行政单位合同管理办法

合同管理办法第一章总则第一条为进一步明确和规范xxxx（以下简称“单位”或“局”）合同管理工作，维护单位合法权益，根据《中华人民共和国民法通则》《中华人民共和国合同法》等有关法律法规，结合单位实际，制定本规范。第二条本规范所称合同，是指除劳动合同外，以单位名义与平等主体的单位外自然人、法人或其他组织之间为设立、变更或终止民事权利义务关系而形成的协议或契约。第三条本规范适用于单位合同的签订、履行、归档等工作。第四条单位订立合同，应当遵守法律、行政法规，应当遵循平等自愿、公平互利、诚实信用的原则，不得利用合同损害单位利益。第二章合同管理体制及职责分工第五条单位合同管理实行归口管理、会签审核相结合的管理体制。第六条单位办公室为合同归口管理机构，统一管理单位所有合同，主要职责包括：1.根据国家及上级科室有关规定，制定单位合同管理的规章制度，报单位领导审定；2.参与重大合同的起草、谈判、审查和订立；3.参与或组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；4.根据国家相关制度规定，审查合同文本违约责任、争议管辖权等实质性条款是否合法、完整、明确、具体，文字表述是否无歧义；5.对合同进行登记、归档，建立合同台账；6.监督合同履行情况，督促合同经办人履行合同、提醒财务科室按照合同计划及时办理结算。第七条财务科室负责对单位合同进行经济性审查并办理合同结算手续，其主要职责包括：1.审核合同申请是否符合预算安排；2.对合同支付方式、支付时间等经济条款进行审查；3.审核合同付款申请资料，并根据合同履行情况，按合同规定办理价款结算和进行账务处理；4.定期与办公室合同管理员进行对账；5.向单位领导报告办理合同结算时发现的问题。第八条各业务科室为合同承办机构，主要职责包括：1.落实单位制定的有关合同管理的规章制度；2.在职责范围内承办相关合同业务；3.审查签约方资质，根据授权代表单位进行合同谈判；4.审核合同标的、数量条款、质量条款、时间条款；5.发起合同相关的审批申请；6.根据授权代表单位完成合同签订手续，督促对方单位尽快签署合同；7.根据合同要求发起合同支付，及时收集凭证资料，经过规定程序审批后在规定时间内提交财务科室办理核算；8.按照合同约定履行相关义务，敦促对方单位积极履行合同；配合办公室对合同履行的监督工作；及时汇报合同履行情况。9.协助处理纠纷。第三章合同订立第九条签订合同一律采用书面方式。合同内容应严谨、具体，符合国家法律、法规和规章制度的规定。合同中应当明确合同名称、合同主体、合同标的、合同金额、支付方式、支付比例、支付时间、支付条件、权利义务、合同期限、服务标准、知识产权归属、违约责任、争议解决方式、签字法定代表人或其授权代表、签订日期等。其中，使用财政性资金和以财政性资金为主的建设项目合同，应根据《审计法》的规定，约定审计条款。有格式文本的，应使用格式文本。无格式文本的，可以协商拟定合同，但必须符合有关法律法规的规定。第十条合同签订需履行以下审批程序：1.合同经办人编制合同草拟稿，经科室负责人确认后，提交财务科室、单位法务人员分别对合同进行经济性和合规性审查，形成书面意见，填写《合同起草意见》。2.合同经办人根据《合同起草意见》，拟定合同初稿，并填制《合同审批表》，依次报科室负责人、财务科室、单位法务人员、分管领导审核后，提交局长审批。工程合同还需提交局长办公会审议批准。第十一条所有审查和审批程序完成后，由办公室加盖公章。双方须在印章加盖处、文字修改处、合同骑缝处加盖公章或合同专用章。第十二条合同至少一式四份，其中两份交对方签约人，其余两份用于单位合同管理员存档和财务报销，承办科室留存一份复印件，以备后查。第十三条单位合同文本需报经国家有关主管科室或同级财政科室审查备案的，应当履行相应程序。第四章合同登记与履行第十四条单位合同管理员统一对合同进行登记、保管。合同经办人应在合同订立后7日内将合同原件、合同审查意见、合同审核单及其他与合同签订有关的资料提交单位合同管理员，由合同管理员进行登记、分类、连续编号。第十五条合同依法成立后，即具有法律约束力。一切与合同有关的科室和人员，应严格履行合同规定的义务，确保合同履行。第十六条合同经办人根据合同要求履行合同，及时收集凭证资料，在约定时间内提交财务科室办理结算。财务科室应当根据合同有关规定办理结算手续。凡未按合同条款履约的，财务科室有权拒绝付款。第十七条对于合同没有约定或约定不明确的内容，通过双方协商一致对原有合同进行补充；无法达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定。第十八条在合同履行过程中，发现有显失公平、条款有误或存在欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致单位利益受损的，应当及时上报，经过双方协商一致后，办理合同变更或解除事宜。变更或解除合同的手续，应与签订合同时的审批权限和程序相同。第十九条合同履行过程中发生纠纷的，合同经办人应积极与对方进行协商并及时上报，加以妥善解决。合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议。如不能协商解决的，依法通过相关途径解决。第二十条单位合同管理员应及时更新合同的订立、履行、结算、补充或变更、解除等情况，并定期与财务核实支付进度，实行对合同全过程的管理。第五章合同档案管理第二十一条合同履行完毕后，应及时归档，应当归档保存的合同文件资料包括但不限于：1.正式签订的合同文本原件；2.合同履行过程中签订的有关补充协议、变更协议；3.各种批准文件；4.合同前期谈判过程中的背景资料、往来邮件、会议纪要及与合同签订有关的传真、录音、录像等；5.其他与合同签订有关的文件资料。第二十二条单位应当根据合同的重要程度，设定合同文件资料的保管期限；一般合同的文件资料应当保管10年以上，重大合同的文件资料应当永久保存。法律、法规、规章对合同文件资料的保管期限另有规定的，从其规定。第二十三条加强合同信息的安全保密工作，严格合同借阅制度，查阅合同需逐笔登记。严禁将合同带出合同保管区域。查阅时，查阅人登记姓名、查阅原因，查阅科室负责人签字、办公室局长批准后查询。第六章责任追究第二十四条凡未履行合同审查报批程序，擅自以单位名义对外签订的合同（包括意向合