第5章-Excel-2003电子表格处理基础课件

第5章Excel2003电子表格处理基础《计算机应用基础》

5.1Excel2003概述

5.2工作表的建立、编辑和格式化

5.3图表制作

5.4数据管理和分析

5.5工作表的打印

本章主要内容本章重点：工作表的建立、编辑和格式化，图表制作，数据管理和分析《计算机应用基础》

5.1电子表格概述Office家族成员之一——电子表格软件表格标题数据文字数值自动填充公式函数图表图形对象数据清单排序筛选分类汇总公式自动处理图表直观显示数据管理功能5.1.1Excel2003的功能《计算机应用基础》编辑栏列号名字框行号当前单元格工作表标签工作表区域工作簿655363256Sheet1!B3Excel2003的工作窗口5.1.2Excel2003的启动、退出和工作窗口《计算机应用基础》编辑栏显示和选定单元格、图表项、绘图对象等取消操作确定操作“编辑公式”状态EnterTabEsc或或编辑输入区《计算机应用基础》

工作簿与工作表

工作簿是计算和存储数据的文件，其扩展名.xls。新建的第一个工作薄的默认名：book1.xls。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。工作簿工作表

一个工作表最多有65536行、256列。

行号：1~65536列标：A~IV

工作表由工作表标签区别，如sheet1、sheet2、Sheet3《计算机应用基础》

工作表中行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。单元格的地址表示形式：列标+行号如：A5、D8

为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称，如Sheet1!B3单元格《计算机应用基础》5.2.1工作表的建立（输入＋计算）⑴

输入数据

直接输入

快速输入数据

自动填充数据

从外部导入数据⑵

计算数据“记忆式输入”“选择列表输入”5.2工作表的建立、编辑和格式化《计算机应用基础》直接输入数据包括：

文字。如果要将一个数字作为文字输入，数字前要加单引号“‘

”

数值。可采用十进制形式或科学计数形式；如果数字以“+”或数字“0”开头，“+”和“0”会自动省略；分数的输入应先输入“0”和空格

日期和时间。日期输入可用“/”或“－”分隔符，如：2006/10/08，2006-10-08；时间输入用冒号“：”分隔，如：21：56：15。两者之间用空格分隔返回《计算机应用基础》快速输入数据“记忆式”输入“选择列表”输入（仅对文本数据有效）“选择列表”命令，或者按“Alt+↓”键返回《计算机应用基础》自动填充数据自动填充数据分三种情况：复制数据。选中一个单元格，直接拖曳，便会产生相同数据，如果不是相同数据，则需要在拖曳的同时按Ctrl键填充序列数据。可通过“编辑/填充/序列”命令，在“序列”对话框中进行序列有关内容的选择填充用户自定义序列数据返回《计算机应用基础》从外部导入数据选择“数据｜获取外部数据”命令，可导入其他数据库（如Access、FoxPro、Lotus123等）产生的文件和文本文件。在数据输入过程中，有可能会输入无效数据，因此通常在输入前选择“数据｜有效性”命令。返回《计算机应用基础》计算数据（1）公式

Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式必须以等号“=”开始Excel中的运算符运算符运算功能优先级()括号1-负号2%算术运算符3^4*与/5+与-6&文本运算符7=、<、>、<=、>=、<>关系运算符8《计算机应用基础》引用运算符含义示例：区域运算符：包括两个引用在内的所有单元格的引用SUM(A1:A2)，联合操作符：对多个引用合并为一个引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用SUM（C2：E10B4：D6）引用运算符：引用运算符可以将单元格区域合并起来进行计算

四类运算符的优先级从高到低依次为：“引用运算符”、“算术运算符”、“文本运算符”、“关系运算符”，当优先级相同时，自左向右进行计算。《计算机应用基础》例：有“学生成绩表.xls”,请计算每位学生的总分）《计算机应用基础》（2）函数是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式及其他函数。多个参数之间用“，”分隔。函数输入有两种方法：

直接输入法和插入函数法（更为常用）《计算机应用基础》七种"Excel公式错误值"解决方法

1．#####！

如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个负值，就会产生#####！。解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的日期和时间必须为正值。如果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。

《计算机应用基础》2．#VALUE!

当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误值#VALUE!。这其中主要包括3点原因。

1）在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。

解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本，则公式="A1+A2"将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加（SUM函数忽略文本）：=SUM（A1:A2）。

《计算机应用基础》2）将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。

3）赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。

解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。

《计算机应用基础》3．#DIV/O!

当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。在具体操作中主要表现为以下两种原因。

1）在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值）。

解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。

2）输入的公式中包含明显的除数零，例如：公式=1/0。

解决方法：将零改为非零值《计算机应用基础》4．#N/A

当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。

解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入"#N/A"，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。

《计算机应用基础》5．#REF!

