析。掌握。目前，企业以应用计算机为重点的办公自动化有下面三个特点：通讯的综合系统；统；System,MIS〕结合起来，组成统一的更大范围的治理系统；计算机的一般维护与保养。计算机整机需要用软布常常拂拭，但不要用湿布擦拭；装防病毒软件；/写操作时，一旦发生振动，会损坏盘片数据；在工作时或关机后，主轴电机尚未停机之前，严禁搬运硬盘，以免磁头擦伤盘片外表的磁层。机10年。避开潮湿与沾水，是保养第一课。蛀蚀话机寻常举止行为应稳重，忌心浮气躁，不要拉扯或摔。清洁剂等化学物品去擦，以免损坏机壳外表。照耀的地方。办公设备和办公用品使用的假设干留意事项办公设备和办公用品使用的留意事项如下：保证办公设备的安全是极为重要的，我国《宪法》和《劳动法》都制公设备，营造安全的工作环境，每一名秘书都要树立良好的安全意识。办公设备使用完毕后，要处理好使用完毕的物品，这样既是为了保证的工作，并且催促工作人员也严格依据公司的相关保密要求处理好一些遗留文二．办公用品的发放与节约措施于保证工作效率、节约工作资源具有格外重要的意义。〔一〕办公用品的发放发放物品时必需具备以下手续。指定人员发放办公用品不行任凭交给别人代为发放，或者由员工们随便领取办公用品，短缺。秘书对于办公用品发放的状况应当做到心中有数，并制作需求单。2按单位的有关制度规定发放时间算相应周期内办公用品的一般使用量，然后进展合理发放。清点、核实发放的办公用品即可。提示使用部门和人员留意办公用品的节约利用这一程序主要包括以下几项内容：填写用品申领表，并由授权人签字批准。〔工程、数量、特别要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字和日期。记录在册，登记内容应当清清楚楚，以待消灭错误的时候便于查证。〔二〕节约办公用品的措施定期检查，同时掌握办公用品的发放数量，严格治理办公用品，防止办公用品流失或者用于非办公工程。同时，要教育工作人员节约利用办公用品。节约利用办公设备的方法因设备不同而不同，下面分别表达。复印机复印机的节约利用方法如下：〔1〕公司常常购置定期修理效劳，假设常常要大批量复印，公司可以把锁，有的却是完全电脑化的独立系统。在这样的状况下，有的使用者必需将钥匙插入复印机内方能复制；有的使〔塑料的或计算机磁卡放进复印机内后复印机才能正常者只有将一枚硬币投入机内，才能启动机器进展复印。假设你的公司没有复印机治理系统，使用相对来说也不多，你可以考账簿就可以了。算本钱。其他方法还有，安排专人负责复印机的治理，全部使用复印机的人必需机应当包括日期、发送信息人的姓名和信息接收者等细节。计算机、打印机和互联网很多单位已经在工作中供给当类设备，但在使用中要留意以下几点：昂互联网的使用，限制办公时间内工作人员与工作无关的网上冲浪。和移动位有关规定使用移动；定期检查并核对账单以掌握开销等。1：

机的使用与保养一、不要频繁地开机。这是由于每次开关机都会使机内的电子元器件发生流也会缩短机的使用寿命。常常通电其实是机最好的保养方法。二、雷雨天气留意防止雷击。近年来，雷击已成为电器损坏的一大元凶，线插头拔掉。这是由于雷击主要是从线进来的。31体不但会影响机记录纸的印字质量，而且会对电子线路造成不良影响或毁坏。强磁场不仅会干扰通话，还会传送的图像失真。五、不要使用非标准的纸。劣质的纸光滑度不够，使用时会对感不佳，保存时间变短。六、合纸舱盖的动作不宜过猛。机的感热记录头大多装在纸舱盖的下和损坏。七、有装订针、大头针之类硬物的图文资料，以及墨迹或胶水未干的稿件而稿件上的墨迹或胶水未干则易弄脏扫描玻璃，造成机发送质