删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。当单元格引用无效时将产生错误值#REF！。

解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击"撤消"按钮，以恢复工作表中的单元格。

《计算机应用基础》6．#NUM！

当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM！。

1）在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。

2）由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。

解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。《计算机应用基础》7．#NULL！使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL！。

解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。公式要对两个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如果没有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，由于A1:A13和c12:c23并不相交，它们没有共同的单元格所以就会出错

《计算机应用基础》快速了解Office

Excel函数的用法

如果知道所要作用函数的名字，但又记不清它的所有格式，这时我们可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是：在编辑栏中输入一个等号，然后录入一个函数，再按下Ctrl+A键，弹出公式选项板，里面显示了选定函数的名称及其每个参数。在打开的对话框中添入所需参数，当我们选取任何一个参数时，在对话框中会看到它的解释。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，这个方法非常有用。

《计算机应用基础》如果你不知道EXCEL提供了那些函数，或是记不起函数是怎么写的，可以用下面的方法查看。单击工具栏上的“粘贴函数”粘贴函数按钮按钮，弹出“粘贴函数”对话框。我们可以在左侧列表框中选择函数分类，在右侧列表框中选择函数名称，对话框的下面就会出现一行小字，提示此函数的作用和功能。《计算机应用基础》下图为用函数计算示例《计算机应用基础》

相对引用。当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它是Excel默认的引用方式，如：B1，A2：C4

绝对引用。指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。设置时只需在行号和列号前加“$”符号，如$B$1

混合引用。指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用，如$B1或B$1。$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。（3）公式中单元格的引用《计算机应用基础》单元格引用方式举例例：设公式在F2单元格，公式：=D2+E2

其中D2、E2为相对引用公式：=$D$2+$E$2

其中D2、E2为绝对引用公式：=$D2+$E2

其中D2、E2为混合引用注意：该公式复制到其他单元格，各种引用的区别就会显现。《计算机应用基础》“绝对引用”示例《计算机应用基础》5.2.2工作表的编辑单元格、行、列的编辑单元格数据的编辑

单元格内容的清除和删除、移动和复制工作表的编辑

工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等《计算机应用基础》工作表的选定操作如下表：选取范围

方法单元格鼠标单击或按方向键多个连续单元格从选择区域左上角拖曳至右下角；单击选择区域左上角单元格，按住Shift键，单击选择区域右下角单元格多个不连续单元格按住Ctrl键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择整行或整列单击工作表相应的行号和列号相邻行或列鼠标拖曳行号或列号整个表格单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择“编辑/全选”命令；按快捷键Ctrl+A单个工作表单击工作表标签连续多个工作表单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击所要选择的最后一个工作表标签《计算机应用基础》

5.2.3工作表的格式化

单元格格式化工作表格式化

①

调整列宽和行高②

自动套用格式

③

使用条件格式《计算机应用基础》（1）设置单元格格式

选择”格式｜单元格”命令或“格式”工具栏《计算机应用基础》（2）设置工作表格式设置列宽和行高选择“格式｜列”、“格式｜行”菜单自动套用格式

Excel提供了许多种漂亮专业的表格自动套用格式，可以快速实现工作表格式化。这通过“格式|自动套用格式”命令来实现。

使用条件格式条件格式可以使数据在满足不同的条件时，显示不同的格式。“格式|条件格式”《计算机应用基础》条件格式对学生成绩表完成进一步的格式化操作：设置标题行高为27,姓名列宽10,其它列宽为最合适的列宽；将不及格的成绩设置成红色、加粗倾斜、浅灰色底纹，90分以上的成绩设置成蓝色，加双下划线。《计算机应用基础》5.3图表制作创建图表（可通过“插入/图表”命令或单击“常用”工具栏中的按钮，利用图表向导来创建图表）编辑图表

调整图表的位置和大小更改图表的类型添加和删除数据修改图表项添加趋势线设置三维视图格式《计算机应用基础》图表组成《计算机应用基础》图表制作根据学生成绩表中姓名、各科成绩产生一个簇状柱形图

《计算机应用基础》5.4

数据管理和分析数据清单，又称为数据列表。是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表。它与工作表的不同之处在于：数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第一行为表头数据清单中不允许有空行或空列；不能有数据完全相同的两行记录；字段名必须唯一，每一字段的数据类型必须相同；5.4.1建立数据清单在学生成绩表中，如果数据行较多，查看、修改、更新某学生的数据。要找到某数据行就有难度了。但记录单提供了这类操作的方便！《计算机应用基础》（1）使用记录单修改、删除或增加记录

“删除”将删除工作中与记录单内容相对应的数据行“上一条”、“下一条”可进行逐行数据查看。选择“数据”|“记录单”菜单命令，Excel就会显示工作表的记录单！“新建”可在数据表最后一行的下面添加一行《计算机应用基础》（2）用数据单进行条件查询单击记录单中的“条件”就能进行条件查询！条件！查看姓王的学生查找系别为自动控制数学大于或等于90分的学生《计算机应用基础》5.4.2数据排序作用：以便于比较、查找、分类简单排序（1个关键字）

单击、按钮

或“数据/排序”命令

复杂排序（两个以上）

“数据/排序”命令

“排序”对话框对学生成绩表排序，首先按男女生排列，然后按“总分”降序排列，总分相同时再按“计算机”成绩降序排列。

《计算机应用基础》5.4.3数据筛选1、概念数据筛选就是将数据表中所有不满足条件的记录行暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行。2、Excel的数据筛选方式自动筛选(数据|筛选|自动筛选）高级筛选（数据|筛选|高级筛选）《计算机应用基础》自动筛选筛选学生成绩表中数学系计算机成绩在80~90分（包括80和90分）之间的所有记录。《计算机应用基础》高级筛选要筛选出数学系总分>＝200且计算机成绩>＝80或自动控制系总分<200的所有记录《计算机应用基础》分类汇总

是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。分为：

简单汇总（指对数据清单的某个字段仅统一做一种方式的汇总）嵌套汇总（指